E-Rechnung kostenlos erstellen 2026: 5 kostenlose Möglichkeiten für XRechnung und ZUGFeRD
Für eine E-Rechnung musst du nicht zwingend sofort ein kostenpflichtiges Buchhaltungsprogramm abonnieren. Mehrere Anbieter stellen kostenlose Tarife bereit, mit denen sich XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen oder andere strukturierte E-Rechnungen erstellen lassen. Entscheidend ist allerdings, die Grenzen des jeweiligen Gratis-Tarifs zu kennen.
Kann man eine E-Rechnung wirklich kostenlos erstellen?
Ja. Es gibt mittlerweile mehrere Anbieter, die dauerhaft kostenlose Tarife für die Erstellung strukturierter Rechnungen anbieten.
Besonders interessant sind diese Angebote für Selbstständige, Freiberufler, Gründer und kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen schreiben oder zunächst Erfahrungen mit der E-Rechnung sammeln möchten.
Sehr wenige Rechnungen
Ein dauerhaft kostenloser Tarif mit kleinem monatlichem Kontingent kann bereits vollkommen ausreichen.
Einzelne E-Rechnungen
Wer nur gelegentlich eine strukturierte Rechnung benötigt, braucht nicht zwingend ein vollständiges Buchhaltungspaket.
Mehr Rechnungen
Einzelne kostenlose Angebote erlauben sogar eine größere oder unbegrenzte Zahl von E-Rechnungen.
5 Möglichkeiten, eine E-Rechnung kostenlos zu erstellen
Die folgenden Angebote besitzen nach aktuellem Anbieterstand einen kostenlosen Tarif oder eine dauerhaft kostenlose Nutzungsmöglichkeit.
Leistungen und Preise können sich ändern. Prüfe deshalb vor der Registrierung immer noch einmal die aktuelle Preis- und Leistungsübersicht des Anbieters.
sevdesk Kostenlos
- bis zu 3 Rechnungen beziehungsweise E-Rechnungen pro Monat
- XRechnung
- ZUGFeRD
- mehrere Rechnungslayouts
- unbegrenzt Kontakte
- unbegrenzt Produkte und Dienstleistungen
Sinnvoll für Selbstständige und kleine Betriebe, die nur wenige Ausgangsrechnungen pro Monat benötigen.
sevdesk E-Rechnung im Detail →
Accountable Rechnungen Free
- unbegrenzt E-Rechnungen versenden
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Empfang von E-Rechnungen
- Smartphone-App
- begrenzte zusätzliche Buchhaltungsfunktionen
Interessant, wenn du kostenlos eine größere Zahl strukturierter Ausgangsrechnungen erstellen möchtest.
Accountable E-Rechnung im Detail →
easybill Free
- bis zu 50 Dokumente pro Monat
- Rechnungen inklusive E-Rechnungen
- E-Rechnung versenden und empfangen
- 1 Benutzerzugang
- bis zu 3 Kontakte
- Steuerberater-Zugang
Das hohe Dokumentenkontingent ist interessant, allerdings begrenzt der Free-Tarif die Zahl der verwaltbaren Kontakte.
easybill E-Rechnung im Detail →
Papierkram FREE
- dauerhaft kostenlose Basisversion
- Rechnungen und Angebote
- E-Rechnungen
- Kontakte
- Projekte
- Zeiterfassung und Belegverwaltung
Interessant für Selbstständige, die neben der Rechnungserstellung auch einfache Buchhaltungs- und Projektfunktionen nutzen möchten.
Papierkram E-Rechnung im Detail →
B2Brouter Basic
- bis zu 24 Transaktionen pro Jahr
- Rechnungen senden und empfangen
- bis zu 10 Kontakte
- internationale Rechnungen
- Rechnungskorrekturen
- webbasierte Nutzung
Eine interessante Lösung, wenn du nur gelegentlich E-Rechnungen austauschst und eine spezialisierte E-Invoicing-Plattform suchst.
Kostenlose E-Rechnungsprogramme im Überblick
| Anbieter | Kostenloser Umfang | XRechnung / ZUGFeRD | Besonderheit | Worauf achten? |
|---|---|---|---|---|
| sevdesk | 3 (E-)Rechnungen pro Monat | XRechnung + ZUGFeRD | unbegrenzt Kontakte und Produkte | kleines Monatslimit |
| Accountable | unbegrenzt E-Rechnungen im Free-Tarif | XRechnung + ZUGFeRD | starker Fokus auf Selbstständige | Free-Tarif vor allem App-orientiert |
| easybill | bis zu 50 Dokumente pro Monat | E-Rechnung Versand & Empfang | vergleichsweise großes Dokumentenkontingent | 3 Kontakte und mögliche Zusatz-/Archivierungskosten |
| Papierkram | dauerhafte FREE-Version | E-Rechnungsfunktionen | Buchhaltung, Projekte und Zeiterfassung | konkreten Format- und Funktionsumfang prüfen |
| B2Brouter | 24 Transaktionen pro Jahr | E-Invoicing | spezialisierte E-Rechnungsplattform | Jahreslimit für Transaktionen |
Tarifstand: 12. September 2026. Anbieter können Preise, Limits und Funktionen jederzeit ändern. Maßgeblich sind die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters.
