E-Rechnung Abschlagsrechnung 2026: Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnung richtig abrechnen
Bei größeren Aufträgen wird häufig nicht erst nach vollständiger Fertigstellung abgerechnet. Unternehmen verlangen Anzahlungen, stellen Abschlags- oder Teilrechnungen und rechnen am Ende den Gesamtauftrag ab. Auch diese Rechnungen können beziehungsweise müssen – abhängig von E-Rechnungspflicht, Ausnahme und Übergangsregel – als strukturierte E-Rechnung erstellt werden.
Anzahlung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung
Im Alltag werden diese Begriffe oft synonym verwendet. Für die Umsatzsteuer ist aber entscheidend, was wirtschaftlich tatsächlich passiert.
Vor allem der Begriff „Abschlagsrechnung“ sagt für sich allein noch nicht, ob umsatzsteuerlich eine Vorauszahlung oder bereits eine ausgeführte Teilleistung vorliegt.
Voraus- oder Anzahlungsrechnung
Der Kunde soll zahlen, obwohl die vereinbarte Lieferung oder Leistung noch nicht vollständig ausgeführt wurde.
Abschlagsrechnung
Ein Teilbetrag eines größeren Auftrags wird abgerechnet. Die steuerliche Einordnung hängt vom konkreten Leistungsstand ab.
Teilrechnung
Eine wirtschaftlich teilbare und gesondert vereinbarte Teilleistung ist bereits abgeschlossen.
End- oder Schlussrechnung
Nach Abschluss wird der Gesamtauftrag unter Berücksichtigung bereits abgerechneter Zahlungen endgültig abgerechnet.
Muss eine Abschlagsrechnung als E-Rechnung erstellt werden?
Für Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen gelten grundsätzlich dieselben Regeln zur E-Rechnung wie für andere Rechnungen.
Liegt ein inländischer B2B-Umsatz vor, für den eine E-Rechnung auszustellen ist, und greift weder eine dauerhafte Ausnahme noch eine Übergangsregel, ist grundsätzlich auch die entsprechende Abschlags- oder Anzahlungsrechnung als E-Rechnung auszustellen.
Allgemeine Übergangsregel
Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden.
Eine Papierrechnung ist innerhalb dieser Übergangsregel möglich; eine normale PDF-Rechnung setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.
800.000-Euro-Regel
Bei einem relevanten Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsregel bis Ende 2027 verlängert sein.
Danach ist bei einem verpflichtenden B2B-Umsatz grundsätzlich eine E-Rechnung nötig.
Mehr dazu: E-Rechnung Pflicht und E-Rechnung Ausnahmen .
Was gilt bei einer Anzahlungs- oder Vorausrechnung?
Vereinnahmt ein Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts, bevor die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wird, gelten die allgemeinen Rechnungsregeln nach § 14 UStG sinngemäß.
Eine entsprechende Anzahlungsrechnung sollte deshalb den späteren Leistungsvorgang eindeutig erkennen lassen.
- Name und Anschrift von Unternehmer und Kunde
- steuerliche Identifikation
- Ausstellungsdatum
- eindeutige Rechnungsnummer
- hinreichend konkrete Beschreibung der künftig auszuführenden Leistung
- vereinbarter beziehungsweise angeforderter Teilbetrag
- anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
- gegebenenfalls weitere gesetzliche Pflichtangaben
Die allgemeinen Pflichtdaten findest du unter E-Rechnung Pflichtangaben .
Was ist eine Teilrechnung?
Umsatzsteuerlich können Teilleistungen vorliegen, wenn eine wirtschaftlich teilbare Leistung in einzelnen Teilen ausgeführt wird und für diese Teile ein Entgelt gesondert vereinbart wurde.
Dann wird nicht lediglich im Voraus für eine noch ausstehende Gesamtleistung gezahlt. Vielmehr ist eine abgrenzbare Teilleistung bereits ausgeführt worden.
Leistung noch nicht ausgeführt
Geld fließt vor der eigentlichen Lieferung oder Leistung.
Teil ist bereits abgeschlossen
Eine wirtschaftlich selbstständig abgrenzbare Leistung wurde bereits ausgeführt und gesondert vereinbart.
Welche XRechnung-Codes gelten für Anzahlungs- und Teilrechnungen?
XRechnung kann unterschiedliche Rechnungstypen im strukturierten Datensatz eindeutig kennzeichnen.
Anzahlungs- beziehungsweise Vorausrechnung
Teilrechnung
Abschlagsrechnung im Bauwesen
Teilschlussrechnung im Bauwesen
Schlussrechnung im Bauwesen
Mehr zur technischen Erstellung: XRechnung erstellen .
