E-Rechnungssoftware für Selbstständige: 5 Lösungen im Vergleich
Wer allein selbstständig arbeitet, braucht meist kein komplexes ERP-System. Wichtiger ist eine Lösung, die E-Rechnungen unkompliziert erstellt und empfängt, Belege organisiert, Zahlungen im Blick behält und die Zusammenarbeit mit Steuerberater oder Finanzamt vereinfacht. Wir vergleichen fünf Lösungen, die für Solo-Selbstständige und Freiberufler besonders interessant sein können.
Accountable ist besonders interessant, wenn du als Solo-Selbstständiger Rechnungen, Buchhaltung und gegebenenfalls Steuererklärungen möglichst eng miteinander verbinden möchtest. sevdesk und Lexware Office sind starke Allround-Lösungen mit Ausbauoptionen. Papierkram eignet sich insbesondere für projektorientierte Selbstständige, während easybill seine Stärke vor allem bei professionellen Rechnungsprozessen und Automatisierung ausspielt.
Müssen Selbstständige E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Dazu gehören ausdrücklich auch Selbstständige und Freiberufler.
Rein technisch kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Eine E-Rechnungssoftware wird jedoch schnell sinnvoll, wenn strukturierte Rechnungen gelesen, geprüft, verbucht und anschließend ordnungsgemäß aufbewahrt werden sollen.
Empfangen
Seit 2025 muss der Empfang strukturierter E-Rechnungen grundsätzlich möglich sein.
Ausstellen
Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln bis Ende 2027. Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bleiben daneben bestehen.
Kleinunternehmer
Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind aktuell von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.
Die Rechtslage erklären wir ausführlich unter E-Rechnung für Selbstständige .
Was brauchen Selbstständige wirklich?
Solo-Selbstständige haben andere Anforderungen als Unternehmen mit eigener Buchhaltungsabteilung. Die Software sollte möglichst viele Verwaltungsaufgaben vereinfachen, ohne selbst zum neuen Projekt zu werden.
XRechnung und ZUGFeRD erstellen und empfangen.
Quittungen und Eingangsrechnungen schnell erfassen.
Zahlungen möglichst automatisch zuordnen.
Einnahmen und Ausgaben übersichtlich auswerten.
Rechnungen und Belege auch unterwegs bearbeiten.
Daten ohne PDF- und Excel-Bastelei übergeben.
Offene Rechnungen und Zahlungserinnerungen im Blick behalten.
Wiederkehrende Vorgänge möglichst automatisch erledigen.
Welche Art von Selbstständigkeit hast du?
Eine Designerin mit zehn Rechnungen im Monat benötigt eine andere Lösung als ein Berater mit wiederkehrenden Rechnungen oder ein Onlinehändler mit hunderten Belegen.
Wenige Rechnungen
Du hast eine überschaubare Anzahl an Kunden und Rechnungen und möchtest hauptsächlich gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen.
Wichtig: günstiger Tarif, einfache Bedienung, ZUGFeRD, XRechnung.Selbstbucher
Du erledigst einen großen Teil deiner laufenden Buchhaltung selbst und möchtest EÜR, Belege, Banking und Umsatzsteuer integrieren.
Wichtig: Buchhaltung, EÜR, UStVA, Banking, Belegerkennung.Mit Steuerberater
Du möchtest Rechnungen und Belege selbst organisieren, die eigentliche Buchhaltung beziehungsweise Steuererklärung aber übergeben.
