ZUGFeRD 2026: Was das Format ist, wie PDF und XML zusammenarbeiten und welche Profile gelten
ZUGFeRD ist eines der wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Das Besondere: Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. Dadurch können Menschen die Rechnung wie gewohnt ansehen, während Software dieselben Rechnungsdaten automatisch verarbeitet.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für elektronische Rechnungen. Entwickelt wurde der Standard vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
Seit ZUGFeRD 2.0 basiert das Format unter anderem auf der europäischen Norm EN 16931, dem Rechnungsdatenmodell UN/CEFACT Cross Industry Invoice und PDF/A-3.
Dadurch verbindet ZUGFeRD zwei Welten: die klassische visuelle Rechnung und den automatisierten strukturierten Datenaustausch.
Sichtbare PDF-Rechnung
Mitarbeiter, Kunden oder Steuerberater können die Rechnung wie eine normale PDF-Datei öffnen und ansehen.
Strukturierte XML-Daten
Buchhaltungs- und ERP-Systeme können die eingebetteten Rechnungsinformationen automatisch auslesen und weiterverarbeiten.
Wie funktioniert ZUGFeRD mit PDF und XML?
Das ZUGFeRD-Dokument verwendet PDF/A-3 als Container. In dieser PDF-Datei befindet sich zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz mit den Rechnungsinformationen.
PDF/A-3
Die sichtbare Rechnung kann vom Menschen geöffnet, gelesen und geprüft werden.
- Layout und Rechnungsdarstellung
- für Menschen direkt lesbar
- gewohnter PDF-Workflow
Strukturierte XML-Daten
Die Rechnungsinformationen können von Software automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
- Rechnungsnummer
- Beträge und Steuern
- Kunden- und Lieferantendaten
- Rechnungspositionen
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Die aktuell veröffentlichte Version ist ZUGFeRD 2.5.2.
ZUGFeRD 2.5.2
Das Infopaket wurde am 4. August 2026 veröffentlicht. Die Version ist seit dem 1. September 2026 gültig.
ZUGFeRD 2.5.2 basiert auf UN/CEFACT CII D22B und enthält aktualisierte Validierungsartefakte.
Factur-X 1.09.2
ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind technisch identische deutsch-französische Rechnungsstandards.
Beide werden gemeinsam von FeRD und der französischen Organisation FNFE-MPE weiterentwickelt.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD verwendet mehrere Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie umfangreich die strukturierten Rechnungsinformationen sind.
Für eine normale gesetzeskonforme E-Rechnung sollte deshalb nicht einfach irgendein Profil gewählt werden.
Enthält nur einen stark reduzierten Umfang strukturierter Rechnungsinformationen.
Enthält keine Rechnungspositionen und dient insbesondere als Buchungshilfe.
Reduzierter strukturierter Umfang für vergleichsweise einfache Rechnungen.
Bildet die Kernelemente der europäischen Norm EN 16931 vollständig ab.
Für komplexere Rechnungs- und Geschäftsprozesse mit zusätzlichen Informationen.
Eine eigene Detailseite zu den Profilen planen wir unter ZUGFeRD Profile .
Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Angaben enthalten?
Gerade bei hybriden Rechnungen stellt sich eine wichtige Frage: Was passiert, wenn die sichtbare PDF-Darstellung und die strukturierten XML-Daten voneinander abweichen?
Seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich die steuerliche Betrachtung geändert.
PDF-Teil
Hilft dem Menschen beim Lesen und Prüfen der Rechnung.
XML-Daten
Die strukturierten Rechnungsdaten sind für die E-Rechnung der maßgebliche Teil.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja – wenn ein geeignetes Profil und eine geeignete Version verwendet werden.
Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als grundsätzlich geeignetes Format für eine E-Rechnung.
Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
EN 16931
Besonders naheliegendes Profil für eine normbasierte elektronische Rechnung.
EXTENDED
Für komplexere Rechnungsprozesse mit zusätzlichen strukturierten Informationen.
BASIC
Kann für einfachere vollständige umsatzsteuerliche Rechnungen eingesetzt werden.
