E-Rechnung für Handwerker 2026: Pflicht, Fristen und Praxis bei Privat- und Geschäftskunden
Elektriker, Installateure, Schreiner, Maler, Dachdecker, Bauunternehmen und andere Handwerksbetriebe haben bei der E-Rechnung eine Besonderheit: Nicht jede Rechnung wird an einen Geschäftskunden gestellt. Während bei inländischen B2B-Aufträgen die E-Rechnung zunehmend verpflichtend wird, gelten bei privaten Hausbesitzern andere Regeln.
Muss ein Handwerker E-Rechnungen schreiben?
Eine pauschale Antwort wie „Ab 2025 muss jeder Handwerker E-Rechnungen schreiben“ ist falsch.
Im Handwerk ist zuerst entscheidend, an wen die konkrete Leistung erbracht wird. Erst danach werden Übergangsfristen, Umsatzgrenzen und Ausnahmen geprüft.
Hausbesitzer oder Verbraucher
Du renovierst beispielsweise das Bad, streichst ein Privathaus oder reparierst die Heizung eines Verbrauchers.
Keine allgemeine B2B-E-RechnungspflichtUnternehmen oder Selbstständiger
Du arbeitest beispielsweise für eine GmbH, einen anderen Handwerksbetrieb oder einen gewerblichen Vermieter.
E-Rechnungspflicht grundsätzlich relevantBehörde, Kommune oder Bund
Du führst beispielsweise Arbeiten für eine Behörde, Schule oder andere öffentliche Stelle aus.
Zusätzliche B2G-Regeln prüfenVier Regeln, die jeder Handwerksbetrieb kennen sollte
Welche E-Rechnungsfristen gelten für Handwerker?
Für Handwerksbetriebe gelten dieselben umsatzsteuerlichen Übergangsfristen wie für andere Unternehmen.
Empfang möglich machen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Übergangsphase
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden.
800.000-Euro-Grenze
Bei einem maßgeblichen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann die Übergangsregel grundsätzlich noch bis Ende 2027 greifen.
Regelbetrieb
Die allgemeinen Übergangsregeln sind beendet. Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Ausführlich erklären wir die Fristen unter E-Rechnungspflicht 2026 bis 2028 , E-Rechnungspflicht 2027 und E-Rechnungspflicht 2028 .
Muss ein Handwerker einem Privatkunden eine E-Rechnung schreiben?
Grundsätzlich nein. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die obligatorische umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnungspflicht.
Das ist gerade für Handwerksbetriebe wichtig, weil ein erheblicher Teil der Aufträge von privaten Haus- oder Wohnungseigentümern stammt.
Badezimmer renovieren
Ein Installateur saniert das Bad eines privaten Hauseigentümers.
Die B2B-E-Rechnungspflicht greift für diese Rechnung grundsätzlich nicht.
Heizung reparieren
Ein Heizungsbauer repariert die Anlage in einem privat genutzten Einfamilienhaus.
Auch hier entsteht daraus nicht automatisch eine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung.
Muss der private Kunde die Handwerkerrechnung aufbewahren?
Bei bestimmten steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück enthält das Umsatzsteuerrecht eine besondere Aufbewahrungsregel für den Leistungsempfänger.
Für den Handwerksbetrieb selbst gelten für seine Rechnungsunterlagen wiederum die unternehmerischen Aufbewahrungsvorschriften.
Was gilt bei Rechnungen an Firmenkunden?
Ganz anders sieht es aus, wenn dein Auftraggeber ein anderes Unternehmen ist und die Leistung für dessen Unternehmen bezieht.
Bei einem grundsätzlich erfassten Umsatz zwischen zwei inländischen Unternehmen fällt die Rechnung unter die B2B-E-Rechnungsregel.
| Beispiel | Kundentyp | E-Rechnung grundsätzlich relevant? | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Elektriker arbeitet für eine GmbH | B2B | Ja | Übergangsfristen und Ausnahmen prüfen. |
| Maler renoviert privates Wohnzimmer | B2C | Nein | Keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht. |
| Subunternehmer arbeitet für Bauunternehmen | B2B | Ja | Zusätzlich mögliche §-13b-Regel beachten. |
| SHK-Betrieb arbeitet für Gewerbeimmobilien-GmbH | B2B | Ja | Inlandsbezug vorausgesetzt. |
| Handwerker stellt Rechnung über 180 € | B2B | Ausnahme möglich | Kleinbetragsrechnung bis 250 €. |
| Kleinunternehmer erbringt Handwerkerleistung | B2B | Eigene Ausnahme | § 34a UStDV beachten. |
Was gilt bei Bauleistungen und § 13b UStG?
