BillingEngine E-Rechnung: Funktionen, Preise und Praxischeck
BillingEngine ist eine browserbasierte Rechnungs- und Buchhaltungslösung für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Besonders interessant: Jede erstellte Rechnung kann als strukturierte E-Rechnung ausgegeben werden, XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt und für eingehende E-Rechnungen gibt es in jedem Tarif ein kostenloses, unbegrenztes Empfangspostfach.
BillingEngine ist besonders interessant, wenn du eine schlanke und günstige E-Rechnungssoftware statt eines großen ERP-Systems suchst. Der kostenlose Tarif reicht bereits für bis zu drei Ausgangsrechnungen pro Monat; der Empfang von E-Rechnungen ist sogar unbegrenzt. Basic bietet 30 Rechnungen im Monat, Premium unbegrenzt viele. Dazu kommen Belegerfassung, DATEV-Export, Zeiterfassung, Anlagenverwaltung, Mahnwesen und in den kostenpflichtigen Tarifen eine REST-API.
Für wen ist BillingEngine gedacht?
Schlank statt ERP
BillingEngine konzentriert sich auf die kaufmännischen Aufgaben, die bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen täglich anfallen.
- Rechnungen und E-Rechnungen
- Angebote
- Eingangsrechnungen und Belege
- Ausgaben
- Zeiterfassung
- Mahnungen
- Umsatzübersichten
- DATEV-Export
Eine umfangreiche Warenwirtschaft, Produktionsplanung oder ein komplexes Enterprise-ERP steht dagegen nicht im Mittelpunkt.
Was kann BillingEngine neben der E-Rechnung?
Rechnungen mit strukturierten E-Rechnungsdaten erstellen.
Angebote erstellen und per Klick in Rechnungen umwandeln.
Lieferantenrechnungen über eine eigene E-Mail-Adresse empfangen.
Normale PDFs, Fotos und Kassenzettel automatisiert erfassen.
Projektzeiten per Stoppuhr erfassen und später abrechnen.
Anlagen erfassen und lineare oder degressive Abschreibung verwalten.
Einnahmen, Ausgaben, Gewinn und Umsatzsteuer auswerten.
DATEV, CSV, XLS, XML und PDF für Kanzlei oder eigene Auswertung.
XRechnung und ZUGFeRD mit BillingEngine
BillingEngine unterstützt beide in Deutschland besonders wichtigen E-Rechnungsvarianten. Welches Format sinnvoll ist, hängt vom Empfänger ab.
ZUGFeRD
Für viele normale B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD praktisch: Der Empfänger erhält eine visuell lesbare PDF-Datei, in der zusätzlich strukturierte XML-Rechnungsdaten eingebettet sind.
BillingEngine erzeugt die strukturierten Daten automatisch, ohne dass du selbst XML bearbeiten musst.
XRechnung
Für öffentliche Auftraggeber oder andere Empfänger, die eine reine strukturierte XML-Rechnung verlangen, kann BillingEngine eine XRechnung erzeugen.
Die Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID lässt sich beim jeweiligen Kunden hinterlegen und wird anschließend in die XRechnung übernommen.
So erstellst du eine E-Rechnung mit BillingEngine
Kundenstammdaten einmal hinterlegen.
Artikel, Projektzeiten oder freie Positionen auswählen.
Steuersatz und steuerliche Angaben prüfen.
Software kontrolliert notwendige Rechnungsinformationen.
ZUGFeRD oder XRechnung passend zum Empfänger erzeugen.
Per E-Mail, PDF-Anhang oder Downloadlink versenden.
E-Rechnungen dauerhaft kostenlos empfangen
Jedes BillingEngine-Konto erhält eine eigene Empfangsadresse für E-Rechnungen. Diese Funktion ist laut Anbieter in jedem Tarif dauerhaft kostenlos und ohne Mengenbegrenzung.
Das ist besonders interessant, weil damit selbst der kostenlose Tarif nicht nur zum gelegentlichen Erstellen von Rechnungen, sondern auch als strukturierter E-Rechnungseingang verwendet werden kann.
Du erhältst eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen.
Strukturierte Rechnungsdaten werden direkt aus der Datei gelesen.
Bereits eingegangene Dateien können über eine Prüfsumme erkannt werden.
Aus den Daten entsteht ein Vorschlag für die passende Ausgabe.
Den allgemeinen Ablauf erklären wir unter E-Rechnung empfangen .
Was kostet BillingEngine?
BillingEngine bietet drei klar abgegrenzte Tarife. Die folgenden Basic- und Premium-Preise gelten bei jährlicher Abrechnung und werden netto ausgewiesen.
