E-Rechnung: Kunden und Lieferanten richtig informieren
Eine funktionierende E-Rechnung braucht mehr als Software. Kunden und Lieferanten sollten wissen, wohin Rechnungen geschickt werden, welche Formate und Referenzen benötigt werden und wer bei Rückfragen zuständig ist. Mit einer kurzen, strukturierten Kommunikation lassen sich viele Rückläufer und Zuordnungsprobleme bereits vor dem Start vermeiden.
Zentrale Rechnungsadresse und bevorzugten Prozess kommunizieren.
Format, Übertragungsweg und Referenzen frühzeitig klären.
Leitweg-ID und weitere Referenzen vom Auftraggeber verwenden.
Kommunikationsdaten direkt im Kunden- und Lieferantenstamm hinterlegen.
Keine vorgeschriebene Rundmail – aber eine sehr sinnvolle Maßnahme
Das Umsatzsteuerrecht schreibt kein bestimmtes Informationsschreiben an Kunden oder Lieferanten vor.
Gleichzeitig legt das Gesetz für den allgemeinen B2B-Bereich keinen einzigen verbindlichen Übertragungsweg fest. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, Schnittstelle, Portal oder über andere geeignete Wege übertragen werden.
Deshalb ist es sinnvoll, Rechnungseingangsadresse, bevorzugten Übertragungsweg, notwendige Referenzen und Ansprechpartner direkt mit Geschäftspartnern abzustimmen.
Vier kleine Abstimmungen verhindern viele spätere Probleme
Falsche Postfächer vermeiden
Rechnungen landen nicht mehr in persönlichen Postfächern oder bei falschen Ansprechpartnern.
Referenzen vollständig erhalten
Bestell-, Kunden- und Projektnummern können bereits beim Lieferanten hinterlegt werden.
Formatkonflikte vermeiden
Sender und Empfänger wissen, welche technischen Formate verarbeitet werden können.
Rückfragen reduzieren
Technische und fachliche Ansprechpartner sind bereits vor dem ersten Problem bekannt.
Lieferanten brauchen andere Informationen als Kunden
Lieferanten informieren
Deinen Lieferanten teilst du mit, wie Rechnungen künftig an dein Unternehmen übermittelt werden sollen.
- zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen
- bevorzugtes E-Rechnungsformat
- gegebenenfalls Portal oder Schnittstelle
- erforderliche Bestell- oder Projektreferenz
- Rechnungsanschrift
- Ansprechpartner bei Rückfragen
- gewünschter Startzeitpunkt
Anforderungen der Kunden abfragen
Von deinen Kunden benötigst du die Informationen, mit denen deine Ausgangsrechnung korrekt adressiert und zugeordnet werden kann.
- Rechnungseingangsadresse
- gewünschter Übertragungsweg
- bevorzugtes Rechnungsformat
- Kunden- oder Lieferantennummer
- Bestell- oder Projektreferenz
- gegebenenfalls Portal- oder Peppol-Daten
- bei B2G gegebenenfalls Leitweg-ID
Welche Informationen sollten ausgetauscht werden?
| Information | Lieferant → an dich | Du → Lieferant | Kunde → an dich |
|---|---|---|---|
| Rechnungseingangsadresse | – | Ja | Ja |
| E-Rechnungsformat | ggf. abstimmen | Präferenz mitteilen | Präferenz abfragen |
| Übertragungsweg | ggf. | Ja | Ja |
| Bestellreferenz | – | falls benötigt | abfragen |
| Kunden-/Lieferantennummer | ggf. | ggf. | ggf. |
| Projekt-/Vertragsreferenz | – | falls relevant | falls relevant |
| Leitweg-ID | normalerweise nein | normalerweise nein | bei B2G |
| Peppol-Receiver-ID | bei Nutzung | bei Nutzung | bei Nutzung |
| Ansprechpartner | sinnvoll | sinnvoll | sinnvoll |
Geschäftspartner in fünf Schritten umstellen
Partner segmentieren
Lieferanten, B2B-Kunden und öffentliche Auftraggeber getrennt betrachten.
Eigene Daten festlegen
Rechnungspostfach, Formatpräferenz und Ansprechpartner definieren.
Informationen abfragen
Kundenanforderungen, Referenzen und Übertragungswege erfassen.
Stammdaten aktualisieren
Angaben direkt im Rechnungs-, ERP- oder Buchhaltungssystem hinterlegen.
Test & Start
Mit wichtigen Partnern testen und anschließend produktiv umstellen.
Für die interne Vorbereitung helfen auch unser Stammdaten-Check und der Leitfaden zur E-Rechnung-Testphase .
Drei Vorlagen für die häufigsten Kommunikationsfälle
Vorlage 1: Lieferanten über den Rechnungseingang informieren
EingangsrechnungDie Formulierung „bevorzugt“ vermeidet, dass versehentlich eine technisch oder vertraglich zu enge Annahmebedingung formuliert wird.
