XRechnung 2026: Was sie ist, wie sie funktioniert und wann du sie brauchst
Die XRechnung ist eines der wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Sie enthält strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format und kann automatisiert von Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungssystemen verarbeitet werden. Hier erfährst du, wie XRechnung aufgebaut ist, wo sie eingesetzt wird und was Unternehmen praktisch beachten müssen.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Technisch basiert sie auf der europäischen Normenreihe EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung.
XRechnung konkretisiert die europäischen Anforderungen für den Einsatz in Deutschland und definiert unter anderem, welche Rechnungsinformationen vorhanden sein müssen und nach welchen Geschäftsregeln diese Daten geprüft werden.
Keine gewöhnliche Bilddatei
Die Rechnungsinformationen liegen strukturiert in einer XML-Datei vor und können daher automatisch verarbeitet werden.
Klare Datenfelder
Angaben wie Rechnungsnummer, Beträge, Steuerinformationen und Leistungsdaten befinden sich an definierten Stellen im Datensatz.
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Vereinfacht gesagt enthält die XML-Datei dieselben geschäftlichen Informationen wie eine klassische Rechnung – allerdings nicht primär als gestaltete Seite, sondern in strukturierten Datenfeldern.
Rechnungsdaten
Rechnungsnummer, Datum, Währung, Zahlungsbedingungen und weitere Kopfdaten.
Geschäftspartner
Lieferant, Rechnungsempfänger, Anschriften und erforderliche Identifikatoren.
Rechnungspositionen
Produkte oder Leistungen, Mengen, Preise und zugehörige Beschreibungen.
Steuerdaten
Steuersätze, steuerpflichtige Beträge, Steuerbeträge und gegebenenfalls Befreiungsgründe.
Zahlung
Zahlungsweg, Bankdaten, Zahlungsziel und zu zahlender Gesamtbetrag.
Referenzen
Je nach Anwendungsfall können Bestellnummern, Vertragsreferenzen oder andere Identifikatoren enthalten sein.
<InvoiceNumber>2026-0042</InvoiceNumber>
<InvoiceDate>2026-09-12</InvoiceDate>
<Supplier>Beispiel GmbH</Supplier>
<Customer>Muster AG</Customer>
<TotalAmount>1190.00</TotalAmount>
</Invoice>
Eine echte XRechnung ist technisch wesentlich detaillierter. Die Darstellung oben soll lediglich verdeutlichen, was mit „strukturierten Daten“ gemeint ist.
UBL oder CII: Warum gibt es zwei XRechnungsvarianten?
Die europäische Norm EN 16931 sieht verschiedene technische Syntaxen für elektronische Rechnungen vor. XRechnung kann insbesondere in UBL oder CII umgesetzt werden.
UBL
Universal Business Language ist ein weit verbreitetes XML-Datenmodell für elektronische Geschäftsdokumente.
CII
Cross Industry Invoice ist eine von UN/CEFACT entwickelte XML-Syntax für strukturierte Rechnungsdaten.
Welche XRechnung-Version ist aktuell?
Beim Versionsstand ist zwischen dem normativen Standard und den veröffentlichten technischen Komponenten zu unterscheiden.
XRechnung 3.0
XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft. Nach Angaben der KoSIT gab es im Sommer 2026 keinen neuen normativen Versionswechsel.
XRechnung 3.0 bleibt daher mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.
Summer 2026 Bugfix
Das aktuelle technische Bundle 3.0.2 in der Fassung vom 31. August 2026 enthält unter anderem aktualisierte Validator- und Prüfkomponenten.
Diese Änderungen führen laut KoSIT nicht zu einer normativen Änderung von XRechnung 3.0.
Wann braucht man eine XRechnung?
XRechnung ist ein mögliches Format, um die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung zu erfüllen. Sie ist aber nicht in jedem B2B-Fall zwingend das einzige zulässige Format.
Nach § 14 UStG muss eine E-Rechnung grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Behörden
XRechnung ist bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland besonders etabliert.
B2B
XRechnung kann auch ganz normal zwischen zwei Unternehmen verwendet werden.
Alternative Formate
Im B2B kann beispielsweise auch ein geeignetes ZUGFeRD-Format die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen.
Den gesamten Zeitplan findest du unter E-Rechnungspflicht 2026 bis 2028 .
XRechnung im B2B und B2G: Was ist der Unterschied?
Viele verbinden XRechnung ausschließlich mit Behörden. Das Format ist jedoch nicht auf den öffentlichen Bereich beschränkt.
Unternehmen an Unternehmen
XRechnung kann für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen eingesetzt werden.
- strukturierter Datenaustausch
- automatische Weiterverarbeitung
- keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht
- Alternative zu geeigneten ZUGFeRD-Formaten
Unternehmen an öffentliche Auftraggeber
Im öffentlichen Auftragswesen ist XRechnung seit Jahren stark etabliert.
