E-Rechnung Kontrollverfahren: So entsteht ein verlässlicher Prüfpfad

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein vom Unternehmer festgelegtes Verfahren, mit dem insbesondere die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts gewährleistet werden können. Es soll einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung schaffen. Praktisch bedeutet das vor allem, die Rechnung mit der tatsächlichen Zahlungsverpflichtung und geeigneten Geschäftsunterlagen abzugleichen.

Ein verlässlicher Prüfpfad stellt einen nachvollziehbaren Zusammenhang zwischen Rechnung und zugrunde liegender Lieferung oder sonstiger Leistung her. Der Prüfpfad kann beispielsweise durch einen technischen oder manuellen Abgleich mit Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisungs- beziehungsweise Zahlungsbeleg geschaffen werden.

Nein. Die Finanzverwaltung schreibt kein bestimmtes technisches Verfahren vor. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren kann EDV-gestützt oder manuell organisiert sein. Unternehmen können grundsätzlich auch auf bereits vorhandene Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen, sofern damit ein verlässlicher Prüfpfad geschaffen wird.

Nicht automatisch. Eine technische Validierung kann Format- und Geschäftsregelfehler erkennen und die Rechnungsprüfung unterstützen. Sie ersetzt nach der Verwaltungsauffassung jedoch nicht die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Eine technisch valide Rechnung kann beispielsweise trotzdem einen fachlich falschen Steuersatz, Preis oder Leistungsinhalt enthalten.

Die Finanzverwaltung nennt insbesondere Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein sowie Überweisung beziehungsweise Zahlungsbeleg. Je nach Geschäftsvorgang können zusätzlich beispielsweise Leistungsnachweise, Abnahmen, Projektunterlagen, Verträge oder andere betriebliche Nachweise relevant sein.

Nein. Der konkrete Prüfpfad hängt vom Geschäftsvorgang ab. Bei Dienstleistungen kann beispielsweise ein Vertrag, Auftrag oder Leistungsnachweis die relevante Grundlage sein. Bei Dauerschuldverhältnissen kann der Vertrag eine zentrale Rolle spielen. Entscheidend ist, dass der Zusammenhang zwischen Rechnung, Leistung und tatsächlicher Zahlungsverpflichtung zuverlässig hergestellt werden kann.

Ein allgemeines gesetzliches Vier-Augen-Prinzip ist nicht für jede Rechnung vorgeschrieben. Unternehmen können jedoch zusätzliche Freigaben als Teil ihres Kontrollsystems einsetzen, beispielsweise bei hohen Beträgen, geänderten Zahlungsdaten oder anderen risikoreichen Vorgängen.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt klar, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad keiner gesonderten Dokumentationspflicht unterliegen. Davon zu unterscheiden sind andere Dokumentationsanforderungen, insbesondere im Rahmen der GoBD für eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren. Eine verständliche interne Prozessbeschreibung ist deshalb praktisch weiterhin sinnvoll.

Der Rechnungsempfänger muss eine erhaltene Rechnung auf die für den Vorsteuerabzug relevanten Voraussetzungen sowie auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterstützt dabei, Rechnung, Leistung und Zahlungsverpflichtung nachvollziehbar miteinander zu verbinden. Eine technische Validierung allein ersetzt diese Prüfung nicht.

Rechnungen und aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen entsprechend den geltenden gesetzlichen und GoBD-bezogenen Anforderungen aufbewahrt und wiederauffindbar sein. Für Rechnungen beträgt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist grundsätzlich acht Jahre. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Aufgaben der Rechnungsprüfung können organisatorisch auf Dritte verteilt werden. Für viele praktische Kontrollen benötigt der Steuerberater jedoch Informationen aus dem Unternehmen, etwa ob eine Ware tatsächlich geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde. Deshalb sollte klar geregelt sein, welche Prüfung intern erfolgt und welche Aufgaben die Kanzlei übernimmt.

Der Prüfpfad sollte mit realistischen Standard- und Ausnahmefällen getestet werden. Dazu gehören beispielsweise eine korrekte Rechnung, eine Preisabweichung, eine fehlende Bestellung, eine nicht erbrachte Leistung, eine geänderte Bankverbindung, eine Dublette und eine Korrekturrechnung. Wichtig ist zu prüfen, ob ungeklärte Vorgänge tatsächlich gestoppt und nur ausreichend geprüfte Rechnungen bezahlt werden.