- 3 Rechnungen pro Monat
- 3 Angebote pro Monat
- 3 normale Belege pro Monat
- E-Rechnungen unbegrenzt empfangen
- XRechnung & ZUGFeRD
- DATEV- und Datenexport
- GoBD-Archivierung
- 30 Rechnungen pro Monat
- 30 Angebote pro Monat
- 30 normale Belege pro Monat
- unbegrenzter E-Rechnungsempfang
- PDF ohne BillingEngine-Wasserzeichen
- wiederkehrende Rechnungen
- Mahnwesen
- REST-API
- unbegrenzte Rechnungen
- unbegrenzte Angebote
- unbegrenzte normale Belege
- unbegrenzter E-Rechnungsempfang
- wiederkehrende Rechnungen
- Mahnwesen
- REST-API
- bevorzugter E-Mail-Support
Free, Basic oder Premium?
| Funktion | Free | Basic | Premium |
|---|---|---|---|
| Preis bei Jahreszahlung | 0 € | 6 € netto / Monat | 12 € netto / Monat |
| Rechnungen / Monat | 3 | 30 | unbegrenzt |
| Angebote / Monat | 3 | 30 | unbegrenzt |
| Normale Belege / Monat | 3 | 30 | unbegrenzt |
| E-Rechnungen empfangen | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Benutzer | 1 | 2 | 5 |
| GoBD-Archivierung | Ja | Ja | Ja |
| DATEV-Export | Ja | Ja | Ja |
| Wiederkehrende Rechnungen | Nein | Ja | Ja |
| Mahnwesen | Nein | Ja | Ja |
| REST-API | Nein | Ja | Ja |
Wiederkehrende Rechnungen und REST-API
Interessant für wiederkehrende Geschäftsmodelle
Rechnungen lassen sich wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich automatisch neu erzeugen.
Überfällige Forderungen können über mehrere Mahnstufen weiterverfolgt werden.
Die öffentlich dokumentierte API unterstützt aktuell grundlegende Funktionen für Kunden, Rechnungen und Zahlungen.
DATEV-Export und Datenübergabe
BillingEngine ist nicht DATEV selbst, kann aber Daten für den Steuerberater beziehungsweise nachgelagerte Buchhaltungssysteme exportieren.
Buchungsdaten
Der Anbieter stellt einen DATEV-Export mit Buchungssätzen für die Weiterverarbeitung in der Steuerkanzlei bereit.
Weitere Formate
Daten lassen sich laut Anbieter außerdem als CSV, XLS, XML und PDF exportieren.
Zusammenarbeit
In kostenpflichtigen Tarifen können zusätzliche Benutzer beziehungsweise Steuerberater in den Arbeitsprozess eingebunden werden.
Mehr zum DATEV-eigenen E-Rechnungsökosystem findest du unter DATEV E-Rechnung .
Normale Belege per KI, E-Rechnungen direkt strukturiert
PDF, Foto oder Kassenzettel
Nicht strukturierte Belege können hochgeladen oder per E-Mail weitergeleitet werden.
Eine KI liest unter anderem Betrag, Datum, Steuersatz, Lieferant und Währung aus und schlägt eine Ausgabenkategorie vor.
Diese normalen Belege zählen gegen das jeweilige monatliche Beleglimit des Tarifs.
Strukturierte E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD müssen nicht per Bilderkennung interpretiert werden, weil die Rechnungsinformationen bereits strukturiert in der Datei vorliegen.
BillingEngine liest diese Daten direkt aus und ordnet die Originaldatei der Ausgabe zu.
Strukturierte E-Rechnungen zählen deshalb laut Anbieter nicht gegen das normale Beleglimit.
GoBD-konforme Archivierung bei BillingEngine
BillingEngine bezeichnet seine Dokumentenarchivierung als GoBD-konform und beschreibt Rechnungen als unveränderbar archiviert.
Was die Software übernimmt
- unveränderbare Archivierung
- GoBD-konforme Stornierung
- strukturierte Originaldateien
- Zuordnung von Beleg und Buchung
- jederzeit mögliche Datenexporte
Was im Unternehmen bleibt
- richtige Nutzung der Software
- interne Kontrollverfahren
- klare Verantwortlichkeiten
- Verfahrensdokumentation
- korrekte steuerliche Behandlung
Mehr dazu unter E-Rechnung aufbewahren .
Eignet sich BillingEngine für XRechnungen an Behörden?
BillingEngine kann XRechnungen erzeugen und bietet dafür auch die Möglichkeit, die Käuferreferenz eines öffentlichen Auftraggebers beim Kunden zu hinterlegen.
XRechnung erzeugen
Statt einer hybriden ZUGFeRD-Datei kann für einen entsprechenden Empfänger eine reine XRechnung verwendet werden.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID kann nach Anbieterangaben als Käuferreferenz im Kundenstamm hinterlegt werden.