Wichtig: DATEV, Steuerberaterzugang, sauberer Datenexport.5 E-Rechnungsprogramme für Selbstständige
Die folgende Übersicht ist keine bezahlte Rangliste. Sie ordnet die Anbieter nach ihrem jeweiligen Schwerpunkt ein. Preise und Funktionen wurden anhand der offiziellen Anbieterinformationen geprüft.
| Software | Einstieg | E-Rechnung | Weitere Stärken | Besonders interessant für |
|---|---|---|---|---|
| Accountable |
Free: 0 € Rechnungen Plus ab 9,90 € bei Jahresabo |
XRechnung ZUGFeRD Empfang | Buchhaltung, Steuerfunktionen, Banking, mobile App | Solo-Selbstständige und Freiberufler |
| sevdesk |
Free: 0 € Rechnung regulär 12,90 € |
XRechnung ZUGFeRD | Buchhaltung, Banking, DATEV, mobile Belegerfassung | Einfacher Allrounder |
| Lexware Office |
M: 12,90 € regulär netto pro Monat |
XRechnung ZUGFeRD | Belege, Banking, EÜR, Steuerberaterzugang | Selbstbucher und wachsende Selbstständige |
| Papierkram |
Free: 0 € S regulär 9,90 € |
XRechnung ZUGFeRD | Projekte, Zeiterfassung, Belege, Buchhaltung | Dienstleister und Projektarbeit |
| easybill |
Free: 0 € Starter 12 € monatlich / 9 € jährlich |
XRechnung ZUGFeRD Empfang | Rechnungsautomation, Schnittstellen, Steuerberaterzugang | Fokus auf Rechnungsstellung |
Welche Lösung passt zu welchem Selbstständigen?
Accountable
Stark auf Selbstständige zugeschnitten
Accountable positioniert sich sehr deutlich für Selbstständige. Rechnungen, Ausgaben, Bankkonto, Buchhaltung und – abhängig vom Tarif – Steuererklärungen können in einem System zusammengeführt werden.
Im kostenlosen Rechnungstarif lassen sich nach Anbieterangaben bereits unbegrenzt ZUGFeRD- und XRechnungen erstellen. Der E-Rechnungsempfang sowie Steuerberaterzugang sind ebenfalls wichtige Bestandteile des Angebots.
Für Selbstständige, die möglichst viel Verwaltung auf Smartphone und Web-App erledigen wollen, ist Accountable deshalb besonders interessant.
sevdesk
Rechnungen und Buchhaltung modular
sevdesk ist für Selbstständige interessant, die zunächst einfach Rechnungen schreiben möchten, später aber Belege, Banking, EÜR und weitere Buchhaltungsfunktionen ergänzen wollen.
XRechnung und ZUGFeRD können erstellt werden. Für die laufende Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ist laut Anbieter mindestens der Buchhaltungstarif erforderlich.
Interessant sind außerdem DATEV-/ADDISON-Schnittstelle, Steuerberaterverknüpfung und mobile Belegerfassung.
Lexware Office
Allrounder mit Buchhaltungsausbau
Lexware Office eignet sich besonders für Selbstständige, die Rechnungsstellung und laufende Buchhaltung in einer etablierten Anwendung zusammenführen möchten.
Lexware Office unterstützt XRechnung und ZUGFeRD. Ab Version L kommen Funktionen wie EÜR und Umsatzsteuer hinzu. Ein Steuerberaterzugang ist ebenfalls vorgesehen.
Die Lösung ist besonders interessant, wenn du heute nur Rechnungen benötigst, später aber mehr Buchhaltung selbst übernehmen möchtest.
Papierkram
Interessant für Projektarbeit
Papierkram verbindet klassische Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen mit Projektverwaltung und Zeiterfassung. Das kann für Berater, Kreative, Agenturen und andere projektorientierte Selbstständige praktisch sein.
Papierkram unterstützt strukturierte E-Rechnungen einschließlich XRechnung und ZUGFeRD. Welche weiteren Automatisierungs- und Buchhaltungsfunktionen enthalten sind, hängt vom Tarif ab.
easybill
Fokus auf professionelle Rechnungen
easybill ist besonders interessant, wenn der Schwerpunkt weniger auf vollständiger Finanzbuchhaltung und stärker auf effizienter Fakturierung liegt.
E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD können erstellt und empfangen werden. easybill bietet außerdem Steuerberaterzugang und verschiedene Schnittstellen.