Bei Bauleistungen kann zusätzlich die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG relevant sein.
Typische Bauleistungen umfassen unter bestimmten Voraussetzungen Arbeiten zur Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken.
Subunternehmer → Generalunternehmer
Ein deutscher Handwerksbetrieb führt eine Bauleistung für ein deutsches Bauunternehmen aus.
Hier können sowohl § 13b UStG als auch die E-Rechnungsregeln eine Rolle spielen.
Handwerker → privater Hauseigentümer
Eine entsprechende Arbeit am privaten Eigenheim ist kein normaler inländischer B2B-Umsatz.
Die obligatorische B2B-E-Rechnung greift deshalb grundsätzlich nicht.
Wie kommt ein umfangreiches Leistungsverzeichnis in die E-Rechnung?
Gerade im Bau- und Ausbauhandwerk enthalten Rechnungen häufig lange Leistungsverzeichnisse, Aufmaße, Stundenlisten oder detaillierte Positionsbeschreibungen.
Das Bundesfinanzministerium hat hierzu eine praxisfreundliche Klarstellung veröffentlicht.
Gewerke und Summen
Bei einer E-Rechnung über eine Bauleistung kann es derzeit ausreichen, im strukturierten Rechnungsteil die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen anzugeben.
- Gewerk
- zugehöriger Rechnungsbetrag
- eindeutiger Verweis auf die Anlage
Was gilt für Abschlagsrechnungen und Endrechnungen?
Gerade bei größeren Handwerks- und Bauprojekten werden häufig Abschlagszahlungen vereinbart.
Umsatzsteuerlich gelten die Rechnungsregeln grundsätzlich auch für Teilentgelte beziehungsweise Vorauszahlungen.
Zwischenabrechnung
Ist zum jeweiligen Zeitpunkt eine E-Rechnung erforderlich, muss auch die entsprechende Abschlagsrechnung im passenden strukturierten Format erstellt werden, soweit keine Übergangsregel greift.
Bereits gezahlte Abschläge berücksichtigen
In einer Endrechnung müssen bereits vereinnahmte Teilentgelte entsprechend berücksichtigt werden.
Was gilt für Handwerker als Kleinunternehmer?
Für Leistungen, die von einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgeführt werden, besteht eine eigene Ausnahme von der verpflichtenden E-Rechnungsausstellung.
Keine Pflicht zur E-Rechnung
Ein Kleinunternehmer darf seine entsprechenden Rechnungen grundsätzlich weiterhin als sonstige Rechnung übermitteln.
E-Rechnungen empfangen
Die Ausnahme betrifft nicht den Empfang. Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Alle Details erklären wir unter E-Rechnung für Kleinunternehmer .
Was gilt, wenn der Handwerksbetrieb für eine Behörde arbeitet?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können neben den umsatzsteuerlichen Regeln eigene Vorschriften für elektronische Rechnungen im B2G-Bereich gelten.
Handwerksbetriebe, die beispielsweise Aufträge für Bund, Länder, Kommunen, Schulen oder andere öffentliche Stellen ausführen, sollten deshalb zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers prüfen.
Leitweg-ID
Bei einer Rechnung an eine Behörde kann eine Leitweg-ID erforderlich sein.
Rechnungsportal
Öffentliche Auftraggeber können einen bestimmten Übermittlungsweg oder ein Portal vorgeben.
Was gilt bei Handwerkerrechnungen bis 250 Euro?
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro brutto gelten umsatzsteuerlich als Kleinbetragsrechnungen.
Für sie besteht eine gesetzliche Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung als E-Rechnung.
Was gilt bei Barzahlung oder Einkauf im Baustoffhandel?
Barzahlung schafft keine eigene Ausnahme von der E-Rechnungspflicht.
Das ist für Handwerker beispielsweise beim Materialeinkauf im Baustoffhandel oder Baumarkt relevant.
In der Praxis kann zunächst ein Kassenbeleg ausgegeben und anschließend eine ordnungsgemäße E-Rechnung nachgereicht werden.
Wie müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen empfangen?
Der Empfang ist für Handwerker mindestens genauso wichtig wie die eigene Rechnungsstellung.
