XML & E-Rechnung · Rechtsstand September 2026

XML-Rechnung 2026: Was sie ist, wie du sie öffnest und richtig prüfst

Du erhältst per E-Mail plötzlich eine Datei mit der Endung .xml und kannst auf den ersten Blick kaum erkennen, was darin steht? Das ist bei E-Rechnungen völlig normal. Strukturierte Rechnungen sind in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung gemacht. Mit einem geeigneten Viewer lässt sich eine XML-Rechnung aber auch für Menschen übersichtlich darstellen.

Zuletzt geprüft: 12. September 2026 XRechnung: Version 3.0 ZUGFeRD: Version 2.5.2

Das Wichtigste zuerst XML ist eine technische Sprache zur strukturierten Darstellung von Daten. Eine XRechnung kann vollständig als XML-Datei vorliegen. Bei ZUGFeRD steckt das strukturierte XML dagegen innerhalb einer PDF/A-3-Datei. Nicht jede XML-Datei ist deshalb automatisch eine gültige E-Rechnung. Sie muss die für den jeweiligen Rechnungsstandard geltenden Anforderungen erfüllen.

Grundlagen

Was ist eine XML-Rechnung?

XML steht für Extensible Markup Language. Dabei handelt es sich um eine Sprache, mit der Daten strukturiert und maschinenlesbar beschrieben werden können.

Bei einer XML-Rechnung werden die Informationen einer Rechnung deshalb nicht nur optisch auf einer Seite dargestellt. Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Kunde, Nettobetrag oder Umsatzsteuer werden strukturierten Datenfeldern zugeordnet.

Eine Software kann dadurch erkennen:

Rechnung

Wer stellt sie aus?

Lieferant und weitere Stammdaten sind strukturiert gekennzeichnet.

Betrag

Was ist zu zahlen?

Netto, Steuer und Gesamtbetrag können maschinell gelesen werden.

Leistung

Was wurde abgerechnet?

Positionen, Mengen und Leistungsinformationen können strukturiert verarbeitet werden.

Der große Vorteil: Buchhaltungs- oder ERP-Systeme müssen viele Rechnungsinformationen nicht mehr manuell aus einer PDF abtippen. Die Daten können direkt aus der strukturierten Rechnung übernommen werden.

Entscheidender Unterschied

Ist jede XML-Datei automatisch eine E-Rechnung?

Nein.

Seit dem 1. Januar 2025 definiert § 14 UStG eine E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine Datei erhält diese Eigenschaft also nicht allein deshalb, weil ihre Dateiendung .xml lautet.

Kann E-Rechnung sein

Standardkonformes XML

Eine ordnungsgemäße XRechnung in einer unterstützten XML-Syntax kann die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Nicht ausreichend

Beliebige XML-Datei

Eine selbst erfundene XML-Struktur mit Rechnungsdaten ist nicht automatisch eine ordnungsgemäße E-Rechnung.

XML ist die technische Verpackung – entscheidend ist die Struktur. Die verwendeten Datenfelder, Geschäftsregeln und Syntax müssen zu einem zulässigen E-Rechnungsformat passen beziehungsweise die gesetzlichen Interoperabilitätsanforderungen erfüllen.

Die gesetzlichen Grundlagen findest du unter E-Rechnung Pflicht .

Blick in die Datei

Wie sieht eine XML-Rechnung aus?

Öffnest du eine XML-Datei direkt in einem Texteditor oder Browser, siehst du meist verschachtelte Elemente und technische Bezeichnungen.

Stark vereinfacht kann eine XML-Struktur beispielsweise so aussehen:

Stark vereinfachtes Anschauungsbeispiel – keine gültige Produktionsrechnung

<Invoice>
    <InvoiceNumber>RE-2026-00471</InvoiceNumber>
    <InvoiceDate>2026-09-12</InvoiceDate>

    <Seller>
        <Name>Muster GmbH</Name>
    </Seller>

    <Buyer>
        <Name>Beispiel AG</Name>
    </Buyer>

    <InvoiceLine>
        <Description>Beratungsleistung</Description>
        <NetAmount>1000.00</NetAmount>
    </InvoiceLine>

    <TaxRate>19</TaxRate>
    <TaxAmount>190.00</TaxAmount>
    <TotalAmount>1190.00</TotalAmount>
</Invoice>

Das Beispiel oben dient nur zum Verständnis. Eine echte XRechnung oder ZUGFeRD-XML verwendet genau definierte Syntaxen, Namensräume, Felder, Codelisten und Geschäftsregeln. Eine selbst geschriebene Datei wie im Beispiel wäre deshalb nicht automatisch gültig.