Welche kostenlose Lösung passt zu welchem Nutzer?
Nebenberuflich Selbstständige
Bei sehr geringem Rechnungsvolumen kann ein Tarif mit wenigen kostenlosen Rechnungen pro Monat bereits ausreichen.
Freelancer
Wer regelmäßig E-Rechnungen erstellt, sollte besonders auf das Dokumentenlimit achten.
Gründer
Eine kostenlose Lösung mit Kontakten, Angeboten, Belegen und Buchhaltungsfunktionen kann den Einstieg vereinfachen.
Nur gelegentliche E-Rechnung
Für wenige Rechnungen pro Jahr kann eine spezialisierte E-Invoicing-Lösung mit Jahreskontingent interessant sein.
Viele verschiedene Kunden
Achte nicht nur auf die Zahl der Rechnungen, sondern auch auf das Limit der speicherbaren Kontakte.
Wachsendes Unternehmen
Prüfe frühzeitig, was ein später notwendiges Upgrade kostet und wie leicht Daten exportiert werden können.
So erstellst du kostenlos eine E-Rechnung
Kostenlosen Anbieter auswählen
Vergleiche Rechnungsmenge, Kundenlimit, unterstützte Formate, Versand, Empfang und mögliche Zusatzkosten.
Unternehmensdaten einrichten
Hinterlege Firmenname, Anschrift, Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. und weitere Stammdaten.
Kunden anlegen
Erfasse den Rechnungsempfänger mit korrekter Firmenbezeichnung und Anschrift.
Rechnung erfassen
Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und weitere erforderliche Angaben eingeben.
E-Rechnungsformat wählen
Je nach Anbieter und Empfänger beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD auswählen.
Strukturierte Rechnung erzeugen
Das Programm erstellt aus deinen Rechnungsdaten den strukturierten Datensatz.
Rechnung prüfen
Kontrolliere Pflichtangaben, Beträge und Format und nutze möglichst eine technische Validierung.
Versenden und aufbewahren
Übermittle die E-Rechnung beispielsweise per E-Mail und bewahre die strukturierte Originaldatei auf.
Kostenlos XRechnung oder ZUGFeRD erstellen?
Für viele kleine Unternehmen stellt sich zunächst die Frage, welches der beiden verbreiteten deutschen E-Rechnungsformate verwendet werden sollte.
XRechnung
Die XRechnung ist ein vollständig strukturiertes XML-Format.
Sie wird besonders häufig bei öffentlichen Auftraggebern und in stark automatisierten Prozessen verwendet.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Für viele klassische B2B-Geschäftsbeziehungen ist das Hybridformat besonders praktisch.
Direkter Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD .
Welche Angaben braucht die kostenlose E-Rechnung?
Ein kostenloses Programm befreit nicht von den steuerlichen Anforderungen. Die E-Rechnung muss die für den jeweiligen Rechnungsfall erforderlichen Pflichtangaben enthalten.
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- eindeutige Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
- Liefer- oder Leistungszeitpunkt
- Entgelt
- Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise erforderlicher Steuerbefreiungshinweis
- je nach Rechnungsfall weitere gesetzliche Angaben
Ausführliche Checkliste: E-Rechnung Pflichtangaben .
Kostenlose E-Rechnung prüfen und validieren
Gerade wenn du zum ersten Mal eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erstellst, sollte das Ergebnis vor dem Versand sorgfältig kontrolliert werden.
Eine Validierung kann unter anderem Formatfehler, fehlende Pflichtfelder und bestimmte logische Widersprüche erkennen.
Validator
Prüft strukturierte Daten gegen technische und fachliche Regeln.
Eigene Prüfung
Kontrolliere Kunde, Leistung, Preise, Steuer und Zahlungsdaten.
Zur vollständigen Anleitung: E-Rechnung prüfen und validieren .
Wann kann eine kostenlose E-Rechnung später doch Geld kosten?
