ZUGFeRD erstellen 2026: Schritt für Schritt zu PDF/A-3 plus XML
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine normale PDF-Rechnung aus. Technisch steckt jedoch mehr dahinter: In eine PDF/A-3-Datei wird ein strukturierter XML-Rechnungsdatensatz eingebettet, den Buchhaltungs- und ERP-Systeme automatisch verarbeiten können. Du musst den XML-Code normalerweise nicht selbst erstellen – geeignete Software erzeugt PDF und XML aus deinen Rechnungsdaten.
ZUGFeRD erstellen: vier Fakten
Aus PDF und XML wird eine ZUGFeRD-Rechnung
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Die sichtbare Darstellung und die maschinenlesbaren Rechnungsinformationen befinden sich gemeinsam in einer Datei.
PDF/A-3
Der Empfänger kann die Rechnung wie eine klassische PDF-Rechnung ansehen.
- menschenlesbar
- für die Sichtprüfung geeignet
- PDF/A-3 als hybrider Container
XML-Rechnungsdaten
In der PDF-Datei ist ein strukturierter XML-Rechnungsdatensatz eingebettet, den Software automatisch auslesen kann.
- maschinenlesbar
- automatisch verarbeitbar
- bei der E-Rechnung führender Rechnungsteil
Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?
Für normale Unternehmen gibt es drei typische Wege. Das manuelle Bearbeiten des XML-Codes ist normalerweise nicht erforderlich.
Rechnungssoftware
Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist dies meist der einfachste Weg.
- Rechnung normal erfassen
- Profil auswählen
- PDF/A-3 automatisch erzeugen
- XML automatisch einbetten
- Rechnung direkt übermitteln
Generator / kostenlose Lösung
Bei wenigen E-Rechnungen kann ein Generator oder kostenloser Softwaretarif genügen.
- Rechnungsdaten eingeben
- ZUGFeRD-Datei erzeugen
- Datei herunterladen
- anschließend selbst übermitteln
ERP / eigene Implementierung
Für größere Rechnungsvolumen kann ZUGFeRD direkt in ERP- oder Fakturierungssysteme integriert werden.
- CII-Datensatz erzeugen
- PDF/A-3 erstellen
- XML korrekt einbetten
- Schema und Geschäftsregeln prüfen
- Übermittlung automatisieren
Welche ZUGFeRD-Version sollte ich 2026 verwenden?
Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2. Das Infopaket wurde am 4. August 2026 veröffentlicht und die Version ist seit dem 1. September 2026 gültig.
ZUGFeRD 2.5.2
Aktuelle deutsche Version des hybriden E-Rechnungsformats.
Factur-X 1.09.2
ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind technisch identische Standards.
Welches ZUGFeRD-Profil soll ich wählen?
ZUGFeRD unterscheidet fünf reguläre Datenprofile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Zusätzlich existiert das Referenzprofil XRECHNUNG.
Für EU-konforme elektronische Rechnungen empfiehlt FeRD das Profil EN 16931. Die europäische Grundlage erklären wir ausführlich unter EN 16931 .
Bildet die Kernelemente der europäischen Rechnungsnorm ab.
In Deutschland vollständige Rechnung: Ja.
Reduzierter Datenumfang für einfachere Rechnungsszenarien.
In Deutschland vollständige Rechnung: Ja.
Erweitert EN 16931 für komplexere Geschäftsprozesse und Datenstrukturen.
In Deutschland vollständige Rechnung: Ja.
Enthält keine vollständigen Rechnungspositionen und dient im Wesentlichen als Buchungshilfe.
In Deutschland vollständige Rechnung: Nein.
Enthält nur einen stark reduzierten strukturierten Datenumfang.
In Deutschland vollständige Rechnung: Nein.
Ermöglicht die Einbettung einer XRechnung in einen PDF/A-3-Container. Für den XML-Teil ist dabei die Syntax CII vorgesehen.
