E-Rechnung per E-Mail 2026: Richtig versenden, empfangen und verarbeiten
Eine E-Rechnung darf grundsätzlich ganz normal per E-Mail verschickt werden. Du brauchst für die allgemeine B2B-E-Rechnung weder zwingend ein Portal noch einen besonderen Übermittlungsdienst. Entscheidend ist allerdings nicht die E-Mail selbst, sondern die angehängte Rechnungsdatei: Sie muss die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllen.
Darf eine E-Rechnung per E-Mail verschickt werden?
Ja. Das Umsatzsteuerrecht schreibt für die allgemeine E-Rechnung zwischen Unternehmen keinen einzigen bestimmten Übermittlungsweg vor.
Das Bundesministerium der Finanzen nennt den Versand per E-Mail ausdrücklich als zulässige Möglichkeit.
Daneben kommen beispielsweise elektronische Schnittstellen, Internetportale, gemeinsame elektronische Speicherorte oder sogar die Übergabe auf einem Datenträger in Betracht.
Welche Datei wird bei einer E-Rechnung per E-Mail verschickt?
Der konkrete Anhang hängt vom gewählten Rechnungsformat ab.
XML-Datei als Anhang
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Sie kann direkt als E-Mail-Anhang versendet werden.
PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Bei ZUGFeRD befindet sich der strukturierte XML-Datensatz innerhalb der PDF/A-3-Datei.
E-Rechnung per E-Mail versenden: Schritt für Schritt
Der eigentliche Versand ist technisch vergleichsweise einfach. Wichtig ist vor allem, dass die Rechnungsdatei bereits vor dem Versand korrekt erzeugt wurde.
E-Rechnung erstellen
Erzeuge mit deiner Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eine XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument.
Kundendaten und Referenzen kontrollieren
Prüfe insbesondere Rechnungsadresse, Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben und gewünschte Bestell- oder Kundenreferenzen.
Datei prüfen
Sinnvoll ist eine technische und inhaltliche Prüfung, bevor die Rechnung das Unternehmen verlässt.
Richtige Empfängeradresse verwenden
Nutze die Rechnungsadresse, die dein Geschäftspartner für den Rechnungseingang angegeben hat.
Rechnungsdatei anhängen
Versende die Originaldatei unverändert als Anhang. Bei XRechnung ist dies typischerweise XML, bei ZUGFeRD die entsprechende PDF/A-3-Datei.
Versand dokumentieren
Ein nachvollziehbarer Ausgangsprozess hilft insbesondere bei Rückfragen, Ablehnungen oder fehlgeschlagenem Versand.
Wie die Rechnungsdatei erzeugt wird, zeigen wir ausführlich unter E-Rechnung erstellen .
E-Rechnung per E-Mail empfangen
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Nach den aktuellen BMF-FAQ genügt für den reinen Empfang bereits ein E-Mail-Postfach.
Eingang
Rechnung trifft im Postfach ein.
Sicherheit
Absender und Anhang prüfen.
Darstellung
XML lesbar machen.
Prüfung
Rechnung sachlich kontrollieren.
Weitergabe
Buchhaltung und Prozess zuführen.
Den vollständigen Rechnungseingang erklären wir unter E-Rechnung empfangen .
Braucht man eine besondere E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?
Gesetzlich ist keine besondere E-Mail-Adresse vorgeschrieben.
Eine normale geschäftliche E-Mail-Adresse kann grundsätzlich zum Empfang verwendet werden. Organisatorisch ist bei regelmäßigem Rechnungsaufkommen jedoch häufig ein eigenes Rechnungspostfach sinnvoll.
info@unternehmen.de
Rechtlich kann auch ein allgemeines Postfach ausreichen. Rechnungen können dort jedoch leicht zwischen anderen Nachrichten untergehen.
rechnungen@unternehmen.de
Ein eigenes Rechnungspostfach erleichtert Weiterleitung, Vertretung, Kontrolle und den standardisierten Rechnungseingang.
Muss der Kunde dem E-Mail-Versand einer E-Rechnung zustimmen?
Hier muss zwischen einem gesetzlich verpflichtenden E-Rechnungsfall und einer elektronischen Rechnung außerhalb dieser Pflicht unterschieden werden.
Keine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erforderlich
Besteht nach § 14 Abs. 2 UStG eine Pflicht zur E-Rechnung, ist keine zusätzliche Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungsübermittlung erforderlich.
