E-Rechnung Verfahrensdokumentation: Aufbau, Inhalte und GoBD-Praxis
Eine gute Verfahrensdokumentation beschreibt nicht nur, welche Software eingesetzt wird. Sie macht nachvollziehbar, wie E-Rechnungen entstehen oder eingehen, verarbeitet, geprüft, freigegeben, gebucht, aufbewahrt und wiedergefunden werden – einschließlich Rollen, Kontrollen und Systemen.
Die Dokumentation muss zum tatsächlich eingesetzten Verfahren passen.
Ein sachverständiger Dritter soll das Verfahren verstehen können.
Änderungen von Verfahren und Systemen historisch nachvollziehbar halten.
Umfang und Tiefe hängen von Unternehmen und Systemkomplexität ab.
Die Verfahrensdokumentation erklärt das Verfahren – nicht nur die Software
Nach den GoBD muss für relevante Datenverarbeitungssysteme eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.
Der notwendige Umfang ist nicht für jedes Unternehmen identisch. Maßgeblich sind insbesondere Komplexität und Vielfalt der Geschäftstätigkeit, Organisationsstruktur und eingesetzte Systeme.
Für die E-Rechnung bedeutet das: Nicht nur „Wir verwenden Software X“ dokumentieren, sondern den tatsächlichen Weg der Rechnungsdaten und die dazugehörigen Kontrollen beschreiben.
Es geht nicht darum, eine beliebige Vorlage auszufüllen
„Wir laden eine Vorlage herunter und sind fertig.“
Eine Musterdatei kann bei der Gliederung helfen. Sie dokumentiert aber nicht automatisch den tatsächlichen Prozess deines Unternehmens.
Besonders individuelle Software, Schnittstellen, Freigaben, Zuständigkeiten und Kontrollen müssen zum realen Verfahren passen.
„Ein Dritter kann unseren Prozess nachvollziehen.“
Ein sachverständiger Dritter sollte verstehen können, wie Rechnungsdaten entstehen oder empfangen, verarbeitet, kontrolliert und aufbewahrt werden.
Dazu können mehrere vorhandene Unterlagen gemeinsam eine Dokumentation bilden, wenn sie eindeutig strukturiert und miteinander verknüpft sind.
Diese vier Bestandteile nennen die GoBD typischerweise
Allgemeine Beschreibung
Unternehmen, Zweck des Verfahrens, organisatorischer Rahmen, Verantwortlichkeiten und grundsätzlicher Prozess.
Anwenderdokumentation
Wie Benutzer Rechnungen empfangen, erstellen, prüfen, freigeben, korrigieren und recherchieren.
Technische Systemdokumentation
Software, Systemlandschaft, Datenflüsse, Schnittstellen, Formate, Konfiguration und Versionen.
Betriebsdokumentation
Berechtigungen, Betrieb, Datensicherung, Wiederherstellung, Änderungen und organisatorische Kontrollen.
Eine sinnvolle Gliederung für den E-Rechnungsprozess
Die folgende Struktur ist keine amtliche Vorlage, sondern ein praxistauglicher Aufbau, der die GoBD-Bausteine auf den E-Rechnungsprozess überträgt.
Geltungsbereich
Wofür gilt die Dokumentation?
- Unternehmen und gegebenenfalls Gesellschaften
- Rechnungseingang und Rechnungsausgang
- betroffene Standorte und Abteilungen
- Start beziehungsweise Gültigkeitszeitraum
Organisation & Rollen
Wer macht was?
- Prozessverantwortlicher
- Buchhaltung
- Fachprüfer und Freigeber
- IT und Administratoren
- Vertretungsregeln
Rechnungseingang
Wie kommen Rechnungen ins Unternehmen?
- E-Mail-Postfach
- Portale und weitere Übertragungswege
- XRechnung und ZUGFeRD
- Erfassung von Anlagen
- Sicherung der empfangenen Daten
Prüfung & Freigabe
Welche Kontrollen finden statt?
