E-Rechnung & Gutschrift 2026: Gutschriftsverfahren, XRechnung und ZUGFeRD richtig nutzen
Bei einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn schreibt nicht der Lieferant oder Dienstleister seine Rechnung selbst. Stattdessen erstellt der Leistungsempfänger die Abrechnung über die Leistung. Dieses sogenannte Gutschriftsverfahren ist auch mit E-Rechnungen möglich – und bei einem verpflichtenden inländischen B2B-Fall gelten grundsätzlich dieselben E-Rechnungsregeln wie bei einer normalen Rechnung.
Was ist eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn?
Normalerweise stellt der Unternehmer, der eine Lieferung oder sonstige Leistung erbringt, die dazugehörige Rechnung aus.
Das Umsatzsteuergesetz erlaubt aber auch den umgekehrten Weg: Der Leistungsempfänger erstellt die Rechnung über die Leistung des Unternehmers.
Genau dieses Verfahren bezeichnet § 14 UStG als Gutschrift.
Typische Einsatzbereiche finden sich beispielsweise bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen, Provisionen, Handelsvertreterabrechnungen, bestimmten Lieferantenbeziehungen oder anderen Geschäftsmodellen, bei denen der Leistungsempfänger die abrechnungsrelevanten Daten selbst ermittelt.
Wer stellt beim Gutschriftsverfahren die Rechnung aus?
Gerade hier entstehen häufig Missverständnisse. Leistung und Rechnung bewegen sich gewissermaßen in unterschiedliche Richtungen.
Kunde / Auftraggeber
Er erhält die Lieferung oder Leistung.
Beim Gutschriftsverfahren erstellt er die Rechnung für die Leistung des Geschäftspartners.
Lieferant / Dienstleister
Er hat die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht.
Er erhält die vom Kunden ausgestellte Gutschrift.
Gutschrift, Credit Note und Rechnungsberichtigung sind nicht dasselbe
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird „Gutschrift“ für verschiedene Vorgänge benutzt. Bei E-Rechnungen sollte sauber unterschieden werden, weil die technischen Rechnungstypen verschieden sind.
Gutschrift nach UStG
Self-billed invoice
Der Leistungsempfänger erstellt nach vorheriger Vereinbarung die Rechnung für die Leistung des Lieferanten.
Kaufmännische Gutschrift
Credit note
Ein Betrag wird beispielsweise kaufmännisch gutgeschrieben oder eine Forderung gemindert. Das ist nicht automatisch eine Gutschrift nach § 14 UStG.
Rechnungsberichtigung
Corrected invoice
Eine bereits ausgestellte Rechnung wird wegen falscher oder fehlender Angaben berichtigt.
Mehr zur Rechnungsberichtigung: E-Rechnung korrigieren & stornieren .
Muss eine Gutschrift als E-Rechnung ausgestellt werden?
Grundsätzlich ja, wenn der zugrunde liegende Umsatz unter die verpflichtende E-Rechnung fällt und keine Ausnahme oder Übergangsregel greift.
Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift gelten.
Inländisches B2B
Der Leistende und der Leistungsempfänger sind inländische Unternehmer, der Kunde bezieht die Leistung für sein Unternehmen und es greift keine gesetzliche Ausnahme.
Nach Ablauf einer anwendbaren Übergangsregel muss die Gutschrift grundsätzlich als E-Rechnung erfolgen.
Übergangsregel noch möglich
Bis einschließlich 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden.
Für 2027 kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch eine weitere Übergangsregel greifen.
Zur Grundprüfung: E-Rechnung im B2B-Geschäft und E-Rechnung Ausnahmen .
Gutschrift nur nach vorheriger Vereinbarung
§ 14 UStG erlaubt die Ausstellung einer Rechnung durch den Leistungsempfänger nur, wenn dies vorher vereinbart wurde.
Für die Praxis ist eine dokumentierte Vereinbarung besonders sinnvoll, damit später eindeutig nachvollzogen werden kann, wer abrechnet und welches Verfahren gilt.
Wer rechnet ab?
Festlegen, dass der Leistungsempfänger das Gutschriftsverfahren übernimmt.
Welche Leistungen?