E-Rechnung bei Abschlagsrechnungen im Bauwesen
Abschlags- und Schlussrechnungen spielen insbesondere im Bauwesen eine große Rolle. XRechnung stellt hierfür eigene bauspezifische Rechnungstypen bereit.
Abschlagsrechnung
Partial construction invoice
Teilschlussrechnung
Partial final construction invoice
Schlussrechnung
Final construction invoice
Das detaillierte Leistungsverzeichnis kann in einer menschenlesbaren Anlage beigefügt werden. Der strukturierte Teil muss dann eindeutig auf diese Anlage hinweisen.
Für Handwerksbetriebe: E-Rechnung für Handwerker .
Wann entsteht Umsatzsteuer bei einer Anzahlung?
Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts bereits vereinnahmt, bevor die entsprechende Lieferung oder Leistung ausgeführt wurde, entsteht die Umsatzsteuer insoweit grundsätzlich bereits mit der Vereinnahmung der Zahlung.
Das ist ein wichtiger Unterschied zur bloßen Ausstellung einer Anzahlungsrechnung.
Auftrag
Vertrag wird geschlossen.
Rechnung
Anzahlungsrechnung wird erstellt.
Zahlung
Kunde zahlt den Teilbetrag.
Umsatzsteuer
Steuer entsteht für den vereinnahmten Teilbetrag.
Endabrechnung
Bereits versteuerte Teilentgelte berücksichtigen.
Wann kann Vorsteuer aus einer Anzahlung abgezogen werden?
Für eine Zahlung vor Ausführung der eigentlichen Leistung enthält § 15 UStG eine besondere Regel.
Der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Vorauszahlung ist grundsätzlich bereits als Vorsteuer abziehbar, wenn
Rechnung liegt vor
Der Leistungsempfänger besitzt eine ordnungsgemäße Rechnung über die Vorauszahlung.
Zahlung wurde geleistet
Der in Rechnung gestellte Vorauszahlungsbetrag wurde tatsächlich bezahlt.
Wie funktioniert die End- oder Schlussrechnung?
Wird nach Abschluss der Leistung eine Endrechnung erstellt, darf nicht einfach der gesamte Auftragswert erneut als noch zu zahlender Betrag behandelt werden.
Wurden bereits Teilentgelte vereinnahmt und hierfür Rechnungen ausgestellt, müssen diese Beträge und die darauf entfallenden Steuerbeträge in der Endrechnung abgesetzt werden.
Dürfen bereits gezahlte Abschläge in einer PDF-Anlage aufgeführt werden?
Ja, bei der Endrechnung gibt es hierfür eine ausdrückliche Verwaltungsregel.
In einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung darf die Absetzung der bereits vereinnahmten Teilentgelte in einem beigefügten unstrukturierten Anhang dargestellt werden.
Voraussetzung ist, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung ausdrücklich auf diese Anlage verweist.
Strukturierter Teil + Anlage
Die E-Rechnung enthält einen eindeutigen Hinweis auf eine beigefügte Anlage mit der Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte.
Anlage ohne Referenz
Die Abschläge werden lediglich irgendwo in einer separaten PDF-Datei aufgelistet, ohne dass die strukturierte E-Rechnung darauf verweist.
Was passiert mit alten Abschlagsrechnungen aus der Übergangszeit?
Gerade bei langfristigen Projekten kann ein Auftrag mehrere Jahre laufen. Dann kann beispielsweise eine Anzahlungsrechnung noch als PDF erstellt worden sein, während die spätere Endrechnung bereits verpflichtend als E-Rechnung ausgestellt werden muss.
PDF oder Papier bleibt bestehen
Eine damals zulässig erstellte Abschlagsrechnung muss nicht nur wegen einer später eintretenden E-Rechnungspflicht neu ausgestellt werden.
E-Rechnung kann erforderlich sein
Wird die End- oder Schlussrechnung erst nach Ablauf der für den Aussteller anwendbaren Übergangsregel erstellt, kann sie als E-Rechnung auszustellen sein.
Abschlags- und Schlussrechnung in 8 Schritten sauber umsetzen
Geschäftsvorgang einordnen
Handelt es sich um Vorauszahlung, Abschlag, echte Teilleistung oder Endrechnung?
E-Rechnungspflicht prüfen
B2B-Fall, Ausnahme und eventuell noch geltende Übergangsregel prüfen.
Passenden Rechnungstyp wählen
Bei XRechnung beispielsweise 386 für Vorauszahlung, 326 für Teilrechnung oder gegebenenfalls einen bauspezifischen Code.
Pflichtangaben erfassen
Geschäftspartner, Leistung, Zeitraum, Betrag und Steuer korrekt strukturiert abbilden.
Zahlung verbuchen
Bei einer Vorauszahlung den tatsächlichen Zahlungseingang und die darauf entfallende Umsatzsteuer korrekt berücksichtigen.
