E-Rechnung Aufwand: Wie viele Stunden sollten Unternehmen einplanen?
Die Umstellung auf E-Rechnung kann bei einem Solo-Selbstständigen wenige Stunden beanspruchen – oder bei einem Unternehmen mit ERP, Schnittstellen und komplexen Freigaben zu einem echten Projekt werden. Hier findest du realistische Planungskorridore, typische Arbeitspakete und einen interaktiven Aufwandsschätzer.
Moderne Cloudsoftware, wenige Nutzer, keine komplexen Schnittstellen.
Rechnungsein- und -ausgang, DATEV und einige Mitarbeiter.
Mehrere Zuständigkeiten, Freigaben und Schnittstellen.
ERP, DMS, Individualisierung, mehrere Bereiche oder Standorte.
Es gibt keinen offiziellen Stundenwert für die E-Rechnung
Weder Gesetzgeber noch Finanzverwaltung schreiben vor, wie viele Arbeitsstunden ein Unternehmen für die Einführung der E-Rechnung benötigen darf oder soll.
Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wie digital der bisherige Rechnungsprozess bereits ist. Wer moderne Cloudsoftware nutzt und nur wenige Rechnungen verarbeitet, benötigt häufig lediglich Konfiguration, Tests und kurze Abstimmungen.
Bei ERP-Systemen, mehreren Abteilungen, DMS, individuellen Schnittstellen oder komplexen Freigaben wird aus derselben gesetzlichen Anforderung dagegen schnell ein umfangreicheres Digitalisierungsprojekt.
Wie hoch ist der E-Rechnung Aufwand nach Unternehmensgröße?
Die folgenden Werte beziehen sich primär auf interne Personenstunden für Einführung und Koordination. Kosten und Arbeitszeit externer IT-Dienstleister, Softwarehersteller oder Steuerberater kommen gegebenenfalls hinzu.
1 Person
4–10 Std.Moderne Standardsoftware, wenige Geschäftspartner und einfacher Steuerberaterprozess.
2–10 Personen
10–25 Std.Mehrere Nutzer, Rechnungseingang, Ausgang, Banking und Kanzleiübergabe.
11–50 Personen
25–60 Std.Mehrere Zuständigkeiten, Stammdaten, Freigaben, Schulung und Schnittstellen.
51–250 Personen
60–160 Std.ERP, DMS, Einkauf, Buchhaltung, IT und mehrere Prozessbeteiligte.
Mehrere Gesellschaften
150+ Std.Individuelle ERP-Prozesse, mehrere Standorte, Schnittstellen und Rollouts.
E-Rechnung Aufwand schnell schätzen
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Aufwands-Schnellschätzer
Der Rechner ist eine Planungshilfe. Er ersetzt keine detaillierte Ist-Analyse oder ein Angebot eines Software- beziehungsweise IT-Dienstleisters.
Die wichtigsten Arbeitspakete der E-Rechnung Einführung
Der größte Fehler bei der Aufwandsschätzung ist, ausschließlich die Installation oder Konfiguration der Rechnungssoftware zu betrachten.
Std.
Betroffenheit und Projektumfang
B2B, B2G, Übergangsfristen, Rechnungstypen, Verantwortliche und Zieltermin klären.
Std.
Ist-Prozess aufnehmen
Rechnungseingang, Ausgang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung betrachten.
Std.
Software und Konfiguration
Formate aktivieren, Benutzer einrichten, Ausgang und Eingang konfigurieren.
Std.
Stammdaten bereinigen
Firmen-, Kunden-, Lieferanten-, Steuer-, Zahlungs- und Referenzdaten prüfen.
Std.
Tests
XRechnung, ZUGFeRD, Eingang, Ausgang, Fehlerfälle und Buchhaltungsübergabe testen.
Std.
Schnittstellen
DATEV, Steuerberater, ERP, DMS, Banking oder andere Systeme abstimmen.
Std.
Mitarbeiterschulung
Empfang, Darstellung, Prüfung, Fehlerbehandlung und neue Zuständigkeiten erklären.
Std.
Dokumentation
Prozesse, Verantwortlichkeiten, Software und Verfahrensabläufe nachvollziehbar dokumentieren.
Beispiel: Kleiner Betrieb mit rund 20 Stunden Aufwand
Ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern nutzt bereits eine moderne Buchhaltungssoftware, arbeitet mit einem Steuerberater und hat einen relativ einfachen Rechnungsprozess.