- konkrete Auftraggeber-Vorgaben beachten
- Portale können vorgeschrieben sein
- Leitweg-ID kann erforderlich sein
- Peppol kann als Übertragungsweg relevant sein
Braucht jede XRechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID ist insbesondere für die Adressierung elektronischer Rechnungen an öffentliche Stellen relevant.
Bei einer normalen XRechnung im B2B-Bereich besteht umsatzsteuerlich keine allgemeine Verpflichtung, eine Leitweg-ID anzugeben.
Leitweg-ID kann erforderlich sein
Öffentliche Auftraggeber können sie für die eindeutige Zuordnung und Weiterleitung einer Rechnung verlangen.
Nicht grundsätzlich erforderlich
Zwischen normalen Geschäftspartnern besteht keine allgemeine umsatzsteuerliche Leitweg-ID-Pflicht.
Mehr zum Thema findest du später auch unter Leitweg-ID einfach erklärt .
XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Der auffälligste Unterschied liegt für Anwender in der Darstellung: XRechnung enthält strukturierte XML-Daten, aber keine integrierte klassische PDF-Rechnung.
ZUGFeRD verbindet dagegen strukturierte XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF/A-3-Darstellung.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| XML | Ja | Ja |
| PDF-Darstellung integriert | Nein | Ja |
| Direkt für Menschen lesbar | Viewer sinnvoll | PDF-Ansicht vorhanden |
| B2B verwendbar | Ja | Ja |
| B2G | Sehr stark etabliert | Je nach Auftraggeber möglich |
Den vollständigen Vergleich findest du unter XRechnung vs. ZUGFeRD .
Wie kann man eine XRechnung öffnen und lesen?
Eine XML-Datei lässt sich zwar grundsätzlich mit einem Texteditor öffnen, ist in dieser Form für Menschen aber nicht besonders übersichtlich.
Für die praktische Arbeit empfiehlt sich deshalb eine Software oder ein Viewer, der die strukturierten Daten in eine lesbare Rechnungsansicht umwandelt.
Rechnungssoftware
Moderne Buchhaltungsprogramme können XRechnungen häufig importieren und lesbar darstellen.
XRechnungs-Viewer
Spezielle Viewer visualisieren eine XML-Rechnung für das menschliche Auge.
ELSTER E-Rechnungsviewer
Auch die Finanzverwaltung stellt über ELSTER eine Möglichkeit bereit, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen lesbar darzustellen.
Wie kann man eine XRechnung prüfen?
Bei der Prüfung einer XRechnung geht es nicht nur darum, ob die XML-Datei geöffnet werden kann. Zusätzlich kann überprüft werden, ob die Datei den technischen Formatregeln und den geltenden Geschäftsregeln entspricht.
- Ist die XML-Datei technisch korrekt aufgebaut?
- Entspricht sie den vorgesehenen Syntax- und Geschäftsregeln?
- Sind erforderliche Rechnungsfelder vorhanden?
- Sind Steuer- und Summenangaben logisch?
- Stimmen Lieferanten- und Empfängerdaten?
- Sind gegebenenfalls erforderliche Referenzen vorhanden?
Wie erstellt man eine XRechnung?
In der Praxis wird eine XRechnung normalerweise nicht manuell programmiert. Geeignete Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software erzeugt die XML-Datei aus den eingegebenen Rechnungsdaten.
Rechnung erfassen
Kunde, Leistungen, Beträge, Steuern und Zahlungsinformationen eingeben.
XRechnung wählen
In der Software das erforderliche E-Rechnungsformat auswählen.
XML erzeugen
Das Programm erstellt daraus den strukturierten XRechnungs-Datensatz.
Prüfen & senden
Rechnung möglichst validieren und über den vorgesehenen Übertragungsweg versenden.
Welche Software unterstützt XRechnung?
Moderne Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können XRechnungen in unterschiedlichen Funktionsumfängen erstellen, empfangen, anzeigen und verarbeiten. Entscheidend ist deshalb, welche Funktionen du tatsächlich benötigst.
Wie wird eine XRechnung versendet?
Für die allgemeine umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnung schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht einen einzigen bestimmten Übertragungsweg vor.
Im normalen B2B kann eine XRechnung beispielsweise als XML-Datei per E-Mail übermittelt werden.
Portal
Unternehmen oder Behörden können Rechnungsportale für den Austausch einsetzen.
Schnittstelle / Peppol
Bei automatisierten Prozessen können strukturierte Rechnungen über technische Schnittstellen oder Netzwerke ausgetauscht werden.
Welche Vorteile hat XRechnung?
