E-Rechnung und Steuerberater: So organisiert ihr die Zusammenarbeit
Mit der E-Rechnung verändert sich nicht nur das Dateiformat. Auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei sollte neu abgestimmt werden: Wer empfängt und prüft Rechnungen? Welche Daten werden an die Kanzlei übergeben? Wo bleibt die Original-XML? Und welche Aufgaben liegen weiterhin im Unternehmen?
Eingang, Prüfung, Freigabe und interne Verantwortlichkeiten festlegen.
Übergabe, Kontierung, steuerliche Behandlung und Abschlussprozesse klären.
Strukturierte Daten möglichst ohne erneute manuelle Erfassung weitergeben.
Die Auslagerung an einen Steuerberater ersetzt nicht die Verantwortung des Steuerpflichtigen.
Die Steuerkanzlei kann unterstützen – aber nicht den gesamten Unternehmensprozess übernehmen
Die E-Rechnungsregeln verpflichten ein Unternehmen nicht dazu, einen Steuerberater oder DATEV einzusetzen. Ein Unternehmen kann Empfang, Erstellung, Prüfung, Buchhaltung und Aufbewahrung auch mit anderen geeigneten Verfahren organisieren.
Arbeitet das Unternehmen jedoch bereits mit einer Steuerkanzlei zusammen, sollte der E-Rechnungsprozess unbedingt mit ihr abgestimmt werden. Denn strukturierte Rechnungsdaten können die laufende Buchführung deutlich verändern.
Entscheidend ist, die Grenze zwischen betrieblichem Rechnungsprozess und steuerlicher beziehungsweise buchhalterischer Weiterverarbeitung klar zu definieren.
Wer sollte welche Aufgaben übernehmen?
Der genaue Zuschnitt hängt vom Mandat, der Buchhaltungsorganisation und der eingesetzten Software ab. Als Ausgangspunkt eignet sich folgende Trennung.
Betrieblicher Prozess
- Rechnungseingang organisieren
- fachliche Prüfung der Leistung
- Bestell- und Vertragsabgleich
- interne Freigaben
- Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Ausgangsrechnungen erstellen
- Empfängeranforderungen pflegen
- Fehler und Rückläufer bearbeiten
Steuerkanzlei
- steuerliche Einordnung unterstützen
- laufende Finanzbuchführung übernehmen
- Kontierungsfragen klären
- Umsatzsteuerprozesse begleiten
- Vorsteuerfragen beurteilen
- Jahresabschluss beziehungsweise Steuererklärungen
- Abstimmung zur digitalen Belegübergabe
- bei Prozessgestaltung beraten
Schnittstelle Unternehmen ↔ Kanzlei
- welche Dateien und Daten übergeben werden
- welche Plattform beziehungsweise Schnittstelle genutzt wird
- wer strukturierten Originaldatensatz aufbewahrt
- wie Anlagen übertragen werden
- wie Buchungsinformationen ergänzt werden
- wie Korrekturen behandelt werden
- welche monatlichen Übergabefristen gelten
- wie technische Fehler eskaliert werden
So kann die Zusammenarbeit ohne Medienbruch aussehen
E-Rechnung empfangen
Rechnung kommt über das definierte Postfach, Portal oder eine Schnittstelle ins Unternehmen.
Rechnung visualisieren und prüfen
Strukturierte Daten werden lesbar dargestellt, technische Auffälligkeiten erkannt und die Rechnung dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Fachliche Prüfung und Freigabe
Leistung, Bestellung, Betrag und betriebliche Freigabe werden vor der Buchungsübergabe geklärt.
Beleg und strukturierte Daten bereitstellen
Die freigegebene Rechnung wird einschließlich des strukturierten Datensatzes und relevanter Anlagen für die Buchführung bereitgestellt.
Finanzbuchführung
Strukturierte Daten können Buchungsinformationen vorbelegen und manuelle Erfassung reduzieren.
Rückfragen und Korrekturen
Steuerliche Rückfragen, fehlerhafte Belege oder fehlende Informationen werden über einen definierten Prozess zurückgespielt.
Aufbewahrung sicherstellen
Der strukturierte Originaldatensatz bleibt während der Aufbewahrungsfrist unversehrt und wiederauffindbar.
