E-Rechnungssoftware für Handwerker: 5 Lösungen im Vergleich
Im Handwerk reicht es selten aus, einfach nur eine Rechnung zu schreiben. Zwischen Angebot, Auftrag, Baustelle, Material, Arbeitszeit, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung entstehen zahlreiche Daten. Gute E-Rechnungssoftware sollte diese Informationen möglichst ohne doppelte Eingabe bis zur Buchhaltung weiterführen.
Wenn du den kompletten Handwerksbetrieb einschließlich Baustelle, Mitarbeiter, Termine und Material digitalisieren möchtest, sind spezialisierte Lösungen wie ToolTime oder HERO besonders interessant. Geht es hauptsächlich um Angebote, E-Rechnungen und Buchhaltung, können WISO MeinBüro, Lexware Office oder sevdesk die wirtschaftlichere und schlankere Lösung sein.
Gilt die E-Rechnung auch für Handwerksbetriebe?
Ja. Handwerksbetriebe sind Unternehmer und fallen bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich unter die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches E-Mail-Postfach kann dafür rechtlich bereits ausreichen. Für die Ausstellung gelten weiterhin Übergangsregelungen.
Empfang seit 2025
Eingehende strukturierte E-Rechnungen müssen grundsätzlich angenommen werden können.
Übergangsphase
2025 und 2026 dürfen bei grundsätzlich betroffenen Umsätzen noch sonstige Rechnungen genutzt werden. Für bestimmte Aussteller kann die Übergangsregel bis Ende 2027 reichen.
Ausnahmen bleiben
Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen werden durch das Ende der Übergangsfrist nicht aufgehoben.
Die allgemeinen Regeln für diese Zielgruppe findest du auch unter E-Rechnung für Handwerker .
Eine gute Software beginnt nicht erst bei der Rechnung
Gerade bei Handwerksbetrieben entsteht der größte Nutzen, wenn Informationen vom ersten Kundenkontakt bis zur Zahlung im selben Workflow bleiben.
Kunde, Baustelle und Ansprechpartner erfassen.
Material, Stunden und Leistungen kalkulieren.
Termin, Mitarbeiter und Material planen.
Zeiten, Fotos, Leistungen und Dokumentation erfassen.
Abschlag, Teil- oder Schlussrechnung erzeugen.
Zahlung und Belege weiterverarbeiten.
Was sollte E-Rechnungssoftware für Handwerker können?
Leistungen und Materialien schnell kalkulieren.
ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.
Abschlags- und Schlussrechnungen sauber abrechnen.
Auf Baustelle und beim Kunden funktionieren.
Arbeitszeiten projektbezogen erfassen.
Artikel, Einkaufspreise und Leistungen verwalten.
DATEV oder geeignete Exporte bereitstellen.
Offene Posten und Mahnungen im Blick behalten.
Handwerkersoftware oder Buchhaltungssoftware?
Vor dem Anbietervergleich solltest du eine grundlegende Frage beantworten: Soll nur die kaufmännische Abwicklung digital werden – oder der gesamte Betrieb vom Büro bis zur Baustelle?
Spezialisierte Handwerkersoftware
Lösungen wie ToolTime oder HERO gehen deutlich über Rechnungsstellung und Buchhaltung hinaus.
- Projekt- und Einsatzplanung
- mobile App für Monteure
- Zeiterfassung
- Materialverwaltung
- Baustellendokumentation
- digitale Arbeitsscheine
- Auftrags- und Rechnungsworkflow
Rechnungs- und Buchhaltungssoftware
Lösungen wie Lexware Office, sevdesk oder WISO MeinBüro konzentrieren sich stärker auf kaufmännische Abläufe.
