XRechnung erstellen 2026: Schritt für Schritt zur korrekten XML-Rechnung
Eine XRechnung ist keine gestaltete PDF-Datei, sondern ein strukturierter XML-Datensatz. Du musst diesen XML-Code normalerweise nicht selbst schreiben: Rechnungssoftware, E-Rechnungsgeneratoren oder ERP-Systeme erzeugen ihn aus deinen Rechnungsdaten. Entscheidend ist, dass die benötigten Angaben vollständig und korrekt zugeordnet sind und die Datei vor dem Versand geprüft wird.
XRechnung erstellen: vier Fakten
So entsteht aus Rechnungsdaten eine XRechnung
Für den normalen Anwender steht nicht der XML-Code im Mittelpunkt. Die Rechnungssoftware übersetzt deine Geschäftsdaten in den strukturierten Standard.
Rechnungsdaten
Kunde, Positionen, Beträge, Steuer und Zahlungsinformationen.
XRechnung
Die Software erzeugt den strukturierten XML-Datensatz.
Validierung
Format- und Geschäftsregeln werden technisch geprüft.
Übermittlung
E-Mail, Portal, Schnittstelle oder vorgeschriebener Empfangsweg.
Wie kann ich eine XRechnung erstellen?
Praktisch gibt es drei typische Wege. Welcher sinnvoll ist, hängt vor allem von Rechnungsmenge, Unternehmensgröße und vorhandener IT ab.
Rechnungssoftware
Für Selbstständige und kleine Unternehmen meist die einfachste Lösung.
- Rechnung normal erfassen
- XML automatisch erzeugen
- Pflichtfelder unterstützen
- Versand integrieren
- Rechnungen verwalten
Generator / kostenlose Lösung
Kann sinnvoll sein, wenn nur gelegentlich eine XRechnung benötigt wird.
- Daten im Formular eingeben
- XML-Datei erzeugen
- Datei herunterladen
- anschließend selbst übermitteln
ERP / eigene Implementierung
Für Unternehmen mit automatisierten Rechnungsprozessen oder hoher Belegzahl.
- UBL oder CII generieren
- XRechnung-Regeln implementieren
- Validator integrieren
- Schnittstellen automatisieren
Welche XRechnung-Version muss ich 2026 verwenden?
Aktuell gilt weiterhin XRechnung 3.0. Diese Version ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft.
Im Sommer 2026 gab es keinen neuen normativen Versionswechsel. Die KoSIT gibt deshalb an, dass XRechnung 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft bleibt.
XRechnung 3.0
Das ist weiterhin die produktiv maßgebliche Version.
Bundle 3.0.2 Summer 2026
Das aktuelle Bugfix-Bundle trägt die Fassung vom 31. August 2026.
Welche Angaben brauche ich für eine XRechnung?
Eine XRechnung bildet Rechnungsinformationen nicht nur visuell, sondern in eindeutig definierten strukturierten Datenfeldern ab. Die konkrete Belegung richtet sich nach EN 16931 und den Regeln der XRechnung.
Rechnungsaussteller
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens.
Rechnungsempfänger
Name und Anschrift des Kunden beziehungsweise Empfängers.
Steuerliche Kennung
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID entsprechend dem Rechnungsfall.
Rechnungsnummer
Eindeutige Rechnungsnummer.
Rechnungsdatum
Datum der Ausstellung der Rechnung.
Rechnungspositionen
Menge und Art der Ware oder Art und Umfang der Leistung.
Lieferung oder Leistung
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, soweit erforderlich.
Umsatzsteuer
Steuerkategorie, Bemessungsgrundlage, Steuersatz und Steuerbetrag.
Gesamtbeträge
Netto-, Steuer-, Brutto- und gegebenenfalls Zahlbetrag.
Zahlungsdaten
Beispielsweise IBAN und Angaben zur Zahlungsart.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel und gegebenenfalls Hinweise zu Entgeltminderungen.
Käuferreferenz
Referenz des Empfängers; im B2G-Bereich häufig die Leitweg-ID.