Nicht nur das sichtbare Rechnungsbild übergeben
| Information | Warum relevant? | Typische Behandlung |
|---|---|---|
| Strukturierter E-Rechnungsdatensatz | Enthält die maschinenlesbaren Rechnungsdaten. | Möglichst vollständig erhalten und übergeben |
| Menschenlesbare Darstellung | Unterstützt Prüfung und Verständnis, insbesondere bei XRechnung über einen Viewer. | Ansicht – nicht Ersatz für XML |
| Rechnungsbegründende Anlagen | Können für Leistung, Buchung oder steuerliche Beurteilung wichtig sein. | Wenn relevant gemeinsam bereitstellen |
| Kontierungsinformationen | Kostenstelle, Projekt, Sachverhalt oder sonstige Buchungsinformation. | Je nach Zusammenarbeit |
| Freigabestatus | Zeigt, ob die Rechnung betriebsintern sachlich geprüft wurde. | Prozess klar definieren |
| Korrekturbezug | Hilft bei Berichtigungen, Stornos und Gutschriften. | Bezug nachvollziehbar halten |
| Zahlungsstatus | Kann für OPOS, Zahlungsabgleich und Buchhaltung relevant sein. | Je nach Prozess und System |
DATEV kann die Zusammenarbeit vereinfachen – ist aber keine gesetzliche Pflicht
Beispiel eines integrierten Kanzleiprozesses
DATEV beschreibt für Unternehmen und Kanzleien einen digitalen Prozess, in dem strukturierte Rechnungsdaten gemeinsam mit dem Beleg weiterverarbeitet werden können.
E-Rechnung übernehmen
E-Rechnungen können digital in den Belegprozess übernommen werden.
XML nutzen
Strukturierte Rechnungsdaten können zusätzlich zum Belegbild für die Weiterverarbeitung genutzt werden.
Digital übergeben
Beleg und Daten können ohne zusätzlichen Medienbruch für die Kanzlei bereitgestellt werden.
Automatisierung nutzen
Strukturierte Daten können die Vorbelegung und weitere Verarbeitung in der Finanzbuchführung unterstützen.
Wenn ihr DATEV einsetzt, findest du unseren ausführlichen Ratgeber unter DATEV E-Rechnung .
Was die Steuerkanzlei nicht automatisch übernimmt
„Mein Steuerberater archiviert die Rechnungen, also muss ich mich um nichts mehr kümmern.“
Eine technische oder organisatorische Auslagerung ändert die steuerliche Verantwortlichkeit des Unternehmens nicht automatisch.
Archivierungsverantwortung und Zugriff ausdrücklich klären
Festlegen, wo strukturierte Originaldaten liegen, wer darauf zugreifen kann und wie sie bei Kanzlei- oder Systemwechsel exportiert werden.
„Der Steuerberater prüft automatisch, ob jede Lieferung wirklich erfolgt ist.“
Eine fachliche Prüfung von Bestellung, Lieferung oder Leistungsumfang ist typischerweise ein betrieblicher Prozess.
Rechnung vor der Buchungsübergabe intern freigeben
Verantwortliche im Unternehmen prüfen den Geschäftsvorgang. Die Kanzlei erhält anschließend einen geklärten beziehungsweise entsprechend gekennzeichneten Beleg.
„Für E-Rechnungen muss ich DATEV kaufen.“
Das Gesetz schreibt weder DATEV noch einen bestimmten Softwareanbieter vor.
Zuerst den gemeinsamen Datenweg festlegen
Klären, welche Systeme bereits vorhanden sind und wie Beleg und strukturierte Daten effizient in die Kanzlei gelangen.
15 Fragen für das Gespräch mit deinem Steuerberater
Hake eine Frage ab, sobald sie mit der Kanzlei eindeutig geklärt wurde. Das Ergebnis bleibt lokal in deinem Browser gespeichert.
Kanzlei-Abstimmungs-Check
Ziel: Vor dem produktiven E-Rechnungsprozess Zuständigkeiten, Übergabe und Archivierung eindeutig festlegen.
Beginne mit dem Übergabeweg und der Archivierung.
Noch ist kein Abstimmungspunkt als geklärt markiert. Nutze die 15 Fragen als Agenda für das nächste Gespräch mit deiner Steuerkanzlei.
Noch zu klären
- Übergabeweg für E-Rechnungen festlegen.
Was sollte beim ersten Abstimmungstermin geklärt werden?
Welchen technischen Weg nutzen wir?
Plattform, Upload, Schnittstelle oder andere Übergabe.
Bleibt die XML vollständig erhalten?
Keine Reduzierung des Vorgangs auf ein bloßes Rechnungsbild.
Wann darf die Kanzlei buchen?
Klaren Status nach fachlicher Prüfung definieren.