- Angebote
- E-Rechnungen
- Belegerfassung
- Banking
- Mahnwesen
- Buchhaltung
- Steuerberaterübergabe
5 Softwarelösungen für Handwerksbetriebe
Preise und Leistungsumfang wurden anhand der offiziellen Anbieterinformationen zum Stand 12. September 2026 geprüft. Rabattaktionen können kurzfristig wechseln und sind deshalb nicht als dauerhafter Vergleichspreis zu verstehen.
| Software | Preisorientierung | E-Rechnung | Handwerksfunktionen | Einordnung |
|---|---|---|---|---|
| ToolTime |
Solo regulär 79 €/Monat Jahresvertrag; Aktionspreise möglich |
ZUGFeRD XRechnung | Angebote, Rechnungen, Projektplanung, Zeiterfassung, Material, Baustellendokumentation | Kompletter Handwerksworkflow |
| HERO |
Select ab 79 €/Monat monatlich; Jahresverträge günstiger |
ZUGFeRD XRechnung | Projekte, Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Mitarbeiter, Plantafel, Schnittstellen | Handwerksspezialist |
| WISO MeinBüro |
Auftragswesen regulär 39,90 €/Monat Aktionspreise möglich |
ZUGFeRD XRechnung | Angebote, Aufträge, Abschlags- und Schlussrechnungen, Banking, DATEV | Kaufmännisch sehr umfangreich |
| Lexware Office |
XL regulär 32,90 €/Monat M ab 12,90 € für normale E-Rechnungen |
ZUGFeRD XRechnung | Angebote, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Belege, Banking, Buchhaltung | Starker Büro-Allrounder |
| sevdesk |
Rechnung regulär ab 12,90 €/Monat Buchhaltung ab 25,90 € |
ZUGFeRD XRechnung | Angebote, Lieferscheine, Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen, DATEV | Preiswerter kaufmännischer Einstieg |
Welche Lösung passt zu welchem Handwerksbetrieb?
ToolTime
Büro und Baustelle in einem System
ToolTime ist eine spezialisierte Handwerkersoftware und damit deutlich mehr als ein E-Rechnungsprogramm. Angebote, Projekte, Termine, Arbeitsscheine, Zeiten und Rechnungen können zusammengeführt werden.
ToolTime unterstützt E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat. Für Handwerksbetriebe interessant sind zusätzlich Materialimport, Projekt- und Kalenderfunktionen, mobile Dokumentation sowie Zeiterfassung.
Schnittstellen wie DATEV können je nach Funktion zusätzliche Gebühren verursachen. Die DATEV-Rechnungsdatenservice-Schnittstelle wird aktuell als kostenpflichtiges Add-on ausgewiesen.
HERO
Spezialisierte Handwerkersoftware
HERO bildet typische Handwerksprozesse vom Kundenkontakt über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung ab. Projektinformationen werden zentral verwaltet und stehen auch mobil zur Verfügung.
HERO unterstützt die Erstellung von ZUGFeRD und XRechnung. Zum Funktionsumfang gehören außerdem beispielsweise Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Projektpipeline, digitale Plantafel und verschiedene Branchen-Schnittstellen.
Damit eignet sich HERO eher für Betriebe, die ihre operativen Handwerksprozesse ebenfalls digitalisieren möchten und nicht nur nach einer Rechnungssoftware suchen.
WISO MeinBüro
Kaufmännischer Prozess im Fokus
WISO MeinBüro ist besonders interessant, wenn ein Handwerksbetrieb umfangreiche kaufmännische Funktionen benötigt, aber nicht zwingend eine vollständige Einsatz- oder Monteursteuerung.
XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt. Besonders interessant für größere Projekte: WISO MeinBüro kann Abschlags- und Schlussrechnungen aus einem Auftrag beziehungsweise Rechnungsprojekt heraus erzeugen.
Hinzu kommen unter anderem Banking, automatischer Zahlungsabgleich, Steuerberaterexport sowie DATEV- und ELSTER-Schnittstellen.
Lexware Office
Starker Büro-Allrounder
Lexware Office ist für kleinere Handwerksbetriebe interessant, die Angebote, Rechnungen, Belege, Banking und Buchhaltung in einer Cloud-Lösung abbilden möchten.