Definieren, für welche Verträge, Provisionen oder Leistungen das Verfahren gilt.
Welche Daten?
Vereinbaren, welche Abrechnungsgrundlagen und Stammdaten benötigt werden.
Welches Format?
XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes zulässiges E-Rechnungsformat festlegen.
Welcher Versandweg?
Beispielsweise E-Mail, Portal oder elektronische Schnittstelle abstimmen.
Wie bei Fehlern?
Ansprechpartner, Prüfung, Widerspruch und Korrekturprozess festlegen.
Welche Pflichtangaben braucht eine E-Rechnungs-Gutschrift?
Eine Gutschrift ist umsatzsteuerlich eine Rechnung und muss daher grundsätzlich die für den jeweiligen Rechnungsfall erforderlichen Angaben enthalten.
Hinzu kommt eine besonders wichtige Angabe:
| Angabe | Grundsätzlich erforderlich? | Praxis |
|---|---|---|
| Leistender Unternehmer | Ja | Name und vollständige Anschrift des Lieferanten bzw. Dienstleisters |
| Leistungsempfänger | Ja | Name und Anschrift des Gutschriftsausstellers |
| Steuerliche Identifikation | Ja | Erforderliche Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. des leistenden Unternehmers |
| Ausstellungsdatum | Ja | Datum der Gutschrift |
| Rechnungsnummer | Ja | Eindeutige Nummer der Gutschrift |
| Leistung | Ja | Art und Umfang der abgerechneten Leistung |
| Leistungszeitpunkt | Ja | Liefer- oder Leistungszeitpunkt |
| Entgelt | Ja | Nettobetrag entsprechend dem steuerlichen Sachverhalt |
| Umsatzsteuer | Je nach Fall | Steuersatz und Steuerbetrag oder erforderlicher Befreiungshinweis |
| Kennzeichnung „Gutschrift“ | Ja | Besondere Pflichtangabe des Gutschriftsverfahrens |
Alle allgemeinen Angaben findest du unter E-Rechnung Pflichtangaben .
Wie wird eine Gutschrift in XRechnung gekennzeichnet?
XRechnung unterscheidet die verschiedenen Abrechnungsszenarien über den Invoice type code (BT-3).
Self-billed invoice
Steuerliche Gutschrift im Gutschriftsverfahren.
Credit note
Kaufmännische Gutschrift. Nicht mit dem Gutschriftsverfahren verwechseln.
Corrected invoice
Rechnungsberichtigung einer bereits ausgestellten Rechnung.
Mehr zum technischen Format: XRechnung erklärt und XRechnung erstellen .
Kann das Gutschriftsverfahren mit ZUGFeRD abgebildet werden?
Ja. Auch ZUGFeRD kann für entsprechende Gutschriftsprozesse eingesetzt werden, sofern das verwendete Profil und die Software den notwendigen Geschäftsvorgang korrekt abbilden.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland stellt für die aktuelle ZUGFeRD-Version sogar ausdrücklich Beispielrechnungen für eine „Gutschrift im Gutschriftsverfahren“ bereit.
Geschäftsvorgang korrekt abbilden
Die steuerlichen Pflichtdaten und der Gutschriftscharakter müssen im strukturierten Datensatz richtig enthalten sein.
Sichtbare Darstellung
ZUGFeRD bietet zusätzlich eine menschenlesbare PDF-Darstellung der Abrechnung.
Mehr dazu: ZUGFeRD erklärt , ZUGFeRD erstellen und ZUGFeRD Profile .
E-Rechnung im Gutschriftsverfahren: 8 Schritte
Gutschriftsverfahren vereinbaren
Vor der Abrechnung muss zwischen den Beteiligten vereinbart sein, dass der Leistungsempfänger abrechnet.
Unternehmerdaten erfassen
Stammdaten, Anschriften und steuerliche Angaben des leistenden Unternehmers aktuell halten.
Abrechnungsdaten ermitteln
Leistung, Zeitraum, Mengen, Provisionen oder sonstige Abrechnungsgrundlagen feststellen.
Steuerlichen Sachverhalt prüfen
Steuersatz, Steuerbefreiung, Reverse Charge oder weitere Besonderheiten berücksichtigen.
