E-Rechnung für Freiberufler 2026: Pflicht, Fristen und Ausnahmen einfach erklärt
Freiberufler sind bei der E-Rechnung nicht grundsätzlich anders gestellt als Gewerbetreibende. Wer selbstständig eine berufliche Tätigkeit ausübt, gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich als Unternehmer. Damit können auch Berater, Designer, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Ärzte, Therapeuten und andere Freiberufler von den E-Rechnungsregeln betroffen sein. Entscheidend sind jedoch der konkrete Umsatz, der Kunde und mögliche Ausnahmen.
Sind Freiberufler von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Grundsätzlich ja. Die E-Rechnungsregeln unterscheiden nicht danach, ob jemand ein Gewerbe betreibt oder einkommensteuerlich als Freiberufler gilt.
Nach § 2 Umsatzsteuergesetz ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Das Bundesministerium der Finanzen nennt Freiberufler ausdrücklich als Beispiel für Unternehmer im Sinne der E-Rechnungsregelungen.
Berater & Consultants
Rechnungen an deutsche Geschäftskunden können grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht fallen.
Designer, Autoren & Kreative
Auch eine freiberufliche kreative Tätigkeit begründet keine generelle Ausnahme von der E-Rechnung.
Architekten & Ingenieure
Werden steuerpflichtige Leistungen an inländische Unternehmenskunden erbracht, sind die allgemeinen B2B-Regeln relevant.
Ärzte & Heilberufe
Bestimmte Heilbehandlungen können umsatzsteuerfrei sein. Deshalb muss hier der konkrete Umsatz betrachtet werden.
Lehrende & Bildungsanbieter
Auch bei bestimmten Bildungsleistungen können umsatzsteuerliche Steuerbefreiungen eine Rolle spielen.
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, muss E-Rechnungen empfangen können, ist aber hinsichtlich eigener Leistungen von der verpflichtenden E-Rechnungsausstellung ausgenommen.
Muss ich als Freiberufler eine E-Rechnung schreiben?
Mit diesen fünf Fragen lässt sich ein typischer Fall schnell einordnen.
Bist du unternehmerisch tätig?
Bei einer selbstständigen freiberuflichen Tätigkeit ist das umsatzsteuerlich grundsätzlich der Fall.
Rechnest du mit einem anderen Unternehmen ab?
Die obligatorische E-Rechnung betrifft grundsätzlich den B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden sind anders zu behandeln.
Sind Rechnungsaussteller und Empfänger im Inland?
Die deutsche obligatorische E-Rechnung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
Greift eine Ausnahme?
Prüfe insbesondere Kleinunternehmerstatus, steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen und andere gesetzliche Sonderfälle.
Läuft noch eine Übergangsregel?
Im Jahr 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für bestimmte kleinere Rechnungsaussteller reicht die Übergangsregel bis Ende 2027.
Welche E-Rechnungsfristen gelten für Freiberufler?
Für Freiberufler gelten grundsätzlich dieselben Übergangsfristen wie für andere Rechnungsaussteller.
Empfang wird Pflicht
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Übergangsphase
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Ein einfaches elektronisches PDF setzt dabei die Zustimmung des Empfängers voraus.
800.000-Euro-Regel
Liegt der maßgebliche Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei höchstens 800.000 Euro, kann die Übergangsregel unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 weiter genutzt werden.
Allgemeiner Übergang endet
Für grundsätzlich erfasste inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung dann verpflichtend, sofern keine eigenständige Ausnahme greift.
Ausführlich erklären wir die Stufen auf E-Rechnung Pflicht 2027 und E-Rechnung Pflicht 2028 .
Müssen Freiberufler E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Das gilt auch für Freiberufler und grundsätzlich sogar dann, wenn sie selbst keine verpflichtende E-Rechnung ausstellen müssen.
1. Rechnung empfangen
Richte eine verlässliche E-Mail-Adresse beziehungsweise einen geeigneten Rechnungseingang ein.