Lexware Office unterstützt XRechnung und ZUGFeRD und bietet mobile Belegerfassung, Online-Banking, offene Posten sowie Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Für einen kleinen Handwerksbetrieb ohne aufwendige Einsatzplanung kann dies eine deutlich schlankere Alternative zu einer vollständigen Handwerkersoftware sein.
sevdesk
Einfacher kaufmännischer Einstieg
sevdesk hat eine eigene Branchenlösung für Handwerker und bildet den kaufmännischen Ablauf vom Angebot über Rechnung und Lieferschein bis zur Mahnung ab.
Laut Anbieter können aus Angeboten unter anderem Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen erzeugt werden. XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt.
Wer zusätzlich Eingangsbelege, Banking, EÜR oder umfangreichere Buchhaltungsfunktionen benötigt, sollte den Buchhaltungstarif statt des reinen Rechnungstarifs betrachten.
Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
Bei größeren Handwerksaufträgen wird häufig nicht erst nach Abschluss des gesamten Projekts abgerechnet. Deshalb sollte die Software unterschiedliche Rechnungsarten sauber auseinanderhalten können.
Zahlung vor vollständiger Leistung
Ein Abschlag ermöglicht Zahlungen während eines länger laufenden Auftrags. Die spätere Schlussrechnung muss die bereits vereinnahmten Teilentgelte korrekt berücksichtigen.
Abgeschlossene Teilleistung
Eine Teilrechnung betrifft eine wirtschaftlich abgrenzbare und bereits vollständig erbrachte Teilleistung.
Gesamtprojekt abrechnen
Am Projektende müssen vorangegangene Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer sauber verrechnet werden.
Weitere Details findest du unter E-Rechnung und Abschlagsrechnung .
Auch § 13b UStG kann für Handwerker wichtig sein
Bei bestimmten Bauleistungen kann nach § 13b UStG die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergehen. Das betrifft nicht pauschal jede Handwerkerrechnung, kann aber gerade im Bau- und Ausbaugewerbe eine wichtige Rolle spielen.
Deshalb sollte die Rechnungssoftware bei Bedarf Rechnungen mit entsprechender umsatzsteuerlicher Behandlung korrekt erstellen können.
Handwerker mit Behördenkunden: XRechnung mitprüfen
Handwerksbetriebe arbeiten regelmäßig auch für Kommunen, Schulen, öffentliche Wohnungsunternehmen oder andere öffentliche Auftraggeber. Dann können zusätzliche B2G-Anforderungen relevant werden.
XRechnung
Die Software sollte XRechnungen korrekt erzeugen können und die notwendigen Datenfelder für den öffentlichen Auftraggeber bereitstellen.
Leitweg-ID
Bei bestimmten öffentlichen Rechnungsempfängern ist die Leitweg-ID für die Adressierung und Zuordnung der Rechnung wichtig.
Welche Software passt zu deinem Betrieb?
Orientierung nach Arbeitsweise
ToolTime und HERO sind besonders interessant, weil Projekt, Mitarbeiter, Zeiten und Rechnung gemeinsam abgebildet werden.
Lexware Office oder sevdesk können wesentlich schlanker und günstiger sein.
WISO MeinBüro sowie entsprechende Tarife von Lexware Office, sevdesk und Handwerkssystemen genau testen.
Dann wird spezialisierte Handwerkersoftware deutlich interessanter als reine Buchhaltungssoftware.
XRechnung, Leitweg-ID und gegebenenfalls weitere B2G-Felder müssen komfortabel unterstützt werden.
Dann sind DATEV-Anbindung und sauberer Belegexport oft wichtiger als eine vollständige eigene Finanzbuchhaltung.
So findest du die passende Handwerkersoftware
Bestehenden Ablauf aufnehmen
Notiere, wie heute Anfrage, Angebot, Auftrag, Zeiterfassung, Material, Rechnung und Buchhaltung verarbeitet werden.
Engpässe bestimmen
Wo entsteht doppelte Arbeit? Werden Stundenzettel abgetippt? Material nachträglich gesucht? Rechnungen zu spät gestellt?
