E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmen: 5 Lösungen im Vergleich
Kleine Unternehmen brauchen selten ein großes ERP-System. Gefragt ist vielmehr eine E-Rechnungssoftware, die einfach funktioniert, XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, Eingangsrechnungen verarbeitet, mit dem Steuerberater zusammenspielt und bezahlbar bleibt. Wir vergleichen fünf bekannte Lösungen und zeigen, welche Anforderungen bei der Auswahl wirklich wichtig sind.
Für viele kleine Unternehmen sind Lexware Office und sevdesk interessante Allround-Lösungen, wenn Rechnungsstellung und Buchhaltung zusammengehören sollen. easybill ist besonders interessant, wenn Rechnungsstellung, Automatisierung oder Onlinehandel im Vordergrund stehen. FastBill bietet einen günstigen Einstieg mit E-Rechnungen in allen Tarifen. Papierkram punktet mit einem kostenlosen Einstieg und zusätzlichen Projekt- und Buchhaltungsfunktionen. Welche Lösung die beste ist, hängt jedoch vom eigenen Arbeitsablauf ab.
Kleinunternehmen ist nicht dasselbe wie Kleinunternehmer
Die Begriffe werden häufig miteinander verwechselt. „Kleinunternehmen“ beschreibt hier die Größe und Struktur eines Betriebs. Der steuerrechtliche Begriff „Kleinunternehmer“ bezieht sich dagegen auf die Umsatzsteuerregelung nach § 19 UStG.
Ein kleines Unternehmen kann also durchaus regulär umsatzsteuerpflichtig sein und vollständig unter die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung fallen.
Kleines Unternehmen
Das kann beispielsweise eine Agentur, ein kleiner Handwerksbetrieb, eine GmbH mit wenigen Mitarbeitenden oder ein kleiner Onlinehändler sein.
Für die E-Rechnung gelten grundsätzlich die normalen steuerrechtlichen Regeln des Unternehmens.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Für Kleinunternehmerleistungen besteht aktuell eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.
E-Rechnungen empfangen können müssen Kleinunternehmer dennoch seit dem 1. Januar 2025.
Ausführliche Informationen dazu findest du in unserem Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer .
Was sollte eine gute E-Rechnungssoftware können?
Die reine Erstellung einer XML-Datei reicht im Unternehmensalltag meist nicht aus. Interessanter ist die Frage, wie gut sich die E-Rechnung in den gesamten Rechnungs- und Buchhaltungsprozess integriert.
Eingehende E-Rechnungen öffnen, lesen, prüfen und weiterverarbeiten.
ZUGFeRD und bei Bedarf XRechnung korrekt erzeugen.
Den strukturierten Originaldatensatz unverändert aufbewahren.
Fehlende Pflichtdaten möglichst bereits vor dem Versand erkennen.
Zahlungseingänge erkennen und offenen Rechnungen zuordnen.
DATEV-Export oder direkten Steuerberaterzugang anbieten.
Bei mehreren Mitarbeitenden Rollen und Zugänge ermöglichen.
Später Buchhaltung, API, Automatisierung oder weitere Nutzer ergänzen.
5 E-Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen
Die folgende Übersicht ist keine bezahlte Rangliste. Sie zeigt unterschiedliche Schwerpunkte der Anbieter. Preise beziehen sich auf den Recherchestand 12. September 2026, verstehen sich – soweit vom Anbieter angegeben – netto und können sich jederzeit ändern.
| Software | Einstieg | E-Rechnung | Besonders interessant für | Unsere Einordnung |
|---|---|---|---|---|
| Lexware Office |
M: 12,90 €/Monat regulärer Nettopreis |
ZUGFeRD XRechnung | Kleine Unternehmen, die Rechnungen und Buchhaltung in einem System ausbauen möchten. | Starker Allrounder |
| sevdesk |
Rechnung: 12,90 €/Monat regulärer Nettopreis laut Buchungsseite |
ZUGFeRD XRechnung | Unternehmen, die einfache Rechnungsstellung mit späterer Buchhaltung und Steuerberater-Anbindung verbinden möchten. | Einfacher Einstieg |
| easybill |
Free: 0 € Starter 12 €/Monat bzw. 9 € jährlich |
ZUGFeRD 2.5 XRechnung 3.0.2 | Rechnungsintensive Betriebe, Onlinehandel, Automatisierungen und Schnittstellen. | Rechnungs-Spezialist |
| FastBill |
Solo: 10 €/Monat 9 €/Monat bei Jahreszahlung |
ZUGFeRD XRechnung | Kleine Betriebe, die Rechnungsstellung, Belegmanagement und übersichtliche Prozesse suchen. | Günstiger Komplettstart |
| Papierkram |
Free: 0 € kostenpflichtige Pakete verfügbar |
E-Rechnung XRechnung ZUGFeRD | Gründer und kleine Unternehmen, die zusätzlich Projekte, Zeiten und Buchhaltung verwalten möchten. | Viel Funktion fürs Budget |
Welche Software passt zu welchem Kleinunternehmen?
