E-Rechnung im B2B 2026: Wann Unternehmen verpflichtet sind und was jetzt gilt
Die deutsche E-Rechnungspflicht zielt vor allem auf Rechnungen zwischen Unternehmen. Trotzdem ist nicht jede Rechnung mit einem Geschäftskunden automatisch eine verpflichtende E-Rechnung. Entscheidend sind unter anderem Unternehmereigenschaft, Inlandsbezug, Art des Umsatzes, gesetzliche Ausnahmen und die noch laufenden Übergangsfristen.
Was bedeutet E-Rechnung im B2B-Geschäft?
B2B steht für „Business to Business“ und bezeichnet Geschäfte zwischen Unternehmen.
Für die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht reicht es allerdings nicht, dass auf beiden Seiten einfach irgendein Unternehmen beteiligt ist.
§ 14 UStG stellt darauf ab, dass ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt.
B2B, B2C und B2G nicht miteinander verwechseln
Die umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnung ist nur ein Teil des gesamten E-Rechnungssystems.
Unternehmen → Unternehmen
Hier liegt der Kernbereich der neuen umsatzsteuerlichen E-Rechnungspflicht.
Entscheidend sind insbesondere Unternehmereigenschaft, Inlandsbezug und mögliche Ausnahmen.
Unternehmen → Privatkunde
Gewöhnliche Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die obligatorische B2B-E-Rechnung.
Andere Rechnungspflichten können trotzdem bestehen.
Unternehmen → Behörde
Für öffentliche Auftraggeber können neben dem Umsatzsteuerrecht eigene E-Rechnungsvorschriften gelten.
Dazu können Portale, Leitweg-ID und weitere technische Vorgaben gehören.
Wann ist eine B2B-Rechnung wirklich E-Rechnungspflichtig?
Mit diesen sechs Prüfschritten lässt sich ein typischer Fall einordnen.
Ist der Rechnungsaussteller Unternehmer?
Unternehmer ist grundsätzlich, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt.
Ist der Kunde Unternehmer?
Der Empfänger muss Unternehmer sein und die Leistung für sein Unternehmen beziehen.
Sind beide Beteiligten im Inland ansässig?
Für die deutsche obligatorische B2B-E-Rechnung ist grundsätzlich ein entsprechender Inlandsbezug beider Unternehmer erforderlich.
Besteht überhaupt eine Rechnungspflicht?
Bei vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine entsprechende obligatorische E-Rechnungsausstellung.
Greift eine besondere Ausnahme?
Beispielsweise können Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Läuft noch eine Übergangsregel?
2026 kann jeder Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Für bestimmte kleinere Rechnungsaussteller gilt dies auch 2027.
Was bedeutet „inländisches Unternehmen“?
Die deutsche obligatorische E-Rechnung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
Nach den BMF-FAQ gilt ein Unternehmen insbesondere dann als inländisch, wenn es
- seinen Sitz in Deutschland hat,
- seine Geschäftsleitung in Deutschland hat oder
- eine am konkreten Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland unterhält.
Typische B2B-Fälle im Überblick
| Fall | B2B? | E-Rechnung prüfen? | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Deutsche GmbH → deutsche GmbH | Ja | Ja | Typischer inländischer B2B-Fall |
| Freelancer → deutscher Geschäftskunde | Ja | Ja | Freiberufler können ebenfalls Unternehmer sein |
| Kleinunternehmer → deutsche GmbH | Ja | Eigene Ausnahme | Kleinunternehmer müssen keine obligatorische E-Rechnung ausstellen |
| Unternehmen → Privatkunde | Nein | Keine B2B-Pflicht | B2C-Umsatz |
| Deutsche GmbH → ausländischer Unternehmer | Ja, aber grenzüberschreitend | Deutsche B2B-Pflicht gesondert prüfen | Inlandsmerkmal des Empfängers kann fehlen |
| Rechnung über 180 Euro brutto | Kann B2B sein | Kleinbetragsregel möglich | Bis 250 Euro kann eine sonstige Rechnung genügen |
| Unternehmen → Behörde | B2G | Zusätzliche Regeln prüfen | B2G-Vorschriften können parallel gelten |
Welche Fristen gelten für die B2B-E-Rechnung?
Die gesetzliche Definition der E-Rechnung gilt bereits seit 2025. Für die verpflichtende Ausstellung gibt es jedoch Übergangsregeln.
Empfangspflicht
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Allgemeiner Übergang
Bis Ende 2026 kann jeder Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden.
800.000-Euro-Grenze
Bei höchstens 800.000 Euro maßgeblichem Vorjahresumsatz kann die Übergangsregel grundsätzlich bis Ende 2027 weiterlaufen.
Allgemeiner Übergang endet
Für grundsätzlich erfasste inländische B2B-Umsätze muss eine E-Rechnung verwendet werden.
Mehr dazu: E-Rechnung Pflicht 2027 und E-Rechnung Pflicht 2028 .
Welche Ausnahmen von der B2B-E-Rechnung gibt es?
Selbst wenn zwei Unternehmen beteiligt sind, muss nicht zwingend eine E-Rechnung erstellt werden.