XRechnung erstellen in 7 Schritten
Der genaue Bildschirm unterscheidet sich von Software zu Software. Der fachliche Ablauf bleibt jedoch weitgehend gleich.
Empfänger prüfen
Kläre zunächst, ob dein Kunde ein Unternehmen oder ein öffentlicher Auftraggeber ist. Frage bei Bedarf nach gewünschtem Format, Referenzen und Übermittlungsweg.
Kundenstammdaten vollständig hinterlegen
Name, Anschrift, elektronische Adresse und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID, Kundenreferenz oder Leitweg-ID müssen korrekt sein.
Rechnungspositionen erfassen
Erfasse Waren beziehungsweise Leistungen, Mengen, Preise, Steuerkategorien und relevante Leistungsangaben.
Zahlungsinformationen ergänzen
Hinterlege Zahlungsart, Bankverbindung, Zahlungsziel sowie gegebenenfalls vereinbarte Zahlungsbedingungen.
XRechnung als Ausgabeformat wählen
Lass die Software die XML-Datei nach XRechnung erzeugen. Falls zwischen UBL und CII gewählt werden kann, beachte die Empfängeranforderungen.
Datei prüfen
Prüfe die XML-Datei gegen die aktuellen technischen Regeln. Fehler sollten vor der Übermittlung korrigiert werden.
Übermitteln und Original aufbewahren
Sende die Datei über den vereinbarten beziehungsweise vorgeschriebenen Weg und bewahre die strukturierte Originaldatei auf.
XRechnung für Unternehmen oder Behörde erstellen?
XRechnung ist nicht ausschließlich ein Behördenformat. Sie kann auch im normalen B2B-Geschäft eingesetzt werden. Die praktischen Anforderungen unterscheiden sich jedoch.
Rechnung an Unternehmen
- XRechnung grundsätzlich möglich
- keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht
- Übermittlungsweg kann vereinbart werden
- E-Mail kann möglich sein
- Käuferreferenz des Kunden beachten
Rechnung an Behörde
- Vorgaben des Auftraggebers prüfen
- Leitweg-ID kann erforderlich sein
- bestimmtes Portal kann vorgeschrieben sein
- weitere Referenzen können verlangt werden
- Bund und Länder können unterschiedliche Prozesse haben
Brauche ich zum Erstellen einer XRechnung eine Leitweg-ID?
Für normale B2B-Rechnungen grundsätzlich nein. Die Leitweg-ID wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet.
XRechnung verwendet das Feld BT-10 „Buyer reference“. Der Rechnungsempfänger kann hierfür eine eigene Referenz vorgeben.
Häufig Leitweg-ID
Im öffentlichen Bereich dient BT-10 typischerweise der Angabe der vom Empfänger vorgegebenen Leitweg-ID.
Andere Käuferreferenz
Im B2B-Bereich kann der Empfänger eine andere interne Referenz verwenden. Umsatzsteuerlich besteht keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht.
Mehr dazu: Leitweg-ID einfach erklärt .
UBL oder CII: Welche Syntax soll ich wählen?
XRechnung kann in zwei XML-Syntaxen umgesetzt werden: UBL und UN/CEFACT CII.
Beide bilden das semantische Rechnungsmodell technisch ab, verwenden aber unterschiedliche XML-Strukturen.
UBL
Universal Business Language ist eine verbreitete XML-Syntax für elektronische Geschäftsdokumente.
<cbc:ID>2026-1001</cbc:ID>
...
</Invoice>
CII
Cross Industry Invoice ist die Rechnungssyntax von UN/CEFACT und wird ebenfalls von XRechnung unterstützt.
...
</rsm:CrossIndustryInvoice>
Den europäischen Unterbau erklären wir ausführlich unter EN 16931 – Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD .
Warum sollte eine XRechnung validiert werden?
Eine Datei mit der Endung .xml ist nicht automatisch eine gültige XRechnung.
Die Datei muss die zulässige Syntax, das semantische Datenmodell und die für XRechnung geltenden Geschäftsregeln erfüllen.
