E-Rechnung Pflichtangaben 2026: Was zwingend in XRechnung und ZUGFeRD stehen muss
Eine E-Rechnung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die erforderlichen Rechnungsinformationen vollständig und richtig enthalten sind. Bei einer E-Rechnung kommt eine weitere Besonderheit hinzu: Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich im strukturierten elektronischen Teil stehen, damit sie automatisch verarbeitet werden können.
Pflichtangaben müssen bei der E-Rechnung strukturiert vorliegen
Bei einer klassischen Rechnung war vor allem entscheidend, dass die gesetzlich erforderlichen Angaben auf der Rechnung vorhanden und nachvollziehbar waren.
Bei der E-Rechnung kommt eine technische Anforderung hinzu: Die Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung des BMF bedeutet dies, dass sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.
In den strukturierten Teil
Informationen, die nach Umsatzsteuerrecht für die Rechnung zwingend erforderlich sind, müssen maschinell auslesbar abgebildet werden.
Bei XRechnung geschieht dies direkt im XML, bei ZUGFeRD im eingebetteten XML-Datensatz.
Anlagen sind weiterhin möglich
Stundennachweise, detaillierte Leistungsverzeichnisse, technische Dokumente oder andere ergänzende Informationen können als Anlage beigefügt werden.
Sie dürfen die notwendigen strukturierten Pflichtinformationen aber grundsätzlich nicht ersetzen.
Die technischen Grundlagen erklären wir unter EN 16931 .
Die 10 gesetzlichen Rechnungsangaben im Überblick
§ 14 Abs. 4 UStG enthält die allgemeinen Rechnungsangaben. Nicht jede der zehn Nummern greift in jedem Rechnungsfall: Die Nummern 9 und 10 sind beispielsweise nur bei den dort genannten Sonderfällen erforderlich.
Name und Anschrift
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
Steuerliche Identifikation
Steuernummer des leistenden Unternehmers oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
Rechnungsnummer
Eine einmalig vergebene Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, mit der die Rechnung eindeutig identifiziert werden kann.
Lieferung oder Leistung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
Leistungszeitpunkt
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung beziehungsweise in bestimmten Anzahlungsfällen der Zeitpunkt der Vereinnahmung.
Entgelt
Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vereinbarte Minderungen, soweit diese nicht bereits berücksichtigt sind.
Steuersatz & Steuerbetrag
Anzuwendender Steuersatz und darauf entfallender Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis.
Aufbewahrungshinweis
In bestimmten Fällen des § 14b UStG muss auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers hingewiesen werden.
„Gutschrift“
Wird die Rechnung im vereinbarten Gutschriftverfahren durch den Leistungsempfänger erstellt, muss sie die Angabe „Gutschrift“ enthalten.
Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers enthalten.
§ 31 UStDV stellt klar, dass diese Voraussetzung auch erfüllt sein kann, wenn sich Name und Anschrift aufgrund der verwendeten Bezeichnungen eindeutig feststellen lassen.
Wer erbringt die Leistung?
Der Rechnungsaussteller muss eindeutig identifizierbar sein.
Wer erhält die Leistung?
Auch der Leistungsempfänger muss eindeutig bezeichnet werden.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Rechnung muss grundsätzlich entweder die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers enthalten.
Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Jede reguläre Rechnung benötigt ein Ausstellungsdatum. Zusätzlich ist grundsätzlich eine einmalig vergebene Rechnungsnummer erforderlich.
Das Gesetz erlaubt eine oder mehrere Zahlenreihen. Wichtig ist, dass die jeweilige Rechnung damit eindeutig identifiziert werden kann.
Ausstellungsdatum
Das ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
Es ist nicht automatisch identisch mit dem Leistungsdatum.
Rechnungsnummer
Beispiel: RE-2026-00482
Sie darf nicht für eine andere Rechnung erneut vergeben werden.
Wie genau muss die Leistungsbeschreibung sein?
Bei Waren sind grundsätzlich Menge und Art der gelieferten Gegenstände anzugeben.
Bei Dienstleistungen müssen Umfang und Art der sonstigen Leistung erkennbar sein.
Für die E-Rechnung stellt das BMF klar, dass die Informationen im strukturierten Teil eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen.
„Dienstleistung“
Eine derart allgemeine Bezeichnung kann für eine nachvollziehbare Leistungsfeststellung zu ungenau sein.