Vorlage 2: E-Rechnungsdaten beim Kunden abfragen
AusgangsrechnungVorlage 3: Daten für eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber abfragen
B2GBei Bundesbehörden sollte insbesondere die für den konkreten Auftrag mitgeteilte Leitweg-ID verwendet werden.
Erstelle dein E-Rechnungs-Anschreiben
Wähle den Kommunikationsfall aus und trage deine Unternehmensdaten ein. Der Generator erstellt daraus einen fertigen Text, den du anschließend kopieren und individuell anpassen kannst.
E-Rechnungs-Kommunikation erstellen
Die Eingaben werden ausschließlich in deinem Browser verarbeitet und nicht an E-Rechnungsratgeber.de übertragen.
1. Was möchtest du kommunizieren?
2. Angaben ergänzen
Dein Entwurf
LieferanteninformationBitte den Text vor dem Versand auf eure vertraglichen und organisatorischen Anforderungen anpassen.
E-Rechnung und PDF-Rechnung nicht verwechseln
Verpflichtende B2B-E-Rechnung
Besteht für den Umsatz die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, ist eine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers nicht erforderlich.
Der Empfänger muss seit 2025 grundsätzlich in der Lage sein, eine entsprechende E-Rechnung zu empfangen.
Sonstige elektronische Rechnung
Wird während einer Übergangsregelung beispielsweise weiterhin ein einfaches PDF als sonstige elektronische Rechnung verwendet, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Eine Papierrechnung kann innerhalb der jeweiligen Übergangsregel hingegen ohne diese Zustimmung verwendet werden.
Bei B2G beginnt gute Rechnungsstellung bereits beim Auftrag
Die wichtigsten B2G-Angaben vor Rechnungsstellung klären
Besonders bei Behörden sollten Auftragsdaten nicht erst nach einer Zurückweisung gesucht werden.
Leitweg-ID
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung teilt der Auftraggeber dem Rechnungssteller die passende Leitweg-ID mit.
Weitere Referenzen
Je nach Auftrag können beispielsweise Bestellnummer, Lieferantennummer, Projekt- oder Vertragsreferenzen relevant sein.
Übertragungsweg
Auftrag beziehungsweise Auftraggeber klären, über welche Plattform oder welchen Kanal die Rechnung eingereicht werden soll.
Ausführlicher: Leitweg-ID erklärt und E-Rechnung B2G .
Vier Aussagen sollten nicht unüberlegt in einer Rundmail stehen
„Ab sofort akzeptieren wir ausschließlich XRechnung.“
Eine solche Vorgabe kann unnötig eng sein. Für den normalen B2B-Bereich können auch andere gesetzlich geeignete beziehungsweise vereinbarte Formate funktionieren.
„Bitte senden Sie keine PDF-Rechnungen mehr, da diese verboten sind.“
Ein einfaches PDF ist zwar keine E-Rechnung, kann aber während der einschlägigen Übergangsfrist als sonstige Rechnung noch zulässig sein.
„Bitte teilen Sie uns Ihre Leitweg-ID mit.“
Im normalen B2B-Verkehr ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht erforderlich. Sie gehört insbesondere in den B2G-Kontext.
„Bitte bestätigen Sie zunächst, dass wir Ihnen eine E-Rechnung senden dürfen.“
Bei einem Umsatz, für den die E-Rechnung gesetzlich verpflichtend ist, ist eine solche Zustimmung grundsätzlich nicht erforderlich.
Antworten gehören in die Stammdaten – nicht ins E-Mail-Archiv
Kunde
Rechnungsadresse, Formatpräferenz, Übertragungsweg und Referenzen im Kundenstamm pflegen.
Lieferant
Lieferanten darüber informieren, welche zentrale Adresse und welche Referenzen verwendet werden sollen.
Auftrag
Auftragsspezifische Angaben wie Bestellnummer, Projekt oder B2G-Leitweg-ID möglichst direkt am Vorgang speichern.
Weiterführend: E-Rechnung Stammdaten richtig vorbereiten .
Häufige Fragen zur Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
Muss ich meine Kunden über die E-Rechnung informieren?
Das Umsatzsteuerrecht schreibt kein bestimmtes Informationsschreiben an Kunden vor. Eine Abstimmung ist trotzdem sinnvoll, insbesondere um Rechnungseingangsadresse, Übertragungsweg, gewünschtes Format und erforderliche Referenzen korrekt in den Stammdaten zu hinterlegen.
Sollte ich meine Lieferanten über eine neue Rechnungsadresse informieren?
Ja, wenn Rechnungen künftig über ein zentrales Postfach oder einen anderen definierten Eingang verarbeitet werden sollen. IHK-Checklisten empfehlen ausdrücklich, Lieferanten über eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang zu informieren.