Der große Vorteil der XML-Struktur: Die Bedeutung einzelner Werte kann für Software eindeutig beschrieben werden.

Technische Einordnung

XML, EN 16931, UBL, CII und XRechnung: Was ist was?

Rund um E-Rechnungen tauchen viele technische Begriffe auf. Sie beschreiben unterschiedliche Ebenen und sollten nicht gleichgesetzt werden.

XML

Allgemeine technische Sprache zur strukturierten Beschreibung von Daten.

EN 16931

Europäisches semantisches Datenmodell und Geschäftsregeln für elektronische Rechnungen.

UBL & CII

XML-Syntaxen, auf die Rechnungsinformationen technisch abgebildet werden können.

XRechnung

Deutsche Konkretisierung beziehungsweise CIUS auf Grundlage der EN 16931.

Wichtig: EN 16931 ist nicht einfach „eine XML-Datei“. Die Norm beschreibt zunächst, welche Informationen und Geschäftsregeln eine elektronische Rechnung benötigt. Für die technische XML-Abbildung werden Syntaxen verwendet, insbesondere UBL und UN/CEFACT CII.

Mehr zu den europäischen Grundlagen: EN 16931 einfach erklärt .

Reine XML-Rechnung

Ist eine XRechnung eine XML-Datei?

Ja. Eine XRechnung wird als strukturierter XML-Datensatz übertragen.

Anders als eine normale PDF-Rechnung enthält die klassische XRechnung keine zusätzlich gestaltete Rechnungsseite, die automatisch wie ein Brief auf dem Bildschirm aussieht.

UBL

Universal Business Language

Eine der von der EN 16931 unterstützten XML-Syntaxen, in der XRechnung umgesetzt werden kann.

CII

UN/CEFACT Cross Industry Invoice

Die zweite für XRechnung relevante XML-Syntax.

Aktueller Stand September 2026: XRechnung 3.0 ist weiterhin die produktive Version. Das aktuelle technische Paket ist XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix in der Fassung vom 31. August 2026. XRechnung 3.0 bleibt nach aktuellem Veröffentlichungsstand mindestens bis 31. Juli 2027 in Kraft.

XRechnung ist mehr als „irgendein XML“. Damit eine Rechnung als XRechnung konform ist, muss sie unter anderem die zulässige Syntax und die Geschäftsregeln des Standards erfüllen.

Ausführlich: XRechnung 2026 und XRechnung erstellen .

XML + PDF

Wo steckt das XML bei einer ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD verwendet einen anderen Ansatz. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten.

Strukturierter Teil

XML

Maschinenlesbare Rechnungsinformationen für Buchhaltung, ERP und automatische Verarbeitung.

Sichtbarer Teil

PDF/A-3

Menschenlesbare Darstellung der Rechnung, in die der XML-Datensatz eingebettet wird.

Aktuell: ZUGFeRD 2.5.2 Die Version 2.5.2 ist seit dem 1. September 2026 gültig. Sie basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist zu D16B rückwärtskompatibel.

Seit 2025 ist bei Abweichungen das XML führend. Stimmen bei einer hybriden E-Rechnung die sichtbare PDF-Darstellung und der strukturierte Rechnungsteil nicht überein, sind nach der aktuellen BMF-Verwaltungsauffassung die strukturierten Daten maßgebend.

Mehr dazu: ZUGFeRD erklärt , ZUGFeRD Profile und ZUGFeRD erstellen .

