E-Rechnung B2G: Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen richtig stellen

B2G steht für Business-to-Government und beschreibt den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen beziehungsweise anderen Rechnungsstellern und öffentlichen Auftraggebern. Dazu gehören beispielsweise Bundesbehörden, Landesbehörden, Städte, Gemeinden, Landkreise und andere öffentliche Einrichtungen. Welche Vorgaben gelten, hängt insbesondere davon ab, welcher Verwaltungsebene der konkrete Rechnungsempfänger angehört.

Grundsätzlich ja. Für Auftragnehmer des Bundes gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach der E-Rechnungsverordnung grundsätzlich seit dem 27. November 2020. Die ERechV enthält jedoch Ausnahmen, unter anderem für bestimmte Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro sowie besondere Fälle nach §§ 8 und 9 ERechV. Zusätzlich können vertragliche Vorgaben zu beachten sein.

Nein. Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE und die OZG-RE wurden 2025 konsolidiert. Seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung elektronische Rechnungen über die OZG-RE als zentrale Rechnungseingangsplattform. Ältere Anleitungen, die für den Bund noch zwischen ZRE und OZG-RE unterscheiden, sind daher nicht mehr auf dem aktuellen Stand.

Die OZG-RE ist die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung nutzen sie für den elektronischen Rechnungseingang. Darüber hinaus können angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, Zuwendungsempfänger und kooperierende Bundesländer über die Plattform erreichbar sein. Für die Nutzung durch Rechnungssteller ist eine einmalige Registrierung erforderlich.

Ja. Die Leitweg-ID ist bei elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung eine Pflichtinformation und wird im Feld Buyer Reference BT-10 übertragen. Der Rechnungssteller erhält die Leitweg-ID vom Auftraggeber. Unternehmen müssen für sich selbst keine eigene Leitweg-ID beantragen.

Neben den allgemeinen umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsangaben verlangt § 5 ERechV insbesondere die Leitweg-ID, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen und eine De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Lieferantennummer und Bestellnummer sind zusätzlich anzugeben, wenn sie dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.

Für die Bundesverwaltung ist grundsätzlich XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung vorgesehen. § 4 ERechV erlaubt jedoch auch andere Datenaustauschstandards, sofern sie die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Zusätzlich müssen die ERechV und die technischen beziehungsweise vertraglichen Anforderungen des konkreten Empfangswegs erfüllt sein. Deshalb sollte bei alternativen Formaten die tatsächliche Unterstützung des Empfängers vorher geprüft werden.

XRechnung 3.0 ist weiterhin die aktuelle normative Version. Das aktuelle technische Paket ist das XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix mit Fassung vom 31. August 2026. Im Sommer 2026 gab es keine normative Änderung des Standards, sodass XRechnung 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft bleibt.

Die OZG-RE stellt vier Übertragungskanäle zur Verfügung: Weberfassung, manueller Upload, Peppol und E-Mail. Die Weberfassung eignet sich besonders ohne eigene E-Rechnungssoftware, der Upload für bereits erzeugte XRechnungen und Peppol für automatisierte Maschine-zu-Maschine-Prozesse sowie größere Rechnungsvolumen. Für jeden Kanal sind die aktuellen Nutzungsbedingungen der Plattform zu beachten.

Nein. Bei der OZG-RE ist Peppol nur einer von mehreren Übertragungskanälen. Es eignet sich besonders für Unternehmen mit regelmäßigem oder hohem Rechnungsvolumen, weil eine automatisierte Maschine-zu-Maschine-Übermittlung möglich ist. Für wenige Rechnungen können Weberfassung oder manueller Upload einfacher sein.

Nein. Die Bundesländer setzen die Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in eigener Kompetenz um. Deshalb können sich Lieferantenpflicht, Rechnungseingangsplattform, Leitweg-ID-Verfahren, technische Anforderungen und Vorgaben für Kommunen unterscheiden. Vor der ersten Rechnung sollte der konkrete öffentliche Auftraggeber beziehungsweise das zuständige Landesportal geprüft werden.

Die Rechnungseingangsplattform prüft insbesondere formale und technische Anforderungen. Der Rechnungsempfänger führt anschließend seine fachliche beziehungsweise sachliche Prüfung durch. Deshalb kann eine technisch gültige Rechnung beispielsweise wegen einer falschen Bestellnummer, eines unzutreffenden Preises, einer nicht nachvollziehbaren Leistung oder fehlender rechnungsbegründender Unterlagen zurückgewiesen werden.