Rechnungstypen sammeln
Prüfe normale Rechnungen, Abschläge, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Gutschriften und gegebenenfalls §-13b-Fälle.
Kundenstruktur prüfen
Arbeitest du für Privatkunden, Unternehmen, Hausverwaltungen, Bauträger oder öffentliche Auftraggeber?
Mitarbeiter einbeziehen
Eine Software ist nur dann hilfreich, wenn Monteure und Büro sie im Alltag tatsächlich nutzen können.
Echten Auftrag testen
Teste einen vollständigen Vorgang vom Angebot über Zeiterfassung bis zur E-Rechnung – nicht nur eine Demo-Rechnung.
20 Fragen vor dem Softwarekauf
Rechnung & Buchhaltung
- Kann die Software ZUGFeRD erstellen?
- Kann sie XRechnung erstellen?
- Kann sie beide Formate empfangen?
- Sind Abschlagsrechnungen möglich?
- Sind Teilrechnungen möglich?
- Sind Schlussrechnungen möglich?
- Kann § 13b UStG abgebildet werden?
- Gibt es offene Posten und Mahnwesen?
- Ist DATEV-Übergabe möglich?
- Werden Rechnungen ordnungsgemäß archiviert?
Handwerk & Baustelle
- Gibt es eine mobile App?
- Können Mitarbeiter Zeiten erfassen?
- Können Fotos zum Auftrag gespeichert werden?
- Gibt es digitale Arbeitsscheine?
- Kann Material verwaltet werden?
- Gibt es DATANORM oder IDS?
- Gibt es eine Einsatzplanung?
- Funktioniert die App auch bei schlechtem Empfang?
- Können Mitarbeiter unterschiedliche Rechte erhalten?
- Was kosten zusätzliche Nutzer?
Typische Fehler bei der Softwareauswahl
Welche E-Rechnungssoftware ist für Handwerker sinnvoll?
Für einen kleinen Handwerksbetrieb, der hauptsächlich Angebote, Rechnungen und Buchhaltung digitalisieren möchte, sind Lösungen wie Lexware Office, sevdesk oder WISO MeinBüro häufig vollkommen ausreichend.
Sobald jedoch mehrere Mitarbeiter, Baustellen, Terminplanung, Zeiterfassung, Material und mobile Dokumentation zusammenkommen, gewinnen spezialisierte Lösungen wie ToolTime oder HERO deutlich an Bedeutung.
Entscheidend ist deshalb nicht, welche Software die meisten Funktionen besitzt, sondern welche Lösung möglichst viele manuelle Übergaben im eigenen Betrieb beseitigt.
Häufige Fragen zur E-Rechnungssoftware für Handwerker
Welche E-Rechnungssoftware eignet sich für Handwerker?
Für Handwerksbetriebe kommen sowohl spezialisierte Handwerkssysteme wie ToolTime oder HERO als auch kaufmännische Lösungen wie WISO MeinBüro, Lexware Office oder sevdesk infrage. Welche Lösung besser passt, hängt vor allem davon ab, ob auch Baustellen, Mitarbeiter, Zeiten und Material verwaltet werden sollen.
Müssen Handwerker seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach kann dafür grundsätzlich bereits ausreichen.
Braucht ein Handwerksbetrieb XRechnung und ZUGFeRD?
Eine Software, die beide Formate unterstützt, bietet die größte Flexibilität. ZUGFeRD ist im normalen B2B-Alltag praktisch, während XRechnung insbesondere im Umfeld öffentlicher Auftraggeber eine wichtige Rolle spielt.
Welche Software eignet sich für öffentliche Aufträge?
Entscheidend ist insbesondere eine gute Unterstützung von XRechnung und den benötigten B2G-Datenfeldern. Bei bestimmten öffentlichen Empfängern muss beispielsweise eine Leitweg-ID angegeben werden.
Welche Software kann Abschlags- und Schlussrechnungen?
