E-Rechnung als PDF 2026: Wann PDF noch erlaubt ist – und wann nicht
Darf ich meine Rechnung weiterhin einfach als PDF per E-Mail verschicken? Die Antwort lautet 2026: häufig noch ja – aber eine normale PDF ist trotzdem keine E-Rechnung mehr. Genau dieser Unterschied zwischen E-Rechnungsdefinition, Übergangsfrist und ZUGFeRD sorgt in vielen Unternehmen noch für Verwirrung.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine normale PDF-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr.
Das gilt auch dann, wenn die PDF digital erstellt, per E-Mail verschickt und vollständig am Computer verarbeitet wird.
Der Grund: Eine E-Rechnung muss nach § 14 UStG in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Normale PDF
Eine einfache PDF enthält Rechnungsinformationen primär als visuell dargestellten Inhalt.
Sie ist seit 2025 umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung.
Strukturierte Rechnung
Formate wie XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil enthalten strukturierte Rechnungsdaten.
Diese können automatisiert verarbeitet werden.
Was hat sich bei PDF-Rechnungen seit 2025 geändert?
Bis Ende 2024 konnte eine elektronisch übermittelte einfache PDF umsatzsteuerlich noch als elektronische Rechnung gelten.
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz dagegen zwischen:
Strukturiertes elektronisches Format
Die Rechnung ermöglicht eine elektronische Verarbeitung der strukturierten Rechnungsinformationen.
Typische Beispiele: XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Ausprägungen.
Papier oder unstrukturierte Datei
Dazu gehören seit 2025 insbesondere klassische Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen.
Wie lange darf eine normale PDF-Rechnung noch verwendet werden?
Für die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung gelten Übergangsregeln. Deshalb wurde die normale PDF-Rechnung im B2B-Bereich nicht mit einem Schlag zum 1. Januar 2025 abgeschafft.
Übergangsphase
Statt einer E-Rechnung durfte grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwendet werden.
PDF weiterhin möglich
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
Elektronische sonstige Rechnungen wie PDF setzen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.
800.000-Euro-Regel
Bei einem relevanten Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsregel bis Ende 2027 gelten.
Übergangsphase beendet
Bei grundsätzlich E-Rechnung-pflichtigen inländischen B2B-Umsätzen reicht eine normale PDF dann nicht mehr aus.
Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Die Fristen im Detail: E-Rechnung Pflicht 2027 und E-Rechnung Pflicht 2028 .
Darf ich 2026 weiterhin Rechnungen als PDF versenden?
Ja, in vielen Fällen.
Für Umsätze vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich von der gesetzlichen Übergangsregel Gebrauch machen und statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen.
Dazu kann auch eine einfache PDF-Datei gehören.
Übergangsregel greift
Eine sonstige Rechnung darf für den konkreten Umsatz noch verwendet werden.
PDF-Prozess unverändert lassen
Wer dauerhaft unter die E-Rechnungspflicht fällt, sollte die Übergangszeit für die technische Umstellung nutzen.
Brauche ich die Zustimmung des Kunden für eine PDF-Rechnung?
Während der Übergangsfrist kann eine sonstige Rechnung in elektronischer Form – beispielsweise eine normale PDF per E-Mail – grundsätzlich nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Das unterscheidet die normale PDF von einer verpflichtend zu verwendenden E-Rechnung in einem inländischen B2B-Pflichtfall.
Zustimmung relevant
Wird während der Übergangsfrist freiwillig eine elektronische sonstige Rechnung verwendet, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Keine Ablehnung allein wegen des Formats
Greift die gesetzliche E-Rechnungspflicht, kann der Empfänger die gesetzlich erforderliche E-Rechnung nicht dadurch verhindern, dass er der elektronischen Übermittlung nicht zustimmt.
Mehr zum Versand: E-Rechnung per E-Mail .
Wenn PDF keine E-Rechnung ist: Warum kann ZUGFeRD eine E-Rechnung sein?
Weil eine ZUGFeRD-Rechnung nicht nur aus einer normalen PDF besteht.
Das Format kombiniert zwei Komponenten:
PDF/A-3-Darstellung
Die Rechnung sieht auf dem Bildschirm wie eine klassische PDF-Rechnung aus.