Nicht jeder kostenlose Tarif bleibt bei jeder Nutzung vollständig bei null Euro. Vor der Entscheidung solltest du insbesondere folgende Punkte prüfen.
Dokumentenlimit
Was passiert, wenn du mehr Rechnungen als im Free-Tarif vorgesehen erstellst?
Archivierungskosten
Prüfe, ob die dauerhafte Speicherung von Dokumenten im kostenlosen Tarif enthalten ist oder separat berechnet wird.
Kontaktlimit
Ein hohes Rechnungslimit nutzt wenig, wenn nur sehr wenige Kunden gespeichert werden können.
Empfang von E-Rechnungen
Manche kostenlose Angebote konzentrieren sich vor allem auf Ausgangsrechnungen.
Sonderfälle
Abschlagsrechnungen, Gutschriften, Reverse Charge, wiederkehrende Rechnungen oder besondere Formate können zusätzliche Funktionen erfordern.
Export und Anbieterwechsel
Prüfe, wie du Rechnungen, Kundendaten und Archiv später exportieren kannst.
Kann ich die E-Rechnung kostenlos mit Word oder Excel erstellen?
Eine normale Word-, Excel- oder PDF-Rechnung ist für sich genommen keine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Definition.
Dafür fehlt der strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdatensatz.
Einfaches PDF
Eine aus Word oder Excel exportierte normale PDF-Datei ist seit 2025 lediglich eine sonstige Rechnung.
Strukturierte Daten
Erforderlich ist ein geeignetes strukturiertes Format, beispielsweise XRechnung oder eine passende ZUGFeRD-Ausprägung.
Muss eine kostenlos erstellte E-Rechnung aufbewahrt werden?
Ja. Ob die Software kostenlos oder kostenpflichtig war, ändert nichts an der steuerlichen Aufbewahrungspflicht.
Rechnungen müssen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so zu erhalten, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Ausführlich: E-Rechnung aufbewahren & archivieren .
Wann lohnt sich eine kostenpflichtige E-Rechnungssoftware?
Ein kostenloser Tarif ist vor allem dann attraktiv, wenn Rechnungsvolumen und Prozesse überschaubar bleiben.
Mit zunehmendem Geschäft kann dagegen eine kostenpflichtige Lösung wirtschaftlicher sein, obwohl eine kostenlose Lösung theoretisch noch nutzbar wäre.
- viele Rechnungen pro Monat
- viele Kunden und Lieferanten
- automatische Zahlungserkennung
- wiederkehrende Rechnungen
- Abschlags- und Schlussrechnungen
- automatisiertes Mahnwesen
- DATEV- oder Steuerberater-Schnittstellen
- mehrere Mitarbeiter
- automatisierter Rechnungseingang
- API-, ERP- oder Shop-Anbindungen
Kostenlos starten – später gezielt erweitern
Für kleine Rechnungsvolumen kann eine kostenlose Lösung völlig ausreichen. Sobald Prozesse komplexer werden, lohnt sich ein Vergleich des gesamten Funktionsumfangs und nicht nur des Monatspreises.
9 Fehler beim kostenlosen Erstellen einer E-Rechnung
1. Ein normales PDF für eine E-Rechnung halten
Eine unstrukturierte PDF-Datei erfüllt die neue Definition der E-Rechnung nicht.
2. Nur auf den Preis von 0 Euro schauen
Dokumenten-, Kontakt- und Funktionslimits können entscheidender sein.
3. Archivierungskosten übersehen
Bei einzelnen Anbietern können trotz kostenlosem Grundtarif zusätzliche Kosten entstehen.
4. Falsches E-Rechnungsformat wählen
Der Rechnungsempfänger kann bestimmte technische Anforderungen vorgeben.
5. Pflichtangaben unvollständig erfassen
Auch kostenlose Software kann fehlerhafte Stammdaten nicht automatisch richtig machen.
6. Die Rechnung vor Versand nicht prüfen
Technische Validierung und inhaltliche Kontrolle bleiben sinnvoll.
7. Nur Ausgangsrechnungen betrachten
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich auch E-Rechnungen empfangen können.
8. XML-Datei nach dem Versand löschen
Der strukturierte Originaldatensatz muss entsprechend den Aufbewahrungsvorschriften erhalten bleiben.
9. Exportmöglichkeiten erst beim Anbieterwechsel prüfen
Kläre frühzeitig, wie du Rechnungen und Stammdaten aus dem System herausbekommst.
Häufige Fragen zur kostenlosen E-Rechnung
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Ja. Mehrere Softwareanbieter bieten dauerhaft kostenlose Tarife, mit denen sich strukturierte E-Rechnungen erstellen lassen. Die kostenlosen Tarife unterscheiden sich allerdings deutlich bei Rechnungsmenge, Kontakten, Formaten und Zusatzfunktionen.