Transport getrennt prüfen
Der öffentliche Auftraggeber kann beispielsweise Portal-Upload, E-Mail oder Peppol verlangen. Die Erstellung der XML-Datei allein legt den Übertragungsweg nicht fest.
Mehr zum Netzwerk unter E-Rechnung über Peppol .
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Zahlen vorhanden, ELSTER noch nicht direkt
BillingEngine wertet Umsatzsteuer und Vorsteuer nach Monat, Quartal oder Jahr aus. Damit stehen die wesentlichen Zahlen für eine Umsatzsteuer-Voranmeldung bereits zur Verfügung.
Zum Stand 13. September 2026 kann die UStVA jedoch noch nicht direkt aus BillingEngine an ELSTER übermittelt werden. Diese Schnittstelle befindet sich laut Anbieter weiterhin in Arbeit. Bis dahin erfolgt die Übergabe beispielsweise per DATEV, CSV oder Excel beziehungsweise über das ELSTER-Portal.
Wo liegen die Daten?
Server in Deutschland
BillingEngine nennt Frankfurt am Main bei DigitalOcean als Serverstandort.
Verschlüsselte Übertragung
Daten werden laut Anbieter verschlüsselt übertragen und regelmäßig gesichert.
Auftragsverarbeitung
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag kann nach Anbieterangaben innerhalb des Kontos bereitgestellt werden.
Für wen eignet sich BillingEngine besonders?
Sehr wenige Rechnungen
Wer höchstens drei Rechnungen im Monat schreibt, kann dauerhaft im Free-Tarif bleiben.
Einfach statt komplex
Angebote, Projektzeiten, Rechnungen, Belege und DATEV-Export decken viele typische Freelancer-Prozesse ab.
Bis 30 Rechnungen
Basic ist für kleinere Betriebe interessant, die regelmäßig fakturieren, aber kein ERP benötigen.
Abos und Wartungsverträge
Automatisch wiederkehrende Rechnungen sparen bei festen Abrechnungsintervallen Zeit.
REST-API
Kunden, Rechnungen und Zahlungen lassen sich in kostenpflichtigen Tarifen über die API anbinden.
Komplexe ERP-Prozesse
Für Lager, Produktion, umfangreiche Warenwirtschaft oder komplexe Beschaffung sind ERP-Systeme wie weclapp meist passender.
Stärken und Grenzen von BillingEngine
Stärken
- dauerhaft kostenloser Tarif
- unbegrenzter E-Rechnungsempfang in allen Tarifen
- XRechnung und ZUGFeRD
- sehr günstige Bezahlpakete
- GoBD-Archivierung laut Anbieter
- DATEV-Export in allen Tarifen
- Angebote und Projekte
- Zeiterfassung
- Anlagegüter und Abschreibungen
- KI-Belegerfassung
- wiederkehrende Rechnungen
- REST-API in kostenpflichtigen Tarifen
- Server in Deutschland
Grenzen und Punkte zum Prüfen
- Free-Tarif auf drei Ausgangsrechnungen pro Monat begrenzt
- keine vollwertige Warenwirtschaft
- keine Produktions- oder Lagerverwaltung
- direkte ELSTER-UStVA noch in Entwicklung
- native Peppol-Anbindung aktuell nicht eindeutig dokumentiert
- REST-API konzentriert sich aktuell auf grundlegende Bereiche
- Free-PDFs enthalten einen BillingEngine-Hinweis
- für mehrere Firmen wird jeweils ein eigenes Konto benötigt
So solltest du BillingEngine testen
Kundendaten importieren
Teste den CSV-Import mit einigen bestehenden Kunden und prüfe Adressen, USt-IdNr. und Kundennummern.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Erzeuge eine typische B2B-Rechnung und kontrolliere Darstellung, Pflichtangaben und Zahlungsbedingungen.
XRechnung ausprobieren
Falls du Behörden belieferst, hinterlege eine Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID und teste den XML-Export.
E-Rechnung empfangen
Schicke eine Test-XRechnung an deine BillingEngine-Empfangsadresse und prüfe Auslesen, Dublettenerkennung und Zuordnung.
DATEV-Export testen
Erzeuge einen Export und lass deinen Steuerberater prüfen, ob die Daten in dessen Workflow passen.
Tarif anhand echter Menge wählen
Entscheide erst danach, ob 3, 30 oder unbegrenzt viele Rechnungen und Belege pro Monat benötigt werden.
Häufige Fragen zu BillingEngine und E-Rechnungen
Kann BillingEngine E-Rechnungen erstellen?