Vollständige Rechnung: Ja, wenn die eingebettete XRechnung den jeweils geltenden Anforderungen entspricht.
| Profil / Referenzprofil | Typischer Einsatz | Vollständige Rechnung in Deutschland? | Einordnung |
|---|---|---|---|
| EN 16931 | Standard-B2B / EU-konforme E-Rechnung | Ja | Empfohlene Standardorientierung |
| BASIC | Einfache Rechnungen | Ja | Für einfache Fälle |
| EXTENDED | Komplexere Geschäftsprozesse | Ja | Für erweiterten Datenbedarf |
| BASIC WL | Buchungshilfe | Nein | Nicht als vollständige Rechnung wählen |
| MINIMUM | Minimaler Datensatz | Nein | Nicht als vollständige Rechnung wählen |
| XRECHNUNG (Referenzprofil) | XRechnung als CII-XML im PDF/A-3-Container | Ja | Zusätzliches Referenzprofil |
Mehr dazu: ZUGFeRD-Profile ausführlich vergleichen .
Welche Daten brauche ich für eine ZUGFeRD-Rechnung?
Auch bei ZUGFeRD beginnt alles mit vollständigen und korrekten Rechnungsdaten. Die Software kann nur Informationen strukturieren, die im Rechnungsprozess korrekt hinterlegt sind.
Rechnungssteller
Name, vollständige Anschrift und steuerliche Kennungen.
Rechnungsempfänger
Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
Rechnungsnummer
Eindeutige Rechnungsnummer.
Rechnungsdatum
Datum der Ausstellung der Rechnung.
Waren oder Leistungen
Menge, Art und Beschreibung der Waren oder Leistungen.
Leistungsangaben
Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise Leistung.
Umsatzsteuer
Bemessungsgrundlage, Steuersatz, Kategorie und Steuerbetrag.
Rechnungsbeträge
Netto-, Steuer-, Brutto- und gegebenenfalls Zahlbetrag.
Zahlungsinformationen
Zahlungsart, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen in 7 Schritten
Empfänger und Einsatzfall prüfen
Kläre, ob dein Kunde ZUGFeRD akzeptiert und ob Anforderungen an Version, Profil oder Übermittlungsweg bestehen.
Rechnungsdaten vollständig erfassen
Hinterlege Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Positionen, Leistungsangaben, Steuerinformationen und Zahlungsdaten.
Passendes ZUGFeRD-Profil wählen
Für typische EU-konforme E-Rechnungen ist EN 16931 die empfohlene Orientierung. BASIC eignet sich für einfachere, EXTENDED für komplexere Prozesse.
PDF-Darstellung erzeugen
Die Rechnungssoftware erzeugt die sichtbare Darstellung in einem PDF/A-3-basierten Dokument.
XML-Datensatz erzeugen und einbetten
Die strukturierten Rechnungsinformationen werden als CII-XML erzeugt und in das PDF/A-3-Dokument eingebettet. Bei den regulären Datenprofilen wird der Datensatz als factur-x.xml referenziert. Beim Referenzprofil XRECHNUNG wird xrechnung.xml verwendet.
PDF und XML kontrollieren und validieren
Prüfe, ob sichtbare Darstellung und strukturierte Daten denselben Geschäftsvorfall wiedergeben. Anschließend sollte die Datei gegen das verwendete Profil geprüft werden.
Rechnung übermitteln und aufbewahren
Übermittle die fertige ZUGFeRD-Datei über den vereinbarten elektronischen Weg und bewahre insbesondere den strukturierten Originalteil für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer auf.
PDF und XML sollten denselben Rechnungsinhalt abbilden
Der Vorteil des hybriden Formats ist zugleich eine mögliche Fehlerquelle: Eine ZUGFeRD-Rechnung besitzt eine sichtbare und eine strukturierte Ebene.
Sichtbare Rechnung
Mitarbeiter sehen beispielsweise:
- Rechnungsnummer 2026-1001
- Netto 1.000,00 €
- USt 190,00 €
- Gesamt 1.190,00 €
Strukturierte Rechnung
Der eingebettete Datensatz sollte dieselben fachlichen Angaben enthalten.
- gleiche Rechnungsnummer
- gleiche Beträge
- gleiche Steuerinformationen
- gleicher Geschäftsvorfall
Sollte ich eine ZUGFeRD-Rechnung validieren?
