E-Rechnungssoftware auswählen: So findest du die passende Lösung

Das hängt vor allem von Rechnungsvolumen, Buchhaltungsprozess, benötigten Formaten, Schnittstellen, Benutzerzahl und Geschäftsfällen ab. Für einfache Ausgangsrechnungen kann ein Rechnungstool genügen. Wer Belege, Bank und Buchhaltung integrieren möchte, benötigt eher eine Buchhaltungslösung. Bei mehreren Mitarbeitern, Freigaben oder komplexen Systemlandschaften können Workflow- oder ERP-orientierte Lösungen sinnvoller sein.

Besonders wichtig sind geeignete E-Rechnungsformate, Rechnungseingang und -ausgang, Visualisierung strukturierter Daten, Archivierung, Datenexport, Versionspflege und die benötigten Schnittstellen. Je nach Unternehmen kommen DATEV, Banking, Freigabeworkflows, API, B2G und Mehrmandantenfähigkeit hinzu.

Nicht jedes Unternehmen benötigt zwingend beide Formate. Entscheidend sind die eigenen Geschäftsfälle und Anforderungen der Geschäftspartner. In Deutschland gehören XRechnung und ZUGFeRD jedoch zu den etablierten Formaten. Wenn beide regelmäßig benötigt werden, sollte die Unterstützung beider Formate als Muss-Kriterium definiert werden.

Nein. Für normale inländische B2B-E-Rechnungen ist Peppol nicht generell vorgeschrieben. Peppol kann jedoch bei öffentlichen Auftraggebern, bestimmten Geschäftspartnern oder stärker automatisierten internationalen Prozessen relevant sein. Unternehmen sollten deshalb zunächst prüfen, welche Übertragungswege ihre tatsächlichen Empfänger verlangen.

Eine DATEV-Schnittstelle ist besonders relevant, wenn eine Steuerkanzlei mit DATEV arbeitet oder Daten und Belege regelmäßig dorthin übertragen werden. Vor der Softwareauswahl sollte nicht nur geprüft werden, ob ein DATEV-Export existiert, sondern welche Daten, Belege und Buchungsinformationen tatsächlich übertragen werden.

Ein Rechnungstool kann ausreichen, wenn hauptsächlich Angebote und Rechnungen erstellt werden und die Buchhaltung separat erfolgt. Eine Buchhaltungssoftware ist sinnvoller, wenn zusätzlich Eingangsbelege, Bankkonten, Zahlungsabgleich, Buchungen und steuerliche Auswertungen innerhalb desselben Systems verarbeitet werden sollen.

Eine Validierung ist nach den aktuellen BMF-Hinweisen keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung. Sie ist jedoch sinnvoll, weil technische und logische Fehler früh erkannt werden können. Bei der Softwareauswahl sollte deshalb geprüft werden, ob und wie eingehende und ausgehende Rechnungen validiert werden.

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Deshalb sollte vor der Softwareauswahl geklärt werden, wie strukturierte Daten gespeichert, wiedergefunden und bei Bedarf vollständig exportiert werden können.

Für kleine Unternehmen ohne weitere Systeme ist eine API häufig nicht erforderlich. Sie wird wichtig, wenn Rechnungen automatisiert aus Shops, ERP-, CRM- oder eigenen Systemen erzeugt oder Daten programmatisch weiterverarbeitet werden sollen. In solchen Fällen sollte auch geprüft werden, ob API-Zugriff im gewählten Tarif enthalten ist.

Sinnvoll ist ein Test mit eigenen realistischen Geschäftsfällen. Dazu gehören beispielsweise das Erstellen einer E-Rechnung, der Import einer XML-Rechnung, deren lesbare Darstellung, ein Fehlerfall, die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater sowie der vollständige Export der gespeicherten Daten. Eine reine Produktdemo reicht für kritische Prozesse oft nicht aus.

Neben dem Grundpreis sollten zusätzliche Benutzer, Dokumentenlimits, Archivspeicher, API-Zugriff, Zusatzmodule, Support, Einrichtung, Datenmigration und mögliche Transaktionskosten berücksichtigt werden. Auch Vertragslaufzeit und Aufwand für einen späteren Anbieterwechsel gehören zur Gesamtkostenbetrachtung.

Ja, wenn die Steuerkanzlei regelmäßig Buchhaltungsdaten oder Belege erhält. Die gewünschte Übergabe sollte vor der Softwareentscheidung abgestimmt werden. So lässt sich vermeiden, dass nach der Einführung zusätzliche manuelle Exporte oder Medienbrüche entstehen.