E-Rechnung mit Anlagen: Was darf in den Anhang – und was muss in die XML?

Ja. Eine E-Rechnung kann ergänzende rechnungsbegründende Unterlagen enthalten. Beispiele sind Stundennachweise, Leistungsnachweise, Aufmaße oder detaillierte Leistungsverzeichnisse. Die Anlage darf jedoch grundsätzlich nicht dazu verwendet werden, um umsatzsteuerlich erforderliche Pflichtangaben aus dem strukturierten Teil der Rechnung auszulagern.

Grundsätzlich nein. Nach den aktuellen BMF-Vorgaben müssen die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage, in der erst die erforderlichen Rechnungsangaben stehen, genügt nicht.

Ergänzende Leistungsinformationen können in einer enthaltenen Anlage stehen. Die Angaben im strukturierten Teil müssen jedoch bereits eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Das BMF nennt beispielsweise eine detaillierte Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei als mögliche ergänzende Angabe.

Ja. XRechnung besitzt mit BG-24 „ADDITIONAL SUPPORTING DOCUMENTS“ eine eigene Gruppe für rechnungsbegründende Unterlagen. Ein eingebettetes Dokument wird über BT-125 abgebildet. Welche Dateiformate ein konkreter Empfänger oder Übertragungskanal akzeptiert, muss zusätzlich geprüft werden.

Technisch sieht XRechnung mit BT-124 eine „External document location“ vor. Steuerlich ist jedoch zu beachten, dass nach der Verwaltungsauffassung ein Link auf ein externes Ziel die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG beziehungsweise § 31 Abs. 1 UStDV nicht erfüllt. Ein externer Link darf daher nicht erforderliche Rechnungsinformationen ersetzen. Zusätzlich gelten die Vorgaben des Empfängers und des Übertragungskanals.

Die der XRechnung zugrunde liegende EN 16931 erlaubt nach den XRechnung-FAQ bei BT-125 keine reguläre Einbettung zusätzlicher XML-Dateien. Im Rahmen der Extension XRechnung können jedoch zusätzliche XML-Dateien eingebettet übermittelt werden. Ob Empfänger, Software und Übertragungsweg die Extension unterstützen, sollte vorher geprüft werden.

Bei der hybriden ZUGFeRD-Rechnung befindet sich der strukturierte Rechnungsdatensatz innerhalb einer PDF/A-3-Datei. Nach den aktuellen FeRD-FAQ können rechnungsbegleitende Unterlagen Base64-codiert in der XML in den Profilen EN16931 und EXTENDED verwendet werden. Zusätzlich können Unterlagen als weitere Anhänge in die PDF-Datei eingebunden werden.

Bei den beschriebenen Rechnungseingangsprozessen der Bundesverwaltung sollen rechnungsbegründende Unterlagen grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz eingebettet werden und nicht als separate zusätzliche E-Mail-Anhänge mitgeschickt werden. Die jeweils aktuellen Vorgaben der konkreten Rechnungseingangsplattform sind maßgeblich.

Die Bundesinformationen nennen für eingebettete Dokumente unter anderem PDF, PNG, JPG beziehungsweise JPEG, XLSX, ODS und CSV. XML-Dateien können bei Verwendung der Extension XRechnung eingebettet werden. Die jeweils aktuelle Plattformdokumentation sollte vor dem Versand geprüft werden.

Das hängt vom Empfänger und Übertragungskanal ab. Die OZG-RE der Bundesverwaltung besitzt beispielsweise einen besonderen Prozess für große Anlagen, bei dem Unterlagen hochgeladen und als Verweis mit der Rechnung verbunden werden können. Solche Plattformlösungen sind nicht automatisch auf jeden B2B- oder B2G-Empfänger übertragbar.

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Enthalten Anlagen zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante beziehungsweise anderweitig aufbewahrungspflichtige Informationen, müssen auch diese im Aufbewahrungskonzept berücksichtigt werden. Die konkrete Frist kann von Art und Funktion der Unterlage abhängen.

Bei einer zulässigen hybriden E-Rechnung ist der strukturierte Rechnungsteil führend. Weichen die strukturierten XML-Daten und die menschenlesbare Darstellung voneinander ab, sind für die E-Rechnung die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Deshalb sollte die XML unabhängig visualisiert und geprüft werden können.