E-Rechnung aufbewahren & archivieren 2026: Frist, XML und GoBD richtig verstehen
Eine E-Rechnung endet nicht mit dem Bezahlen oder Verbuchen. Unternehmen müssen ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei XRechnung, ZUGFeRD und anderen E-Rechnungen ist dabei insbesondere der strukturierte Datenteil entscheidend: Er muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Nach § 14b Abs. 1 UStG muss ein Unternehmer sowohl ein Doppel seiner ausgestellten Rechnungen als auch die von ihm empfangenen Rechnungen aufbewahren.
Grundsätzliche umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist
Die Achtjahresfrist gilt für ein- und ausgehende Rechnungen. Auch § 147 AO sieht für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre vor.
Im Einzelfall können Unterlagen aufgrund anderer Vorschriften oder noch laufender steuerlicher Fristen länger relevant bleiben.
Wann beginnt die 8-Jahres-Frist?
§ 14b UStG legt fest, dass die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Rechnung
Die Rechnung wird im März 2026 ausgestellt.
Fristbeginn
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2026.
Acht Jahre
Nach dem Grundfall endet die Achtjahresfrist mit Ablauf des Jahres 2034.
Was muss bei einer E-Rechnung tatsächlich aufbewahrt werden?
Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Rechnungsteil aufzubewahren.
Er muss so erhalten bleiben, dass er während der Aufbewahrungsfrist unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Welche Dateien sollte ich behalten?
| Datei / Dokument | Aufbewahrung | Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung XML | Ja | Strukturierter Originaldatensatz der E-Rechnung |
| Empfangene ZUGFeRD-Datei | Praktisch: vollständig behalten | Enthält PDF-Darstellung und eingebettete strukturierte Daten |
| Aus XRechnung erzeugtes Ansichts-PDF | Nicht als Ersatz | Kann praktisch hilfreich sein, ersetzt aber nicht den strukturierten Originaldatensatz |
| E-Mail nur als Transportmittel | Grundsätzlich nicht | Wenn die E-Mail keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält |
| E-Mail mit geschäftlich relevanten Zusatzinformationen | Prüfen / gegebenenfalls ja | Kann selbst Handels- oder Geschäftsbrief beziehungsweise Buchungsbeleg sein |
| Steuerlich relevante Rechnungsergänzung | Gegebenenfalls ja | Funktion und Inhalt entscheiden, nicht der Dateiname |
| Ausdruck der XML-Rechnung | Optional | Darf nicht an die Stelle des aufbewahrungspflichtigen strukturierten Datensatzes treten |
Wie muss eine XRechnung aufbewahrt werden?
Eine XRechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz. Dieser Datensatz ist die eigentliche Rechnung.
- Originale XML-Datei aufbewahren.
- Inhalt nicht nachträglich überschreiben.
- Datei während der gesamten Frist verfügbar halten.
- Lesbarmachung beziehungsweise Darstellung ermöglichen.
- Maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzverwaltung sicherstellen.
- Rechnung eindeutig dem Geschäftsvorgang zuordnen können.
Mehr zum Format: XRechnung verständlich erklärt .
Wie muss eine ZUGFeRD-Rechnung archiviert werden?
Eine ZUGFeRD-E-Rechnung ist hybrid aufgebaut: Sie enthält eine menschenlesbare PDF/A-3-Darstellung und einen eingebetteten strukturierten XML-Datensatz.
Nach der 2025 angepassten GoBD-Regelung ist bei E-Rechnungen grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils ausreichend, wenn die weiteren Anforderungen erfüllt werden.
Strukturierte XML-Daten
Sie bilden den maschinell verarbeitbaren Rechnungsteil der E-Rechnung.
Sichtbarer PDF-Teil
Enthält der menschenlesbare Teil zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen, muss auch dieser erhalten bleiben.
Mehr zum Format: ZUGFeRD verständlich erklärt .
Muss die E-Mail mit der E-Rechnung ebenfalls aufbewahrt werden?
Nicht zwingend.
Die GoBD unterscheiden danach, welche Funktion eine E-Mail hat.
Rechnung nur angehängt
Dient die E-Mail lediglich wie ein digitaler Briefumschlag zur Übermittlung der angehängten Rechnung und enthält keine zusätzlichen aufbewahrungspflichtigen Informationen, muss die E-Mail selbst grundsätzlich nicht aufbewahrt werden.
E-Mail enthält Zusatzinformationen
Enthält die Nachricht selbst beispielsweise geschäftlich oder steuerlich relevante Informationen und erfüllt die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs beziehungsweise Buchungsbelegs, kann auch die E-Mail aufbewahrungspflichtig sein.
Zum Versand und Empfang: E-Rechnung per E-Mail .
Was bedeuten die GoBD für die E-Rechnung?
Die GoBD regeln Grundsätze für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen, Dokumente und Daten sowie den Datenzugriff der Finanzverwaltung.
Für elektronische Rechnungen sind unter anderem folgende Punkte wichtig:
Vollständigkeit
Aufbewahrungspflichtige Rechnungen dürfen nicht willkürlich fehlen.
