E-Rechnung Freigabeprozess: Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung

Nein. Das Umsatzsteuerrecht schreibt keine bestimmte digitale Workflow-Software und keine feste Anzahl von Freigabeschritten vor. Der Unternehmer muss jedoch unter anderem Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleisten. Dafür kann ein innerbetriebliches Kontrollverfahren genutzt werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren dient unter anderem dazu, Rechnung und tatsächliche Zahlungsverpflichtung miteinander abzugleichen. Ein verlässlicher Prüfpfad kann beispielsweise durch den Vergleich mit Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Zahlungsbeleg geschaffen werden. Das Verfahren kann technisch unterstützt oder manuell organisiert sein.

Ein allgemeines steuerliches Vier-Augen-Prinzip für jede E-Rechnung ist nicht vorgeschrieben. Unternehmen können aber je nach Betrag, Risiko und Organisation zusätzliche Freigabestufen einführen. Besonders bei hohen Rechnungsbeträgen, sensiblen Änderungen oder größeren Unternehmen kann eine zusätzliche Genehmigung sinnvoll sein.

Nein. Eine technische Validierung kann Formatregeln und logische Geschäftsregeln prüfen und auf fehlende oder unplausible Angaben hinweisen. Sie kann jedoch nicht feststellen, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, ob eine Bestellung stimmt oder ob die Ausgabe intern genehmigt ist.

Die sachliche Prüfung sollte typischerweise durch eine Person oder Organisationseinheit erfolgen, die den zugrunde liegenden Geschäftsvorgang kennt. Das kann beispielsweise der Besteller, Projektverantwortliche oder Fachbereich sein. Entscheidend ist, dass Lieferung beziehungsweise Leistung mit Rechnung und vorhandenen Unterlagen abgeglichen werden kann.

Das Unternehmen sollte selbst festlegen, welche Rollen Rechnungen genehmigen dürfen. Das kann beispielsweise vom Fachbereich, der Kostenstelle, dem Rechnungsbetrag oder einem Budget abhängen. Wichtig sind eindeutige Zuständigkeiten sowie Vertretungs- und Eskalationsregeln.

Die genaue Reihenfolge hängt vom internen System ab. Eine Rechnung kann technisch bereits erfasst oder vorläufig kontiert werden, bevor die endgültige Freigabe erfolgt. Entscheidend ist, dass der Prozess eindeutig festlegt, wann ein Vorgang als geprüft, freigegeben, buchungsbereit und zahlungsbereit gilt.

Ein sinnvoller Kontrollprozess sollte sicherstellen, dass nur Rechnungen bezahlt werden, zu deren Begleichung tatsächlich eine Verpflichtung besteht. Deshalb ist es organisatorisch sinnvoll, nicht freigegebene Rechnungen für den regulären Zahlungsprozess zu sperren und erst nach dem vorgesehenen Prüf- und Genehmigungsstatus freizugeben.

Die Finanzverwaltung nennt beispielsweise Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein sowie Überweisung beziehungsweise Zahlungsbeleg. Welche Unterlagen im konkreten Unternehmen relevant sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorgang und der Organisation ab.

Für Rechnungen ohne Bestellbezug sollte ein eigener Zuordnungsweg vorgesehen werden. Beispielsweise können Lieferant, Kostenstelle, Vertrag, Projekt oder zuständiger Fachbereich verwendet werden. Nicht eindeutig zuordenbare Rechnungen sollten nicht automatisch in den normalen Freigabe- und Zahlungsprozess weiterlaufen.

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Prüfung, Visualisierung, Buchung oder Freigabe dürfen deshalb nicht dazu führen, dass die Originaldaten gelöscht und nur durch eine PDF-Darstellung ersetzt werden.

Für das umsatzsteuerliche innerbetriebliche Kontrollverfahren und den verlässlichen Prüfpfad besteht nach der Verwaltungsauffassung keine gesonderte Dokumentationspflicht. Unabhängig davon sollten relevante digitale Rechnungsprozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und Verarbeitungsverfahren im Rahmen der GoBD nachvollziehbar organisiert und in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.