Zu beachten sind insbesondere die Dokumentenlimits und gegebenenfalls zusätzliche Archivierungskosten bei höheren Dokumentenmengen.
Welche Software passt am ehesten zu dir?
Orientierung nach deinem Arbeitsstil
Accountable ist speziell auf Solo-Selbstständige ausgerichtet und verbindet Rechnungen, Ausgaben, Banking und Steuerthemen.
sevdesk und Lexware Office sind besonders interessant, wenn Rechnungen und Buchhaltung gemeinsam wachsen sollen.
Papierkram kombiniert Rechnungsstellung mit Projekt- und Zeiterfassungsfunktionen.
easybill hat einen deutlichen Schwerpunkt auf Rechnungen, Automatisierung und Schnittstellen.
Prüfe zunächst die kostenlosen Tarife von Accountable, sevdesk, Papierkram oder easybill.
Dann sind sauberer Steuerberaterzugang und Datenexport wichtiger als eine möglichst umfangreiche eigene Buchhaltung.
So sollte dein E-Rechnungsprozess aussehen
Gute Software spart nicht nur beim Erstellen einer Rechnung Zeit. Idealerweise deckt sie den gesamten Ablauf möglichst ohne Medienbruch ab.
Kunden- und Leistungsdaten liegen bereits im System.
Die Software erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung.
Die E-Rechnung wird elektronisch an den Kunden übertragen.
Bankumsatz und offene Rechnung werden zusammengeführt.
Daten gehen in EÜR oder zum Steuerberater weiter.
ZUGFeRD oder XRechnung für Selbstständige?
ZUGFeRD
Für viele Selbstständige im normalen B2B-Geschäft ist ZUGFeRD besonders praktisch. Die Rechnung enthält strukturierte XML-Daten, besitzt aber gleichzeitig eine visuell lesbare PDF/A-3-Darstellung.
XRechnung
XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist insbesondere wichtig, wenn du öffentliche Auftraggeber belieferst oder ein Kunde dieses Format ausdrücklich verlangt.
Wie viel sollte E-Rechnungssoftware für Selbstständige kosten?
Für Solo-Selbstständige gibt es inzwischen sowohl kostenlose Lösungen als auch umfangreiche Buchhaltungs- und Steuerpakete. Der sinnvolle Preis hängt deshalb stark vom gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Sehr kleiner Bedarf
Für wenige Rechnungen können kostenlose Tarife ausreichend sein. Limits bei Dokumenten, Kunden, Belegen und Webzugang genau prüfen.
Professionelle Rechnungen
In diesem Bereich finden sich mehrere gute Tarife für regelmäßige Rechnungsstellung und E-Rechnungen.
Buchhaltung & Steuern
EÜR, Banking, UStVA, umfangreiche Belegerfassung oder Steuerfunktionen liegen häufig in höheren Tarifstufen.
Weitere Möglichkeiten findest du unter kostenlose E-Rechnungssoftware .
Selbst buchen oder an den Steuerberater übergeben?
Diese Frage sollte bereits vor der Softwareauswahl geklärt werden. Denn davon hängt ab, welche Funktionen du tatsächlich benötigst.
Du buchst selbst
- EÜR
- Belegerfassung
- Banking
- Buchungsvorschläge
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Auswertungen
Dann solltest du eher einen vollwertigen Buchhaltungstarif betrachten.
Dein Steuerberater bucht
- Rechnungserstellung
- Belegarchiv
- Steuerberaterzugang
- DATEV-Export
- Bankumsätze
- saubere Datenübergabe
Dann reicht häufig ein kleinerer Tarif mit guter Übergabeschnittstelle.
So findest du die passende Software in 6 Schritten
Monatliches Rechnungsvolumen zählen
Prüfe Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und sonstige Belege. Gerade bei Free-Tarifen können Dokumentenlimits entscheidend sein.