Nachvollziehbarkeit
Der Zusammenhang zwischen Rechnung, Buchung und Geschäftsvorgang sollte nachvollziehbar bleiben.
Unveränderbarkeit
Elektronische Unterlagen dürfen nicht unkontrolliert überschrieben oder ersetzt werden.
Verfügbarkeit
Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Lesbarkeit
Aufbewahrte Daten müssen bei Bedarf wieder lesbar gemacht werden können.
Auswertbarkeit
Bei strukturierten Daten muss die erforderliche maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleiben.
Brauche ich zwingend ein spezielles E-Rechnungs-Archiv?
Nicht allein aufgrund von § 14b UStG.
Das BMF stellt in seinen aktuellen FAQ ausdrücklich klar, dass allein die Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig noch keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts darstellt.
Ein professionelles Archiv, DMS oder eine Buchhaltungssoftware kann vor allem bei größeren Belegmengen helfen, Anforderungen praktisch zuverlässig umzusetzen.
- Schutz vor versehentlichem Löschen
- nachvollziehbare Ablage
- Benutzer- und Zugriffsrechte
- Suche und Wiederauffindbarkeit
- Verknüpfung mit Buchungen
- regelmäßige Datensicherung
- Export und Datenzugriff
- Unterstützung von Aufbewahrungsfristen
Darf eine E-Rechnung in der Cloud gespeichert werden?
Elektronische Aufbewahrung in einer Cloud ist nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Allerdings spielen der tatsächliche Speicherort und der Zugriff der Finanzverwaltung eine Rolle.
Deutschland
Die elektronische Aufbewahrung im Inland ist der unkomplizierteste Grundfall.
Übriges Gemeinschaftsgebiet
Eine elektronische Aufbewahrung kann unter den Voraussetzungen des § 14b UStG möglich sein, insbesondere wenn vollständiger Online-Zugriff sowie Herunterladen und Verwenden der Daten gewährleistet sind.
Außerhalb der EU
Hier gelten zusätzliche steuerrechtliche Anforderungen. § 14b UStG verweist dafür auf § 146 Abs. 2b AO.
Müssen auch selbst erstellte E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Ja. Die Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur empfangene Rechnungen.
§ 14b UStG verlangt grundsätzlich auch die Aufbewahrung eines Doppels der Rechnungen, die der Unternehmer selbst oder ein Dritter in seinem Namen ausgestellt hat.
Original erhalten
Die empfangene strukturierte E-Rechnung wird im entsprechenden elektronischen Format aufbewahrt.
Rechnungsdoppel erhalten
Auch die vom Unternehmen ausgestellte Rechnung muss während der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar verfügbar bleiben.
Zur Erstellung: E-Rechnung erstellen .
Was gilt bei einer qualifizierten elektronischen Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für eine gewöhnliche E-Rechnung nicht generell vorgeschrieben.
Wird eine Rechnung jedoch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt und dient diese als Nachweis für Echtheit und Unversehrtheit, ist nach der aktuellen Verwaltungsregelung auch die Signatur selbst entsprechend aufzubewahren.
Aufbewahren heißt auch: Datenverlust verhindern
Eine Rechnung, die theoretisch acht Jahre gespeichert werden soll, hilft wenig, wenn sie nach drei Jahren durch Hardwaredefekt, Fehlbedienung oder einen Cyberangriff verloren geht.
Deshalb gehört eine belastbare Datensicherung zu einem vernünftigen Archivierungskonzept.
- Regelmäßige Backups einrichten.
- Nicht nur auf einem einzelnen Gerät speichern.
- Wiederherstellung von Backups regelmäßig testen.
- Zugriffsrechte auf Rechnungsdaten begrenzen.
- Schutz vor versehentlichem Überschreiben vorsehen.
- Datenexport vor einem Softwarewechsel testen.
- Aufbewahrungsfristen dokumentieren.
E-Rechnung in 7 Schritten sauber aufbewahren
Originaldatei empfangen
XRechnung-XML oder ZUGFeRD-Datei unverändert übernehmen.
Datei nicht ersetzen
Ein erzeugtes PDF, Screenshot oder Ausdruck darf nicht an die Stelle des strukturierten Originals treten.
Rechnung eindeutig zuordnen
Verknüpfe sie nachvollziehbar mit Lieferant, Kunde, Buchung und Geschäftsvorgang.
Zugriff schützen
Lege Berechtigungen fest und vermeide unkontrollierte Änderungen oder Löschungen.
Lesbarkeit erhalten
Stelle sicher, dass XML-Daten während der gesamten Frist dargestellt und ausgewertet werden können.
Datensicherung organisieren
Sichere die Rechnungen gegen Verlust und teste die Wiederherstellung.
Löschung erst nach Fristprüfung
Entferne Unterlagen nicht automatisch nur aufgrund des Alters, ohne zu prüfen, ob andere Aufbewahrungsgründe fortbestehen.