Konkrete Leistungsbeschreibung
Zum Beispiel: „SEO-Beratung Website Relaunch, 8 Beratungsstunden“
Wie detailliert muss eine Bauleistung im XML beschrieben sein?
Gerade bei umfangreichen Bauabrechnungen würde ein vollständiges Leistungsverzeichnis im strukturierten Datensatz schnell sehr komplex.
Das BMF lässt deshalb aktuell eine praxisorientierte Lösung zu: Bei einer E-Rechnung über eine Bauleistung kann es derzeit ausreichen, wenn im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen enthalten sind.
Das detaillierte Leistungsverzeichnis kann zusätzlich in einer menschenlesbaren Anlage enthalten sein. Auf diese Anlage muss im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen werden.
Leistungsdatum: Wann wurde geliefert oder geleistet?
Die Rechnung muss grundsätzlich den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung enthalten.
Nach § 31 Abs. 4 UStDV kann als Zeitpunkt der Leistung auch der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
Konkretes Datum
Beispiel: 31.08.2026
Kalendermonat
Beispiel: August 2026
Dies kann nach § 31 Abs. 4 UStDV grundsätzlich ausreichend sein.
Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuer richtig ausweisen
Die Rechnung muss das Entgelt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufschlüsseln.
Zusätzlich sind grundsätzlich der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag anzugeben.
Nettoentgelt
Bemessungsgrundlage der steuerpflichtigen Leistung.
Steuersatz
Beispielsweise 19 % oder 7 %, sofern zutreffend.
Steuerbetrag
Der auf das jeweilige Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag.
Welche Pflichtangaben müssen im XML stehen?
Die Antwort ist grundsätzlich einfach: alle umsatzsteuerrechtlich notwendigen Pflichtangaben.
Der strukturierte Teil muss so vollständig sein, dass eine elektronische Verarbeitung der Rechnung möglich ist.
| Information | Im strukturierten Teil? | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnungssteller | Ja | Pflichtangabe |
| Rechnungsempfänger | Ja | Pflichtangabe |
| Steuernummer / USt-ID | Ja | Soweit nach dem konkreten Fall erforderlich |
| Rechnungsdatum | Ja | Strukturiert abbilden |
| Rechnungsnummer | Ja | Im regulären Rechnungsfall |
| Leistungsbeschreibung | Ja | Muss Leistung eindeutig feststellbar machen |
| Leistungszeitpunkt | Ja | Soweit nach § 14 Abs. 4 erforderlich |
| Entgelt | Ja | Strukturiert abbilden |
| Steuersatz / Steuerbetrag | Ja | Oder erforderlicher Befreiungshinweis |
| Ausführlicher Stundennachweis | Nicht zwingend vollständig | Kann ergänzend als Anlage enthalten sein |
| Werbeprospekt / Produktfoto | Nein | Keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe |
Wie du die Daten kontrollierst: E-Rechnung prüfen und validieren .
Welche Angaben sind nicht generell gesetzliche Pflichtangaben?
Viele Rechnungen enthalten zusätzliche Angaben, die für den Geschäftsprozess äußerst sinnvoll sind. Sie gehören aber nicht automatisch zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG.
IBAN und Bankverbindung
Für eine normale Rechnung ist eine Bankverbindung keine allgemeine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG. Für die praktische Zahlung ist sie natürlich häufig notwendig.
Zahlungsziel
Ein Zahlungsziel wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ gehört nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG.
Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Diese Kontaktdaten können hilfreich sein, sind aber keine allgemeinen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.
Logo
Ein Firmenlogo hat keine Bedeutung für die umsatzsteuerliche Vollständigkeit der Rechnung.
Unterschrift
Eine gewöhnliche Rechnung benötigt keine allgemeine handschriftliche oder digitale Unterschrift.
Leitweg-ID im normalen B2B
Für eine gewöhnliche B2B-E-Rechnung besteht umsatzsteuerlich keine allgemeine Pflicht zur Leitweg-ID. Im B2G-Bereich können dagegen zusätzliche Vorgaben gelten.
Kunden- oder Bestellnummer
Auch diese Daten sind nicht allgemein nach § 14 Abs. 4 UStG vorgeschrieben. Geschäftspartner können sie jedoch für ihre internen Prozesse verlangen.
Welche zusätzlichen Pflichtangaben gibt es bei Sonderfällen?
