E-Rechnung Schnittstellen: So verbindest du ERP, Buchhaltung, DATEV und Archiv

Eine E-Rechnung Schnittstelle verbindet zwei Systeme oder Prozessschritte miteinander und überträgt Rechnungen, strukturierte Rechnungsdaten oder ergänzende Informationen. Beispiele sind eine API zwischen ERP und Rechnungssoftware, eine Verbindung zur Buchhaltung, ein DATEV-Datenservice oder die Übermittlung über Peppol.

Nein. XRechnung ist ein strukturierter E-Rechnungsstandard beziehungsweise eine Spezifikation für Rechnungsdaten. Eine Schnittstelle beschreibt dagegen den technischen Datenweg zwischen Systemen. Eine XRechnung kann beispielsweise per E-Mail, Portal, API oder Peppol transportiert beziehungsweise in andere Systeme importiert werden.

Nein. Das Umsatzsteuerrecht schreibt keine API vor. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, elektronischer Schnittstelle oder Internetportal übertragen werden. Eine API wird vor allem dann interessant, wenn Systeme stärker automatisiert miteinander arbeiten und größere Mengen ohne manuelle Dateiübertragung verarbeitet werden sollen.

Eine CSV-Datei ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung, weil sie strukturierte Daten enthält. Für die umsatzsteuerliche E-Rechnung muss das verwendete Rechnungsformat die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. CSV kann dagegen intern als Schnittstellenformat für Stamm-, Buchungs- oder andere Prozessdaten sinnvoll sein.

Das hängt von der jeweiligen Systemlandschaft ab. Typische Verbindungen bestehen zwischen Rechnungseingang, Faktura, ERP oder Warenwirtschaft, Buchhaltungssoftware, DMS beziehungsweise Archiv, Steuerkanzlei oder DATEV, Zahlungsverkehr sowie gegebenenfalls Shop-, CRM-, Peppol- oder B2G-Systemen.

Wichtig ist insbesondere, welches System für Stammdaten und Rechnungsdaten führend ist, welche Felder übertragen werden, wie Steuer- und Referenzdaten gemappt werden, welche E-Rechnungsformate erzeugt oder importiert werden können und wie Fehler, Korrekturen sowie Übertragungsstatus verarbeitet werden.

Der Begriff ist nicht eindeutig, weil unterschiedliche DATEV-Datenwege existieren. Je nach Lösung können beispielsweise strukturierte Belegdaten, digitale Belege oder Buchungsdaten übertragen werden. Deshalb sollte konkret geprüft werden, welcher DATEV-Datenservice beziehungsweise welches Austauschformat genutzt wird und welchen tatsächlichen Funktionsumfang die angebundene Software unterstützt.

Nicht jedes nachgelagerte System muss technisch zwingend dieselbe Originaldatei verarbeiten. Im Gesamtprozess muss jedoch sichergestellt sein, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird und zuverlässig wiedergefunden werden kann. Eine reine PDF-Visualisierung ersetzt diesen Originaldatensatz nicht.

Nein. Für die allgemeine deutsche B2B-E-Rechnung schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen bestimmten Übertragungsweg und damit auch keine generelle Peppol-Nutzung vor. Peppol kann jedoch für standardisierten Maschine-zu-Maschine-Austausch, B2G-Szenarien oder größere Rechnungsvolumen sinnvoll sein.

Getestet werden sollten nicht nur normale Rechnungen, sondern auch Anlagen, Korrekturen, unbekannte Geschäftspartner, ungültige Rechnungen, Ausfälle, doppelte Übertragungen und die Wiederauffindbarkeit archivierter Originaldaten. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob Status- und Fehlermeldungen tatsächlich bei den zuständigen Personen ankommen.

Ein Medienbruch entsteht beispielsweise, wenn bereits strukturierte Rechnungsdaten in eine PDF umgewandelt, ausgedruckt oder manuell neu erfasst werden müssen, um den nächsten Prozessschritt zu erreichen. Solche Brüche verursachen zusätzliche Arbeit und erhöhen das Risiko von Übertragungsfehlern.

Dokumentiert werden sollten mindestens beteiligte Systeme, führende Datenquelle, übertragene Datenfelder, Richtung und Zeitpunkt der Übertragung, verwendetes Schnittstellenverfahren, Berechtigungen, Fehlerbehandlung, Monitoring, Verantwortlichkeiten sowie der Speicherort der strukturierten Originalrechnung.