Ja. BillingEngine erstellt strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 und unterstützt insbesondere ZUGFeRD und XRechnung. Das gewünschte Format wird abhängig vom Rechnungsempfänger genutzt.
Unterstützt BillingEngine XRechnung?
Ja. BillingEngine kann XRechnungen für Geschäftspartner und insbesondere öffentliche Auftraggeber erzeugen. Eine benötigte Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID kann beim Kunden hinterlegt werden.
Unterstützt BillingEngine ZUGFeRD?
Ja. BillingEngine unterstützt ZUGFeRD als hybride E-Rechnung. Dabei erhält der Empfänger eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.
Kann BillingEngine E-Rechnungen empfangen?
Ja. Jedes BillingEngine-Konto erhält eine eigene Empfangsadresse für E-Rechnungen. Der Empfang ist laut Anbieter in allen Tarifen dauerhaft kostenlos und mengenmäßig unbegrenzt.
Ist BillingEngine kostenlos?
Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif. Dieser erlaubt aktuell bis zu drei Rechnungen, drei Angebote und drei normale Belege pro Monat. E-Rechnungen können unabhängig davon unbegrenzt empfangen werden.
Was kostet BillingEngine Basic?
BillingEngine Basic kostet aktuell bei jährlicher Abrechnung 6 Euro netto pro Monat. Der Tarif umfasst bis zu 30 Rechnungen, 30 Angebote und 30 normale Belege pro Monat sowie zwei Benutzer.
Was kostet BillingEngine Premium?
BillingEngine Premium kostet aktuell bei jährlicher Abrechnung 12 Euro netto pro Monat. Rechnungen, Angebote und normale Belege sind im Premium-Tarif unbegrenzt, außerdem sind bis zu fünf Benutzer vorgesehen.
Hat BillingEngine einen DATEV-Export?
Ja. BillingEngine bietet einen DATEV-Datenexport für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Zusätzlich stehen Exporte unter anderem als CSV, XLS, XML und PDF zur Verfügung.
Ist BillingEngine GoBD-konform?
BillingEngine bezeichnet seine Rechnungs- und Dokumentenarchivierung als GoBD-konform und archiviert Dokumente nach eigener Angabe unveränderbar. Die ordnungsgemäße Buchführung hängt jedoch zusätzlich von der richtigen Nutzung, den betrieblichen Prozessen und der Verfahrensdokumentation des Unternehmens ab.
Hat BillingEngine eine API?
Ja. BillingEngine bietet in den kostenpflichtigen Tarifen eine dokumentierte REST-API. Öffentlich dokumentiert sind aktuell insbesondere grundlegende Funktionen für Kunden, Rechnungen und Zahlungen.
Kann BillingEngine die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an ELSTER senden?
Noch nicht. Zum Stand 13. September 2026 stellt BillingEngine die relevanten Umsatzsteuer- und Vorsteuerwerte bereit, die direkte ELSTER-Übermittlung befindet sich laut Anbieter jedoch noch in Entwicklung.
Für wen eignet sich BillingEngine besonders?
BillingEngine eignet sich besonders für Selbstständige, Freiberufler, Nebengewerbe und kleine Unternehmen, die E-Rechnungen, Angebote, Belege, Zeiterfassung, Auswertungen und DATEV-Export benötigen, aber kein umfangreiches ERP-System mit Lager, Produktion oder komplexer Warenwirtschaft suchen.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung der elektronischen Rechnung, geeigneter Software, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Produktfunktionen und Preise werden anhand offizieller Anbieterinformationen geprüft. Softwarefunktionen, Tarifgrenzen und Preise können sich jederzeit ändern.Passende Ratgeber und Softwarevergleiche
Quellen und Anbieterinformationen
Für diesen Softwarecheck wurden aktuelle offizielle BillingEngine-Produkt-, Funktions- und Hilfeseiten sowie Primärquellen zur deutschen E-Rechnung und Rechnungsaufbewahrung geprüft.
- BillingEngine: Produktübersicht, Funktionen und Preise
- BillingEngine: E-Rechnungen schreiben
- BillingEngine: E-Rechnungen empfangen
- BillingEngine: Belege mit KI erfassen
- BillingEngine: Umsatz und Buchhaltungsdaten auswerten
- BillingEngine: Umsatzsteuer-Voranmeldung
- BillingEngine: Kunden und Käuferreferenzen verwalten
- BillingEngine: Hilfe und aktuelle Produktinformationen
- BillingEngine: Produkt-Updates
- BillingEngine: REST-API-Dokumentation
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung
- Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
Letzte fachliche und preisliche Prüfung: 13. September 2026. Preise, Tarifgrenzen, Funktionen und Schnittstellen können vom Anbieter jederzeit geändert werden.