- technische Prüfung beziehungsweise Validierung
- formelle Prüfung
- sachliche Prüfung
- Freigabegrenzen
- Ausnahme- und Eskalationsprozess
Rechnungsausgang
Wie werden E-Rechnungen erstellt?
- Quelle der Rechnungsdaten
- Rechnungsnummern und Stammdaten
- Formatwahl
- Prüfung vor Versand
- Übermittlung und Status
Buchhaltung & Schnittstellen
Wohin fließen die Daten?
- ERP und Buchhaltungssoftware
- DMS beziehungsweise Archiv
- DATEV oder Steuerkanzlei
- Bank- und Zahlungsprozess
- automatische und manuelle Datenübernahmen
Aufbewahrung
Welche Dateien bleiben erhalten?
- strukturierter Originalteil
- steuerlich relevante zusätzliche Informationen
- Zuordnung zu Buchung und Vorgang
- Wiederauffindbarkeit
- Aufbewahrungsfristen
IKS & Kontrollen
Wie werden Fehler verhindert?
- Berechtigungskonzept
- Dublettenprüfung
- Vier-Augen-Prinzip soweit vorgesehen
- Kontrolle von Stammdatenänderungen
- Fehlerprotokoll und Eskalation
Technische Umgebung
Welche Systeme sind beteiligt?
- Softwareprodukte und relevante Versionen
- Schnittstellen und Datenflüsse
- Cloud- beziehungsweise Betriebsmodell
- Backup und Wiederherstellung
- Systemzugänge und Rechte
Änderungshistorie
Was hat sich wann geändert?
- Versionsnummer
- Datum
- Änderungsgrund
- betroffene Kapitel beziehungsweise Systeme
- Freigabe und Verantwortlicher
Den E-Rechnungsprozess vom Ursprung bis zur Aufbewahrung dokumentieren
Entstehung oder Empfang
Dokumentieren, wo Rechnungen erzeugt beziehungsweise über welche Kanäle sie empfangen werden.
Erfassung & Zuordnung
Beschreiben, wie Rechnung, Lieferant, Kunde, Bestellung oder Vorgang eindeutig zugeordnet werden.
Prüfung
Technische, formelle und sachliche Prüfungen sowie das Verhalten bei Abweichungen beschreiben.
Freigabe
Rollen, Betragsgrenzen, Vertretung und Eskalation nachvollziehbar festhalten.
Buchung & Weiterverarbeitung
Dokumentieren, welche Informationen automatisch oder manuell in Buchhaltung und Folgesysteme gelangen.
Aufbewahrung & Wiederfinden
Speicherort, Originaldaten, Indexierung, Suche, Export und Aufbewahrungsregeln beschreiben.
Die GoBD wurden ausdrücklich an die E-Rechnung angepasst
Drei Punkte gehören in das Archivierungs- und Verfahrenskonzept
Das BMF hat die GoBD wegen der obligatorischen E-Rechnung an mehreren Stellen aktualisiert.
Strukturierter Teil erhalten
Bei einer E-Rechnung ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die GoBD-Anforderungen eingehalten werden.
PDF nicht automatisch zusätzlich nötig
Bei einer hybriden E-Rechnung ist der menschenlesbare Teil zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.
Nicht zwingend jedes Rechnungsbild speichern
Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss nicht zwingend ab Erstellung eine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung gespeichert werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann und die Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertiefend: E-Rechnung aufbewahren .
Eine Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Projekt
Einführung des zentralen E-Mail-Eingangs und XRechnung-Viewers.
Neue Freigabegrenzen und Vertretungsregel ergänzt.
DATEV-Schnittstelle geändert und automatisierte Datenübergabe dokumentiert.
Wechsel der Rechnungssoftware einschließlich neuer Archivierungslogik.
Wie vollständig ist eure E-Rechnungs-Verfahrensdokumentation?
Hake einen Punkt nur ab, wenn der Sachverhalt tatsächlich dokumentiert und die Beschreibung mit der aktuellen Praxis im Unternehmen abgestimmt ist.