Zustimmung grundsätzlich erforderlich
Wird beispielsweise während der Übergangsfrist eine normale PDF-Rechnung elektronisch übermittelt, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Was sollte im Betreff und Begleittext stehen?
Für den E-Mail-Betreff gibt es keine umsatzsteuerlich vorgeschriebene Formulierung. Ein eindeutiger Betreff erleichtert jedoch die automatische und manuelle Zuordnung.
Sinnvoller Betreff
E-Rechnung 2026-00452 – Muster GmbH
Rechnungsnummer und Absender sind sofort erkennbar.
Weniger hilfreich
Rechnung
Ein sehr allgemeiner Betreff erschwert die Zuordnung, insbesondere bei zentralen Postfächern.
Welche E-Mail-Anhänge sind eine E-Rechnung?
| Anhang | E-Rechnung? | Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung XML | Ja, bei korrekter Datei | Strukturierte XML-E-Rechnung |
| Geeignetes ZUGFeRD-Dokument | Ja | PDF/A-3 mit eingebettetem strukturiertem XML |
| Normales PDF | Nein | Sonstige Rechnung ohne strukturierten Datensatz |
| Word-Dokument | Nein | Kein geeignetes strukturiertes E-Rechnungsformat |
| Excel-Datei | Nicht allein dadurch | Eine gewöhnliche Tabelle erfüllt nicht automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung |
| Eingescannte Papierrechnung | Nein | Bild beziehungsweise PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz |
E-Rechnungen per E-Mail sicher empfangen
Rechnungen sind ein attraktiver Ansatzpunkt für Phishing, manipulierte Bankverbindungen und schädliche Dateianhänge. Deshalb sollte der Rechnungseingang nicht ausschließlich als Buchhaltungsaufgabe betrachtet werden.
- Rechnungen möglichst über bekannte Absender und vereinbarte Adressen empfangen.
- Verdächtige Absenderdomains und ungewöhnliche Dateinamen prüfen.
- Änderungen von Bankverbindungen nicht ungeprüft aus einer Rechnung übernehmen.
- Unerwartete Änderungen über einen bekannten zweiten Kommunikationsweg bestätigen.
- Malware- und Spam-Schutz für das Rechnungspostfach einsetzen.
- Zugriffsrechte und Vertretungen für das Rechnungspostfach definieren.
- Automatische Weiterleitungen regelmäßig testen.
Was sollte bei einer E-Rechnung aus einer E-Mail geprüft werden?
Eine E-Rechnung sollte nicht allein deshalb bezahlt werden, weil sie technisch geöffnet oder verarbeitet werden kann.
Absender
Passt die E-Mail-Adresse zum bekannten Geschäftspartner?
Rechnungsaussteller
Stimmen Name, Anschrift und steuerliche Angaben?
Leistungsbezug
Wurde die abgerechnete Leistung tatsächlich bestellt oder erbracht?
Beträge
Stimmen Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag?
Referenzen
Passen Bestellung, Kundennummer oder Projektbezug?
Zahlungsdaten
Ist die Bankverbindung plausibel und bekannt?
Ein einfacher E-Mail-Workflow für kleine Unternehmen
Für kleine Unternehmen und Selbstständige muss der Rechnungseingang nicht unnötig kompliziert aufgebaut werden.
Zentrales Rechnungspostfach festlegen
Zum Beispiel rechnungen@unternehmen.de.
Lieferanten informieren
Teile die Rechnungsadresse und gegebenenfalls gewünschte Referenzen mit.
Eingang täglich kontrollieren
Kläre Verantwortliche und Vertretungen.
Datei lesen und prüfen
XML-Inhalt darstellen, Plausibilität und Rechnung sachlich kontrollieren.
An Buchhaltung übergeben
Rechnung dem richtigen Buchhaltungs- oder Freigabeprozess zuführen.
Originaldatei erhalten
Die empfangene strukturierte Rechnungsdatei darf nicht einfach durch einen Ausdruck ersetzt werden.
E-Rechnung professionell verarbeiten
Bei wachsendem Rechnungsvolumen kann Software Anhänge automatisch übernehmen, Rechnungsdaten auslesen und den Buchhaltungsprozess deutlich vereinfachen.
8 Fehler bei E-Rechnungen per E-Mail
1. Eine normale PDF für eine E-Rechnung halten
Der E-Mail-Versand ändert nichts am Rechnungsformat.