Der Nutzer kann Positionen, Summen und Rechnungsinformationen direkt lesen.
Eingebettetes XML
Zusätzlich enthält die PDF/A-3-Datei einen strukturierten XML-Datensatz.
Dieser kann von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden.
Alle Details: ZUGFeRD 2026 erklärt und ZUGFeRD erstellen .
Reicht eine PDF/A-3-Datei automatisch als E-Rechnung?
Nein.
PDF/A-3 ist zunächst ein PDF-Standard, der unter anderem erlaubt, andere Dateien in ein PDF einzubetten.
ZUGFeRD nutzt genau diese Möglichkeit, um strukturierte XML-Rechnungsdaten in die PDF/A-3-Datei zu integrieren.
PDF/A-3 ohne Rechnungs-XML
Eine reine PDF/A-3-Datei, die lediglich eine optische Rechnung enthält, wird nicht allein durch das PDF/A-3-Format zur E-Rechnung.
ZUGFeRD mit geeignetem XML
PDF/A-3 plus korrekt eingebettete strukturierte Rechnungsdaten kann die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen.
Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Beträge enthalten?
Genau für diesen Fall ist die aktuelle BMF-Verwaltungsauffassung wichtig.
Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD ist seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung der strukturierte Rechnungsteil führend.
Weichen der visuelle PDF-Teil und die strukturierten XML-Daten voneinander ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgeblich.
| Angabe | PDF-Ansicht | XML | Maßgeblich bei Abweichung |
|---|---|---|---|
| Nettobetrag | 1.000 € | 1.100 € | strukturierter Teil |
| Umsatzsteuer | 190 € | 209 € | strukturierter Teil |
| Gesamtbetrag | 1.190 € | 1.309 € | strukturierter Teil |
So prüfst du beide Ebenen: E-Rechnung prüfen und validieren .
Normale PDF, ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
| Merkmal | Normale PDF | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|---|
| Menschenlesbar ohne Zusatzsoftware | Ja | Ja | Viewer sinnvoll |
| Strukturierte Rechnungsdaten | Nein | Ja | Ja |
| XML enthalten | Nein | Eingebettet | Rechnung selbst ist XML |
| Seit 2025 E-Rechnung | Nein | Bei geeignetem Profil | Ja |
| Automatische Verarbeitung | Nicht aufgrund strukturierter Rechnungsdaten | Ja | Ja |
| 2026 noch als sonstige Rechnung möglich | Unter Übergangsregel | Nicht nötig, wenn als E-Rechnung geeignet | E-Rechnung |
| Typischer B2B-Einsatz | Übergangsphase / Ausnahme | Sehr gut für klassische B2B-Prozesse | Automatisierte Prozesse / B2B / B2G |
Eine ausführliche Gegenüberstellung der beiden echten E-Rechnungsformate findest du unter XRechnung vs. ZUGFeRD .
Wird eine normale PDF durch OCR zur E-Rechnung?
Nein.
Moderne Buchhaltungsprogramme können aus PDF-Rechnungen mithilfe von OCR, KI oder Dokumentenerkennung Rechnungsnummern, Beträge und Lieferantendaten auslesen.
Das ist praktisch – ändert aber nicht die ursprüngliche Art des Rechnungsdokuments.
Informationen erkennen
Software versucht, sichtbare Inhalte einer PDF nachträglich zu interpretieren.
Daten bereits strukturiert
Rechnungsinformationen sind von Anfang an in definierten strukturierten Datenfeldern vorhanden.
Was mache ich, wenn ein Lieferant weiterhin eine PDF schickt?
Zunächst solltest du prüfen, ob der Lieferant für diesen Umsatz bereits zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet war.
Umsatz einordnen
Handelt es sich überhaupt um einen inländischen B2B-Umsatz mit Rechnungspflicht?
Ausnahme prüfen
Beispielsweise Kleinbetrag, Kleinunternehmerleistung, bestimmte steuerfreie Umsätze oder B2C.
Übergangsfrist prüfen
2026 kann grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung zulässig sein.
PDF inhaltlich prüfen
Stimmen Pflichtangaben, Leistung, Betrag und Steuer?
Bei falschem Format Berichtigung anfordern
War bereits zwingend eine E-Rechnung vorgeschrieben, sollte der Rechnungsaussteller eine ordnungsgemäße Berichtigung vornehmen.