Buchhaltungsmodell festlegen
Möchtest du nur Rechnungen schreiben oder auch EÜR, Banking, Belege und Umsatzsteuer selbst verwalten?
Kundentypen prüfen
Hast du ausschließlich Geschäftskunden, auch Privatkunden oder öffentliche Auftraggeber? Davon hängen Format- und Prozessanforderungen ab.
Steuerberater einbeziehen
Stimme ab, wie Daten und Belege später übergeben werden sollen.
Mit echten Fällen testen
Erstelle eine E-Rechnung, lade eine Eingangsrechnung hoch, fotografiere einen Beleg und teste einen Zahlungseingang.
Dauerpreis vergleichen
Entscheidend ist nicht der Rabatt für die ersten Monate, sondern der Tarif, den du dauerhaft benötigst.
16 Fragen vor der Softwareentscheidung
Rechnungen & Alltag
- Kann ich XRechnungen erstellen?
- Kann ich ZUGFeRD erstellen?
- Kann ich beide Formate empfangen?
- Werden XML-Dateien lesbar dargestellt?
- Gibt es wiederkehrende Rechnungen?
- Gibt es Zahlungserinnerungen und Mahnungen?
- Funktioniert die Lösung auf Smartphone und Tablet?
- Kann ich Belege fotografieren oder hochladen?
Buchhaltung & Kosten
- Gibt es einen Steuerberaterzugang?
- Ist DATEV-Export möglich?
- Kann ich mein Bankkonto verbinden?
- Ist EÜR enthalten?
- Kann ich UStVA übermitteln?
- Gibt es Dokumenten- oder Kontaktlimits?
- Fallen zusätzliche Archivierungskosten an?
- Wie hoch ist der reguläre Preis nach Rabattende?
Typische Fehler von Selbstständigen bei der Auswahl
Welche E-Rechnungssoftware ist für Selbstständige am besten?
Die beste Lösung hängt davon ab, wie viel Buchhaltung du selbst erledigen möchtest.
Accountable ist besonders konsequent auf den Alltag von Solo-Selbstständigen und Steuerthemen ausgerichtet. sevdesk und Lexware Office sind vielseitige Allrounder, die vom Rechnungsprogramm bis zur laufenden Buchhaltung mitwachsen können.
Papierkram ist für projektorientierte Dienstleistungen interessant, während easybill seine Stärken besonders bei Rechnungsstellung, Schnittstellen und Automatisierung zeigt.
Nutze deshalb nicht die Frage „Welche Software ist Testsieger?“ als Ausgangspunkt, sondern: Welche Lösung nimmt mir in meinem konkreten Arbeitsalltag die meisten manuellen Schritte ab?
Häufige Fragen zur E-Rechnungssoftware für Selbstständige
Welche E-Rechnungssoftware eignet sich für Selbstständige?
Für Selbstständige kommen unter anderem Accountable, sevdesk, Lexware Office, Papierkram und easybill infrage. Welche Lösung am besten passt, hängt insbesondere davon ab, ob nur Rechnungsstellung oder auch Buchhaltung, Banking, EÜR und Steuerfunktionen benötigt werden.
Müssen Selbstständige seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dazu gehören auch Selbstständige und Freiberufler.
Brauche ich zwingend eine spezielle Software zum Empfang?
Nein. Nach den Informationen des Bundesministeriums der Finanzen kann für den rechtlichen Empfang bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Eine Software erleichtert jedoch Darstellung, Prüfung, Verbuchung und Aufbewahrung strukturierter Rechnungsdaten.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Für Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG besteht aktuell grundsätzlich eine dauerhafte Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. E-Rechnungen empfangen können müssen Kleinunternehmer trotzdem.
Gibt es kostenlose E-Rechnungssoftware für Selbstständige?
Ja. Unter anderem bieten Accountable, sevdesk, Papierkram und easybill kostenlose Einstiegsmöglichkeiten. Funktionsumfang, Dokumentenlimits und weitere Bedingungen unterscheiden sich jedoch.