Der allgemeine Katalog aus § 14 Abs. 4 UStG reicht nicht in jedem Fall aus. § 14a UStG verlangt bei bestimmten Umsätzen zusätzliche Hinweise oder Angaben.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Bei Leistungen, für die der Leistungsempfänger nach § 13b UStG die Steuer schuldet, muss die Rechnung grundsätzlich den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
Innergemeinschaftliche Lieferung
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sind unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Unternehmers und des Leistungsempfängers relevant.
Abrechnung durch den Empfänger
Wird im vereinbarten Gutschriftverfahren abgerechnet, muss die Rechnung die Bezeichnung „Gutschrift“ enthalten.
Reisebüros
In entsprechenden Fällen muss die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ verwendet werden.
Gebrauchtwaren & Kunst
Je nach Sachverhalt sind vorgeschriebene Hinweise wie „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ oder entsprechende Bezeichnungen für Kunstgegenstände und Antiquitäten nötig.
Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft
In entsprechenden Fällen sind ein Hinweis auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers erforderlich.
Was gilt bei Anzahlungs-, Abschlags- und Endrechnungen?
Bei Voraus- und Abschlagszahlungen gelten zusätzliche Regeln, weil Entgelt bereits vor der vollständigen Leistung vereinnahmt werden kann.
Wird später eine Endrechnung ausgestellt, müssen bereits vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge grundsätzlich berücksichtigt werden.
Welche Pflichtangaben gelten bei Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen.
Sie benötigen grundsätzlich mindestens:
- vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung,
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Mehr zu den Ausnahmen: E-Rechnung Ausnahmen .
Welche Pflichtangaben gelten für Kleinunternehmer?
Für Umsätze eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG enthält § 34a UStDV einen eigenen, vereinfachten Rechnungskatalog.
| Pflichtangabe | Kleinunternehmerrechnung |
|---|---|
| Name und Anschrift beider Parteien | Ja |
| Steuernummer, USt-ID oder ggf. Kleinunternehmer-ID | Ja |
| Ausstellungsdatum | Ja |
| Art und Umfang der Leistung | Ja |
| Entgelt | Ja |
| Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 19 UStG | Ja |
| Angabe „Gutschrift“ | Nur im entsprechenden Gutschriftfall |
Alle Details: E-Rechnung für Kleinunternehmer .
Wie werden Pflichtangaben in XRechnung und ZUGFeRD abgebildet?
Die steuerlichen Anforderungen bleiben unabhängig davon bestehen, ob XRechnung oder ZUGFeRD verwendet wird. Technisch werden die Daten jedoch unterschiedlich transportiert.
Pflichtdaten direkt im XML
Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Die relevanten Rechnungsinformationen werden entsprechenden Business Terms und Datenfeldern zugeordnet.
XML innerhalb der PDF/A-3-Datei
ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten.
Für die E-Rechnung ist bei Abweichungen der strukturierte Teil führend.
E-Rechnung vor dem Versand in 6 Schritten prüfen
Rechnungsfall bestimmen
Standardrechnung, Gutschrift, Reverse Charge, Steuerbefreiung oder anderer Sonderfall?
Stammdaten prüfen
Namen, Anschriften, steuerliche Kennungen und Kundendaten kontrollieren.
Leistung kontrollieren
Leistungsbeschreibung, Menge beziehungsweise Umfang und Leistungszeitpunkt prüfen.
Steuerdaten kontrollieren
Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und gegebenenfalls Steuerbefreiung prüfen.
Strukturierte Daten prüfen
Sicherstellen, dass die Pflichtangaben tatsächlich im XML enthalten sind und nicht nur in einer PDF-Darstellung.
Technisch validieren
XRechnung oder ZUGFeRD gegen die passenden Format- und Geschäftsregeln prüfen.
Fertige E-Rechnung kontrollieren
Eine technische Validierung ersetzt zwar keine steuerliche und sachliche Prüfung, kann aber Formatfehler, fehlende Felder und unlogische Daten frühzeitig sichtbar machen.
9 typische Fehler bei den E-Rechnung-Pflichtangaben
1. Pflichtangaben stehen nur im sichtbaren PDF
Bei einer E-Rechnung müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtinformationen grundsätzlich im strukturierten Teil enthalten sein.
2. Rechnungs- und Leistungsdatum werden verwechselt
Beide Angaben haben unterschiedliche Funktionen und können voneinander abweichen.