2. XML lesbar machen
Eine reine XRechnung ist nicht wie ein klassisches PDF aufgebaut. Du benötigst deshalb eine geeignete Darstellungsmöglichkeit.
3. Rechnung prüfen
Rechnungssteller, Leistung, Beträge, Steuerangaben und Referenzen müssen weiterhin sachlich geprüft werden.
4. Original erhalten
Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Unsere vollständige Anleitung findest du unter E-Rechnung empfangen .
Wann müssen Freiberufler keine E-Rechnung ausstellen?
Der Freiberuflerstatus selbst ist keine Ausnahme. Es gibt aber andere gesetzliche Gründe, weshalb bei einem konkreten Umsatz keine verpflichtende E-Rechnung erforderlich sein kann.
Kleinunternehmer
Leistungen von Kleinunternehmern können weiterhin mit einer sonstigen Rechnung abgerechnet werden.
Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag kann grundsätzlich weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden.
Privatkunde
Die obligatorische E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich nicht gewöhnliche Rechnungen an private Endverbraucher.
Steuerfreie Leistungen
Für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine entsprechende umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.
Ausland
Bei Kunden oder Leistungserbringern im Ausland muss zunächst geprüft werden, ob überhaupt ein inländischer B2B-Fall vorliegt.
Übergangsfrist
Im Jahr 2026 und teilweise auch noch 2027 können die gesetzlichen Übergangsregeln eine sonstige Rechnung erlauben.
Was gilt bei umsatzsteuerfreien freiberuflichen Leistungen?
Bei Freiberuflern ist eine Besonderheit besonders wichtig: Manche Berufsgruppen erbringen Leistungen, die unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit sind.
Dazu gehören beispielsweise bestimmte Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Auch bei bestimmten Bildungs- oder anderen Leistungen können gesetzliche Steuerbefreiungen in Betracht kommen.
| Beispiel | Typische Einordnung | Was prüfen? |
|---|---|---|
| Unternehmensberater → deutsche GmbH | Typischer steuerpflichtiger B2B-Fall | Übergangsfrist, Kleinunternehmerstatus, E-Rechnungsformat |
| Grafikdesigner → deutsche Agentur | Typischer B2B-Fall | Inlandsbezug und mögliche Übergangsregel |
| Architekt → gewerblicher Auftraggeber | Grundsätzlich B2B-relevant | Steuerstatus und konkrete Rechnungsart |
| Arzt → steuerfreie Heilbehandlung | Kann unter § 4 UStG steuerfrei sein | Ob die konkrete Leistung tatsächlich steuerbefreit ist |
| Freiberufler → Privatkunde | Kein gewöhnlicher B2B-Pflichtfall | Andere Rechnungsvorschriften können trotzdem relevant sein |
Was gilt für Freiberufler, die Kleinunternehmer sind?
„Freiberufler“ und „Kleinunternehmer“ beschreiben zwei unterschiedliche Dinge.
Du kannst beispielsweise freiberuflich tätig sein und gleichzeitig die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden.
Keine verpflichtende E-Rechnung
Rechnungen über Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Empfang trotzdem erforderlich
Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Alle Details findest du auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer .
Geschäftskunde oder Privatkunde: Für Freiberufler ein wichtiger Unterschied
Viele Freiberufler arbeiten sowohl für Unternehmen als auch für Privatkunden. Für die E-Rechnung müssen diese Fälle getrennt betrachtet werden.
Freiberufler → Unternehmen
Bei einem inländischen Geschäftskunden kann die obligatorische E-Rechnungspflicht greifen, sofern keine Ausnahme oder Übergangsregel besteht.
- Unternehmenskunde
- Inlandsbezug prüfen
- Steuerstatus prüfen
- Ausnahmen prüfen
- Übergangsfrist prüfen
Freiberufler → Privatkunde
Gewöhnliche Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die obligatorische B2B-E-Rechnungspflicht.
- Keine normale B2B-E-Rechnungspflicht
- Andere Rechnungspflichten können bestehen
- Digitale Rechnung freiwillig möglich
- Datenschutz weiterhin beachten
Ist eine PDF-Rechnung für Freiberufler eine E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn.