Schnellvergleich

XML-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und PDF im Vergleich

Format / Begriff	Strukturierte Daten	Menschenlesbare Darstellung	E-Rechnung möglich?	Typischer Einsatz
Beliebige XML-Datei	Ja	Nicht automatisch	Nur wenn Anforderungen erfüllt	Allgemeiner Datenaustausch
XRechnung	Ja	Viewer erforderlich	Ja	B2B und besonders B2G
ZUGFeRD	Ja, eingebettetes XML	PDF/A-3	Bei geeignetem Profil	Besonders praktisch im B2B
Normales PDF	Nein	Ja	Seit 2025 keine E-Rechnung	Sonstige Rechnung
Papier	Nein	Ja	Nein	Sonstige Rechnung

Wenn du zwischen den beiden verbreiteten deutschen Formaten wählen willst: XRechnung vs. ZUGFeRD im Vergleich .

Praxis

Wie kann ich eine XML-Rechnung öffnen?

Grundsätzlich lässt sich eine XML-Datei mit vielen Programmen öffnen. Entscheidend ist aber, ob du nur den technischen Inhalt oder eine verständliche Rechnungsdarstellung sehen möchtest.

Rohdaten

Browser

Viele Browser können XML-Dateien öffnen und die technische Struktur anzeigen.

Für eine komfortable Rechnungsprüfung ist das meist ungeeignet.

Rohdaten

Texteditor

Auch ein Text- oder Codeeditor kann XML öffnen.

Damit siehst du allerdings primär Tags, Werte und technische Struktur.

Empfehlung

E-Rechnungsviewer

Ein Viewer übersetzt die strukturierten Daten in eine übersichtliche, menschenlesbare Darstellung.

Für den normalen Büroalltag ist ein Viewer die sinnvollste Lösung. Du musst XML nicht lesen oder programmieren können, um eine XRechnung zu prüfen. Die Rechnungsdaten können automatisiert visualisiert werden.

XML lesbar machen

XML-Rechnung kostenlos lesbar anzeigen

Das Bundesministerium der Finanzen weist darauf hin, dass insbesondere für reine XRechnungen eine zusätzliche Software beziehungsweise ein Viewer zur Visualisierung benötigt wird.

Eine kostenlose Möglichkeit stellt die deutsche Steuerverwaltung über ELSTER bereit.

Kostenlos

ELSTER E-Rechnungsviewer

Über den E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung können E-Rechnungen für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden.

Unterstützt werden insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.

ELSTER E-Rechnung ansehen →

Viewer und Validator nicht verwechseln. Ein Viewer dient vor allem dazu, die XML-Daten verständlich darzustellen. Eine technische Validierung prüft dagegen die Datei gegen bestimmte Format- und Geschäftsregeln. Auch eine technisch gültige Rechnung kann inhaltlich falsch sein.

Zum vollständigen Rechnungseingang: E-Rechnung empfangen und anzeigen .

Schritt für Schritt

XML-Rechnung sicher öffnen und bearbeiten

Absender prüfen

Stelle zunächst fest, ob du von diesem Geschäftspartner tatsächlich eine Rechnung erwartest.

Datei nicht umbenennen oder verändern

Lass die erhaltene Originaldatei unverändert. Änderungen können Struktur, Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit beeinflussen.

Geeigneten Viewer verwenden

Lade die Datei in einen vertrauenswürdigen E-Rechnungsviewer oder deine Buchhaltungssoftware.

Rechnungsinhalt kontrollieren

Prüfe Lieferant, Leistung, Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und Zahlungsinformationen.

Technisch validieren

Bei Bedarf solltest du das XML gegen die verwendeten Format- und Geschäftsregeln prüfen.

Buchhaltung und Freigabe

Ordne die Rechnung dem richtigen Geschäftsvorgang zu und führe deinen internen Freigabeprozess durch.

Originaldatei aufbewahren

Bewahre den strukturierten Rechnungsdatensatz entsprechend den gesetzlichen Vorgaben auf.

Nicht nur ansehen

Wie prüft man eine XML-Rechnung?

Eine vollständige Prüfung besteht aus mehreren Ebenen.

1. Technik

Format prüfen

Ist das XML strukturell und technisch passend aufgebaut?

2. Steuer

Pflichtangaben prüfen

Sind die erforderlichen Rechnungsinformationen strukturiert enthalten?

3. Inhalt

Geschäftsvorgang prüfen

Stimmen Bestellung, Leistung, Preis, Steuer und Zahlung?