MINIMUM / BASIC-WL
Diese beiden Profile erfüllen nicht die Voraussetzungen der obligatorischen E-Rechnung.
Die gesetzlichen Fristen erklären wir unter E-Rechnungspflicht 2026 bis 2028 .
Wo kann ZUGFeRD eingesetzt werden?
ZUGFeRD ist nicht ausschließlich auf einen einzigen Rechnungsbereich beschränkt. Nach Angaben von FeRD kann das Format grundsätzlich im B2B-, B2G- und B2C-Bereich eingesetzt werden.
Unternehmen
Für viele Geschäftskunden ist ZUGFeRD besonders praktisch, weil PDF und strukturierte Daten kombiniert werden.
Öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD kann grundsätzlich auch im öffentlichen Bereich eingesetzt werden. Die konkreten Vorgaben des Auftraggebers müssen jedoch beachtet werden.
Privatkunden
Das Format kann technisch auch für Verbraucherrechnungen eingesetzt werden, auch wenn dort die obligatorische deutsche B2B-E-Rechnungspflicht nicht greift.
ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist besser?
Beide Formate können strukturierte elektronische Rechnungen abbilden. Der auffälligste Unterschied liegt in der Darstellung.
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| XML | Ja | Ja |
| Integrierte PDF-Darstellung | Ja | Nein |
| Direkt für Menschen lesbar | Ja | Viewer erforderlich |
| B2B geeignet | Ja | Ja |
| Öffentlicher Bereich | Je nach Vorgaben möglich | Sehr stark etabliert |
| Typischer Vorteil | PDF-Komfort + Automatisierung | Konsequenter XML-Prozess |
Den ausführlichen Vergleich findest du unter XRechnung vs. ZUGFeRD .
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
ZUGFeRD und Factur-X sind heute eng miteinander verbunden. Die aktuellen Standards werden gemeinsam von der deutschen FeRD und der französischen FNFE-MPE entwickelt.
ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind technisch identische Formate.
ZUGFeRD 2.5.2
Die in Deutschland etablierte Bezeichnung des gemeinsamen hybriden Rechnungsformats.
Factur-X 1.09.2
Die französische Bezeichnung des technisch identischen gemeinsamen Formats.
Wie öffnet man eine ZUGFeRD-Rechnung?
Einer der großen Vorteile von ZUGFeRD ist, dass sich die Rechnung zunächst wie eine normale PDF-Datei öffnen lässt.
Für Menschen
Die PDF-Darstellung kann mit einem geeigneten PDF-Programm angezeigt werden.
Für Software
Rechnungssoftware kann die eingebetteten XML-Daten extrahieren und automatisch verarbeiten.
Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung kann ebenfalls ZUGFeRD-Rechnungen für das menschliche Auge darstellen.
Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD wird normalerweise nicht manuell erstellt. Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software erzeugt die PDF/A-3-Datei und bettet die strukturierten Rechnungsdaten automatisch ein.
Rechnungsdaten erfassen
Kunde, Leistungen, Beträge, Steuern und Zahlungsinformationen eingeben.
ZUGFeRD wählen
In der Software ZUGFeRD und das passende Profil auswählen.
PDF + XML erzeugen
Die Software erstellt die PDF/A-3-Datei und bettet den strukturierten XML-Datensatz ein.
Prüfen & versenden
Rechnung möglichst validieren und über den vereinbarten Rechnungsweg versenden.
Welche Software unterstützt ZUGFeRD?
Viele moderne Rechnungs- und Buchhaltungslösungen können sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung erzeugen. Für die Auswahl sind außerdem Empfang, Buchhaltung, Archivierung, DATEV-Anbindung und laufende Kosten wichtig.
Wie prüft man eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine technische Prüfung kann feststellen, ob der eingebettete XML-Datensatz den vorgesehenen Schema- und Geschäftsregeln entspricht.
- Ist tatsächlich ein gültiger XML-Datensatz eingebettet?
- Welches ZUGFeRD-Profil wird verwendet?
- Sind die notwendigen Rechnungsangaben vorhanden?
- Stimmen Summen und Steuerinformationen?
- Enthält die XML-Struktur technische Fehler?