Großhändler, Baustofflieferanten, Subunternehmer oder andere Geschäftspartner können bereits heute strukturierte Rechnungen schicken.
E-Mail-Postfach
Nach den BMF-FAQ reicht für den reinen Empfang grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus.
Rechnungssoftware
Software kann eingehende Rechnungen visualisieren, verwalten und direkt in den Buchhaltungsprozess übernehmen.
Mehr dazu: E-Rechnung empfangen .
Wie lange müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen aufbewahren?
Unternehmer müssen ihre ein- und ausgehenden Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren.
Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Rechnungsteil so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form unversehrt erhalten bleibt.
Welche E-Rechnungssoftware eignet sich für Handwerker?
Für einen Handwerksbetrieb sollte die Auswahl nicht allein danach erfolgen, ob eine Software technisch „XRechnung kann“.
Entscheidend ist, ob sie den tatsächlichen Arbeitsablauf des Betriebs unterstützt.
Kundenart unterscheiden
Privat- und Geschäftskunden sollten sauber unterschieden werden können.
XRechnung
Strukturierte XML-Rechnungen sollten erstellt und möglichst auch eingelesen werden können.
ZUGFeRD
Das Hybridformat kann besonders bei normalen Geschäftskunden komfortabel sein.
§ 13b
Bauleistungen und Reverse-Charge-Fälle sollten korrekt abgebildet werden können.
Abschlagsrechnungen
Gerade bei größeren Projekten sind Abschlags- und Endrechnungen wichtig.
DATEV & Steuerberater
Rechnungs- und Belegdaten sollten ohne unnötige Medienbrüche weitergegeben werden können.
Mobile Nutzung
Für Handwerker kann es praktisch sein, Daten bereits auf Baustelle oder beim Kunden zu erfassen.
Leistungspositionen
Umfangreiche Positionen, Material, Stunden und Leistungsbeschreibungen sollten sauber abbildbar sein.
Rechnungseingang
Lieferantenrechnungen sollten nicht nur empfangen, sondern sinnvoll weiterverarbeitet werden können.
E-Rechnungssoftware vergleichen
In unserem Softwarevergleich findest du Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Wenn du nur wenige Rechnungen schreibst, gibt es außerdem dauerhaft kostenlose Angebote.
XRechnung oder ZUGFeRD für Handwerker?
Beide Formate können für eine E-Rechnung geeignet sein. Welches Format praktischer ist, hängt insbesondere vom Rechnungsempfänger ab.
XRechnung
Besonders wichtig bei öffentlichen Auftraggebern und für konsequent strukturierte Rechnungsprozesse.
XRechnung verstehen →ZUGFeRD
Kann bei Geschäftskunden komfortabel sein, weil neben strukturierten Daten auch eine sichtbare PDF-Darstellung enthalten ist.
ZUGFeRD verstehen →Den direkten Vergleich findest du unter XRechnung vs. ZUGFeRD .
So stellt ein kleiner Handwerksbetrieb auf E-Rechnung um
Kunden trennen
B2C, B2B und öffentliche Auftraggeber im Kundenstamm sauber unterscheiden.
Empfang organisieren
Zentrales E-Mail-Postfach oder Rechnungseingang in Software festlegen.
Software prüfen
XRechnung, ZUGFeRD, § 13b und Abschlagsrechnungen testen.
Testrechnung senden
Einen typischen Firmenkundenfall vollständig durchspielen.
8 häufige Fehler bei der E-Rechnung im Handwerk
1. Jede Handwerkerrechnung als E-Rechnung behandeln
Rechnungen an private Endverbraucher sind nicht automatisch von der obligatorischen B2B-E-Rechnungspflicht erfasst.
2. Eine normale PDF als E-Rechnung ansehen
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
3. Die Empfangspflicht bis 2027 verschieben
E-Rechnungen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich empfangen werden können.
4. § 13b und E-Rechnung miteinander verwechseln
Die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und das erforderliche Rechnungsformat sind unterschiedliche Fragen.
5. Leistungsverzeichnis nur außerhalb der Rechnung ablegen
Wird eine Anlage verwendet, sollte der strukturierte Teil eindeutig darauf verweisen.
6. Kleinunternehmer-Ausnahme mit Empfangsausnahme verwechseln
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen weiterhin empfangen können.