„XML lässt sich öffnen“ bedeutet nicht „XML ist gültig“. Eine technisch lesbare Datei kann trotzdem gegen Geschäftsregeln verstoßen, Pflichtinformationen vermissen lassen oder sachlich falsche Rechnungsdaten enthalten.

Validierung ist sinnvoll, aber nicht allein entscheidend. Das BMF empfiehlt die Validierung insbesondere bei Erstellung und Versand. Eine technische Validierung ist jedoch keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung.

Unsere vollständige Anleitung: E-Rechnung prüfen und validieren .

Strukturierte Pflichtdaten

Welche Rechnungsangaben müssen im XML stehen?

Für eine ordnungsgemäße E-Rechnung müssen die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Pflichtinformationen grundsätzlich im strukturierten Rechnungsteil enthalten sein.

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
erforderliche steuerliche Identifikation
Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer
Art und Umfang der Leistung
Leistungszeitpunkt
Entgelt
Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Befreiungshinweis
gegebenenfalls weitere Angaben des jeweiligen Rechnungsfalls

Pflichtinformation nur in einer unstrukturierten Anlage? Das genügt grundsätzlich nicht, wenn diese Information notwendig ist, um die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsanforderungen zu erfüllen. Die Pflichtangaben müssen elektronisch verarbeitbar sein.

Die vollständige Übersicht: E-Rechnung Pflichtangaben .

Vorsicht

Darf ich eine XML-Rechnung selbst bearbeiten?

Technisch kann eine XML-Datei mit einem Text- oder Codeeditor verändert werden. Für den normalen Rechnungsprozess ist das jedoch keine gute Vorgehensweise.

Besser

Rechnung im Ursprungssystem korrigieren

Bei einer eigenen fehlerhaften Ausgangsrechnung sollte die Korrektur über die Rechnungssoftware und einen nachvollziehbaren Berichtigungsprozess erfolgen.

Vermeiden

XML von Hand überschreiben

Ein manuell geänderter Wert kann Geschäftsregeln, Prüfsummen, Beträge, Referenzen oder Syntax inkonsistent machen.

Eingehende Rechnungen nicht selbst „reparieren“. Hat ein Lieferant eine fehlerhafte E-Rechnung gesendet, sollte nicht der Empfänger das Original-XML verändern. Stattdessen sollte eine ordnungsgemäße Rechnungsberichtigung vom Rechnungsaussteller angefordert werden.

Mehr dazu: E-Rechnung korrigieren & stornieren .

Häufiger Fehler

Darf ich eine XML-Rechnung einfach in PDF umwandeln?

Du kannst eine XML-Rechnung für die menschliche Betrachtung visualisieren und beispielsweise eine lesbare Darstellung erzeugen.

Diese Darstellung ersetzt aber nicht den strukturierten Originaldatensatz.

Richtig

XML behalten

Original-XML aufbewahren und bei Bedarf zusätzlich eine lesbare Darstellung erzeugen.

Falsch

XML löschen

Nur eine aus dem XML erzeugte PDF behalten und die strukturierte Originaldatei entfernen.

Eine Visualisierung ändert den Dokumenttyp nicht. Die PDF-Ansicht dient dem Menschen. Für Verarbeitung und Aufbewahrung bleibt der strukturierte Rechnungsteil entscheidend.

Aufbewahrung

Wie muss eine XML-Rechnung aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Originaldatei

Die erhaltene beziehungsweise versandte XML-Struktur erhalten.

Nachvollziehbarkeit

Rechnung, Geschäftsvorgang, Korrekturen und Buchung zuordnen können.

Lesbarkeit

Während der Aufbewahrungszeit muss eine nachvollziehbare Nutzung der Daten möglich bleiben.

Eine zusätzliche PDF-Darstellung kann praktisch sein – das XML bleibt trotzdem wichtig. Gerade bei einer reinen XRechnung sollte die strukturierte Originaldatei nicht durch einen Ausdruck oder Screenshot ersetzt werden.

Ausführlich: E-Rechnung aufbewahren & archivieren .

Rechnungsdaten schützen

Worauf sollte ich bei Online-XML-Viewern achten?