Weitere Abschläge nachvollziehbar führen
Rechnungsnummern, Beträge und Zahlungen projektspezifisch dokumentieren.
Endrechnung erstellen
Gesamtleistung abrechnen und bereits vereinnahmte Teilentgelte einschließlich Steuerbeträgen korrekt absetzen.
Prüfen und aufbewahren
E-Rechnung validieren, Belegkette kontrollieren und strukturierte Originaldaten entsprechend aufbewahren.
Was sollte Software bei Abschlagsrechnungen können?
Gerade Abschlags- und Schlussrechnungen sind ein guter Test dafür, ob eine E-Rechnungssoftware wirklich zum eigenen Geschäftsmodell passt.
Abschläge verwalten
Mehrere Teilbeträge einem Auftrag eindeutig zuordnen können.
Zahlungen erkennen
Vereinnahmte Teilentgelte und offene Beträge sauber unterscheiden.
Endrechnung bilden
Bereits gezahlte Abschläge korrekt von der Gesamtsumme absetzen.
XRechnung-Codes
Passende Rechnungstypen strukturiert unterstützen.
Anhänge
Leistungsverzeichnisse und Abschlagsübersichten sinnvoll einbinden.
Validierung
Strukturierte Rechnungsdaten vor dem Versand prüfen.
Software nicht nur nach „E-Rechnung: Ja/Nein“ auswählen
Wer regelmäßig mit Abschlägen, Bauprojekten oder längeren Leistungszeiträumen arbeitet, sollte prüfen, ob die Software den gesamten Rechnungslauf von der Anzahlung bis zur Schlussrechnung unterstützt.
Was sollte bei einer Schlussrechnung geprüft werden?
- Ist die Gesamtleistung richtig beschrieben?
- Stimmen Auftragswert und tatsächlich ausgeführte Leistung?
- Sind alle bereits vereinnahmten Teilentgelte erfasst?
- Sind die jeweiligen Steuerbeträge korrekt berücksichtigt?
- Gibt es stornierte oder korrigierte Abschlagsrechnungen?
- Wurden Gutschriften beziehungsweise Preisänderungen berücksichtigt?
- Ist der verbleibende Zahlbetrag korrekt?
- Verweist der strukturierte Teil auf relevante Anlagen?
- Stimmen bei ZUGFeRD PDF und strukturierte XML-Daten überein?
- Ist die fertige E-Rechnung technisch valide?
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen .
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung gemeinsam aufbewahren
Die Schlussrechnung ersetzt nicht einfach sämtliche vorherigen Belege.
Abschlags-, Anzahlungs- und Teilrechnungen sowie die dazugehörigen Zahlungen, Korrekturen und die abschließende Endrechnung bilden eine zusammenhängende Belegkette.
Abschläge erhalten
Strukturierte Originaldateien beziehungsweise damals zulässig ausgestellte sonstige Rechnungen aufbewahren.
Endrechnung verknüpfen
Die Schlussrechnung sollte nachvollziehbar mit den vorherigen Abschlagsrechnungen und Zahlungen verbunden bleiben.
Zur Archivierung: E-Rechnung aufbewahren & archivieren .
10 typische Fehler bei Abschlags- und Schlussrechnungen
1. Anzahlung und Teilleistung verwechseln
Eine Zahlung vor Leistung ist steuerlich nicht dasselbe wie eine bereits ausgeführte Teilleistung.
2. Falschen XRechnung-Typ verwenden
Anzahlungs-, Teil- und Baurechnungen können unterschiedliche Rechnungstypcodes benötigen.
3. Umsatzsteuer bereits bei Rechnungserstellung als vereinnahmt behandeln
Bei der Vorauszahlung ist der tatsächliche Zahlungseingang entscheidend.
4. Vorsteuer vor Zahlung der Anzahlung abziehen
Beim Vorsteuerabzug auf Vorauszahlungen müssen Rechnung und Zahlung vorliegen.
5. Abschläge in der Endrechnung vergessen
Vereinnahmte Teilentgelte und darauf entfallende Steuerbeträge müssen grundsätzlich abgesetzt werden.
6. Abschlagsübersicht ohne Referenz nur als PDF anhängen
Wird die BMF-Erleichterung genutzt, muss die strukturierte Endrechnung ausdrücklich auf die Anlage hinweisen.
7. Alte PDF-Abschlagsrechnungen unnötig neu ausstellen
Vor dem maßgeblichen E-Rechnungs-Stichtag ausgestellte Abschlagsrechnungen müssen nicht allein wegen der späteren E-Rechnungspflicht umgewandelt werden.
8. Leistungsverzeichnis nur extern bereitstellen
Bei der zulässigen Bau-Praxislösung muss der strukturierte Teil eindeutig auf die Anlage verweisen.