Automatische Verarbeitung
Rechnungsdaten können direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden, statt manuell abgetippt zu werden.
Klare Datenstruktur
Rechnungsinformationen stehen in standardisierten Feldern und können automatisiert ausgewertet werden.
Weniger Medienbrüche
Daten müssen nicht mehr aus Papier oder klassischen PDFs in andere Systeme übertragen werden.
Gute Automatisierbarkeit
Prüfung, Freigabe, Buchung und weitere Verarbeitungsschritte können stärker automatisiert werden.
7 häufige Fehler bei XRechnung
1. XRechnung mit einer PDF verwechseln
Eine XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz und enthält keine integrierte klassische PDF-Rechnungsansicht.
2. Glauben, XRechnung sei nur für Behörden
XRechnung ist im öffentlichen Bereich stark etabliert, kann aber auch im normalen B2B-Verkehr eingesetzt werden.
3. Jede B2B-E-Rechnung müsse eine XRechnung sein
Die allgemeine E-Rechnungspflicht schreibt nicht pauschal ausschließlich XRechnung vor. Auch andere geeignete strukturierte Formate können zulässig sein.
4. In jedem B2B-Fall eine Leitweg-ID verlangen
Eine allgemeine umsatzsteuerliche Pflicht zur Leitweg-ID besteht zwischen normalen Geschäftspartnern nicht.
5. XML-Dateien ungeprüft versenden
Eine Validierung kann fehlende oder unlogische Angaben frühzeitig sichtbar machen.
6. Alte Softwareversionen dauerhaft verwenden
Technische Komponenten und Validierungsregeln werden regelmäßig aktualisiert.
7. Die XML-Datei nach der Visualisierung ignorieren
Die Visualisierung dient dem Menschen zum Lesen. Maßgeblich ist die strukturierte Rechnungsdatei.
Häufige Fragen zur XRechnung
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat auf XML-Basis. Sie basiert auf der europäischen Normenreihe EN 16931 und ermöglicht die automatisierte elektronische Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Ist eine XRechnung eine PDF-Datei?
Nein. Eine XRechnung enthält keine integrierte klassische PDF-Rechnungsansicht. Sie besteht aus strukturierten XML-Daten. Für eine menschenlesbare Darstellung kann ein Viewer verwendet werden.
Welche XRechnung-Version ist 2026 aktuell?
Der normative Standard XRechnung 3.0 ist aktuell. Im Sommer 2026 wurde das technische Bundle XRechnung 3.0.2 aktualisiert, ohne dass sich der normative Standard geändert hat.
Ist XRechnung nur für Behörden?
Nein. XRechnung ist im deutschen B2G-Bereich besonders etabliert, kann aber ebenfalls zwischen Unternehmen verwendet werden.
Braucht jede XRechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Eine Leitweg-ID ist insbesondere bei bestimmten Rechnungen an öffentliche Stellen relevant. Für normale B2B-XRechnungen besteht keine allgemeine umsatzsteuerliche Leitweg-ID-Pflicht.
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt vom Anwendungsfall ab. XRechnung eignet sich sehr gut für strukturierte XML-Prozesse und ist im öffentlichen Bereich stark etabliert. ZUGFeRD kann für viele B2B-Prozesse komfortabel sein, weil zusätzlich eine PDF-Darstellung enthalten ist.
Wie kann ich eine XRechnung lesen?
Die XML-Daten können mit einem geeigneten XRechnungs-Viewer oder einer Rechnungssoftware visualisiert werden. Auch die Finanzverwaltung stellt über ELSTER einen E-Rechnungsviewer bereit.
Muss eine XRechnung validiert werden?
Eine technische Validierung ist keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie ist jedoch sinnvoll und wird vom Bundesfinanzministerium empfohlen, weil Format- und Plausibilitätsfehler damit frühzeitig erkannt werden können.
Kann ich eine XRechnung per E-Mail versenden?
Im allgemeinen B2B-Bereich kann eine XRechnung grundsätzlich auch per E-Mail übermittelt werden. Bei öffentlichen Auftraggebern können dagegen konkrete Portale oder andere Übertragungswege vorgeschrieben sein.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Am einfachsten wird eine XRechnung mit geeigneter Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software erstellt. Die Software erzeugt aus den eingegebenen Rechnungsinformationen die strukturierte XML-Datei.
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Software vergleichen →Offizielle Grundlagen dieser Seite
- Koordinierungsstelle für IT-Standards: Standard XRechnung
- KoSIT / XStandards Einkauf: Versionen und Bundles der XRechnung
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
- § 14 Umsatzsteuergesetz – Ausstellung von Rechnungen
- Europäische Normenreihe EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung
Fach- und Versionsstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Technische Komponenten und Validierungsregeln der XRechnung können fortlaufend aktualisiert werden. Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.