Mehr dazu: E-Rechnung empfangen .
Kann ich 2026 aus einer PDF-Rechnung noch Vorsteuer abziehen?
Ja, wenn die sonstige Rechnung aufgrund der Übergangsregel noch zulässig ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass eine während der Übergangsfrist zulässige sonstige Rechnung für Zwecke des Vorsteuerabzugs weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung behandelt werden kann.
Deshalb ist es sinnvoll, den eigenen Rechnungseingang bereits jetzt nach PDF, XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden zu können.
Wie müssen PDF- und ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Dabei macht es einen entscheidenden Unterschied, ob du eine normale PDF oder eine hybride ZUGFeRD-E-Rechnung erhalten hast.
Elektronisch erhaltene Rechnung
Die elektronische Rechnung beziehungsweise Datei ist entsprechend den geltenden Aufbewahrungsanforderungen nachvollziehbar zu erhalten.
Strukturierter Teil besonders wichtig
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Ausführlich: E-Rechnung aufbewahren & archivieren .
Darf ich neben einer XRechnung zusätzlich eine PDF schicken?
Grundsätzlich kann zu einer strukturierten E-Rechnung zusätzlich eine menschenlesbare Darstellung bereitgestellt werden.
Entscheidend ist, dass die erforderliche E-Rechnung selbst ordnungsgemäß übermittelt wird und die zusätzliche PDF nicht zu widersprüchlichen Rechnungsinformationen führt.
In 7 Schritten von der PDF zur E-Rechnung
Aktuellen Rechnungsprozess aufnehmen
Welche Rechnungen werden heute als PDF erstellt und wie werden sie versendet?
Pflichtfälle identifizieren
Welche Kunden und Umsätze werden künftig zwingend eine E-Rechnung benötigen?
XRechnung oder ZUGFeRD wählen
Prüfe, welches Format zu Kunden, Software und Geschäftsprozessen passt.
Stammdaten bereinigen
Kundenanschriften, Steuernummern, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen und Produktdaten kontrollieren.
Software konfigurieren
E-Rechnungsformat, Pflichtfelder, Versand und Archivierung einrichten.
Testrechnung erstellen
Erste XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugen, visualisieren und validieren.
PDF-Prozess schrittweise ablösen
Kunden informieren, E-Rechnung produktiv einsetzen und den Übergangsprozess dokumentieren.
Nicht bis zum letzten Tag bei PDF bleiben
Die Übergangsfrist ist dafür gedacht, Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben. Wer heute noch ausschließlich PDFs erstellt, kann XRechnung oder ZUGFeRD bereits parallel testen und den Prozess ohne Zeitdruck einführen.
Muss der Wechsel von PDF zur E-Rechnung Geld kosten?
Nicht zwingend.
Für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler stehen mittlerweile mehrere kostenlose oder kostenfreie Einstiegslösungen zur Verfügung, mit denen XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden können.
Wenige Rechnungen
Ein kostenloser Tarif kann für geringe Rechnungsvolumen ausreichen.
Software vergleichen
Bei höheren Volumen lohnt sich der Vergleich von Rechnungslimits, Archivierung, DATEV und Automatisierung.
10 häufige Fehler rund um PDF und E-Rechnung
1. „PDF ist doch elektronisch, also ist es eine E-Rechnung“
Seit 2025 reicht ein elektronisches Dateiformat allein nicht mehr aus.
2. „PDF ist seit 2025 komplett verboten“
Nein. Übergangsfristen und dauerhafte Ausnahmen ermöglichen weiterhin sonstige Rechnungen in bestimmten Fällen.
3. Übergangsfrist mit dauerhafter Ausnahme verwechseln
Eine Übergangsregel endet. Eine gesetzliche Ausnahme kann dagegen dauerhaft fortbestehen.
4. PDF ohne Zustimmung elektronisch versenden
Bei einer elektronischen sonstigen Rechnung kann während der Übergangsregel die Zustimmung des Empfängers erforderlich sein.
5. ZUGFeRD mit einer normalen PDF gleichsetzen
ZUGFeRD enthält zusätzlich strukturierte XML-Rechnungsdaten.