Lexware Office
Allrounder für Rechnungen und Buchhaltung
Lexware Office ist besonders interessant, wenn ein kleines Unternehmen nicht nur Rechnungen schreiben, sondern schrittweise auch Belege, Banking, Buchhaltung und Steuerprozesse in einer Anwendung bündeln möchte.
E-Rechnungen können als ZUGFeRD beziehungsweise XRechnung erstellt werden. Für kleine Unternehmen ist insbesondere interessant, dass später auf umfangreichere Versionen gewechselt werden kann.
sevdesk
Einfacher Einstieg mit Ausbauoption
sevdesk richtet sich an Selbstständige und Unternehmen, die Rechnungsstellung und Buchhaltung möglichst einfach digitalisieren möchten. Der kleinere Rechnungstarif reicht aus, wenn zunächst Ausgangsrechnungen im Mittelpunkt stehen.
sevdesk unterstützt E-Rechnungen und bietet unter anderem DATEV- beziehungsweise ADDISON-Schnittstellen sowie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
easybill
Stark bei Rechnungen und Automatisierung
easybill ist interessant, wenn die Rechnungserstellung selbst einen großen Teil des Arbeitsablaufs ausmacht. Das gilt beispielsweise für Onlinehändler oder Unternehmen mit vielen automatisierten Ausgangsrechnungen.
Aktuell werden unter anderem ZUGFeRD 2.5 EN 16931, ZUGFeRD 2.5 Extended und XRechnung 3.0.2 unterstützt. Außerdem stehen Schnittstellen und ein Steuerberater-Zugang zur Verfügung.
FastBill
Rechnungen und Belege kompakt kombiniert
FastBill bietet bereits im kleinsten Tarif Funktionen für E-Rechnungen und eignet sich damit für Unternehmen, die einen günstigen Einstieg in Rechnungsstellung und Belegmanagement suchen.
Nach Herstellerangaben sind das Erstellen, Versenden und Empfangen von ZUGFeRD- und XRechnungen in allen Tarifen enthalten.
Papierkram
Kostenloser Einstieg mit Zusatzfunktionen
Papierkram kombiniert Rechnungsstellung, Belege und Buchhaltung mit Funktionen wie Projekt- und Zeiterfassung. Das kann insbesondere für kleine Dienstleistungsbetriebe interessant sein.
E-Rechnungen können laut Anbieter in allen Versionen erstellt und empfangen werden. Für weitergehende Funktionen wie XRechnung, ZUGFeRD oder Automatisierungen sollte der konkrete Tarifumfang vor Abschluss geprüft werden.
Welche Software passt zu deinem Arbeitsablauf?
Orientierung nach Anwendungsfall
Dann sind insbesondere Lexware Office, sevdesk oder Papierkram einen näheren Blick wert.
easybill ist mit Automatisierungen und Schnittstellen besonders auf Rechnungsprozesse ausgerichtet.
easybill und Papierkram bieten kostenlose Einstiegsmöglichkeiten. Auch unsere Übersicht kostenloser E-Rechnungssoftware hilft weiter.
FastBill, sevdesk und Lexware Office bieten klar strukturierte Einstiegstarife.
Prüfe insbesondere Steuerberaterzugänge, DATEV-Export und Übergabeprozesse statt nur die Rechnungserstellung.
Dann sollten Teamzugänge, API, Rechteverwaltung, Banking und Automatisierungen bereits heute in die Auswahl einfließen.
Einen breiteren Überblick findest du zusätzlich unter E-Rechnungssoftware im Vergleich .
Was sollte E-Rechnungssoftware für ein Kleinunternehmen kosten?
Der benötigte Funktionsumfang ist entscheidender als eine bestimmte Preisgrenze. Für viele kleine Unternehmen bewegen sich geeignete Cloud-Lösungen im niedrigen bis mittleren zweistelligen Monatsbereich. Kostenlose Lösungen können für geringe Anforderungen ebenfalls ausreichen.
Kostenloser Einstieg
Sinnvoll, wenn nur wenige Rechnungen verarbeitet werden und keine umfangreichen Buchhaltungs-, Team- oder Automatisierungsfunktionen benötigt werden.