Welche Zusatzinfos werden benötigt?
Kostenstellen, Projekte und besondere Sachverhalte klären.
Wie laufen Rückfragen zurück?
Zuständigen Ansprechpartner und Eskalationsweg benennen.
Wo liegt das Original dauerhaft?
Speicherort, Zugriff und Exportmöglichkeit festlegen.
Diese Aussagen sollten Anlass für eine genauere Abstimmung sein
„Schicken Sie uns einfach weiterhin PDFs.“
Prüfen, ob dabei tatsächlich strukturierte E-Rechnungsdaten erhalten bleiben.
„Die Original-XML brauchen wir nicht.“
Die strukturierte Originaldatei darf im Gesamtprozess nicht verloren gehen.
„DATEV speichert das schon irgendwo.“
Speicherort, Aufbewahrung, Zugriff und Export sollten konkret geklärt sein.
„Der Steuerberater prüft automatisch alles.“
Fachliche Rechnungsprüfung und Mandatsumfang ausdrücklich definieren.
„Bei einem Softwarewechsel sehen wir dann weiter.“
Exportierbarkeit ist bereits bei der Systemauswahl relevant.
„Eine technische Prüfung brauchen wir nicht.“
Validierung ist zwar keine eigenständige steuerliche Anerkennungsvoraussetzung, kann aber viele Format- und Logikfehler früh erkennen.
Auch bei Kanzleiübergabe muss der strukturierte Originaldatensatz erhalten bleiben
Acht Jahre
Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Strukturierter Teil
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Zugriff & Export
Das Unternehmen sollte wissen, wie Rechnungen später gesucht, exportiert und bei einem System- oder Kanzleiwechsel übernommen werden können.
Mehr dazu unter E-Rechnung aufbewahren und E-Rechnung Verfahrensdokumentation .
In fünf Schritten zu einem abgestimmten Kanzleiprozess
1. Eigenen Prozess aufnehmen
Erst klären, wie Rechnungen heute empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
Dazu: E-Rechnung Ist-Analyse .
2. Kanzleiprozess erfragen
Welche Plattform, Software und Datenwege verwendet die Steuerkanzlei bereits?
3. Übergabepunkt definieren
Festlegen, wann eine Rechnung als geprüft und buchungsbereit an die Kanzlei übergeben wird.
4. Testrechnung durchspielen
Echte XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD vom Eingang bis zur Buchhaltung und Archivierung verfolgen.
Siehe: E-Rechnung Testphase .
5. Ablauf dokumentieren
Systeme, Verantwortlichkeiten, Übergabe und Archivierung nachvollziehbar festhalten.
Danach: regelmäßig prüfen
Bei Softwarewechsel, neuer Schnittstelle oder neuem Kanzleiprozess die Abstimmung aktualisieren.
Häufige Fragen zu E-Rechnung und Steuerberater
Muss ich wegen der E-Rechnung einen Steuerberater beauftragen?
Nein. Die E-Rechnungsregeln begründen keine allgemeine Pflicht, für Empfang, Erstellung oder Verarbeitung einen Steuerberater zu beauftragen. Arbeitet ein Unternehmen bereits mit einer Steuerkanzlei zusammen, sollte der E-Rechnungsprozess jedoch mit ihr abgestimmt werden, insbesondere wenn die Kanzlei die laufende Buchführung oder Umsatzsteuerprozesse übernimmt.
Kann mein Steuerberater E-Rechnungen direkt für mich empfangen?
Ein technischer Prozess kann grundsätzlich so organisiert werden, dass Rechnungsdaten über eine gemeinsame Plattform oder andere vereinbarte Wege bereitgestellt werden. Das Unternehmen sollte trotzdem sicherstellen, dass seine gesetzliche Empfangsbereitschaft und die betrieblichen Prüf- und Freigabeprozesse funktionieren. Wie weit die Kanzlei eingebunden wird, hängt vom vereinbarten Mandat und dem konkreten Ablauf ab.
Reicht es, eine eingehende E-Rechnung einfach an den Steuerberater weiterzuleiten?
Eine bloße Weiterleitung kann technisch Teil des Prozesses sein, löst aber nicht automatisch alle betrieblichen Aufgaben. Fachliche Prüfung, Zuordnung, Freigabe, Umgang mit Fehlern und die Aufbewahrung des strukturierten Originaldatensatzes sollten ebenfalls geregelt sein.
Brauche ich DATEV für die Zusammenarbeit mit meinem Steuerberater?