Mehrere der vorgestellten Lösungen unterstützen Abschlags- oder Schlussrechnungen, darunter WISO MeinBüro, Lexware Office in entsprechenden Tarifen und sevdesk. Auch spezialisierte Handwerkssysteme bieten Projektabrechnungen. Der konkrete Funktionsumfang sollte für den eigenen Rechnungstyp getestet werden.
Was kostet Handwerkersoftware mit E-Rechnung?
Einfache Rechnungs- und Buchhaltungslösungen beginnen bereits im niedrigen zweistelligen Monatsbereich. Spezialisierte Handwerkssysteme mit Projektplanung, Zeiterfassung und mobiler Baustellenorganisation können deutlich mehr kosten. Entscheidend ist der gesamte ersetzte Funktionsumfang.
Was ist besser: Handwerkersoftware oder Buchhaltungssoftware?
Wenn nur Angebote, Rechnungen, Belege und Buchhaltung digitalisiert werden sollen, reicht häufig Buchhaltungssoftware. Werden dagegen auch Baustellen, Termine, Monteure, Arbeitszeiten und Material gesteuert, ist spezialisierte Handwerkersoftware oft sinnvoller.
Ist § 13b UStG für die Softwareauswahl wichtig?
Für bestimmte Bauleistungen kann § 13b UStG relevant sein. Handwerksbetriebe, die solche Geschäftsfälle haben, sollten prüfen, ob die Software die entsprechende umsatzsteuerliche Behandlung und die erforderlichen Rechnungsangaben korrekt abbilden kann.
Braucht eine Handwerkersoftware eine mobile App?
Nicht zwingend. Für Betriebe mit Monteuren oder häufigen Kundenterminen ist eine gute App jedoch besonders wertvoll, weil Zeiten, Fotos, Material und Arbeitsscheine unmittelbar vor Ort erfasst werden können.
Ist eine DATEV-Schnittstelle sinnvoll?
Wenn der Steuerberater mit DATEV arbeitet, kann eine geeignete Schnittstelle die monatliche Datenübergabe erheblich vereinfachen. Vor der Softwareentscheidung sollte der genaue Übergabeprozess mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
Kann ich weiterhin Angebote als normale PDF verschicken?
Die besonderen Anforderungen der obligatorischen E-Rechnung beziehen sich auf Rechnungen. Angebote sind dadurch nicht automatisch E-Rechnungen und können weiterhin beispielsweise als PDF übermittelt werden.
Wie sollte ich Handwerkersoftware testen?
Teste einen vollständigen realistischen Auftrag: Kunden anlegen, Angebot kalkulieren, Auftrag erzeugen, Zeiten oder Material erfassen, eine Abschlagsrechnung erstellen, anschließend eine E-Rechnung erzeugen und die Daten an Buchhaltung oder Steuerberater übergeben.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung der elektronischen Rechnung, geeigneter Software, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Preise und Produktfunktionen werden anhand der offiziellen Anbieterinformationen recherchiert. Tarife, Rabattaktionen und Leistungsumfänge können sich jederzeit ändern.Passende Ratgeber
Quellen und Anbieterinformationen
Für diesen Ratgeber wurden aktuelle Rechts- und Verwaltungsquellen sowie die offiziellen Produkt-, Preis- und Hilfeseiten der Anbieter geprüft.
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung
- Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- ToolTime: Rechnungsprogramm für Handwerker
- ToolTime: Preise und Pakete
- HERO: E-Rechnung für Handwerker
- HERO: Preise und Pläne
- WISO MeinBüro: Buchhaltungssoftware für Handwerker
- WISO MeinBüro: Preise und Tarife
- WISO MeinBüro Handbuch: Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen
- Lexware Office: Rechnungsprogramm für Handwerker
- Lexware Office: Preise und Versionsvergleich
- sevdesk: Rechnungsprogramm für Handwerker
- sevdesk: Preise und Tarife
Letzte fachliche und preisliche Prüfung: 12. September 2026. Preise, Rabattaktionen, Zusatzmodule und Leistungsumfänge können sich ändern.