Rechnungen können sensible Unternehmens- und personenbezogene Informationen enthalten: Namen, Anschriften, Leistungsdaten, Preise, Bankinformationen oder Steuerdaten.

Deshalb solltest du eine Rechnung nicht ungeprüft bei irgendeinem unbekannten Online-Dienst hochladen.

Wer betreibt den Viewer?
Wo werden die Dateien verarbeitet?
Werden hochgeladene Rechnungen gespeichert?
Gibt es nachvollziehbare Datenschutzinformationen?
Ist das Werkzeug für dein Unternehmen freigegeben?
Unterstützt der Dienst das konkrete Rechnungsformat?
Handelt es sich nur um einen Viewer oder auch um einen Validator?

Für einzelne Rechnungen steht auch der Viewer der Steuerverwaltung zur Verfügung. ELSTER bezeichnet diesen ausdrücklich als unverbindlichen Service zum Anzeigen von E-Rechnungen.

Rechnungseingang

Darf eine XML-Rechnung per E-Mail kommen?

Ja. Für normale B2B-E-Rechnungen schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen einzigen technischen Übermittlungsweg vor.

Eine XRechnung kann deshalb beispielsweise als XML-Datei im E-Mail-Anhang übermittelt werden.

Unbekannte XML-Anhänge trotzdem nicht blind öffnen. Prüfe wie bei anderen geschäftlichen Dokumenten zunächst Absender, erwarteten Geschäftsvorgang und Plausibilität der Nachricht.

Mehr dazu: E-Rechnung per E-Mail empfangen und versenden .

Automatische Verarbeitung

Was macht Buchhaltungssoftware mit einer XML-Rechnung?

Der eigentliche Vorteil der strukturierten Rechnung entsteht, wenn das Buchhaltungs- oder ERP-System die Daten automatisch übernimmt.

XML importieren

Die Software erkennt eine eingehende strukturierte Rechnung.

Daten auslesen

Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und weitere Daten werden übernommen.

Prüfen und zuordnen

Rechnung wird Lieferant, Bestellung, Projekt oder Kostenstelle zugeordnet.

Freigeben

Interne sachliche und kaufmännische Prüfung erfolgt im Workflow.

Buchen und archivieren

Nach der Freigabe kann der Beleg weiterverarbeitet und aufbewahrt werden.

XML nicht manuell lesen müssen

Gute E-Rechnungssoftware übernimmt Visualisierung, Datenauslesung und einen großen Teil der technischen Verarbeitung. Gerade bei regelmäßigem Rechnungseingang spart das deutlich mehr Zeit als das manuelle Öffnen einzelner XML-Dateien.

E-Rechnungssoftware vergleichen → Kostenlos E-Rechnung erstellen

Typische Missverständnisse

10 häufige Fehler im Umgang mit XML-Rechnungen

1. Jede XML-Datei für eine gültige E-Rechnung halten

Eine XML-Datei muss die erforderliche Struktur und die maßgeblichen Regeln erfüllen.

2. XML-Rechnung und XRechnung gleichsetzen

XRechnung ist ein konkreter Standard. XML ist eine allgemeine technische Sprache.

3. ZUGFeRD nur als PDF betrachten

Die strukturierte XML-Komponente ist ein wesentlicher Bestandteil der hybriden E-Rechnung.

4. XML in PDF umwandeln und Original löschen

Die Visualisierung ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht.

5. Eingehendes XML eigenmächtig korrigieren

Fehlerhafte Rechnungen sollten durch den Rechnungsaussteller ordnungsgemäß berichtigt werden.

6. Viewer mit Validator verwechseln

Eine lesbare Darstellung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche technischen Regeln geprüft wurden.

7. Nur auf technische Gültigkeit achten

Auch eine valide XML-Datei kann inhaltlich falsche Rechnungsinformationen enthalten.

8. Rechnungsdaten bei unbekannten Online-Tools hochladen

Datenschutz und Vertraulichkeit sollten vor dem Upload geprüft werden.

9. Dateiendung manuell ändern

Das Umbenennen einer PDF in .xml erzeugt natürlich keine strukturierte E-Rechnung.

10. Strukturierte Originaldatei nicht archivieren

Für E-Rechnungen ist gerade der strukturierte Rechnungsteil für die Aufbewahrung wesentlich.