7. Für jede XRechnung eine Leitweg-ID verlangen
Eine Leitweg-ID ist vor allem für Rechnungen an öffentliche Stellen relevant, nicht allgemein für B2B.
8. XML nach dem Import löschen
Der strukturierte Originalteil einer E-Rechnung muss für die Aufbewahrung erhalten bleiben.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Handwerker
Müssen Handwerker 2026 E-Rechnungen schreiben?
Für 2026 bestehen noch allgemeine Übergangsregelungen für die Ausstellung. Ob ein Handwerker grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht fällt, hängt insbesondere davon ab, ob es sich um einen inländischen B2B-Umsatz handelt. Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die B2B-E-Rechnungspflicht.
Muss ein Handwerker einem Privatkunden eine E-Rechnung ausstellen?
Grundsätzlich nein. Die obligatorische E-Rechnung nach § 14 UStG betrifft vor allem Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Leistungen an private Endverbraucher gelten andere Rechnungsregeln.
Muss ein Handwerker einem Firmenkunden eine E-Rechnung schicken?
Bei einem grundsätzlich erfassten Umsatz zwischen einem inländischen Handwerksbetrieb und einem inländischen Geschäftskunden ist die E-Rechnungspflicht relevant. Bis Ende 2026 und teilweise bis Ende 2027 bestehen jedoch Übergangsregelungen.
Gilt die E-Rechnung auch für Bauleistungen nach § 13b UStG?
Ja, die Anwendung von § 13b UStG schließt die E-Rechnungspflicht nicht automatisch aus. Bei einem grundsätzlich erfassten inländischen B2B-Umsatz sind sowohl die Regeln zur Steuerschuldnerschaft als auch die Rechnungsform zu beachten.
Wie wird ein Leistungsverzeichnis in einer E-Rechnung dargestellt?
Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung kann bei Bauleistungen im strukturierten Teil die Angabe der einzelnen Gewerke mit ihren Summen ausreichen. Ein detailliertes Leistungsverzeichnis kann als menschenlesbare Anlage beigefügt werden, wenn im strukturierten Rechnungsteil eindeutig darauf verwiesen wird.
Müssen Kleinunternehmer im Handwerk E-Rechnungen schreiben?
Für Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG besteht eine besondere Ausnahme von der verpflichtenden E-Rechnungsausstellung. Sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
Muss ein Handwerker E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den reinen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Braucht ein Handwerker eine Leitweg-ID?
Für normale B2B-Rechnungen grundsätzlich nicht. Eine Leitweg-ID ist insbesondere relevant, wenn eine E-Rechnung an eine öffentliche Stelle gestellt wird.
Ist ZUGFeRD oder XRechnung für Handwerker besser?
Das hängt vom Kunden ab. XRechnung ist im öffentlichen Bereich besonders verbreitet. ZUGFeRD kann bei normalen Geschäftskunden komfortabel sein, weil strukturierte XML-Daten und eine sichtbare PDF-Darstellung kombiniert werden.
Müssen auch Barzahlungen als E-Rechnung abgerechnet werden?
Barzahlung ist keine eigene Ausnahme. Bei einem grundsätzlich verpflichtenden B2B-Umsatz über 250 Euro kann eine E-Rechnung erforderlich sein, wenn keine Übergangsregel oder andere Ausnahme greift.
Wie lange müssen Handwerker E-Rechnungen aufbewahren?
Unternehmer müssen ihre ein- und ausgehenden Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form unversehrt erhalten bleiben.
Diese Ratgeber sind für Handwerksbetriebe besonders wichtig
E-Rechnungspflicht
Alle Fristen, Übergangsregeln und Ausnahmen von 2025 bis 2028.
Pflicht verstehen →E-Rechnung empfangen
Eingang, Viewer, Prüfung und Weiterverarbeitung richtig organisieren.
Empfang erklären →E-Rechnung erstellen
Schritt für Schritt von der Rechnung bis XRechnung oder ZUGFeRD.
Zur Anleitung →E-Rechnung Software
Lösungen für Erstellung, Empfang und Buchhaltung vergleichen.
Software vergleichen →Kleinunternehmer
Sonderregeln für kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe.
Kleinunternehmer-Regeln →Offizielle Grundlagen dieser Seite
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen zur E-Rechnung
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung kann insbesondere bei Bauleistungen, §-13b-Fällen, Organschaften, grenzüberschreitenden Leistungen oder besonderen Vertragskonstellationen vom Einzelfall abhängen. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.