Rechnungsstellung
In diesem Bereich finden sich mehrere Tarife für professionelle Rechnungsstellung inklusive E-Rechnungsfunktionen.
Mehr Buchhaltung
Banking, Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung, Automatisierungen oder umfangreichere Teamfunktionen erhöhen meist den Tarif.
Wenn der Preis im Vordergrund steht, findest du unter kostenlose E-Rechnungssoftware weitere Möglichkeiten.
Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt schon E-Rechnungssoftware?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Rein rechtlich kann für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Im betrieblichen Alltag wird jedoch eine geeignete Software schnell sinnvoll, weil reine XML-Dateien sonst nur schwer lesbar und kaum automatisiert weiterzuverarbeiten sind.
Mehr dazu: E-Rechnung-Pflicht und E-Rechnung empfangen .
ZUGFeRD oder XRechnung – was sollte die Software unterstützen?
ZUGFeRD
Für viele kleine Unternehmen im B2B-Bereich ist ZUGFeRD praktisch, weil eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten kombiniert wird.
XRechnung
XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist besonders im Umfeld öffentlicher Auftraggeber wichtig. Wer Behörden beliefert, sollte die Unterstützung unbedingt berücksichtigen.
So findest du die passende Software
Rechnungsvolumen bestimmen
Wie viele Ausgangs- und Eingangsrechnungen fallen pro Monat an? Dokumentenlimits können günstige Tarife schnell unattraktiv machen.
Eigene Buchhaltung klären
Soll die Software nur Rechnungen erstellen oder auch Belege, Banking, EÜR, Umsatzsteuer und offene Posten verwalten?
Steuerberater einbeziehen
Frage vor der Auswahl, welche Schnittstelle oder Übergabe dein Steuerberater bevorzugt. Das verhindert spätere Doppelarbeit.
Kundenstruktur prüfen
Gibt es Behördenkunden? Internationale Kunden? Onlinehandel? Wiederkehrende Rechnungen? Diese Anforderungen beeinflussen die passende Software erheblich.
Testaccount mit echten Fällen verwenden
Erstelle ein Angebot, eine normale Rechnung, eine E-Rechnung, importiere eine Eingangsrechnung und teste eine Zahlung.
Gesamtkosten vergleichen
Vergleiche nicht nur den Einstiegspreis, sondern den Tarif, den dein Unternehmen in zwölf oder 24 Monaten tatsächlich benötigt.
15 Fragen vor der Entscheidung
E-Rechnung & Buchhaltung
- Kann die Software E-Rechnungen empfangen?
- Werden XML-Daten lesbar dargestellt?
- Kann sie ZUGFeRD erstellen?
- Kann sie XRechnung erstellen?
- Werden Pflichtfelder geprüft?
- Wie werden Originaldateien archiviert?
- Gibt es Banking und Zahlungsabgleich?
- Kann der Steuerberater direkt zugreifen?
Betrieb & Wachstum
- Wie viele Nutzer sind enthalten?
- Gibt es eine DATEV-Schnittstelle?
- Gibt es eine API?
- Sind wiederkehrende Rechnungen möglich?
- Gibt es ein Mahnwesen?
- Lassen sich Daten vollständig exportieren?
- Was kostet der benötigte Tarif nach Aktionsende?
Typische Fehler bei der Softwareauswahl
Welche E-Rechnungssoftware empfehlen wir Kleinunternehmen?
Eine pauschal beste Software gibt es nicht. Für ein kleines Unternehmen sollte die Lösung vor allem zum gesamten Rechnungsprozess passen und nicht nur eine E-Rechnungsdatei erzeugen.
Lexware Office und sevdesk sind besonders interessant, wenn Rechnungsstellung und Buchhaltung gemeinsam wachsen sollen. easybill ist stark bei Rechnungsautomatisierung und volumenorientierten Prozessen. FastBill bietet einen preislich überschaubaren Einstieg, während Papierkram mit einem kostenlosen Einstieg sowie zusätzlichen Projekt- und Buchhaltungsfunktionen interessant sein kann.
Entscheidend ist letztlich, welche Lösung mit deinen Kunden, deinem Steuerberater und deinem täglichen Arbeitsablauf am besten zusammenspielt.
Häufige Fragen zur E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmen
Welche E-Rechnungssoftware eignet sich für kleine Unternehmen?
Geeignet sind unter anderem Lexware Office, sevdesk, easybill, FastBill und Papierkram. Welche Lösung am besten passt, hängt davon ab, ob nur Rechnungsstellung oder auch Buchhaltung, Banking, Steuerberater-Anbindung, Projekte und Automatisierungen benötigt werden.