9. Stornierte Abschläge weiterhin absetzen
Korrekturen und Stornos müssen in der Endabrechnung berücksichtigt werden.
10. Nur den offenen Zahlbetrag prüfen
Auch Gesamtleistung, Steuerbasis, Teilentgelte und Belegverknüpfung müssen stimmen.
Häufige Fragen zu E-Rechnung und Abschlagsrechnung
Muss eine Abschlagsrechnung als E-Rechnung erstellt werden?
Wenn der zugrunde liegende Umsatz der verpflichtenden E-Rechnung unterliegt und weder eine gesetzliche Ausnahme noch eine noch anwendbare Übergangsregel greift, ist grundsätzlich auch eine Abschlags- beziehungsweise Anzahlungsrechnung als E-Rechnung auszustellen.
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Bei einer Anzahlungs- oder Vorausrechnung wird vor vollständiger Ausführung der Leistung ein Betrag abgerechnet. Der Begriff Abschlagsrechnung kann unterschiedliche Sachverhalte bezeichnen. Bei einer echten Teilrechnung ist dagegen eine wirtschaftlich teilbare, gesondert vereinbarte Teilleistung bereits ausgeführt worden.
Welcher XRechnung-Code gilt für eine Anzahlungsrechnung?
XStandards Einkauf nennt für eine Anzahlungsrechnung beziehungsweise Prepayment invoice den Invoice Type Code 386.
Welcher XRechnung-Code gilt für eine Teilrechnung?
Für eine allgemeine Teilrechnung wird in XRechnung der Invoice Type Code 326 „Partial invoice“ verwendet.
Welche XRechnung-Codes gibt es für Baurechnungen?
Für bauspezifische Rechnungstypen stehen insbesondere die Codes 875 für eine Abschlagsrechnung, 876 für eine Teilschlussrechnung und 877 für eine Schlussrechnung im Bauwesen zur Verfügung.
Muss eine alte PDF-Abschlagsrechnung später als E-Rechnung neu erstellt werden?
Nein. Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem für den Rechnungsaussteller maßgeblichen Stichtag zur verpflichtenden E-Rechnung ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung oder Zahlung erst später erfolgen.
Wie werden Anzahlungen in der Schlussrechnung berücksichtigt?
Wurden vor Ausführung der Leistung Teilentgelte vereinnahmt und darüber Rechnungen ausgestellt, müssen in der Endrechnung grundsätzlich die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden.
Dürfen bereits gezahlte Abschläge in einer PDF-Anlage zur E-Rechnung stehen?
Ja. Bei einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung darf die Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte in einem beigefügten unstrukturierten Anhang dargestellt werden, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich auf diese Anlage hinweist. Diese BMF-Regel kann auch über Ende 2027 hinaus angewendet werden.
Wann entsteht Umsatzsteuer auf eine Anzahlung?
Wird ein Entgelt oder Teilentgelt bereits vor Ausführung der Leistung vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer insoweit grundsätzlich mit der Vereinnahmung der Zahlung.
Wann darf der Kunde Vorsteuer aus einer Anzahlung abziehen?
Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung der Leistung entfällt, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Zahlung tatsächlich geleistet wurde.
Darf bei einer Bau-E-Rechnung das Leistungsverzeichnis als Anlage beigefügt werden?
Ja. Nach den aktuellen BMF-FAQ kann es bei einer Bauleistung derzeit ausreichen, wenn im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen enthalten sind. Das detaillierte Leistungsverzeichnis darf in einer menschenlesbaren Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil eindeutig verweist.
Müssen Abschlagsrechnungen nach der Schlussrechnung aufbewahrt werden?
Ja. Abschlags- und Anzahlungsrechnungen werden nicht einfach durch die Schlussrechnung bedeutungslos. Sie gehören zur Belegkette und sind entsprechend den geltenden Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren. Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Frist von acht Jahren.
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Aufbewahrung verstehen →Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, insbesondere Frage 7b, Stand März 2026
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, Anzahlungen und Endrechnung
- § 13 UStG – Entstehung der Umsatzsteuer bei Leistungen und Vorauszahlungen
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug bei Zahlungen vor Ausführung der Leistung
- XStandards Einkauf – Pflichtangaben nach UStG und Rechnungstypen für Anzahlungs- und Teilrechnungen
- XStandards Einkauf – FAQ zur XRechnung, insbesondere elektronische Rechnungsstellung im Bauwesen
- XStandards Einkauf – aktuelle XRechnung-Versionen und technische Bundles
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Die genaue umsatzsteuerliche Behandlung von Abschlags-, Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen hängt vom konkreten Vertrag, Zeitpunkt der Leistung, Zahlung und gegebenenfalls besonderen Regelungen wie Reverse Charge oder Baurecht ab. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.