Welche kostenlose Software kann XRechnungen erstellen?
Unter anderem bieten sevdesk und Accountable aktuell kostenlose Tarife mit XRechnungsfunktion an. Auch weitere Anbieter unterstützen kostenlose E-Rechnungsprozesse. Der aktuelle Funktionsumfang sollte vor der Nutzung geprüft werden.
Kann ich ZUGFeRD kostenlos erstellen?
Ja. Es gibt kostenlose Tarife, die ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen. Beispielsweise nennen sevdesk und Accountable ZUGFeRD ausdrücklich für ihre kostenlosen Angebote.
Ist eine kostenlose E-Rechnung genauso gültig wie eine kostenpflichtig erstellte?
Der Preis der Software ist für die steuerliche Einordnung nicht entscheidend. Maßgeblich ist, ob die Rechnung die gesetzlichen und technischen Anforderungen des jeweiligen Rechnungsfalls erfüllt.
Kann ich mit Word oder Excel eine E-Rechnung erstellen?
Eine gewöhnliche Word-, Excel- oder daraus erzeugte PDF-Rechnung ist für sich genommen keine E-Rechnung nach der seit 2025 geltenden Definition. Eine E-Rechnung benötigt strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten.
Reicht eine kostenlose PDF-Rechnung aus?
Eine einfache PDF-Datei ist seit 2025 keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsfristen kann sie unter den jeweiligen Voraussetzungen noch verwendet werden.
Wie viele E-Rechnungen kann ich mit sevdesk kostenlos erstellen?
Nach dem Anbieterstand im September 2026 können im kostenlosen sevdesk-Tarif bis zu drei Rechnungen beziehungsweise E-Rechnungen pro Monat erstellt werden. Unterstützt werden XRechnung und ZUGFeRD.
Wie viele E-Rechnungen kann ich mit Accountable kostenlos erstellen?
Accountable nennt für seinen Tarif „Rechnungen Free“ aktuell unbegrenzte ZUGFeRD- und XRechnungen. Zusätzliche Buchhaltungs- und Zugriffsoptionen unterscheiden sich von den kostenpflichtigen Tarifen.
Ist easybill wirklich komplett kostenlos?
easybill bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Grundtarif mit bis zu 50 Dokumenten pro Monat. Der Anbieter weist jedoch zusätzlich dokumentenabhängige Archivierungskosten sowie mögliche Kosten für zusätzliche Dokumente aus. Deshalb sollte die aktuelle Preisübersicht vor der Nutzung genau geprüft werden.
Kann ich eine kostenlose E-Rechnung per E-Mail versenden?
Ja. Das Umsatzsteuerrecht schreibt für normale B2B-E-Rechnungen keinen einheitlichen Übermittlungsweg vor. Eine E-Rechnung kann beispielsweise als geeignete Datei per E-Mail übermittelt werden.
Muss ich eine kostenlos erstellte E-Rechnung validieren?
Eine technische Validierung ist keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das Bundesministerium der Finanzen hält sie jedoch für sinnvoll und empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand.
Muss eine kostenlos erstellte E-Rechnung archiviert werden?
Ja. Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so erhalten werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Passende Ratgeber zur kostenlosen E-Rechnung
Kostenlose E-Rechnungssoftware
Kostenlose Tarife und Funktionen ausführlich vergleichen.
Kostenlose Software vergleichen →E-Rechnung Pflichtangaben
Welche Informationen zwingend in die Rechnung gehören.
Pflichtangaben ansehen →E-Rechnung aufbewahren
XML-Original, Archivierung und 8-Jahres-Frist verstehen.
Aufbewahrung verstehen →Quellen und aktuelle Anbieterinformationen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
- sevdesk – aktuelle Tarife und kostenloser E-Rechnungstarif
- sevdesk – kostenlose E-Rechnungssoftware
- Accountable – aktuelle Tarife und Rechnungen Free
- easybill – Free-Tarif, Dokumentenlimits und Archivierungskosten
- Papierkram – kostenlose Buchhaltungssoftware
- Papierkram Hilfe – E-Rechnungen und XRechnungen
- B2Brouter – aktueller kostenloser Basic-Tarif
Anbieter- und Tarifstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Preise, Funktionsumfang, Dokumentenlimits und kostenlose Tarife können von den jeweiligen Anbietern jederzeit geändert werden. Vor einer Registrierung sollten deshalb die aktuellen Tarifbedingungen direkt beim Anbieter geprüft werden. Diese Seite dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.