Ja, das ist sinnvoll. Eine bestimmte Validierungssoftware ist keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das BMF empfiehlt jedoch eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung.
Valide
XML, Geschäftsregeln und verwendetes Profil erfüllen die geprüften Anforderungen.
Warnung
Ein technischer oder fachlicher Punkt sollte kontrolliert werden.
Fehler
Relevante Format- oder Geschäftsregeln werden nicht erfüllt.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen und validieren .
Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung versendet?
ZUGFeRD schreibt keinen einzigen universellen Übertragungsweg vor. Welcher Weg sinnvoll oder erforderlich ist, hängt vom Geschäftspartner und Anwendungsfall ab.
Im normalen B2B-Bereich ist der Versand als E-Mail-Anhang ein verbreiteter Weg.
Portal
Kunden oder öffentliche Auftraggeber können Rechnungsportale einsetzen.
Schnittstelle
Systeme können Rechnungen automatisiert elektronisch übertragen.
Peppol
Auch standardisierte Netzwerke können für elektronische Rechnungsprozesse eingesetzt werden.
Mehr zum Versand per E-Mail: E-Rechnung per E-Mail . Zum standardisierten Übertragungsnetz: Peppol und E-Rechnung .
Wie lange muss eine ZUGFeRD-Rechnung aufbewahrt werden?
Unternehmer müssen Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren.
Bei einer elektronischen Rechnung muss insbesondere der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Mehr dazu: E-Rechnung richtig aufbewahren und archivieren .
Welche Software kann ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?
Viele aktuelle Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme unterstützen ZUGFeRD. Wichtig ist jedoch nicht nur der Name des Formats: Prüfe Version, unterstütztes Profil, Empfang, Prüfung und Automatisierung.
sevdesk
Rechnungsstellung und Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen.
sevdesk E-Rechnung →Lexware Office
E-Rechnung, Belegverwaltung und Buchhaltung in einer Cloud-Lösung.
Lexware Office E-Rechnung →easybill
Schwerpunkt auf Rechnungserstellung, Automatisierung und Schnittstellen.
easybill E-Rechnung →Accountable
Interessant für Solo-Selbstständige und kostenlose E-Rechnungen.
Accountable E-Rechnung →FastBill
Rechnungssoftware mit E-Rechnungsfunktionen; erzeugte ZUGFeRD-Version vor Einsatz prüfen.
FastBill E-Rechnung →Passende ZUGFeRD-Software finden
Vergleiche nicht nur den Preis. Entscheidend sind auch Version, Profil, Empfang, technische Prüfung, Buchhaltung und Automatisierung.
8 häufige Fehler beim Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung
1. Eine normale PDF als ZUGFeRD behandeln
Ohne eingebetteten strukturierten Rechnungsdatensatz liegt keine ZUGFeRD-E-Rechnung vor.
2. MINIMUM oder BASIC WL als vollständige Rechnung wählen
Diese Profile reichen nach der aktuellen deutschen Einordnung nicht für eine vollständige E-Rechnung aus.
3. PDF und XML mit unterschiedlichen Beträgen erzeugen
Sichtbarer und strukturierter Teil sollten denselben Rechnungsinhalt abbilden. Bei Widersprüchen ist der XML-Teil führend.
4. Profil ohne Blick auf den Empfänger auswählen
Geschäftspartner können bestimmte Profile oder Formate für ihre Verarbeitung voraussetzen.
5. Daten unvollständig strukturieren
Umsatzsteuerlich erforderliche Angaben müssen grundsätzlich im strukturierten Rechnungsteil enthalten sein.
6. Auf technische Prüfung verzichten
Eine Validierung kann Formatfehler und logische Auffälligkeiten vor der Übermittlung erkennen.
7. Softwareversion ungeprüft verwenden
Ältere ZUGFeRD-Versionen sind nicht automatisch unzulässig. Trotzdem sollte geprüft werden, welche Version und welches Profil die Software tatsächlich erzeugt.
8. Den strukturierten Originalteil später verlieren
Der strukturierte Rechnungsteil muss für die gesetzliche Aufbewahrung erhalten bleiben.