Valide
Die geprüften technischen Regeln werden erfüllt.
Warnung
Eine Auffälligkeit sollte geprüft werden, führt aber nicht zwingend zur Ablehnung.
Fehler
Relevante Regeln wurden verletzt und sollten vor der Übermittlung korrigiert werden.
Mehr zur technischen und inhaltlichen Kontrolle: E-Rechnung prüfen und validieren .
Wie wird eine XRechnung versendet?
Eine XRechnung muss im normalen B2B-Bereich nicht grundsätzlich über einen einzigen zentralen Übermittlungsweg versendet werden. Entscheidend sind die Anforderungen des Empfängers und der vereinbarte beziehungsweise vorgeschriebene Prozess.
Im normalen B2B-Bereich kann eine XRechnung beispielsweise per E-Mail übermittelt werden.
Portal
Behörden und Unternehmen können bestimmte Rechnungsportale einsetzen.
Schnittstelle
ERP- und Buchhaltungssysteme können Rechnungen automatisiert übertragen.
Peppol
Peppol ermöglicht standardisierten elektronischen Dokumentenaustausch zwischen angeschlossenen Teilnehmern.
Zum Versand per E-Mail: E-Rechnung per E-Mail . Mehr zum europäischen Übertragungsnetz: Peppol und E-Rechnung .
Wie kontrolliere ich eine erstellte XRechnung?
Anders als ZUGFeRD enthält eine normale XRechnung keine integrierte klassische PDF-Rechnungsansicht. Die Rechnung besteht aus dem strukturierten XML-Datensatz.
Für die menschliche Kontrolle kannst du einen E-Rechnungsviewer verwenden.
XML-Datei
Das ist die eigentliche strukturierte Rechnung.
Viewer
Ein Viewer stellt die XML-Daten für Menschen übersichtlich dar.
Auch über die Finanzverwaltung steht ein E-Rechnungsviewer zur Verfügung.
Mehr zum Öffnen von XML-Rechnungen findest du unter XRechnung öffnen und lesbar anzeigen .
Wie lange muss ich eine XRechnung aufbewahren?
Unternehmer müssen Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren.
Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Mehr dazu: E-Rechnung richtig aufbewahren und archivieren .
Welche Software kann XRechnungen erstellen?
Viele aktuelle Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme unterstützen XRechnung. Unterschiede gibt es bei kostenlosen Tarifen, B2G-Feldern, Prüfung, Empfang, Buchhaltung und Automatisierung.
sevdesk
Rechnungsstellung und Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen.
sevdesk E-Rechnung →Accountable
Besonders interessant für Solo-Selbstständige und kostenlose E-Rechnungen.
Accountable E-Rechnung →FastBill
Rechnungssoftware mit E-Rechnungsfunktionen für kleinere Unternehmen.
FastBill E-Rechnung →Passende XRechnungssoftware finden
Wenn du XRechnungen regelmäßig erstellst, lohnt sich eine Lösung, die nicht nur XML exportiert, sondern Rechnungsdaten, Prüfung, Empfang und Buchhaltung sinnvoll miteinander verbindet.
8 häufige Fehler beim Erstellen einer XRechnung
1. Eine normale PDF „XRechnung“ nennen
Eine XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz und nicht lediglich eine PDF-Datei.
2. Veraltete XRechnung-Version verwenden
Für neue Rechnungen sollte der aktuell geltende Standard verwendet werden. Derzeit ist dies XRechnung 3.0.
3. Leistungsangaben vergessen
Liefer- beziehungsweise Leistungsangaben müssen entsprechend dem Rechnungsfall korrekt abgebildet werden.
4. Leitweg-ID bei jedem B2B-Kunden verlangen
Eine Leitweg-ID ist keine allgemeine Voraussetzung für normale B2B-E-Rechnungen.
5. Empfängeranforderungen ignorieren
Gerade Behörden können bestimmte Übermittlungswege und Referenzen verlangen.
