E-Rechnung Ist-Analyse: Wie gut ist dein Unternehmen vorbereitet?

Eine E-Rechnung Ist-Analyse erfasst den aktuellen Stand eines Unternehmens vor oder während der Umstellung auf elektronische Rechnungen. Bewertet werden beispielsweise Rechtslage, Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Software, Schnittstellen, Stammdaten, Zuständigkeiten, Prüfung, Archivierung und Tests. Das Ergebnis dient als Grundlage für Projektumfang und Prioritäten.

Weil nicht jedes Problem durch neue Software gelöst wird. Mögliche Schwachstellen können ebenso in Stammdaten, Zuständigkeiten, Archivierung, Schnittstellen oder Freigabeprozessen liegen. Eine vorherige Ist-Analyse verhindert, dass ein Produkt ausgewählt wird, bevor die tatsächlichen Anforderungen bekannt sind.

Sinnvoll sind mindestens Rechtslage und Betroffenheit, Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Software und Schnittstellen, Stammdaten und Organisation, Prüfung und Archivierung sowie Tests und laufender Betrieb. Je nach Unternehmen können zusätzliche Bereiche wie B2G, Peppol, ERP oder mehrere Gesellschaften hinzukommen.

Der Reifegrad beschreibt, wie weit die technischen und organisatorischen Voraussetzungen bereits umgesetzt sind. Auf dieser Seite reicht das Modell von Reifegrad 1 für eine frühe Startphase bis Reifegrad 5 für weitgehend stabile, getestete und dokumentierte Prozesse. Das Modell ist eine redaktionelle Planungshilfe und keine offizielle Zertifizierung.

Ein hoher Prozentwert allein sollte nicht als Freigabe verstanden werden. Besonders wichtig ist, dass kritische Mindestpunkte wie ein verlässlicher Rechnungsempfang, die Lesbarkeit strukturierter Rechnungen, die Aufbewahrung des strukturierten Originaldatensatzes und ein erfolgreicher End-to-End-Test umgesetzt sind.

Ja. Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Nach den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen reicht dazu grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus.

Eine reine XRechnung enthält keine zusätzliche PDF-Darstellung. Für die praktische Prüfung benötigen Mitarbeiter deshalb eine Möglichkeit, die strukturierten Rechnungsdaten lesbar darzustellen. Das Bundesministerium der Finanzen weist darauf hin, dass hierfür Viewer verwendet werden können.

Strukturierte Rechnungen benötigen korrekte Daten. Fehlerhafte Kundenanschriften, Steuerangaben, Zahlungsinformationen oder Referenzen können zu Rückläufern und zusätzlicher manueller Arbeit führen. Deshalb sollte die Datenqualität bereits vor dem eigentlichen Rollout betrachtet werden.

Ja, insbesondere wenn die Finanzbuchhaltung vollständig oder teilweise durch eine Steuerkanzlei erfolgt. Dann sollten Datenübergabe, Belege, Zuständigkeiten und eingesetzte Systeme früh abgestimmt werden, damit später keine zusätzlichen Medienbrüche entstehen.

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Zunächst sollten kritische offene Punkte und die Bereiche mit dem niedrigsten Reifegrad priorisiert werden. Anschließend lassen sich Maßnahmen, benötigte Software, interne Arbeitsstunden, Budget, Verantwortlichkeiten und Projekttermine festlegen. Daraus entsteht der konkrete E-Rechnungsprojektplan.

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