28 Punkte in sieben Dokumentationsbereichen
Der Check ist eine redaktionelle Arbeitshilfe. Er ersetzt keine individuelle steuerliche oder prüfungsbezogene Beurteilung.
Rahmen & Verantwortlichkeiten
Geltungsbereich und Organisation
Rechnungseingang
Empfang und Erfassung
Prüfung & Freigabe
Kontrollverfahren
Rechnungsausgang
Erstellung und Versand
Systeme & Schnittstellen
Technische Systemdokumentation
Aufbewahrung & Betrieb
Originaldaten und Verfügbarkeit
Versionierung & Aktualität
Dokumentation dauerhaft pflegen
Beginne mit den sieben Kernpunkten.
Dokumentiere zuerst Geltungsbereich, wesentliche Prozesse, Systeme, Aufbewahrung und Aktualität.
Aktuelle Prioritäten
- Geltungsbereich der Dokumentation definieren.
Weder drei Seiten Marketingtext noch ein 300-Seiten-Handbuch
Zu wenig Dokumentation
- nur Produktname der Software genannt
- keine Verantwortlichkeiten
- keine Datenflüsse
- keine Archivierungsbeschreibung
- keine Kontrollen oder Ausnahmen
- keine Versionshistorie
Damit lässt sich das tatsächliche Verfahren kaum nachvollziehen.
Angemessene Dokumentation
- klare Übersicht über Prozess und Systeme
- Verweise auf bestehende Detailunterlagen
- verständliche Arbeitsabläufe
- nachvollziehbare Kontrollen
- aktuelle Systeminformationen
- versionierte Änderungshistorie
Ziel ist Nachvollziehbarkeit – nicht Dokumentation um ihrer selbst willen.
Verfahrensdokumentation in sechs Schritten erstellen
1. Vorhandenes sammeln
Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, Systembeschreibungen und vorhandene Prozessdokumente zusammentragen.
2. Ist-Prozess prüfen
Nicht beschreiben, wie der Prozess theoretisch aussehen sollte, sondern wie er tatsächlich umgesetzt wird.
Dazu: E-Rechnung Ist-Analyse .
3. Lücken ergänzen
Rollen, Schnittstellen, Aufbewahrung und Kontrollen ergänzen, die bisher nirgendwo dokumentiert sind.
4. Verantwortliche prüfen lassen
Buchhaltung, IT und Prozessverantwortliche sollten ihre jeweiligen Teile fachlich bestätigen.
5. Version freigeben
Versionsnummer, Gültigkeitsdatum und Änderungshistorie eindeutig festhalten.
6. Pflegeprozess einrichten
Bei Softwarewechsel, neuen Schnittstellen oder Prozessänderungen prüfen, ob die Dokumentation aktualisiert werden muss.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Verfahrensdokumentation
Braucht man für E-Rechnungen eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD verlangen für relevante DV-Systeme eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Wird die E-Rechnung in solchen elektronischen Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsprozessen verarbeitet, sollte der E-Rechnungsprozess entsprechend in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein.
Muss es eine separate Verfahrensdokumentation nur für E-Rechnungen geben?
Eine bestimmte separate Datei mit dem Titel „E-Rechnung Verfahrensdokumentation“ ist nicht vorgeschrieben. Der E-Rechnungsprozess kann beispielsweise als Kapitel oder Modul einer bestehenden unternehmensweiten Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Entscheidend ist, dass die relevanten Verfahren vollständig, verständlich und aktuell dokumentiert sind.
Welche Bestandteile hat eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Nach den GoBD besteht die Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Die konkrete Ausgestaltung hängt von Komplexität, Organisation und eingesetztem DV-System ab.
Was sollte für den E-Rechnungseingang dokumentiert werden?
Sinnvoll sind insbesondere Empfangswege, beteiligte Systeme, unterstützte Formate, Zuordnung der Rechnung, technische und fachliche Prüfungen, Freigabeprozess, Fehlerbehandlung, Buchungsprozess sowie Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit des strukturierten Rechnungsdatensatzes.