Beispielhafte Verteilung von 20 Personenstunden
Die Verteilung ist keine Norm, zeigt aber, warum selbst bei vorhandener Software mehrere Aufgaben anfallen.
Was erhöht den E-Rechnung Aufwand besonders stark?
Altes oder individuelles ERP
Müssen Formate, Schnittstellen oder Datenfelder erst programmiert werden, steigt der Aufwand erheblich.
Viele Schnittstellen
ERP, DMS, DATEV, Banking, Warenwirtschaft und Freigabesoftware müssen zusammenspielen.
Schlechte Stammdaten
Alte Kundenadressen, fehlende Referenzen und inkonsistente Steuerdaten verursachen Nacharbeit.
Viele Freigabestufen
Je mehr Personen Rechnungen prüfen, kontieren und freigeben, desto mehr Prozessarbeit entsteht.
B2G zusätzlich zu B2B
Portale, Leitweg-ID, besondere Referenzen oder Peppol können zusätzliche Tests verlangen.
Mehrere Gesellschaften
Unterschiedliche Systeme, Verantwortlichkeiten und Rechnungskreise erhöhen den Rollout-Aufwand.
Moderne Cloudsoftware
Sind XRechnung und ZUGFeRD bereits integriert, entfällt ein großer Teil der technischen Arbeit.
Einfacher Freigabeprozess
Bei einem oder zwei Verantwortlichen lässt sich der Zielprozess wesentlich schneller festlegen.
Saubere digitale Prozesse
Wer heute schon Belege digital verarbeitet, startet mit einem deutlichen Vorsprung.
20 Arbeitsstunden bedeuten nicht zwei Arbeitstage Projektlaufzeit
Personenstunden
Personenstunden messen den tatsächlichen Arbeitsaufwand.
Beispiel: Buchhaltung arbeitet 8 Stunden, IT 6 Stunden, Projektleitung 4 Stunden und Steuerberaterabstimmung benötigt intern 2 Stunden. Ergebnis: 20 interne Personenstunden.
Kalenderdauer
Dieselben 20 Stunden können sich über mehrere Wochen verteilen.
Ursachen sind Termine mit Dienstleistern, Softwareupdates, Testrechnungen, Rückfragen, Urlaube und Freigaben. Deshalb kann ein 20-Stunden-Projekt durchaus 3 bis 6 Kalenderwochen laufen.
Welche Aufgaben sollten intern und welche extern erledigt werden?
Typischer interner Aufwand
- heutigen Prozess beschreiben
- Zuständigkeiten festlegen
- Kunden- und Lieferantendaten prüfen
- Testrechnungen fachlich prüfen
- Mitarbeiter informieren
- Freigabeprozesse definieren
- Pilotbetrieb begleiten
- Rückläufer analysieren
Externer Support ist besonders sinnvoll bei
- ERP-Anpassungen
- individuellen Schnittstellen
- DMS- und Workflowprojekten
- komplexer DATEV-Anbindung
- unklarer steuerlicher Einordnung
- mehreren Gesellschaften
- B2G- oder Peppol-Sonderanforderungen
- fehlendem internen IT-Know-how
Aufwand nach technischer Ausgangslage
| Ausgangslage | Software | Prozesse | Schnittstellen | Interner Planungswert | Einordnung |
|---|---|---|---|---|---|
| Sehr einfach | moderne Cloudsoftware | eine Person | keine | 4–10 Std. | kompakt |
| Einfach | Cloudsoftware | wenige Beteiligte | Steuerberater / DATEV | 10–25 Std. | gut planbar |
| Mittel | bestehende Software + Update | mehrere Freigaben | DATEV + weitere Systeme | 25–60 Std. | Projekt |
| Anspruchsvoll | ERP | mehrere Bereiche | ERP + DMS + DATEV | 60–160 Std. | strukturieren |
| Komplex | Individual-ERP | mehrere Gesellschaften | viele individuelle Systeme | 150+ Std. | eigenes Projekt |
So lässt sich der E-Rechnung Aufwand reduzieren
Vorhandene Software zuerst prüfen
Kein neues Programm kaufen, bevor geklärt ist, welche E-Rechnungsfunktionen das vorhandene System bereits bietet.
Empfang zuerst stabilisieren
Ein klarer zentraler Eingang verhindert, dass parallel mehrere provisorische Prozesse entstehen.
Stammdaten früh bereinigen
Fehlerhafte Daten verursachen später besonders viel unnötige Test- und Korrekturarbeit.
Steuerberater früh einbinden
So wird nicht erst am Projektende festgestellt, dass Beleg- oder Datenübergabe anders benötigt wird.