E-Rechnung erzeugen
Geeignetes Format verwenden und den Geschäftsvorgang als Gutschrift abbilden.
Pflichtangaben prüfen
Insbesondere den richtigen Rechnungstyp und die Kennzeichnung des Gutschriftsverfahrens prüfen.
Gutschrift übermitteln
Beispielsweise per E-Mail, Schnittstelle oder vereinbartem Portal.
Prüfung und Aufbewahrung
Beide Seiten sollten die Abrechnung prüfen und den strukturierten Datensatz entsprechend aufbewahren.
Beispiel: Provisionsabrechnung als E-Rechnungs-Gutschrift
Ein Unternehmen arbeitet mit einem selbstständigen Vertriebspartner. Die Beteiligten haben vorher vereinbart, dass das Unternehmen die monatlichen Provisionen im Gutschriftsverfahren abrechnet.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Leistender Unternehmer | Vertriebspartner Müller |
| Leistungsempfänger / Gutschriftsaussteller | Muster GmbH |
| Abrechnungszeitraum | August 2026 |
| Leistung | Vermittlungsleistungen August 2026 |
| Nettoentgelt | 3.000,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 570,00 € |
| Gesamtbetrag | 3.570,00 € |
| Kennzeichnung | Gutschrift |
| XRechnung BT-3 | 389 – Self-billed invoice |
Was passiert bei einem Widerspruch gegen die Gutschrift?
Der leistende Unternehmer sollte jede erhaltene Gutschrift kontrollieren.
Ist sie beispielsweise hinsichtlich Leistungsumfang, Preis oder Steuer falsch, kann ein Widerspruch relevant werden.
Abrechnung prüfen
Stimmen Leistung, Zeitraum, Betrag, Steuersatz und Geschäftspartnerdaten?
Nicht einfach ignorieren
Fehler sollten mit dem Gutschriftsaussteller geklärt und erforderlichenfalls korrigiert werden.
Wer versteuert die Gutschrift und wer zieht Vorsteuer?
Das Gutschriftsverfahren ändert nicht den zugrunde liegenden Leistungsaustausch.
Umsatzsteuer
Der Lieferant oder Dienstleister bleibt derjenige, der die Leistung ausgeführt hat. Die steuerliche Behandlung der Ausgangsleistung richtet sich nach diesem Leistungsvorgang.
Vorsteuer
Der Leistungsempfänger kann bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen den Vorsteuerabzug aus der ordnungsgemäßen Gutschrift geltend machen.
Wie wird eine fehlerhafte Gutschrift korrigiert?
Auch eine Gutschrift kann falsche oder unvollständige Rechnungsangaben enthalten.
Bei einer Berichtigung gelten grundsätzlich die allgemeinen Regeln der Rechnungsberichtigung. Besonderheit des Gutschriftsverfahrens ist, dass die Berichtigung durch den Gutschriftsaussteller erfolgen kann.
Fehler feststellen
Zum Beispiel falscher Betrag, Leistungszeitraum oder falsche steuerliche Behandlung.
Original eindeutig bestimmen
Die fehlerhafte Gutschrift muss eindeutig identifizierbar sein.
Korrekturdokument erstellen
Die fehlerhaften oder fehlenden Angaben werden ordnungsgemäß berichtigt.
Eindeutig referenzieren
Der Bezug auf die ursprüngliche Abrechnung muss klar nachvollziehbar sein.
Erneut prüfen und übermitteln
Strukturierte Daten, Steuer und Beträge kontrollieren und die Berichtigung übermitteln.
Mehr zur Berichtigung: E-Rechnung korrigieren & stornieren .
Wie wird eine E-Rechnungs-Gutschrift übermittelt?
Für die allgemeine B2B-E-Rechnung schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen einzigen Übermittlungsweg vor.
Deshalb kann auch eine Gutschrift beispielsweise übermittelt werden per:
Strukturierte Datei als E-Mail-Anhang.
Schnittstelle
Automatisierter Austausch zwischen ERP- oder Buchhaltungssystemen.
Portal
Bereitstellung über ein vereinbartes Abrechnungsportal.
Mehr dazu: E-Rechnung per E-Mail .