2. Die XML-Datei entfernen und nur die Darstellung speichern
Der strukturierte Originalteil ist bei einer E-Rechnung wesentlich und sollte unverändert erhalten bleiben.
3. Rechnungen nur an persönliche Mitarbeiter-Postfächer senden
Das kann bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel zu unnötigen Verzögerungen führen.
4. Spam-Ordner nicht kontrollieren
Rechnungsanhänge und unbekannte Absender können von Filtersystemen aussortiert werden.
5. Bankdatenänderungen ungeprüft übernehmen
Gerade Rechnungs-E-Mails sind ein mögliches Ziel für Betrugsversuche.
6. Pflichtangaben nur in den E-Mail-Text schreiben
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich in der strukturierten Rechnungsdatei enthalten sein.
7. Keine Vertretung für das Rechnungspostfach einrichten
Auch während Urlaub oder Krankheit müssen Rechnungen zuverlässig bearbeitet werden können.
8. B2B und B2G gleich behandeln
Öffentliche Auftraggeber können besondere Übertragungswege, Portale oder Referenzen verlangen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung per E-Mail
Darf eine E-Rechnung per E-Mail versendet werden?
Ja. Das Umsatzsteuerrecht schreibt für die allgemeine B2B-E-Rechnung keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Das BMF nennt den Versand per E-Mail ausdrücklich als mögliche Übermittlungsform.
Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen?
Ja. Nach den aktuellen BMF-FAQ genügt für den reinen Empfang einer E-Rechnung grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Für Darstellung, Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung können zusätzliche Lösungen sinnvoll sein.
Wird eine PDF durch den E-Mail-Versand zur E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Der verwendete Übermittlungsweg ändert daran nichts.
Wie verschicke ich eine XRechnung per E-Mail?
Eine XRechnung kann als strukturierte XML-Datei an eine E-Mail angehängt und an die vereinbarte Rechnungsadresse des Geschäftspartners versendet werden.
Kann ZUGFeRD per E-Mail verschickt werden?
Ja. Ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument kann als PDF/A-3-Datei mit eingebettetem strukturiertem XML-Datensatz per E-Mail übermittelt werden.
Brauche ich eine spezielle E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?
Nein. Gesetzlich ist keine besondere E-Mail-Adresse vorgeschrieben. Ein separates Rechnungspostfach kann organisatorisch jedoch sinnvoll sein, insbesondere bei regelmäßigem Rechnungsaufkommen.
Muss der Empfänger einer verpflichtenden E-Rechnung zustimmen?
Besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG, ist keine zusätzliche Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung erforderlich.
Brauche ich für eine normale PDF-Rechnung per E-Mail die Zustimmung des Empfängers?
Ja, grundsätzlich. Wird eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format übermittelt, beispielsweise während der Übergangsfrist als normale PDF-Datei, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich, soweit keine verpflichtende E-Rechnung vorliegt.
Müssen Pflichtangaben im E-Mail-Text stehen?
Nein. Entscheidend ist die Rechnungsdatei. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen bei einer E-Rechnung grundsätzlich im strukturierten Teil enthalten sein. Der E-Mail-Text kann ergänzende Hinweise enthalten.
Muss eine per E-Mail empfangene E-Rechnung geprüft werden?
Ja. Neben einer möglichen technischen Prüfung sollte die Rechnung auch sachlich kontrolliert werden, beispielsweise hinsichtlich Rechnungssteller, Leistung, Betrag, Steuer, Referenzen und Zahlungsdaten.
Ist ein E-Rechnungsportal statt E-Mail Pflicht?
Für die allgemeine umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnung ist kein bestimmtes Portal vorgeschrieben. Bei öffentlichen Auftraggebern können im B2G-Bereich jedoch zusätzliche Übermittlungsvorgaben gelten.
Muss die originale E-Rechnungsdatei aus der E-Mail erhalten bleiben?
Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Rechnungsteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt diesen strukturierten Originalteil nicht.
Passende Ratgeber zu Versand und Empfang
E-Rechnung empfangen
XML lesen, Rechnung prüfen und Rechnungseingang organisieren.
Empfang einrichten →Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026, insbesondere Fragen 8 und 12
- § 14 UStG – Ausstellung, elektronische Übermittlung und Definition der E-Rechnung
- Bundesministerium der Finanzen – Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Der konkrete Übermittlungsweg einer E-Rechnung kann zwischen den Vertragsparteien organisatorisch beziehungsweise zivilrechtlich abgestimmt werden. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Regelungen gelten. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.