Eine E-Rechnung muss strukturierte elektronische Rechnungsdaten enthalten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Normales PDF
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung nach der neuen Definition.
Strukturierte Rechnung
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile gehören zu den verbreiteten Formaten, die die Anforderungen erfüllen können.
XRechnung oder ZUGFeRD für Freiberufler?
Für viele Freiberufler sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Welches Format besser passt, hängt unter anderem vom Kunden und vom verwendeten Rechnungsprogramm ab.
XRechnung
Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist besonders im Umfeld öffentlicher Auftraggeber verbreitet.
- strukturierte XML-Daten
- maschinell verarbeitbar
- EN-16931-basiert
- auch im normalen B2B nutzbar
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert bei geeigneten Profilen eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
- PDF-Darstellung vorhanden
- XML-Daten eingebettet
- für viele B2B-Prozesse komfortabel
- geeignetes Profil erforderlich
Wenn du unsicher bist, hilft unser Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD .
Welche E-Rechnungssoftware eignet sich für Freiberufler?
Die meisten Freiberufler müssen keine eigene technische XML-Lösung entwickeln. Sinnvoller ist in der Regel eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die strukturierte E-Rechnungen automatisch erzeugen und verarbeiten kann.
Bei der Auswahl würde ich besonders auf folgende Punkte achten:
- XRechnung erstellen
- ZUGFeRD erstellen
- E-Rechnungen empfangen
- XML-Inhalte lesbar darstellen
- Rechnungen prüfen und verarbeiten
- Kontakte und Leistungen verwalten
- Steuerberater- oder DATEV-Anbindung
- geeignete Aufbewahrung und Exportmöglichkeiten
- faire Kosten für kleine Betriebe
Passende E-Rechnungssoftware finden
Wir vergleichen die wichtigsten Programme nach E-Rechnungsfunktionen, Formaten, Empfang, Bedienbarkeit, Kosten und Eignung für kleinere Unternehmen.
E-Rechnung als Freiberufler in 6 Schritten vorbereiten
Auch wenn du aufgrund einer Übergangsregel noch nicht sofort jede Ausgangsrechnung als E-Rechnung versenden musst, lohnt sich die Umstellung jetzt.
Status klären
Prüfe Regelbesteuerung, Kleinunternehmerstatus und mögliche steuerfreie Leistungen.
Kunden einteilen
Trenne Geschäftskunden, Privatkunden und gegebenenfalls ausländische Auftraggeber.
Empfang einrichten
Stelle sicher, dass du strukturierte E-Rechnungen zuverlässig empfangen kannst.
Software prüfen
Teste, ob deine heutige Lösung XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und lesen kann.
Testrechnung erstellen
Erzeuge eine strukturierte Rechnung und prüfe den vollständigen Ablauf vom Export bis zum Empfang.
Prozess festlegen
Definiere Ablage, Prüfung, Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
7 Fehler, die Freiberufler bei der E-Rechnung vermeiden sollten
1. „Ich bin Freiberufler – deshalb gilt die Pflicht für mich nicht.“
Der Freiberuflerstatus ist keine eigenständige Ausnahme von der E-Rechnungspflicht.
2. Freiberufler und Kleinunternehmer gleichsetzen
Das sind unterschiedliche Begriffe. Ein Freiberufler kann Kleinunternehmer sein, muss es aber nicht.
3. Eine normale PDF als E-Rechnung ansehen
Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
4. Die Empfangspflicht übersehen
Auch wer noch keine E-Rechnung ausstellen muss, muss als inländischer Unternehmer grundsätzlich bereits E-Rechnungen empfangen können.
5. Alle Leistungen eines Berufs gleich behandeln
Gerade bei Heilberufen oder anderen steuerbegünstigten Tätigkeiten kann die umsatzsteuerliche Behandlung vom konkreten Leistungsinhalt abhängen.
