E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen: Was funktioniert – und was nicht?

Eine gewöhnliche Word-Rechnung im DOCX-Format ist keine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Definition. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Word kann jedoch weiterhin als Arbeitsgrundlage verwendet werden, wenn anschließend ein geeigneter strukturierter Rechnungsdatensatz erzeugt wird.

Eine normale Excel-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Zwar enthält eine XLSX-Datei strukturierte Zellen und Daten, die Rechnungsinformationen sind dadurch aber nicht automatisch nach der erforderlichen Rechnungssemantik der EN 16931 definiert. Excel kann als Datenquelle verwendet werden, wenn anschließend daraus eine gesetzlich geeignete strukturierte E-Rechnung erzeugt wird.

Nein. Eine normale PDF-Datei ohne geeigneten strukturierten Rechnungsdatensatz ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Das gilt unabhängig davon, ob die PDF ursprünglich mit Word, Excel, einem Grafikprogramm oder einer anderen Anwendung erstellt wurde.

Ja, die Übergangsregelung erlaubt Rechnungsausstellern bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich noch die Verwendung sonstiger Rechnungen für die von der neuen inländischen B2B-Regelung betroffenen Umsätze. Wird die sonstige Rechnung elektronisch übermittelt, beispielsweise als PDF per E-Mail, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Unabhängig davon müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsregelung für sonstige Rechnungen grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten. Die 800.000-Euro-Grenze ist nicht mit der Kleinunternehmerregelung zu verwechseln. Zusätzlich sind dauerhafte gesetzliche Ausnahmen separat zu prüfen.

Für die von der E-Rechnungspflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze reicht nach Ende der Übergangsfristen eine normale Word-, Excel- oder PDF-Rechnung grundsätzlich nicht mehr aus. Dann muss eine E-Rechnung in einem gesetzlich geeigneten strukturierten Format verwendet werden, sofern keine dauerhafte Ausnahme greift.

Ja. Die E-Rechnungspflicht schreibt nicht vor, dass Excel als internes Kalkulationswerkzeug abgeschafft werden muss. Entscheidend ist das am Ende ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnungsformat. Excel kann daher beispielsweise weiterhin Preise, Mengen oder Leistungsdaten berechnen, während eine andere Anwendung daraus die eigentliche strukturierte E-Rechnung erzeugt.

Ja, abhängig vom Rechnungsformat und Empfangsweg kann eine XLSX-Datei als rechnungsbegründende Unterlage zulässig sein. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes erlaubt beispielsweise eingebettete XLSX-Anlagen. Dadurch wird die Excel-Datei jedoch nicht selbst zur E-Rechnung. Die erforderlichen Rechnungsinformationen müssen weiterhin im strukturierten Rechnungsdatensatz enthalten sein.

Das hängt vom Empfänger und Arbeitsablauf ab. ZUGFeRD ist für viele bisher PDF-orientierte Anwender leichter nachvollziehbar, weil das hybride Format eine menschenlesbare PDF-Darstellung und einen eingebetteten strukturierten XML-Datensatz verbindet. XRechnung ist eine reine strukturierte XML-Rechnung und eignet sich besonders für standardisierte und automatisierte Prozesse sowie viele B2G-Anwendungen.

Nein. Dadurch entsteht nicht automatisch eine normgerechte E-Rechnung. Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Rechnungsdatensatz nach den Vorgaben des Formats innerhalb einer PDF/A-3-Datei eingebettet. Der strukturierte Datenteil muss selbst die Anforderungen des verwendeten E-Rechnungsprofils erfüllen.

Nein. Es gibt verschiedene Wege zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen. Für geringe Rechnungsvolumen können beispielsweise Generatoren oder bei Rechnungen an angeschlossene Bundesstellen die Weberfassung der OZG-RE sinnvoll sein. Bei regelmäßigem oder höherem Rechnungsvolumen ist eine E-Rechnungs-fähige Faktura-, Buchhaltungs- oder ERP-Lösung meist effizienter.

Für die E-Rechnung ist insbesondere der tatsächlich ausgestellte strukturierte Rechnungsdatensatz maßgeblich und aufzubewahren. Nach § 14b UStG sind Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ob zusätzlich die Word- oder Excel-Arbeitsdatei aufzubewahren ist, hängt davon ab, ob sie darüber hinaus aufbewahrungspflichtige steuerlich relevante Informationen enthält.