Kleinbetragsrechnung
Rechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag können grundsätzlich als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Kleinunternehmer
Leistungen von Kleinunternehmern müssen nicht obligatorisch als E-Rechnung abgerechnet werden.
Kleinunternehmer-Regeln →Fahrausweise
Fahrausweise, die als Rechnung gelten, unterliegen einer besonderen gesetzlichen Regelung.
Steuerfreie Umsätze
Für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine entsprechende Pflicht zur E-Rechnungsausstellung.
Auslandsbezug
Ist mindestens ein beteiligter Unternehmer nicht im relevanten Inland ansässig, greift die deutsche obligatorische B2B-E-Rechnung grundsätzlich nicht.
2026 / 2027
Auch ein eigentlich erfasster B2B-Umsatz kann während der gesetzlichen Übergangsphase noch mit einer sonstigen Rechnung abgerechnet werden.
Reicht im B2B eine normale PDF-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
Sie gilt als sonstige Rechnung, weil sie keine strukturierten Rechnungsdaten enthält, die automatisiert verarbeitet werden können.
Einfaches PDF
Lesbar für Menschen, aber ohne strukturierten Rechnungsdatensatz.
Während der Übergangsphase kann es mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden.
Strukturierte Rechnungsdaten
Eine E-Rechnung enthält maschinell auswertbare strukturierte Daten.
Typische Beispiele sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile.
XRechnung oder ZUGFeRD im B2B-Geschäft?
Für die normale B2B-E-Rechnung ist nicht ausschließlich ein einziges Format vorgeschrieben.
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile verbreitet.
XRechnung
Die XRechnung enthält strukturierte XML-Daten und ist vollständig maschinell verarbeitbar.
- EN-16931-basiert
- UBL oder CII möglich
- auch im privaten B2B nutzbar
- besonders aus B2G bekannt
- keine integrierte PDF-Ansicht
ZUGFeRD
Geeignete ZUGFeRD-Profile verbinden eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
- sichtbare PDF-Darstellung
- strukturierte XML-Daten
- maschinell verarbeitbar
- für viele B2B-Prozesse komfortabel
- geeignetes Profil erforderlich
Unsere Entscheidungshilfe: XRechnung vs. ZUGFeRD .
Wie muss eine B2B-E-Rechnung versendet werden?
Für die allgemeine umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnung schreibt das Gesetz keinen einzigen bestimmten Übermittlungsweg vor.
Möglich sind nach den BMF-FAQ beispielsweise:
Die E-Rechnungsdatei kann als Anhang per E-Mail übertragen werden.
Schnittstelle
Systeme können Rechnungsdaten automatisiert elektronisch austauschen.
Portal
Eine Rechnung kann über ein Internetportal bereitgestellt und heruntergeladen werden.
Zentraler Speicher
Innerhalb verbundener Unternehmen kann ein gemeinsamer Speicherort genutzt werden.
Datenträger
Auch die Übergabe auf einem geeigneten Datenträger ist nach den BMF-FAQ grundsätzlich denkbar.
Individuelle Vereinbarung
Den konkreten Übertragungsweg können Geschäftspartner organisatorisch vereinbaren.
Mehr dazu: E-Rechnung empfangen .
Braucht man im B2B eine Leitweg-ID?
Grundsätzlich nein.
Die Leitweg-ID dient vor allem der eindeutigen Adressierung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im B2G-Bereich.
Für eine normale E-Rechnung zwischen zwei Unternehmen wird sie umsatzsteuerlich grundsätzlich nicht benötigt.
Gilt die B2B-E-Rechnung auch bei Barzahlung?
Ja, die Zahlungsart schafft keine eigene Ausnahme.
Auch wenn eine Leistung bar bezahlt wird, können die normalen E-Rechnungsvorschriften greifen.
Kleinbetragsrechnung
Bis einschließlich 250 Euro Bruttobetrag kann die Kleinbetragsregel eine sonstige Rechnung ermöglichen.
B2B-Fall prüfen
Sind die Voraussetzungen erfüllt und kann keine Übergangsregel mehr genutzt werden, kann auch nach Barzahlung eine E-Rechnung erforderlich sein.
Was muss der B2B-Rechnungsempfänger können?
Seit dem 1. Januar 2025 muss ein inländisches Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Eine Pflicht, alle Daten vollständig automatisiert weiterzuverarbeiten, besteht dadurch noch nicht. Unternehmen können die strukturierten Daten aber für effizientere Buchhaltungsprozesse nutzen.
- E-Rechnungsdateien zuverlässig empfangen
- XML-Rechnungen lesbar darstellen
- Rechnungsinhalt sachlich prüfen
- strukturierte Originaldaten erhalten
- Rechnung dem richtigen Vorgang zuordnen
- gegebenenfalls an Buchhaltung oder Steuerberater weitergeben
B2B-E-Rechnung in 6 Schritten vorbereiten
Kunden einordnen
Trenne inländische Geschäftskunden, Privatkunden, Behörden und Auslandskunden.
Ausnahmen prüfen
Berücksichtige Steuerbefreiungen, Kleinbeträge und Kleinunternehmerfälle.
