E-Rechnung Workflow: So läuft der digitale Rechnungsprozess

Ein typischer E-Rechnungsworkflow umfasst den zentralen Rechnungseingang, die Sicherung des strukturierten Originals, eine technische Prüfung, die Zuordnung zum Lieferanten, die formelle und sachliche Rechnungsprüfung, gegebenenfalls eine Freigabe, die Übernahme in die Buchhaltung, die Zahlung und die dauerhafte Aufbewahrung. Der konkrete Ablauf sollte an Größe, Organisation und vorhandene Systeme des Unternehmens angepasst werden.

Eine Validierung ist nach den aktuellen Hinweisen des Bundesministeriums der Finanzen keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung. Sie ist jedoch sinnvoll und wird empfohlen, weil damit beispielsweise fehlende oder unlogische Angaben früh erkannt werden können.

Die technische Prüfung betrachtet Format, Struktur und technische Geschäftsregeln einer E-Rechnung. Die sachliche Prüfung untersucht dagegen den tatsächlichen Geschäftsvorgang: Wurde die Leistung erbracht, stimmt die Menge, entspricht der Preis der Vereinbarung und besteht die geltend gemachte Zahlungsverpflichtung tatsächlich?

Die empfangene strukturierte Originaldatei sollte bereits beim Eingang zuverlässig erhalten bleiben. Der Rechnungsworkflow kann anschließend mit diesem Datensatz beziehungsweise darauf basierenden Verarbeitungsinformationen arbeiten. Der abgeschlossene Archivierungsschritt am Ende des Workflows bedeutet deshalb nicht, dass das Original bis dahin ungesichert bleiben sollte.

Das hängt von der Organisation und dem Geschäftsvorgang ab. Häufig erfolgt die sachliche Prüfung durch den Besteller oder die zuständige Fachabteilung und die Freigabe abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Budget durch einen Verantwortlichen. Wichtig sind eindeutige Rollen, Vertretungsregeln und Freigabegrenzen.

Ja. Für die allgemeine umsatzsteuerliche E-Rechnung schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Nach den aktuellen BMF-Informationen reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus, um den Empfang einer E-Rechnung sicherzustellen. Vertragliche oder B2G-spezifische Anforderungen können zusätzliche Übertragungswege erforderlich machen.

Für die praktische menschliche Prüfung ist eine lesbare Darstellung häufig sinnvoll, insbesondere bei einer reinen XRechnung ohne zusätzliches PDF. Die strukturierte Datei bleibt dabei maßgeblich und sollte durch die Visualisierung nicht ersetzt werden.

Fehlerhafte oder unklare Rechnungen sollten aus dem normalen automatisierten Prozess in einen definierten Ausnahmeprozess geleitet werden. Dort wird dokumentiert, welcher Fehler vorliegt, wer ihn klärt und ob eine Berichtigung oder neue Rechnung beim Aussteller angefordert werden muss.

Nein. Ein Bestellabgleich ist besonders sinnvoll, wenn das Unternehmen mit strukturierten Bestellungen, Wareneingängen oder Beschaffungsprozessen arbeitet. Bei kleinen Unternehmen und Rechnungen ohne formalen Bestellprozess kann eine direkte sachliche Prüfung durch die zuständige Person ausreichend sein.

Die genaue Reihenfolge hängt vom eingesetzten Rechnungswesen und den internen Kontrollen ab. Entscheidend ist, dass eine Zahlung erst erfolgt, wenn die dafür vorgesehenen Prüf- und Freigabeschritte abgeschlossen sind. Buchungs- und Zahlungsvorschläge können anschließend aus denselben strukturierten Rechnungsdaten entstehen.

Ein- und ausgehende Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Wenn eine Steuerkanzlei Teile der Buchhaltung übernimmt, sollte bereits vor der technischen Umsetzung geklärt werden, welche Rechnungen, strukturierten Daten, Buchungsinformationen und Belege übertragen werden und wer welche Prüfung übernimmt. Ziel ist ein möglichst durchgängiger Prozess ohne unnötige doppelte Erfassung.