E-Rechnung Umstellung: So stellen Unternehmen richtig um

Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller für grundsätzlich betroffene Umsätze noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro kann die Übergangsregelung unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2027 gelten.

Der erste Schritt sollte eine Bestandsaufnahme sein: Welche Eingangs- und Ausgangsrechnungen gibt es, welche Kunden und Lieferanten sind betroffen, welche Ausnahmen gelten und welche Software wird heute eingesetzt? Danach sollte insbesondere der E-Rechnungsempfang zuverlässig eingerichtet werden.

Ja. Nach den aktuellen FAQ des Bundesministeriums der Finanzen genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach, um den Empfang einer E-Rechnung sicherzustellen. Bei größerem Rechnungsvolumen kann ein automatisierter Rechnungseingang mit Schnittstelle, Portal oder spezialisierter Software jedoch wesentlich effizienter sein.

Nein. XRechnung ist ein wichtiges zulässiges E-Rechnungsformat, aber nicht das einzige. Auch geeignete ZUGFeRD-Profile erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen. Welches Format sinnvoll ist, hängt unter anderem vom Rechnungsempfänger und dem verwendeten Softwareprozess ab.

Nicht zwingend. Viele aktuelle Rechnungs-, Buchhaltungs- und ERP-Systeme wurden bereits um E-Rechnungsfunktionen erweitert. Vor einem Softwarewechsel sollte deshalb geprüft werden, ob die bestehende Lösung XRechnung und ZUGFeRD erstellen und empfangen, strukturierte Daten darstellen und archivieren sowie benötigte Schnittstellen bedienen kann.

Eine Validierung ist keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung. Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt sie jedoch, weil damit technische Formatfehler sowie fehlende oder unlogische Pflichtangaben erkannt werden können. Besonders vor dem Versand ist eine Validierung sinnvoll.

Wichtig sind insbesondere vollständige Firmen- und Adressdaten, Steuerangaben, USt-IdNr. soweit relevant, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, Kunden- und Lieferantennummern sowie benötigte Bestell- und Käuferreferenzen. Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzlich Leitweg-ID und besondere Portalvorgaben relevant sein.

Ja. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen grundsätzlich acht Jahre.

Nein. Für normale E-Rechnungen zwischen Unternehmen wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Sie ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant und wird dort als Käuferreferenz zur elektronischen Adressierung verwendet.

Ja. Besonders bei größeren oder regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsbeziehungen ist es sinnvoll, Format, Empfangsadresse, Referenzen und gegebenenfalls Übertragungsweg rechtzeitig abzustimmen. Dadurch lassen sich Rückläufer und falsch adressierte Rechnungen vermeiden.

Mindestens getestet werden sollten eine normale B2B-Rechnung, eine eingehende XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung sowie die anschließende Prüfung und Archivierung. Wenn im Unternehmen relevant, sollten zusätzlich Gutschriften, Stornos, Abschlagsrechnungen, mehrere Steuersätze und Behördenrechnungen getestet werden.

Die Umstellung ist nicht schon abgeschlossen, wenn eine XML-Datei erzeugt werden kann. Der Zielzustand ist ein stabiler Prozess für Empfang beziehungsweise Erstellung, Validierung, fachliche Prüfung, Freigabe, Buchhaltung und Archivierung. Zusätzlich sollten Zuständigkeiten dokumentiert und Mitarbeiter mit dem Ablauf vertraut sein.