Welche Software eignet sich für Selbstständige mit Steuerberater?
Entscheidend sind ein Steuerberaterzugang oder geeignete Exportschnittstellen. Mehrere etablierte Lösungen wie Accountable, sevdesk, Lexware Office und easybill bieten entsprechende Möglichkeiten. Vor der Auswahl sollte der eigene Steuerberater nach seiner bevorzugten Übergabeform gefragt werden.
Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?
Für viele Selbstständige ist ZUGFeRD im normalen B2B-Verkehr praktisch, da strukturierte XML-Daten und eine PDF-Darstellung kombiniert werden. XRechnung ist insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern wichtig. Eine neue Software sollte möglichst beide Formate unterstützen.
Was kostet E-Rechnungssoftware für Selbstständige?
Einfache Tarife gibt es kostenlos oder ab etwa zehn Euro pro Monat. Umfangreichere Lösungen mit Buchhaltung, Banking, EÜR, Umsatzsteuer oder Steuerfunktionen liegen häufig höher. Entscheidend ist der tatsächlich benötigte Funktionsumfang.
Welche Software eignet sich für Freiberufler?
Freiberufler haben häufig ähnliche Anforderungen wie andere Solo-Selbstständige: einfache Rechnungsstellung, E-Rechnung, Belegerfassung, EÜR und Steuerberaterübergabe. Accountable, sevdesk, Lexware Office und Papierkram sind deshalb beispielsweise einen Vergleich wert.
Kann ich meine E-Rechnungssoftware später wechseln?
Ja. Vor der Auswahl sollte jedoch geprüft werden, wie Kunden, Rechnungen, Belege und Buchungsdaten exportiert werden können. Je länger eine Software genutzt wird, desto wichtiger wird eine vollständige Datenexportmöglichkeit.
Sollte ich Buchhaltung und E-Rechnung in derselben Software erledigen?
Das kann für Selbstständige sehr effizient sein, weil Rechnungen, Bankumsätze und Belege nicht zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen. Wer seine gesamte Buchhaltung an den Steuerberater übergibt, kann dagegen auch mit einer schlankeren Rechnungslösung gut arbeiten.
Wie teste ich eine E-Rechnungssoftware sinnvoll?
Verwende echte typische Arbeitsfälle. Erstelle eine Rechnung, erzeuge daraus eine E-Rechnung, importiere eine Eingangsrechnung, lade einen Beleg hoch, ordne eine Zahlung zu und teste die Datenübergabe an den Steuerberater. Dadurch erkennst du schnell, ob der Arbeitsablauf wirklich zu deiner Selbstständigkeit passt.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung, gesetzlichen Anforderungen, Rechnungsformaten und geeigneter Software.
Preise und Produktfunktionen werden anhand der offiziellen Anbieterinformationen geprüft. Softwaretarife, Aktionen und Leistungsumfänge können sich jederzeit ändern.Passende Ratgeber und Softwaretests
Quellen und Preisangaben
Für diesen Ratgeber wurden insbesondere das Bundesministerium der Finanzen, die einschlägigen Rechtsnormen sowie die offiziellen Produkt- und Preisinformationen der Anbieter verwendet.
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung
- Gesetze im Internet: § 14 Umsatzsteuergesetz
- Gesetze im Internet: § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- Accountable: Tarife und Preise
- sevdesk: Tarife und Preise
- sevdesk: E-Rechnungssoftware und Funktionen
- Lexware Office: Preise und Versionsvergleich
- Lexware Office: E-Rechnungssoftware
- Papierkram: Tarife und Preise
- Papierkram Hilfe: E-Rechnungen und XRechnungen erstellen
- easybill: Pakete und Preise
Letzte fachliche und preisliche Prüfung: 12. September 2026. Preise, Rabattaktionen, Dokumentenlimits und Leistungsumfänge können von den Anbietern jederzeit geändert werden.