Mit realen Testfällen arbeiten
Echte typische Rechnungen decken Fehler schneller auf als künstliche Minimalbeispiele.
Projektumfang begrenzen
Die E-Rechnung muss nicht automatisch zum vollständigen ERP-Neubau werden. Zusatzdigitalisierung bewusst priorisieren.
Wie aus dem Aufwand ein realistischer Projektplan wird
1. Personenstunden ermitteln
Schätze zunächst Arbeitspakete und internen Aufwand. Addiere danach externe Leistungen separat.
2. Verfügbarkeit prüfen
20 Stunden Aufwand helfen wenig, wenn die zuständigen Mitarbeiter nur zwei Stunden pro Woche für das Projekt freistellen können.
3. Abhängigkeiten berücksichtigen
Updates, Dienstleistertermine, Steuerberater und Pilotkunden beeinflussen die Kalenderdauer erheblich.
4. Puffer einplanen
Plane Zeit für Rückläufer, Validierungsfehler, Stammdatenkorrekturen und zusätzliche Testläufe ein.
Für die eigentliche Terminplanung nutze unseren E-Rechnung Projektplan .
Wo sollte der Aufwand zuerst investiert werden?
1. Empfang
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Deshalb ist ein funktionierender Rechnungseingang nicht nur ein Zukunftsprojekt.
2. Prozess & Originaldaten
Eingehende Rechnungen müssen sinnvoll geprüft, weiterverarbeitet und der strukturierte Teil korrekt aufbewahrt werden.
Umsatzsteuerlich gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
3. Ausgang vorbereiten
Für 2026 bestehen noch Übergangsregeln für den Rechnungsausgang.
Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann die Übergangsregel bis Ende 2027 reichen.
Mehr: E-Rechnung-Pflicht und E-Rechnung aufbewahren .
Für viele kleine Unternehmen bleibt der Aufwand überschaubar
Wer bereits eine moderne Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware verwendet, muss für die E-Rechnung häufig kein großes IT-Projekt starten. Einige Stunden für Konfiguration, Stammdaten, Tests, Kanzleiabstimmung und Dokumentation können bereits ausreichend sein.
Der Aufwand wächst vor allem dort, wo die E-Rechnung auf bestehende organisatorische oder technische Komplexität trifft: alte ERP-Systeme, manuelle Prozesse, viele Schnittstellen, schlechte Stammdaten oder aufwendige Freigaben.
Deshalb sollte nicht nach der einen Zahl „Wie viele Stunden kostet die E-Rechnung?“ gesucht werden. Die bessere Frage lautet: Welche Arbeitspakete benötigen wir tatsächlich – und wer muss dafür wie viel Zeit einplanen?
Häufige Fragen zum E-Rechnung Aufwand
Wie viele Stunden dauert die Umstellung auf E-Rechnung?
Dafür gibt es keinen offiziellen Standardwert. Als redaktionelle Planungsorientierung können bei einem Solo-Selbstständigen mit moderner Standardsoftware etwa 4 bis 10 interne Personenstunden ausreichen. Bei kleinen Betrieben sind häufig etwa 10 bis 25 Stunden ein sinnvoller erster Planungskorridor. Mit ERP, mehreren Schnittstellen oder komplexen Freigaben kann der Aufwand deutlich höher liegen.
Warum unterscheidet sich der Aufwand zwischen Unternehmen so stark?
Entscheidend sind weniger die gesetzlichen Anforderungen als die vorhandenen Prozesse und Systeme. Moderne Standardsoftware, saubere Stammdaten und einfache Zuständigkeiten reduzieren den Aufwand. Individuelle ERP-Systeme, viele Schnittstellen, mehrere Gesellschaften und komplexe Prüf- und Freigabeprozesse erhöhen ihn.
Wie viel Aufwand hat ein kleines Unternehmen?
Für einen kleinen Betrieb mit zwei bis zehn Personen, moderner Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware und einer üblichen Steuerberateranbindung ist ein interner Planungskorridor von ungefähr 10 bis 25 Personenstunden häufig eine sinnvolle erste Orientierung. Der tatsächliche Aufwand kann darunter oder darüber liegen.
Wie hoch ist der Aufwand bei einem ERP-System?
Bei einem ERP-System hängt der Aufwand stark davon ab, ob E-Rechnungsfunktionen bereits vorhanden sind. Müssen lediglich Einstellungen aktiviert werden, kann die Einführung überschaubar bleiben. Bei individuellen Anpassungen, mehreren Schnittstellen, DMS, Freigabeworkflows oder mehreren Gesellschaften können 60 bis 160 interne Personenstunden oder deutlich mehr erforderlich werden.
