E-Rechnung verstehen. Fristen im Blick behalten. Passende Software finden.
Der E-Rechnungsratgeber hilft Selbstständigen, Kleinunternehmern und Unternehmen dabei, die neuen Anforderungen verständlich einzuordnen, E-Rechnungen richtig zu erstellen und eine passende Softwarelösung zu finden.
Die wichtigsten E-Rechnungsfristen auf einen Blick
Die Umstellung erfolgt schrittweise. Entscheidend ist, ob es um den Empfang oder die Ausstellung einer E-Rechnung geht.
Empfang ermöglichen
Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.Übergangsphase
Für die Ausstellung gelten weiterhin gesetzliche Übergangsregelungen.Nächste Stufe
Für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz endet die allgemeine Übergangsfrist.Übergangsfristen enden
Auch die verlängerte Übergangsregelung läuft aus. Gesetzliche Ausnahmen bleiben zu beachten.Was möchtest du zur E-Rechnung wissen?
Vom ersten Überblick bis zur konkreten Softwareentscheidung: Wähle den Bereich, der zu deiner aktuellen Situation passt.
Pflicht & Fristen
Wer betroffen ist, welche Übergangsfristen gelten und wann die Umstellung notwendig wird.
Pflicht verstehen →Erstellen & Empfangen
So funktionieren Empfang, Erstellung, Versand und Verarbeitung in der Praxis.
Zur Anleitung →XRechnung & ZUGFeRD
Die wichtigsten E-Rechnungsformate verständlich erklärt und miteinander verglichen.
Formate vergleichen →Software
Welche Programme eignen sich für Selbstständige, Kleinunternehmen und wachsende Betriebe?
Software ansehen →Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Eine gewöhnliche PDF-Datei allein ist dagegen grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Regelungen.
Eine gute Vorbereitung bedeutet:
- E-Rechnungen zuverlässig empfangen können
- das verwendete Format korrekt verarbeiten können
- eigene Rechnungsprozesse rechtzeitig umstellen
- Archivierung und Weiterverarbeitung organisieren
- eine zur Unternehmensgröße passende Software wählen
E-Rechnung passend zur eigenen Situation
Die Anforderungen und sinnvollen Softwarelösungen unterscheiden sich je nach Unternehmensform, Größe und Arbeitsweise.
Selbstständige & Freiberufler
Was Solo-Selbstständige beachten sollten und welche schlanken Lösungen sinnvoll sein können.
Mehr erfahren →Kleinunternehmer
Welche Besonderheiten für Kleinunternehmer gelten und wo häufig Missverständnisse entstehen.
Mehr erfahren →Handwerksbetriebe
E-Rechnungen in einem praxisnahen Rechnungs-, Buchhaltungs- und Steuerberater-Workflow.
Mehr erfahren →Welche E-Rechnungssoftware passt zu deinem Unternehmen?
Nicht jede Software ist für jeden Betrieb sinnvoll. Deshalb vergleichen wir nicht nur Preise, sondern auch die Funktionen, die im Alltag tatsächlich entscheidend sind.
- XRechnung und ZUGFeRD
- Empfang und Versand
- DATEV- und Steuerberater-Workflow
- Buchhaltung und Banking
- Archivierung
- Bedienbarkeit und Support
- Preis und benötigter Tarif
Unser Vergleichsprinzip
Wir wollen nicht einfach möglichst viele Anbieter auflisten. Entscheidend ist, welche Lösung für welchen Anwendungsfall tatsächlich geeignet ist.
Preise, Funktionen und Anbieterinformationen sollen regelmäßig überprüft und Änderungen transparent dokumentiert werden.
Kostenlose Lösungen ansehen →In vier Schritten zur E-Rechnung
Pflicht prüfen
Zuerst klären, welche Regeln und Fristen für den eigenen Betrieb relevant sind.
Empfang sichern
Einen zuverlässigen Weg für den Empfang und die Verarbeitung festlegen.
Software wählen
Anforderungen definieren und geeignete Programme miteinander vergleichen.
Prozess umstellen
Erstellung, Versand, Prüfung, Buchhaltung und Archivierung sauber organisieren.
Aktuelle Informationen statt veralteter Checklisten
E-Rechnung kurz erklärt
Ist eine PDF-Rechnung bereits eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei allein erfüllt grundsätzlich nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung. Entscheidend ist die maschinell verarbeitbare Datenstruktur.
Muss ich bereits E-Rechnungen empfangen können?
Für inländische Unternehmer ist die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 relevant.
Muss 2026 jeder Unternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Deshalb muss der konkrete Fall und insbesondere die jeweilige Übergangsfrist betrachtet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide können für E-Rechnungen eingesetzt werden, unterscheiden sich aber im technischen Aufbau und in der praktischen Darstellung.
Brauche ich zwingend eine kostenpflichtige Software?
Nicht zwingend. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt unter anderem von Rechnungsvolumen, Buchhaltung, Steuerberater, benötigten Schnittstellen und gewünschter Automatisierung ab.
Starte mit dem Thema, das jetzt für dich wichtig ist.
Prüfe zunächst die E-Rechnungspflicht oder vergleiche passende Softwarelösungen für deinen Rechnungsprozess.