Welche Punkte sollte der Leistende an der Gutschrift prüfen?
- Ist das Dokument tatsächlich für meine Leistung bestimmt?
- Stimmen Name und Anschrift der Beteiligten?
- Ist meine steuerliche Identifikation korrekt?
- Ist die Gutschrift eindeutig gekennzeichnet?
- Stimmen Leistungszeitraum und Leistungsbeschreibung?
- Stimmen Mengen, Provisionen oder sonstige Abrechnungswerte?
- Ist der Nettobetrag richtig?
- Ist die umsatzsteuerliche Behandlung korrekt?
- Stimmt der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag?
- Ist bei XRechnung der richtige Rechnungstyp verwendet worden?
Zur Prüfung: E-Rechnung prüfen & validieren .
Wie lange muss eine E-Rechnungs-Gutschrift aufbewahrt werden?
Auch eine Gutschrift ist eine Rechnung. Für ein- und ausgehende Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Ausgestellte Abrechnung
Der Leistungsempfänger, der die Gutschrift erstellt, muss den entsprechenden Rechnungsbeleg nachvollziehbar erhalten.
Empfangene Gutschrift
Der Unternehmer erhält die Gutschrift als Rechnung über seine eigene Leistung und bewahrt sie entsprechend auf.
Ausführlich: E-Rechnung aufbewahren & archivieren .
10 typische Fehler bei E-Rechnungen im Gutschriftsverfahren
1. Keine vorherige Vereinbarung
Das Gutschriftsverfahren setzt eine vorherige Vereinbarung zwischen den Beteiligten voraus.
2. Kaufmännische Gutschrift und Gutschriftsverfahren verwechseln
Beide Vorgänge haben eine unterschiedliche steuerliche und technische Bedeutung.
3. Falschen XRechnung-Typ verwenden
Für die umsatzsteuerliche Gutschrift ist Code 389 „Self-billed invoice“ vorgesehen.
4. Kennzeichnung „Gutschrift“ vergessen
Die besondere Rechnungsangabe ist gesetzlich vorgeschrieben.
5. Rollen von Lieferant und Rechnungsaussteller vertauschen
Der Kunde erstellt zwar das Dokument, der Geschäftspartner bleibt aber der leistende Unternehmer.
6. Falsche Umsatzsteuer berechnen
Der Gutschriftsaussteller muss den steuerlichen Sachverhalt des Leistenden korrekt abbilden.
7. Änderungen des Steuerstatus nicht kommunizieren
Ändert sich beispielsweise die steuerliche Behandlung des Leistenden, müssen die Stammdaten und Abrechnungsregeln angepasst werden.
8. Fehlerhafte Gutschrift einfach ignorieren
Abweichungen sollten unverzüglich geklärt und gegebenenfalls berichtigt werden.
9. Nur den sichtbaren ZUGFeRD-Teil prüfen
Bei hybriden E-Rechnungen sind die strukturierten Daten der führende Teil.
10. Strukturierte Originaldatei nicht aufbewahren
Der strukturierte Rechnungsteil muss grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Gutschrift vor der Verarbeitung prüfen
Beim Gutschriftsverfahren sollte besonders auf den richtigen Rechnungstyp, die Rollen der Beteiligten, Steuerangaben und die strukturierte Umsetzung geachtet werden.
Häufige Fragen zu E-Rechnung und Gutschrift
Was ist eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn?
Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die nicht der leistende Unternehmer selbst, sondern der Leistungsempfänger für dessen Lieferung oder sonstige Leistung ausstellt. Voraussetzung ist, dass dieses Abrechnungsverfahren vorher vereinbart wurde.
Muss eine Gutschrift als E-Rechnung erstellt werden?
Wenn der zugrunde liegende Umsatz unter die verpflichtende E-Rechnung fällt, gelten die E-Rechnungsvorschriften grundsätzlich auch für eine Rechnung im Gutschriftsverfahren. Ausnahmen und noch anwendbare Übergangsregelungen bleiben zu beachten.
Muss das Gutschriftsverfahren vorher vereinbart werden?
Ja. § 14 UStG setzt voraus, dass zwischen Leistungsempfänger und leistendem Unternehmer vorher vereinbart wurde, dass der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt.