6. PDF/A-3 automatisch für eine E-Rechnung halten
PDF/A-3 allein schafft noch keine strukturierte E-Rechnung.
7. OCR mit strukturierter Rechnungsstellung verwechseln
Nachträgliche Texterkennung macht eine normale PDF nicht zur E-Rechnung.
8. Bei ZUGFeRD nur das sichtbare PDF prüfen
Bei Abweichungen ist der strukturierte Rechnungsteil maßgebend.
9. XML aus ZUGFeRD entfernen
Dadurch kann der wesentliche strukturierte Bestandteil der E-Rechnung verloren gehen.
10. Umstellung erst Ende 2027 planen
Die 800.000-Euro-Übergangsregel gilt nicht für jeden Rechnungsaussteller.
Häufige Fragen zu PDF und E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung 2026 eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG mehr. Sie gilt als sonstige Rechnung, weil ihr das erforderliche strukturierte elektronische Format fehlt.
Darf ich 2026 noch eine normale PDF-Rechnung versenden?
Ja. Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Wird diese elektronisch als PDF übermittelt, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen verwenden?
Unter bestimmten Voraussetzungen ja. Hat der Rechnungsaussteller im maßgeblichen Vorjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro, kann die Übergangsregel bis zum Ablauf des Jahres 2027 gelten.
Sind PDF-Rechnungen ab 2028 verboten?
Nicht generell. Bei einem inländischen B2B-Umsatz, der der obligatorischen E-Rechnungspflicht unterliegt, reicht eine normale PDF nach Ablauf der Übergangsfristen grundsätzlich nicht mehr aus. Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bleiben jedoch bestehen.
Warum ist ZUGFeRD eine E-Rechnung, obwohl es eine PDF-Datei ist?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht nicht nur aus einer sichtbaren PDF. Sie kombiniert eine PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Bei Verwendung eines geeigneten Profils kann ZUGFeRD deshalb die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Ist jede PDF/A-3-Datei automatisch eine E-Rechnung?
Nein. PDF/A-3 allein ist noch keine E-Rechnung. Entscheidend sind geeignete strukturierte Rechnungsdaten. ZUGFeRD nutzt PDF/A-3, um diese strukturierten XML-Daten in das Dokument einzubetten.
Was ist bei ZUGFeRD maßgeblich: PDF oder XML?
Bei einer hybriden E-Rechnung ist seit Einführung der neuen E-Rechnungsregeln der strukturierte Rechnungsteil führend. Weichen PDF-Darstellung und XML-Daten voneinander ab, sind die strukturierten Daten maßgeblich.
Wird eine normale PDF durch OCR zur E-Rechnung?
Nein. OCR oder KI kann Informationen aus einer PDF auslesen, ändert aber nicht die Art der ursprünglich ausgestellten Rechnung. Eine normale PDF wird dadurch nicht nachträglich zu einer strukturierten E-Rechnung.
Kann ich neben einer XRechnung zusätzlich eine PDF senden?
Eine zusätzliche menschenlesbare Darstellung kann grundsätzlich hilfreich sein. Besteht E-Rechnungspflicht, ersetzt die zusätzliche PDF aber nicht die ordnungsgemäße strukturierte E-Rechnung.
Kann ich 2026 aus einer PDF-Rechnung Vorsteuer abziehen?
Wenn die sonstige Rechnung aufgrund einer Übergangsregel zulässig ist und die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind, kann auch eine solche Rechnung weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug behandelt werden.
Muss ich als Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Muss eine ZUGFeRD-Rechnung acht Jahre aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil so erhalten werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
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- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
- § 14 UStG – Definition von E-Rechnung und sonstiger Rechnung
- § 27 UStG – Übergangsregelungen zur E-Rechnung
- Bundesministerium der Finanzen – Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Schreiben vom 15. Oktober 2025
- Forum elektronische Rechnung Deutschland – ZUGFeRD / Factur-X
- FeRD – ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit 1. September 2026
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Ob eine normale PDF im konkreten Einzelfall noch zulässig ist, hängt insbesondere vom Zeitpunkt des Umsatzes, den beteiligten Parteien, möglichen gesetzlichen Ausnahmen und der für den Rechnungsaussteller geltenden Übergangsregel ab. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.