Muss die Verfahrensdokumentation aktuell gehalten werden?
Ja. Die GoBD verlangen, dass das dokumentierte Verfahren dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entspricht. System- und Verfahrensänderungen müssen inhaltlich und zeitlich nachvollziehbar dokumentiert werden. Änderungen der Verfahrensdokumentation sollten deshalb versioniert und historisch nachvollziehbar sein.
Wie lange muss die Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?
§ 147 AO sieht für Bücher, Aufzeichnungen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen grundsätzlich eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist vor. Zusätzlich stellen die GoBD klar, dass die Aufbewahrungsfrist der Verfahrensdokumentation nicht abläuft, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist. Deshalb müssen auch relevante historische Versionen erhalten bleiben.
Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch das PDF aufbewahrt werden?
Nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt bei einer E-Rechnung grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils, sofern die GoBD-Anforderungen erfüllt werden. Der menschenlesbare Teil einer hybriden E-Rechnung muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Muss eine ausgehende E-Rechnung immer zusätzlich als PDF archiviert werden?
Nicht zwingend. Nach der seit Juli 2025 geltenden GoBD-Fassung muss bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms unter den dort genannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung ab Erstellung gespeichert werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erzeugt werden kann.
Reicht das Benutzerhandbuch des Softwareanbieters als Verfahrensdokumentation?
In der Regel nicht allein. Ein Softwarehandbuch beschreibt typischerweise das Produkt, aber nicht vollständig die unternehmensindividuellen Verantwortlichkeiten, Kontrollen, Schnittstellen, Konfigurationen und Arbeitsabläufe. Es kann jedoch als mitgeltende technische oder Anwenderdokumentation eingebunden werden.
Muss die Verfahrensdokumentation aus einem einzigen Dokument bestehen?
Nein. In der Praxis kann ein übergreifendes Masterdokument auf weitere eindeutig bezeichnete Unterlagen wie Benutzerhandbücher, Arbeitsanweisungen, Systembeschreibungen oder Berechtigungskonzepte verweisen. Entscheidend ist, dass die Gesamtdokumentation vollständig, verständlich und nachvollziehbar strukturiert ist.
Was passiert, wenn eine Verfahrensdokumentation fehlt?
Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation sollte nicht verharmlost werden. Die GoBD stellen jedoch ausdrücklich klar, dass ein solcher Mangel nicht automatisch ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht ist, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann, wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt werden. Die Bewertung hängt daher vom konkreten Einzelfall ab.
Wer sollte die Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen?
Die Verantwortung liegt beim Unternehmen. In der Praxis sollten Buchhaltung beziehungsweise Rechnungswesen, Prozessverantwortliche und IT gemeinsam beitragen. Bei steuerlichen Fragen kann der Steuerberater einbezogen werden. Wichtig ist außerdem ein klarer Verantwortlicher für Aktualisierung, Versionierung und Freigabe der Dokumentation.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung elektronischer Rechnungen, Softwareauswahl, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Die vorgeschlagene Gliederung und der 28-Punkte-Check sind redaktionelle Arbeitshilfen. Die konkrete Verfahrensdokumentation muss an das tatsächlich eingesetzte Verfahren angepasst werden.Grundlagen für eine belastbare Dokumentation
Quellen zur Verfahrensdokumentation
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD – insbesondere Randziffern 145 bis 155 zur Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD – 2. Änderung vom 14. Juli 2025
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung – Stand März 2026
- Gesetze im Internet: § 146 AO – Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen
- Gesetze im Internet: § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen und Datenzugriff
- IHK: GoBD-Praxisleitfaden – Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem
Letzte fachliche Prüfung: 13. September 2026. Die konkrete Ausgestaltung einer Verfahrensdokumentation hängt von Unternehmen, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, Systemlandschaft und tatsächlichem Verfahren ab.