Welche Aufgaben verursachen bei der E-Rechnung den meisten Aufwand?
Besonders zeitintensiv sind häufig Softwareanpassungen, individuelle Schnittstellen, Stammdatenbereinigung, Abstimmung verschiedener Unternehmensbereiche und realistische End-to-End-Tests. Bei kleinen Unternehmen kann dagegen schon die vorhandene Standardsoftware einen großen Teil der technischen Aufgaben übernehmen.
Muss für die E-Rechnung externe Beratung eingekauft werden?
Nein. Bei moderner Standardsoftware kann die Umstellung häufig weitgehend intern zusammen mit Softwareanbieter und Steuerkanzlei erledigt werden. Externer Support ist besonders bei individuellen ERP-Systemen, Schnittstellen, DMS-Projekten, mehreren Gesellschaften oder fehlendem internem IT-Know-how sinnvoll.
Wie viel Zeit sollte für Tests eingeplant werden?
Für einfache Unternehmen können wenige Stunden genügen. Bei komplexeren Prozessen sollten mehrere Testfälle eingeplant werden, darunter Ausgangsrechnung, eingehende XRechnung, ZUGFeRD, Validierungsfehler, Buchhaltungsübergabe sowie gegebenenfalls Gutschriften, Abschläge und B2G-Fälle. Entscheidend ist ein vollständiger End-to-End-Test.
Was ist der Unterschied zwischen Personenstunden und Projektdauer?
Personenstunden messen den tatsächlichen Arbeitsaufwand. Die Kalenderdauer umfasst zusätzlich Wartezeiten und Abhängigkeiten, beispielsweise Termine mit Softwareanbietern, Steuerberatern, IT-Dienstleistern und Testpartnern. Deshalb können beispielsweise 20 Personenstunden durchaus über drei oder mehr Kalenderwochen verteilt sein.
Kann die vorhandene Software den Aufwand reduzieren?
Ja. Wenn die vorhandene Software XRechnung und ZUGFeRD bereits erstellen und empfangen kann, strukturierte Daten visualisiert und eine passende Archivierung sowie Buchhaltungsübergabe ermöglicht, entfällt ein erheblicher Teil der technischen Einführung. Deshalb sollte bestehende Software immer vor einem Neukauf geprüft werden.
Wie viel Puffer sollte für das E-Rechnungsprojekt eingeplant werden?
Als redaktionelle Projektplanung empfehlen wir bei nicht trivialen Projekten einen zusätzlichen Zeitpuffer von ungefähr 20 bis 30 Prozent auf den zunächst geschätzten internen Aufwand. Der Puffer ist keine gesetzliche Vorgabe und soll insbesondere Rückfragen, Stammdatenkorrekturen, zusätzliche Tests und Terminverschiebungen auffangen.
Kann die E-Rechnung langfristig Arbeitszeit sparen?
Ja. Werden strukturierte Rechnungsdaten automatisiert eingelesen, zugeordnet und weiterverarbeitet, können manuelle Dateneingaben, Medienbrüche und Fehler reduziert werden. Wie hoch die tatsächliche Einsparung ist, hängt vom Rechnungsvolumen und vom Automatisierungsgrad des Unternehmens ab.
Was sollte bei wenig verfügbarer Zeit zuerst umgesetzt werden?
Zuerst sollte der E-Rechnungsempfang zuverlässig funktionieren, da inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Danach sollten Darstellung, Prüfung, Aufbewahrung und die benötigte Software für den Rechnungsausgang abgesichert werden.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung elektronischer Rechnungen, Softwareauswahl, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Die auf dieser Seite genannten Stundenwerte sind redaktionelle Planungskorridore. Sie sind keine amtlichen Durchschnittswerte und ersetzen keine individuelle Aufwandsermittlung.Passende Ratgeber für die Umsetzung
Grundlagen für Aufwand und Umsetzung
Es existiert kein amtlicher Stundenkatalog für die Einführung. Die Planungskorridore dieser Seite wurden redaktionell aus den typischen Umsetzungsaufgaben abgeleitet, die offizielle und institutionelle Leitfäden nennen.
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Letzte fachliche Prüfung: 13. September 2026. Die Stundenangaben und Rechnerwerte sind redaktionelle Planungswerte und keine amtlichen Benchmarks.