FAQ

Häufige Fragen zur XML-Rechnung

Was ist eine XML-Rechnung?

Eine XML-Rechnung enthält Rechnungsinformationen in einer strukturierten, maschinenlesbaren XML-Struktur. Dadurch können Software-Systeme einzelne Rechnungsdaten automatisch erkennen und weiterverarbeiten.

Ist jede XML-Datei eine E-Rechnung?

Nein. Eine Datei ist nicht allein aufgrund der Endung .xml eine E-Rechnung. Sie muss in einem geeigneten strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Ist eine XRechnung eine XML-Datei?

Ja. Eine XRechnung wird als strukturierter XML-Datensatz übertragen. XRechnung unterstützt dabei die XML-Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung ebenfalls XML?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.

Wie öffne ich eine XML-Rechnung?

Eine XML-Datei kann zwar mit einem Browser oder Texteditor geöffnet werden, komfortabler ist jedoch ein E-Rechnungsviewer. Dieser stellt die strukturierten Daten als lesbare Rechnung dar.

Gibt es einen kostenlosen Viewer für XML-Rechnungen?

Ja. Neben privaten Lösungen stellt auch die deutsche Steuerverwaltung über ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungsviewer bereit, mit dem unter anderem XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen visualisiert werden können.

Kann ich eine XML-Rechnung mit einem Browser öffnen?

Viele Browser können XML-Dateien technisch darstellen. Dabei werden jedoch überwiegend Rohdaten und XML-Strukturen angezeigt. Für die normale Rechnungsprüfung ist ein E-Rechnungsviewer wesentlich komfortabler.

Kann ich eine XML-Rechnung in PDF umwandeln?

Für die menschliche Betrachtung kann eine lesbare Darstellung beziehungsweise PDF-Ansicht erzeugt werden. Diese ersetzt jedoch nicht den strukturierten Originaldatensatz. Das ursprüngliche XML sollte entsprechend den Aufbewahrungsvorschriften erhalten bleiben.

Darf ich eine empfangene XML-Rechnung bearbeiten?

Eine empfangene Rechnung sollte nicht eigenmächtig im XML verändert werden. Ist sie fehlerhaft, sollte der Rechnungsaussteller eine ordnungsgemäße Berichtigung erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen einem XML-Viewer und einem Validator?

Ein Viewer macht strukturierte Rechnungsdaten für Menschen lesbar. Ein Validator prüft dagegen, ob bestimmte technische und fachliche Formatregeln erfüllt sind. Eine vollständige sachliche Rechnungsprüfung ersetzen beide nicht.

Muss eine XML-Rechnung acht Jahre aufbewahrt werden?

Für ein- und ausgehende Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Kann eine XML-Rechnung per E-Mail versendet werden?

Ja. Für normale B2B-E-Rechnungen ist kein einheitlicher steuerrechtlicher Übermittlungsweg vorgeschrieben. Eine XRechnung kann daher beispielsweise als XML-Datei per E-Mail übermittelt werden.

Passende Ratgeber rund um XML und E-Rechnung

XRechnung

XML-Standard, UBL, CII und Aufbau verstehen.

XRechnung verstehen →

XRechnung erstellen

Strukturierte XML-Rechnung Schritt für Schritt erzeugen.

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ZUGFeRD

PDF/A-3 und eingebettetes XML einfach erklärt.

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XRechnung vs. ZUGFeRD

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EN 16931

Europäisches Datenmodell und Geschäftsregeln verstehen.

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E-Rechnung empfangen

XML-Dateien, Viewer und Rechnungseingang.

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E-Rechnung prüfen

XML validieren, Pflichtangaben kontrollieren und Fehler erkennen.

Rechnung prüfen →

E-Rechnung aufbewahren

Strukturierte Originaldaten und Archivierung richtig handhaben.

Aufbewahrung verstehen →

Offizielle Quellen und technische Grundlagen

Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Technische Standards, Validierungsartefakte und Versionen werden fortlaufend weiterentwickelt. Bei der Verarbeitung sollte deshalb immer geprüft werden, welche Version und welches Profil die verwendete Software tatsächlich unterstützt. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.