Muss auf einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“ stehen?
Das Gutschriftsverfahren muss als solches gekennzeichnet werden. § 14 Abs. 4 UStG verlangt hierfür die Angabe „Gutschrift“. Bei einer E-Rechnung kann die Kennzeichnung insbesondere über den entsprechenden strukturierten Rechnungstyp erfolgen.
Welcher XRechnung-Code gilt für eine Gutschrift nach UStG?
Für das Gutschriftsverfahren verwendet XRechnung im Feld BT-3 den Code 389 „Self-billed invoice“.
Was ist der Unterschied zwischen Code 389 und Code 381?
Code 389 bezeichnet eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Gutschriftsverfahren, also eine Self-billed invoice. Code 381 bezeichnet dagegen eine Credit Note beziehungsweise kaufmännische Gutschrift.
Ist eine Rechnungsberichtigung ebenfalls eine Gutschrift?
Nein. Eine Rechnungsberichtigung ist grundsätzlich ein anderer Vorgang. XRechnung verwendet hierfür den Code 384 „Corrected invoice“. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Berichtigung allerdings im Rahmen eines vorher vereinbarten Gutschriftsverfahrens durch den Leistungsempfänger vorgenommen werden.
Kann eine Gutschrift mit ZUGFeRD erstellt werden?
Ja. Das Gutschriftsverfahren kann auch mit ZUGFeRD abgebildet werden, wenn das verwendete Profil und die Software den Vorgang korrekt unterstützen. FeRD stellt für die aktuelle ZUGFeRD-Version entsprechende Beispielrechnungen bereit.
Was passiert, wenn der Leistende der Gutschrift widerspricht?
Nach § 14 UStG verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. Der Vorgang sollte deshalb steuerlich und buchhalterisch nachvollziehbar bearbeitet werden.
Wer schuldet bei einer Gutschrift die Umsatzsteuer?
Das Gutschriftsverfahren ändert grundsätzlich nicht den zugrunde liegenden Leistungsvorgang. Der Lieferant oder Dienstleister bleibt der leistende Unternehmer. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach der von ihm ausgeführten Leistung.
Darf eine fehlerhafte E-Rechnungs-Gutschrift korrigiert werden?
Ja. Fehlerhafte oder fehlende Rechnungsangaben können berichtigt werden. Der Zusammenhang mit der ursprünglichen Abrechnung muss eindeutig nachvollziehbar sein. Im Gutschriftsverfahren kann die Berichtigung durch den Gutschriftsaussteller vorgenommen werden.
Wie lange muss eine E-Rechnungs-Gutschrift aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Passende Ratgeber zum Gutschriftsverfahren
E-Rechnung korrigieren
Rechnungsberichtigung, Storno und Neuausstellung richtig unterscheiden.
Korrektur verstehen →E-Rechnung Pflichtangaben
Welche Daten zwingend in die strukturierte Rechnung gehören.
Pflichtangaben ansehen →E-Rechnung Ausnahmen
Dauerhafte Ausnahmen und Übergangsregeln richtig unterscheiden.
Ausnahmen prüfen →E-Rechnung aufbewahren
Fristen, Originaldateien und strukturierte Daten archivieren.
Aufbewahrung verstehen →Offizielle Quellen und technische Grundlagen
- § 14 UStG – Rechnungsausstellung, Gutschriftsverfahren und Pflichtangaben
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
- Bundesministerium der Finanzen – Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses vom 15. Oktober 2025
- XStandards Einkauf / KoSIT – Standard XRechnung
- XStandards Einkauf – aktuelle Versionen und Bundles der XRechnung
- Forum elektronische Rechnung Deutschland – ZUGFeRD
- FeRD – ZUGFeRD-Beispielrechnungen einschließlich Gutschrift im Gutschriftsverfahren
- FeRD – aktuelle ZUGFeRD-Version 2.5.2
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Das Gutschriftsverfahren kann insbesondere bei fehlerhaftem Steuerausweis, grenzüberschreitenden Leistungen, Reverse Charge oder Änderungen des Steuerstatus zusätzliche steuerliche Fragen auslösen. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.