Häufige Fragen zum Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen
Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?
Am einfachsten mit Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software, die ZUGFeRD unterstützt. Die Software erzeugt eine PDF/A-3-Datei und bettet darin den strukturierten XML-Rechnungsdatensatz ein.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2. Das Infopaket wurde am 4. August 2026 veröffentlicht und die Version ist seit dem 1. September 2026 gültig.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?
FeRD empfiehlt für EU-konforme elektronische Rechnungen das Profil EN 16931. BASIC kann für einfache vollständige Rechnungen geeignet sein, während EXTENDED zusätzliche Daten für komplexere Geschäftsprozesse bietet.
Wie viele ZUGFeRD-Profile gibt es?
Es gibt fünf reguläre Datenprofile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Zusätzlich gibt es das Referenzprofil XRECHNUNG. Je nach Zählweise wird daher von fünf Profilen oder von sechs einschließlich des Referenzprofils gesprochen.
Sind MINIMUM und BASIC WL vollständige E-Rechnungen?
Nein. Für die obligatorische E-Rechnung in Deutschland reichen MINIMUM und BASIC WL nicht als vollständige umsatzsteuerliche Rechnung. Das BMF nimmt diese beiden Profile ausdrücklich von seiner ZUGFeRD-Einordnung aus.
Ist eine normale PDF eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich zur sichtbaren PDF-Darstellung einen eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdatensatz.
Was ist bei ZUGFeRD wichtiger: PDF oder XML?
Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil führend. Weichen PDF-Darstellung und XML voneinander ab, sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
ZUGFeRD und Factur-X werden gemeinsam von FeRD und der französischen Organisation FNFE-MPE weiterentwickelt. ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind technisch identische Standards.
Muss ich eine ZUGFeRD-Rechnung validieren?
Eine bestimmte Validierung ist keine eigenständige gesetzliche Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das BMF empfiehlt eine Validierung jedoch bereits bei Erstellung und Versand.
Kann ich ZUGFeRD kostenlos erstellen?
Ja. Es gibt Generatoren und Softwaretarife, mit denen ZUGFeRD- beziehungsweise strukturierte E-Rechnungen kostenlos erstellt werden können. Profile, Versionen und Limits unterscheiden sich jedoch.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versenden?
Ja. E-Mail ist im B2B-Bereich ein verbreiteter Übertragungsweg. Daneben können Portale, Schnittstellen oder andere elektronische Übertragungswege eingesetzt werden.
Muss eine ZUGFeRD-Rechnung PDF/A-3 sein?
Das hybride ZUGFeRD-Format ist auf PDF/A-3 mit eingebettetem XML aufgebaut. FeRD weist zugleich darauf hin, dass ein technischer PDF/A-Fehler nicht automatisch die Gültigkeit des strukturierten XML-Rechnungsteils beseitigt, sofern dieser gültig und extrahierbar ist. Für eine saubere ZUGFeRD-Datei sollte PDF/A-3 dennoch korrekt erzeugt werden.
Wie lange muss eine ZUGFeRD-Rechnung aufbewahrt werden?
Unternehmer müssen Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Passende Ratgeber zu ZUGFeRD
XRechnung erstellen
Schritt für Schritt eine strukturierte XML-Rechnung erzeugen.
XRechnung erstellen →Offizielle Quellen und technische Grundlagen
- Forum elektronische Rechnung Deutschland – ZUGFeRD / Factur-X
- FeRD – ZUGFeRD 2.5.2 deutsch
- FeRD – aktuelle ZUGFeRD-Version
- FeRD – FAQ zu ZUGFeRD und Profilen
- FeRD – technische FAQ zur E-Rechnung
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
Rechts- und Technikstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Zum Prüfzeitpunkt ist ZUGFeRD 2.5.2 die aktuelle Version. FeRD hat ein weiteres Release für Herbst 2026 angekündigt. Softwareanbieter können unterschiedliche ZUGFeRD-Versionen und Profile unterstützen. Bei besonderen Empfängeranforderungen sollte deshalb die tatsächlich erzeugte Version und das verwendete Profil geprüft werden. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche, rechtliche oder technische Beratung.