3. Leistungsbeschreibung ist zu allgemein
Die Leistung muss eindeutig und leicht nachprüfbar feststellbar sein.
4. Falscher Rechnungsempfänger
Automatisch übernommene Alt- oder Stammdaten können zu falschen Empfängerangaben führen.
5. Falsche steuerliche Kennung
Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und andere Kennungen sollten nicht verwechselt werden.
6. Steuerbefreiung ohne erforderlichen Hinweis
Bei steuerfreien Leistungen muss die Rechnung den entsprechenden Hinweis enthalten.
7. Reverse-Charge-Hinweis fehlt
Bei entsprechenden §-13b-Fällen ist die zusätzliche Angabe zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers erforderlich.
8. Kundenvorgaben werden für gesetzliche Pflichtangaben gehalten
Bestellnummer, Projektcode oder Buyer Reference können prozessbedingt nötig sein, sind aber nicht automatisch allgemeine Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
9. Nur die sichtbare ZUGFeRD-PDF wird kontrolliert
Bei Abweichungen sind die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.
Häufige Fragen zu den Pflichtangaben einer E-Rechnung
Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Zu den allgemeinen Pflichtangaben gehören insbesondere Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Je nach Rechnungsfall können weitere Angaben erforderlich sein.
Müssen die Pflichtangaben bei einer E-Rechnung im XML stehen?
Ja. Für eine ordnungsmäßige E-Rechnung müssen die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben grundsätzlich im strukturierten Teil enthalten sein, damit eine elektronische Verarbeitung möglich ist.
Darf eine Pflichtangabe nur in einer PDF-Anlage stehen?
Grundsätzlich nein. Ein bloßer Verweis aus den strukturierten Daten auf eine unstrukturierte Anlage, in der erst die erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind, genügt grundsätzlich nicht. Ergänzende Informationen dürfen jedoch als Anlage beigefügt werden.
Muss eine E-Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten?
Bei einer regulären Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG ist eine einmalig vergebene Rechnungsnummer erforderlich, mit der die Rechnung eindeutig identifiziert werden kann. Für besondere vereinfachte Rechnungsarten können abweichende Anforderungen gelten.
Muss auf einer Rechnung Steuernummer und Umsatzsteuer-ID stehen?
Im normalen Standardfall verlangt § 14 Abs. 4 UStG die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es müssen daher nicht generell beide Nummern angegeben werden. Sonderfälle können zusätzliche Anforderungen enthalten.
Muss das Leistungsdatum auf einer E-Rechnung stehen?
Ja, grundsätzlich ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben. Nach § 31 UStDV kann auch der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
Muss eine Bankverbindung auf einer E-Rechnung stehen?
Eine Bankverbindung ist keine allgemeine umsatzsteuerliche Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG. Sie ist für den praktischen Zahlungsprozess jedoch häufig sinnvoll oder notwendig.
Ist eine Leitweg-ID bei einer B2B-E-Rechnung Pflicht?
Im normalen B2B-Bereich besteht umsatzsteuerlich grundsätzlich keine Pflicht zur Leitweg-ID. Bei öffentlichen Auftraggebern können im B2G-Bereich zusätzliche Anforderungen gelten.
Welche Angabe ist bei Reverse Charge erforderlich?
Bei entsprechenden Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger nach § 13b UStG die Steuer schuldet, muss die Rechnung grundsätzlich die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?
Bei einer Rechnung bis höchstens 250 Euro Gesamtbetrag gelten vereinfachte Anforderungen. Erforderlich sind grundsätzlich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinunternehmerrechnung?
§ 34a UStDV verlangt unter anderem Name und Anschrift von Unternehmer und Leistungsempfänger, steuerliche Identifikation, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind?
Fehlende oder unzutreffende Rechnungsangaben können berichtigt werden. Nach § 31 UStDV genügt dafür grundsätzlich ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Für die Berichtigung gelten die entsprechenden Anforderungen an Form und Inhalt der Rechnung.
Passende Ratgeber zu Pflichtangaben und Rechnungserstellung
Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, insbesondere Frage 7a, Stand März 2026
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und allgemeine Pflichtangaben
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei besonderen Rechnungsfällen
- § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- Bundesministerium der Finanzen – Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Welche Pflichtangaben im konkreten Einzelfall erforderlich sind, hängt unter anderem von Art des Umsatzes, Steuerbehandlung, Rechnungstyp und möglichen Sonderregelungen ab. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.