Braucht jedes Kleinunternehmen E-Rechnungssoftware?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Rein rechtlich kann dafür bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Eine Software ist jedoch häufig sinnvoll, um strukturierte Rechnungen lesbar darzustellen, zu prüfen, weiterzuverarbeiten und aufzubewahren.
Müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG E-Rechnungen schreiben?
Für Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG besteht nach aktueller Rechtslage grundsätzlich eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Sie müssen E-Rechnungen jedoch seit 2025 empfangen können.
Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmen und Kleinunternehmer?
Kleinunternehmen beschreibt allgemein einen kleinen Betrieb. Kleinunternehmer ist dagegen ein umsatzsteuerrechtlicher Begriff nach § 19 UStG. Ein kleines Unternehmen kann regulär umsatzsteuerpflichtig sein und muss dann die allgemeinen E-Rechnungsregeln beachten.
Gibt es kostenlose E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmen?
Ja. Unter anderem bieten easybill und Papierkram kostenlose Einstiegstarife beziehungsweise Funktionen an. Entscheidend ist, ob Dokumentenlimits, Kundenlimits und der verfügbare Funktionsumfang für den eigenen Betrieb ausreichen.
Sollte die Software XRechnung und ZUGFeRD unterstützen?
Für viele Unternehmen ist die Unterstützung beider Formate sinnvoll. ZUGFeRD ist im B2B-Alltag praktisch, weil strukturierte XML-Daten mit einer PDF-Darstellung kombiniert werden. XRechnung ist insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant.
Welche Software ist besonders günstig?
Mehrere Anbieter haben günstige oder kostenlose Einstiegstarife. Allerdings sollte nicht nur der Startpreis verglichen werden. Dokumentenlimits, Nutzer, Schnittstellen, Buchhaltungsfunktionen und der Preis nach einer Rabattphase können die tatsächlichen Gesamtkosten erheblich beeinflussen.
Welche Software eignet sich für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?
Viele etablierte Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevdesk, easybill, FastBill oder Papierkram bieten Export- oder Steuerberaterfunktionen. Vor der Entscheidung sollte mit dem eigenen Steuerberater geklärt werden, welche Schnittstelle bevorzugt wird.
Reicht ein reines E-Rechnungsprogramm aus?
Bei sehr wenigen Rechnungen kann ein einfaches Tool ausreichen. Sobald aber Belege, Banking, offene Posten, Mahnungen, Steuerberater oder mehrere Nutzer hinzukommen, ist eine integrierte Rechnungs- beziehungsweise Buchhaltungslösung häufig effizienter.
Muss die Software E-Rechnungen validieren?
Eine technische Validierung ist sinnvoll und wird vom BMF empfohlen, ist aber keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung. Gute Software sollte Fehler und fehlende Pflichtfelder möglichst vor dem Versand sichtbar machen.
Kann ich später die E-Rechnungssoftware wechseln?
Ja. Vor Vertragsabschluss sollte jedoch geprüft werden, welche Exportmöglichkeiten für Kunden, Rechnungen, Belege und Buchungsdaten bestehen. Je mehr Daten und Prozesse bereits im System liegen, desto aufwendiger kann ein späterer Wechsel werden.
Worauf sollte ich beim Test einer Software besonders achten?
Teste möglichst reale Abläufe: Angebot erstellen, Rechnung schreiben, E-Rechnung erzeugen, E-Rechnung empfangen, Eingangsrechnung lesen, Zahlung zuordnen und Daten für den Steuerberater exportieren. So zeigt sich schnell, ob die Software zum täglichen Arbeitsablauf passt.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit den rechtlichen, technischen und praktischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung.
Anbieterangaben und Preise werden anhand der offiziellen Produkt-, Preis- und Hilfeseiten recherchiert. Preise und Funktionsumfänge können sich jederzeit ändern.Passende Ratgeber und Softwaretests
Quellen und Preisangaben
Für diesen Ratgeber wurden gesetzliche Primärquellen, Informationen des Bundesministeriums der Finanzen sowie die offiziellen Webseiten der aufgeführten Softwareanbieter verwendet.
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- Gesetze im Internet: § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
- Gesetze im Internet: § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- Lexware: Lexware Office Preise und Produktvergleich
- sevdesk: Tarife und Preise
- easybill: Pakete und Preise
- easybill: Unterstützte E-Rechnungsformate
- FastBill: FastBill Preise und Tarife
- FastBill: E-Rechnungsfunktionen
- Papierkram: Pakete, Preise und Funktionen
Letzte fachliche und preisliche Prüfung: 12. September 2026. Preisaktionen, Rabatte und Funktionsumfänge können sich kurzfristig ändern.