Software kann den Prozess vereinfachen
Bei regelmäßigem Rechnungsaufkommen ist eine Lösung sinnvoll, die Empfang, Darstellung, Buchung, Suche, Export und Aufbewahrung miteinander verbindet.
9 typische Fehler bei der E-Rechnungs-Archivierung
1. XML löschen und nur ein PDF behalten
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz entscheidend.
2. Nur einen Ausdruck abheften
Ein Papierausdruck ersetzt eine elektronisch aufzubewahrende E-Rechnung nicht.
3. Aufbewahrungsfrist ab Rechnungsdatum zählen
Die Achtjahresfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung.
4. Eingangsrechnungen archivieren, Ausgangsrechnungen vergessen
Auch für ausgestellte Rechnungen besteht grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht.
5. E-Mail und Rechnung verwechseln
Die Mail kann nur Transportmittel sein. Entscheidend ist die angehängte Rechnungsdatei und deren Inhalt.
6. Dateien unkontrolliert überschreiben lassen
Der Originalzustand muss nachvollziehbar erhalten bleiben.
7. Keine funktionierende Datensicherung haben
Die Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar bleiben.
8. Vor einem Softwarewechsel keinen Export testen
Rechnungsdaten müssen auch nach einem Systemwechsel weiterhin verfügbar und auswertbar sein.
9. „GoBD-konforme Software“ mit einem automatisch korrekten Prozess gleichsetzen
Auch eine leistungsfähige Software kann fehlerhaft genutzt werden. Organisation und tatsächlicher Prozess bleiben entscheidend.
Häufige Fragen zur Aufbewahrung von E-Rechnungen
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich müssen ein- und ausgehende Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Muss die XML-Datei einer E-Rechnung aufbewahrt werden?
Ja. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Reicht es, eine XRechnung als PDF zu speichern?
Nein. Ein nachträglich erzeugtes PDF ist lediglich eine menschenlesbare Darstellung. Es ersetzt nicht die strukturierte XML-Datei der empfangenen XRechnung.
Muss bei ZUGFeRD auch der PDF-Teil aufbewahrt werden?
Nach den angepassten GoBD kann bei E-Rechnungen grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils ausreichen. Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält. Praktisch ist es regelmäßig einfach, die vollständige empfangene ZUGFeRD-Datei unverändert zu erhalten.
Muss die E-Mail mit der E-Rechnung archiviert werden?
Nicht zwingend. Dient die E-Mail lediglich als Transportmittel für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält sie keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, muss die E-Mail selbst grundsätzlich nicht aufbewahrt werden.
Brauche ich für E-Rechnungen zwingend ein DMS oder Archivsystem?
Allein nach § 14b UStG ist kein bestimmtes DMS vorgeschrieben. Das BMF stellt klar, dass die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems allein regelmäßig noch keinen Verstoß gegen § 14b UStG darstellt. Andere Anforderungen der AO, GoBD und gegebenenfalls weiterer Vorschriften müssen dennoch eingehalten werden.
Darf eine E-Rechnung in der Cloud archiviert werden?
Eine elektronische Cloud-Aufbewahrung ist grundsätzlich möglich. Bei einer Speicherung außerhalb Deutschlands sind jedoch insbesondere Speicherort, Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung und die gesetzlichen Vorgaben für eine Auslandsaufbewahrung zu prüfen.
Müssen auch selbst erstellte E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Ja. Unternehmer müssen grundsätzlich sowohl die empfangenen Rechnungen als auch ein Doppel der selbst ausgestellten Rechnungen aufbewahren.
Was bedeutet „ursprüngliche Form“ bei einer E-Rechnung?
Der strukturierte Rechnungsteil soll in dem elektronischen Zustand erhalten bleiben, in dem er für die Aufbewahrung maßgeblich eingegangen oder erzeugt worden ist. Er darf nicht einfach durch einen Ausdruck, Screenshot oder eine unstrukturierte Darstellung ersetzt werden.
Muss eine E-Rechnung während der Aufbewahrung lesbar sein?
Ja. Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und bei Bedarf lesbar gemacht werden können. Für strukturierte Rechnungsdaten muss außerdem die erforderliche maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleiben.
Darf ich eine E-Rechnung nach der Bezahlung löschen?
Nein. Die Bezahlung beendet die steuerliche Aufbewahrungspflicht nicht. Die Rechnung muss grundsätzlich bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Ist eine Datensicherung dasselbe wie ein Archiv?
Nein. Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung nach Datenverlust. Die steuerliche Aufbewahrung verlangt zusätzlich, dass aufbewahrungspflichtige Daten während der Frist nachvollziehbar, verfügbar und entsprechend den einschlägigen Anforderungen erhalten bleiben.
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Software vergleichen →Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, insbesondere Frage 13 zur Aufbewahrung, Stand März 2026
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Bundesministerium der Finanzen – GoBD, zweite Änderung vom 14. Juli 2025
- Bundesministerium der Finanzen – Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Neben den umsatzsteuerlichen Aufbewahrungspflichten können im konkreten Fall weitere handelsrechtliche, steuerrechtliche oder branchenspezifische Aufbewahrungspflichten bestehen. Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.