6. Nur an Ausgangsrechnungen denken
Der Rechnungseingang, die Lesbarkeit, Prüfung und Aufbewahrung sind mindestens genauso wichtig.
7. Bis zum letzten Pflichttermin warten
Wer den Prozess früh testet, kann Software, Kundendaten und Ablage ohne Zeitdruck anpassen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Freiberufler
Müssen Freiberufler E-Rechnungen schreiben?
Ja, Freiberufler können grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht fallen. Der Freiberuflerstatus ist keine eigene Ausnahme. Entscheidend sind unter anderem B2B-Inlandsbezug, Rechnungspflicht, Übergangsfristen und mögliche gesetzliche Ausnahmen.
Sind Freiberufler Unternehmer im Sinne der E-Rechnung?
Grundsätzlich ja. Umsatzsteuerlich gilt als Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Das BMF nennt Freiberufler ausdrücklich als Beispiel.
Müssen Freiberufler seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den reinen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Was gilt für freiberufliche Kleinunternehmer?
Freiberufler, deren Leistungen unter die Kleinunternehmerregelung fallen, sind von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch.
Gilt die E-Rechnung auch für Ärzte und Therapeuten?
Auch Ärzte und andere Heilberufler sind grundsätzlich Unternehmer. Bestimmte Heilbehandlungen können jedoch nach § 4 UStG umsatzsteuerfrei sein. Deshalb muss der konkrete Umsatz betrachtet werden.
Muss ich bei Privatkunden eine E-Rechnung ausstellen?
Gewöhnliche Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die obligatorische B2B-E-Rechnungspflicht. Andere Rechnungsvorschriften können trotzdem gelten.
Reicht für Freiberufler eine PDF-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ist seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Während der Übergangsfristen oder bei gesetzlichen Ausnahmen kann eine sonstige Rechnung jedoch weiterhin zulässig sein.
Was gilt für Freiberufler im Jahr 2026?
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für elektronische sonstige Rechnungen wie eine einfache PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Was gilt für Freiberufler im Jahr 2027?
Für Rechnungsaussteller mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsregel unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 fortgelten.
Was gilt für Freiberufler ab 2028?
Nach Ablauf der allgemeinen Übergangsfristen müssen grundsätzlich erfasste inländische B2B-Umsätze als E-Rechnung abgerechnet werden, sofern keine eigenständige gesetzliche Ausnahme besteht.
Ist XRechnung für Freiberufler vorgeschrieben?
Nein. Im normalen B2B-Bereich ist nicht ausschließlich XRechnung vorgeschrieben. Auch geeignete ZUGFeRD-Profile und andere zulässige strukturierte Formate können eingesetzt werden.
Brauche ich als Freiberufler ein spezielles E-Rechnungsportal?
Für die allgemeine umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnung ist kein bestimmtes Portal vorgeschrieben. Die Übermittlung kann beispielsweise per E-Mail, Schnittstelle oder Portal erfolgen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Vorgaben gelten.
Passende Ratgeber für Freiberufler
E-Rechnungspflicht
Wer betroffen ist, welche Fristen gelten und welche Ausnahmen wichtig sind.
Pflicht erklären →E-Rechnung für Selbstständige
Der übergeordnete Überblick für Solo-Selbstständige und Unternehmer.
Zum Ratgeber →Kleinunternehmer
Empfangspflicht und Ausnahme bei der eigenen Rechnungsausstellung.
Kleinunternehmer-Regeln →E-Rechnung erstellen
Schritt für Schritt von den Rechnungsdaten bis zur fertigen E-Rechnung.
Zur Anleitung →E-Rechnung empfangen
E-Mail, XML-Darstellung, Prüfung und Ablage richtig organisieren.
Empfang einrichten →E-Rechnung Software
Programme für XRechnung, ZUGFeRD und Buchhaltung vergleichen.
Software vergleichen →Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
- § 2 UStG – Unternehmer und Unternehmen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und E-Rechnung
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen bis Ende 2027
- § 4 UStG – Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Bei Freiberuflern können insbesondere Steuerbefreiungen und die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung einer Leistung zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.