6. XML ungeprüft versenden
Eine technische Validierung kann Fehler erkennen, bevor der Empfänger die Rechnung zurückweist.
7. Viewer-Anzeige mit Originaldatei verwechseln
Die lesbare Darstellung ersetzt nicht den strukturierten XML-Datensatz.
8. XML nach dem Versand löschen
Der strukturierte Originalteil muss für die gesetzliche Aufbewahrung erhalten bleiben.
Häufige Fragen zum Erstellen einer XRechnung
Wie kann ich eine XRechnung erstellen?
Am einfachsten mit geeigneter Rechnungssoftware oder einem E-Rechnungsgenerator. Du erfasst die Rechnungsdaten und das Programm erzeugt daraus eine strukturierte XML-Datei nach XRechnung.
Kann ich eine XRechnung selbst erstellen?
Ja. Technisch kann eine XRechnung selbst als XML erzeugt werden. Für normale Unternehmen ist Software jedoch sinnvoller, weil zahlreiche technische Regeln, Felder und Codelisten berücksichtigt werden müssen.
Welche XRechnung-Version gilt 2026?
Aktuell gilt XRechnung 3.0. Nach Angaben der KoSIT bleibt der Standard mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Das aktuelle technische Paket ist XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026.
Ist eine XRechnung eine XML-Datei?
Ja. XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Rechnungsformat. Sie enthält anders als ZUGFeRD keine integrierte PDF-Rechnungsansicht.
Brauche ich für eine XRechnung eine Leitweg-ID?
Nicht allgemein. Die Leitweg-ID wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt. Im normalen B2B-Bereich besteht keine allgemeine umsatzsteuerliche Leitweg-ID-Pflicht.
Was ist BT-10 bei einer XRechnung?
BT-10 ist die Käuferreferenz beziehungsweise Buyer Reference. Bei öffentlichen Auftraggebern wird dort häufig die Leitweg-ID verwendet. Andere Empfänger können andere Referenzen vorgeben.
Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?
UBL und UN/CEFACT CII sind unterschiedliche XML-Syntaxen, mit denen Rechnungsinformationen einer XRechnung technisch dargestellt werden. XRechnung unterstützt beide.
Muss ich eine XRechnung validieren?
Eine Validierung ist nicht für sich allein Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das BMF empfiehlt sie jedoch, weil damit Formatfehler sowie fehlende oder unlogische Angaben erkannt werden können.
Kann ich eine XRechnung per E-Mail versenden?
Im normalen B2B-Bereich kann E-Mail grundsätzlich ein möglicher Übertragungsweg sein. Bei öffentlichen Auftraggebern sind die konkreten Vorgaben des Empfängers zu beachten.
Wie kann ich eine XRechnung öffnen?
Eine XRechnung kann technisch mit einem Texteditor geöffnet werden. Für eine verständliche Rechnungsansicht empfiehlt sich jedoch ein E-Rechnungsviewer.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja. Es gibt kostenlose Generatoren und Rechnungssoftware mit kostenlosen Tarifen. Funktionsumfang, Rechnungslimits und B2G-Felder unterscheiden sich jedoch.
Wie lange muss ich eine erstellte XRechnung aufbewahren?
Unternehmer müssen Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Passende Ratgeber zur XRechnung
Offizielle Quellen und technische Grundlagen
- KoSIT / XStandards Einkauf – Standard XRechnung
- KoSIT – aktuelle XRechnung-Versionen und Bundles
- KoSIT – XRechnung Bugfix Release Sommer 2026
- KoSIT – Mapping UStG zu EN 16931
- KoSIT – FAQ zu XRechnung und Leitweg-ID
- KoSIT – Ausblick auf XRechnung 4.0 und EN 16931-1:2026
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
- ELSTER – E-Rechnungsviewer
Rechts- und Technikstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Technische Komponenten, Prüfregeln und Übermittlungswege werden weiterentwickelt. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen Bundes, Landes, der Kommune beziehungsweise des konkreten Auftraggebers zu beachten. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche, rechtliche oder technische Beratung.