Empfang einrichten
Definiere eine verlässliche Rechnungsadresse und Verantwortlichkeiten.
Format wählen
Prüfe XRechnung, ZUGFeRD und Vorgaben wichtiger Geschäftspartner.
Software testen
Erstelle und empfange mehrere echte Testrechnungen vor dem Pflichttermin.
Prozess festlegen
Kläre Prüfung, Buchhaltung, Freigabe und Aufbewahrung.
Passende E-Rechnungssoftware finden
Gute Software sollte nicht nur eine XML-Datei erzeugen. Wichtig sind ebenso Empfang, Darstellung, Prüfung, Export, Buchhaltungsanbindung und ein sauberer Prozess für XRechnung und ZUGFeRD.
8 Fehler bei der B2B-E-Rechnung
1. Jeden Geschäftskunden automatisch als Pflichtfall behandeln
Inlandsbezug, Rechnungspflicht, Ausnahmen und Übergangsregeln müssen ebenfalls geprüft werden.
2. Eine normale PDF als E-Rechnung ansehen
Eine unstrukturierte PDF ist seit 2025 nur eine sonstige Rechnung.
3. B2B und B2G gleichsetzen
Bei Behörden können zusätzliche Regeln, Portale und Identifikatoren gelten.
4. Im B2B immer eine Leitweg-ID verlangen
Eine Leitweg-ID ist für gewöhnliche B2B-Rechnungen grundsätzlich nicht erforderlich.
5. Auslandskunden wie deutsche Kunden behandeln
Ohne den erforderlichen Inlandsbezug greift die deutsche obligatorische B2B-E-Rechnung grundsätzlich nicht.
6. Barzahlung als Ausnahme betrachten
Die Zahlungsart allein ändert nichts an der grundsätzlichen E-Rechnungspflicht.
7. Die Empfangspflicht bis 2028 verschieben
Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
8. Erst am Pflichttermin den Prozess testen
Format, Stammdaten, Versand, Empfang und Buchhaltung sollten vorher getestet werden.
Häufige Fragen zur E-Rechnung im B2B
Was bedeutet B2B bei der E-Rechnung?
B2B bedeutet Business to Business. Für die obligatorische E-Rechnung ist insbesondere relevant, dass ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht im B2B?
Die neuen E-Rechnungsregeln gelten seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen seitdem grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung bestehen Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027.
Müssen ab 2028 alle B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein?
Nein. Ab 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen zwar ausgelaufen, gesetzliche Ausnahmen bleiben aber bestehen. Dazu gehören beispielsweise Kleinbetragsrechnungen, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Ist eine PDF im B2B eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.
Welche Formate kann man für B2B-E-Rechnungen verwenden?
Zu den in Deutschland verbreiteten zulässigen Formaten gehören insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile. Auch andere strukturierte Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.
Muss eine B2B-E-Rechnung per E-Mail versendet werden?
Nein. Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen einzigen bestimmten Übermittlungsweg vor. Je nach Vereinbarung können beispielsweise E-Mail, Schnittstellen, Portale oder andere elektronische Wege verwendet werden.
Braucht eine B2B-E-Rechnung eine Leitweg-ID?
Grundsätzlich nein. Eine Leitweg-ID wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im B2G-Bereich verwendet. Im normalen B2B-Bereich ist sie umsatzsteuerlich nicht erforderlich.
Gilt die E-Rechnung auch bei Barzahlung?
Ja. Die Zahlungsart schafft keine eigene Ausnahme. Bei einem entsprechenden B2B-Umsatz kann auch bei Barzahlung eine E-Rechnung erforderlich sein, wenn keine Kleinbetragsregel, Übergangsregel oder andere Ausnahme greift.
Was gilt für B2B-Rechnungen ins Ausland?
Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im relevanten Inland ansässig, besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach der deutschen B2B-Regel des § 14 UStG.
Müssen Kleinunternehmer B2B-E-Rechnungen schreiben?
Leistungen von Kleinunternehmern sind von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen jedoch grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Muss der Empfänger einer E-Rechnung die XML-Daten automatisch verarbeiten?
Nein. Die Empfangspflicht bedeutet nicht, dass der Rechnungsempfänger sämtliche Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeiten muss. Eine elektronische Weiterverarbeitung kann genutzt werden, ist aber nicht allein aufgrund der E-Rechnungsdefinition verpflichtend.
Reicht für den B2B-E-Rechnungsempfang ein E-Mail-Postfach?
Ja. Nach den BMF-FAQ genügt für den reinen Empfang einer E-Rechnung grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Für Darstellung, Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung können zusätzliche Softwarefunktionen sinnvoll sein.
Passende Ratgeber zur B2B-E-Rechnung
Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – obligatorische E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern
- § 2 UStG – Unternehmer und Unternehmen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und E-Rechnung
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Bei grenzüberschreitenden Umsätzen, Steuerbefreiungen, besonderen Branchen, Organschaften oder anderen Sonderfällen kann eine gesonderte steuerliche Prüfung erforderlich sein. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.