Nein. DATEV ist keine gesetzliche Voraussetzung für E-Rechnungen. Viele Steuerkanzleien nutzen DATEV und können damit digitale Belege und strukturierte Rechnungsdaten weiterverarbeiten. Je nach Kanzlei und Unternehmenssoftware können jedoch auch andere Plattformen, Schnittstellen oder Übergabewege verwendet werden.
Welche Daten sollte ich meinem Steuerberater bei einer E-Rechnung übergeben?
Der genaue Datenumfang sollte mit der Kanzlei abgestimmt werden. Sinnvoll ist grundsätzlich, den strukturierten Rechnungsdatensatz nicht durch eine reine PDF-Darstellung zu ersetzen. Je nach Prozess können außerdem rechnungsbegründende Anlagen, Freigabestatus, Kontierungsinformationen, Kostenstellen, Projekte oder andere buchungsrelevante Angaben benötigt werden.
Reicht eine PDF-Visualisierung der XRechnung für die Kanzlei?
Eine PDF-Visualisierung kann für die menschliche Ansicht nützlich sein, sollte den strukturierten Originaldatensatz aber nicht ersetzen. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil während der Aufbewahrungsfrist unversehrt in seiner ursprünglichen Form zu erhalten.
Wer muss die Original-XML einer E-Rechnung aufbewahren?
Für die umsatzsteuerliche Aufbewahrung ist der Unternehmer verantwortlich. Die technische Speicherung kann je nach vereinbartem Verfahren beim Unternehmen, in einem gemeinsamen System oder bei einem Dienstleister erfolgen. Nach den GoBD bleibt die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit auch bei einer Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben beim Steuerpflichtigen.
Bleibt das Unternehmen verantwortlich, wenn die Buchhaltung beim Steuerberater liegt?
Ja. Die GoBD stellen ausdrücklich klar, dass für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und der eingesetzten Verfahren der Steuerpflichtige verantwortlich bleibt. Das gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung auf Dritte wie einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum.
Prüft der Steuerberater automatisch jede E-Rechnung technisch?
Nicht automatisch. Welche Prüfungen die Kanzlei übernimmt, richtet sich nach dem Mandat und dem eingesetzten Prozess. Technische Validierung, betriebliche Rechnungsprüfung und steuerliche beziehungsweise buchhalterische Prüfung sind unterschiedliche Aufgaben und sollten ausdrücklich zugeordnet werden.
Können strukturierte E-Rechnungsdaten die Buchhaltung automatisieren?
Ja. Strukturierte Rechnungsdaten können von geeigneter Software für die Weiterverarbeitung genutzt werden und beispielsweise Buchungsinformationen vorbelegen. DATEV beschreibt entsprechende Prozesse, bei denen strukturierte Daten aus E-Rechnungen ohne zusätzlichen Medienbruch in Rechnungswesenprozesse einfließen können.
Was sollte ich vor dem E-Rechnungs-Go-live mit der Steuerkanzlei klären?
Besonders wichtig sind Übergabeweg, verwendete Formate, fachliche Freigabe, benötigte Buchungsinformationen, Umgang mit Anlagen, technische Validierung, Fehlerprozess, Archivierung, Exportmöglichkeit, Korrekturen sowie monatliche Übergabefristen. Ein vollständiger Test vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung ist empfehlenswert.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Zwecke der Umsatzsteuer müssen ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er während dieses Zeitraums unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung elektronischer Rechnungen, Softwareauswahl, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Der 15-Fragen-Check ist eine redaktionelle Arbeitshilfe zur Vorbereitung der Abstimmung mit einer Steuerkanzlei. Der konkrete Mandatsumfang und steuerliche Einzelfragen sind individuell mit der Kanzlei zu klären.Den gemeinsamen Rechnungsprozess weiter aufbauen
Quellen zur Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung – Stand 23. März 2026
- Bundesministerium der Finanzen – Amtliches AO-Handbuch: GoBD – insbesondere Randziffer 21 zur Verantwortlichkeit
- Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- DATEV: Unterstützungspaket E-Rechnung – Stand August 2026
- DATEV: E-Rechnung gemeinsam mit Mandanten umsetzen
- DATEV: DATEV Unternehmen online – Produktinformationen
- IHK Pfalz: Elektronische Rechnungen – E-Rechnung
Letzte fachliche Prüfung: 13. September 2026. Der tatsächliche Aufgabenumfang einer Steuerkanzlei richtet sich nach dem jeweiligen Mandat, der eingesetzten Software und der vereinbarten Zusammenarbeit.