- Gibt es Abweichungen zwischen sichtbarer PDF und XML-Daten?
Welche Vorteile hat ZUGFeRD?
Gewohnte Darstellung
Mitarbeiter und Geschäftspartner können weiterhin eine klassische Rechnung sehen.
Automatische Verarbeitung
Buchhaltungssoftware kann Rechnungsdaten direkt aus dem strukturierten Teil übernehmen.
Eine Datei
Sichtbare Darstellung und strukturierte Daten werden gemeinsam in einem Dokument transportiert.
Sanfter Umstieg
Unternehmen können vertraute PDF-Prozesse mit zunehmend automatisierter Verarbeitung verbinden.
B2B-tauglich
ZUGFeRD eignet sich für viele typische Rechnungsprozesse zwischen Unternehmen.
International abgestimmt
Durch Factur-X besteht ein gemeinsamer deutsch-französischer Formatansatz.
7 häufige Fehler bei ZUGFeRD
1. Jede PDF als ZUGFeRD-Rechnung betrachten
Eine normale PDF ohne eingebetteten strukturierten XML-Datensatz ist keine ZUGFeRD-E-Rechnung.
2. Das MINIMUM-Profil für eine Pflicht-E-Rechnung verwenden
Das Profil MINIMUM erfüllt nicht die Anforderungen an die obligatorische E-Rechnung.
3. BASIC-WL mit BASIC verwechseln
BASIC-WL enthält keine Rechnungspositionen und ist keine vollständige umsatzsteuerliche Rechnung.
4. Nur den sichtbaren PDF-Teil prüfen
Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich.
5. Eine alte Version dauerhaft verwenden
Standards, Validierungsregeln und Codelisten werden regelmäßig aktualisiert.
6. ZUGFeRD mit XRechnung gleichsetzen
Beide sind strukturierte E-Rechnungsformate, unterscheiden sich aber insbesondere beim hybriden PDF-Anteil.
7. Format und Übertragungsweg verwechseln
ZUGFeRD beschreibt ein Rechnungsformat. E-Mail, Portal, Schnittstelle oder andere Wege betreffen dagegen die Übertragung.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Es verbindet eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Zum Stand September 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 die aktuelle veröffentlichte Version. Sie ist seit dem 1. September 2026 gültig.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
Die fünf ZUGFeRD-Profile heißen MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Sie unterscheiden sich im Umfang der strukturierten Rechnungsinformationen.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?
Für viele normale elektronische Rechnungen ist das Profil EN 16931 eine gute Orientierung. Bei komplexeren Geschäftsprozessen kann EXTENDED sinnvoll sein. MINIMUM und BASIC-WL eignen sich nicht für die obligatorische E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD verbindet strukturierte XML-Daten mit einer integrierten PDF-Darstellung. Eine XRechnung besteht dagegen aus strukturierten Daten ohne integrierte klassische PDF-Rechnung.
Was gilt bei Unterschieden zwischen PDF und XML?
Bei einer hybriden E-Rechnung ist der strukturierte Rechnungsteil maßgeblich. Weicht die PDF-Darstellung von den strukturierten Rechnungsdaten ab, gehen die strukturierten Daten vor.
Was ist Factur-X?
Factur-X ist die französische Bezeichnung des gemeinsam entwickelten hybriden Rechnungsformats. ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind technisch identisch.
Kann ich ZUGFeRD per E-Mail versenden?
Im normalen B2B-Bereich kann eine ZUGFeRD-Rechnung grundsätzlich auch per E-Mail übermittelt werden. Bei öffentlichen Auftraggebern können konkrete Übertragungswege vorgeschrieben sein.
Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Am einfachsten wird ZUGFeRD mit geeigneter Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software erstellt. Die Software erzeugt die PDF/A-3-Datei und bettet die strukturierten XML-Rechnungsdaten ein.
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- Forum elektronische Rechnung Deutschland: ZUGFeRD / Factur-X
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- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
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- Europäische Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung
Fach- und Versionsstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. ZUGFeRD, Validierungsregeln, Codelisten und die europäische Norm werden fortlaufend weiterentwickelt. Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.