Muss der Kunde einer E-Rechnung vorher zustimmen?
Besteht für den betreffenden inländischen B2B-Umsatz eine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung, ist eine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers grundsätzlich nicht erforderlich. Bei sonstigen elektronischen Rechnungen, beispielsweise einem einfachen PDF während einer Übergangsregelung, ist dagegen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Kann ich meinen Lieferanten eine bestimmte E-Mail-Adresse für Rechnungen mitteilen?
Ja. Ein zentrales Rechnungspostfach ist organisatorisch sehr sinnvoll. Aus umsatzsteuerlicher Sicht genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach für die Empfangsbereitschaft. Bestehende vertragliche Übertragungswege oder besondere Vereinbarungen sollten dabei berücksichtigt werden.
Darf ich meinen Lieferanten XRechnung als bevorzugtes Format nennen?
Ja. Unternehmen können ihre technischen Präferenzen miteinander abstimmen. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass XRechnung nicht das einzige geeignete E-Rechnungsformat ist. Auch ein geeignetes ZUGFeRD-Profil oder andere gesetzlich zulässige beziehungsweise interoperable Formate können die Anforderungen erfüllen.
Welche Informationen sollte ich bei meinen Kunden abfragen?
Sinnvoll sind insbesondere Rechnungseingangsadresse, bevorzugter Übertragungsweg, gegebenenfalls Formatpräferenz sowie erforderliche Kunden-, Lieferanten-, Bestell-, Projekt- oder Vertragsreferenzen. Bei Portalen oder Peppol können zusätzliche technische Angaben notwendig sein.
Brauche ich die Leitweg-ID meiner normalen B2B-Kunden?
Nein. Für die allgemeine B2B-E-Rechnung ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht erforderlich. Sie dient insbesondere der Adressierung öffentlicher Rechnungsempfänger. Rechnungssteller benötigen auch keine eigene Leitweg-ID, nur weil sie E-Rechnungen ausstellen.
Woher bekomme ich bei einer Bundesbehörde die Leitweg-ID?
Die für den konkreten Auftrag zu verwendende Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung sollte ausschließlich die bei der Auftragserteilung beziehungsweise für den Auftrag genannte Leitweg-ID verwendet werden.
Sollte ich Geschäftspartner nach XRechnung oder ZUGFeRD fragen?
Das kann sinnvoll sein, insbesondere wenn die eigene Software mehrere Formate unterstützt. Wichtig ist jedoch nicht nur die Formatbezeichnung, sondern auch, ob der Empfänger das Format technisch verarbeiten kann und welche zusätzlichen Referenzen oder Übertragungswege benötigt werden.
Sollten Kundenanforderungen im Kundenstamm gespeichert werden?
Ja. Rechnungseingangsadresse, Übertragungsweg, Formatpräferenz und erforderliche Referenzen sollten möglichst strukturiert im Kundenstamm beziehungsweise am Auftrag gepflegt werden. Dadurch können Ausgangsrechnungen später weitgehend automatisch korrekt erzeugt werden.
Muss ich alle Geschäftspartner gleichzeitig anschreiben?
Nein. In der Praxis kann eine Priorisierung sinnvoll sein. Beginne beispielsweise mit großen Lieferanten, Kunden mit hohem Rechnungsvolumen, öffentlichen Auftraggebern und Geschäftspartnern mit besonderen Portal- oder Referenzanforderungen.
Was mache ich, wenn ein Kunde besondere technische Vorgaben hat?
Prüfe zunächst, ob deine Rechnungssoftware die geforderten Formate, Referenzen und Übertragungswege unterstützt. Bei Portalen, Peppol oder individuellen Schnittstellen sollten die Vorgaben anschließend in einem Testfall geprüft und die relevanten Daten im Kunden- beziehungsweise Auftragsstamm dokumentiert werden.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung elektronischer Rechnungen, Softwareauswahl, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Die Textvorlagen und der Kommunikationsgenerator sind redaktionelle Arbeitshilfen. Sie sollten vor dem Versand an bestehende Verträge, Prozesse und technische Anforderungen angepasst werden.Kommunikation in den E-Rechnungsprozess integrieren
Quellen zur Geschäftspartner-Kommunikation
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung – Stand 23. März 2026
- Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 27 UStG – Übergangsvorschriften zur E-Rechnung
- IHK Pfalz: E-Rechnung: Checkliste zur Einführung
- IHK Region Stuttgart: E-Rechnung – Schritte zur betrieblichen Umsetzung
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: Wann eine Leitweg-ID zu verwenden ist
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: Inhaltliche Anforderungen bei Rechnungen an die Bundesverwaltung
Letzte fachliche Prüfung: 13. September 2026. Vertragliche Vereinbarungen, branchenspezifische Anforderungen und Vorgaben einzelner Rechnungsempfänger können zusätzliche Angaben erfordern.