DATEV E-Rechnung: Plattform, Postfach und Unternehmen online erklärt
DATEV bietet für die E-Rechnung nicht nur eine einzelne Anwendung, sondern ein ganzes System aus E-Rechnungsplattform, E-Rechnungspostfach, E-Rechnungsschreibung, Auftragswesen next und DATEV Unternehmen online. Welche Bausteine sinnvoll sind, hängt davon ab, ob du nur Rechnungen empfangen, wenige E-Rechnungen schreiben oder deinen gesamten Rechnungsprozess mit der Buchführung verbinden möchtest.
Für Unternehmen, die bereits mit einer DATEV-Steuerkanzlei und DATEV Unternehmen online arbeiten, ist das DATEV-Ökosystem für E-Rechnungen besonders interessant. Der Rechnungsempfang über das E-Rechnungspostfach ist kostenlos. Wer nur wenige Ausgangsrechnungen hat, kann die einfache E-Rechnungsschreibung für 5 Euro pro Kalenderjahr nutzen. Für einen umfassenderen Verkaufsprozess ist DATEV Auftragswesen next die deutlich leistungsfähigere Lösung.
DATEV E-Rechnung ist kein einzelnes Programm
Wer nach „DATEV E-Rechnung“ sucht, trifft auf mehrere Produkte, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen.
Die einfachste Orientierung lautet: Plattform und Postfach organisieren den Rechnungsaustausch, E-Rechnungsschreibung und Auftragswesen next erzeugen Ausgangsrechnungen, Unternehmen online verbindet Eingangs- und Ausgangsbelege mit Buchhaltung und Steuerkanzlei.
Benutzer, Rechte, Postfach und weitere E-Rechnungsdienste werden zentral bereitgestellt.
Empfängt Rechnungen über verschiedene Kanäle, visualisiert und validiert strukturierte Daten.
Schlanke Online-Erfassung für Unternehmen mit nur wenigen Ausgangsrechnungen.
Angebote, Aufträge, Rechnungen und weitere Verkaufsbelege mit Stammdaten und Folgebelegen.
Wie funktioniert der E-Rechnungsempfang mit DATEV?
Das DATEV E-Rechnungspostfach bündelt unterschiedliche Übertragungswege in einem zentralen Eingang.
Über E-Mail, TRAFFIQX oder Peppol.
Eingehende Daten werden technisch überprüft.
Strukturierte Rechnungsdaten werden kontrolliert.
XML-Rechnungen werden menschenlesbar dargestellt.
Bei Anbindung automatisch an Unternehmen online.
Weitere Verarbeitung und Übergabe an die Kanzlei.
Mehr Grundlagen findest du unter E-Rechnung empfangen .
E-Mail, TRAFFIQX und Peppol
E-Rechnungen können über E-Mail in das DATEV-System gelangen. Für viele kleinere Geschäftspartner ist dies der einfachste Übertragungsweg.
Eine E-Mail ist dabei nur der Transportweg. Entscheidend für die E-Rechnung ist der strukturierte Rechnungsdatensatz.
TRAFFIQX
Über das TRAFFIQX-Netzwerk können elektronische Rechnungen systemübergreifend übertragen werden.
DATEV beschreibt hierbei auch den Empfang im gewünschten Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Peppol
Das E-Rechnungspostfach kann E-Rechnungen auch über das Peppol-Netzwerk empfangen und versenden.
Beim Versand nennt DATEV XRechnung beziehungsweise Peppol BIS Billing 3.0 als mögliche Formate.
Den Netzwerkansatz erklären wir ausführlich unter E-Rechnung über Peppol .
Welche E-Rechnungsformate unterstützt DATEV?
XRechnung
DATEV unterstützt XRechnung sowohl beim Rechnungsaustausch als auch in den eigenen Rechnungsschreibungslösungen.
ZUGFeRD 2.x
Die DATEV-Produkte unterstützen ZUGFeRD aus der Version-2-Familie. Dabei werden PDF-Darstellung und strukturierte XML-Daten kombiniert.
Peppol BIS Billing
Über das E-Rechnungspostfach nennt DATEV beim Peppol-Versand neben XRechnung auch Peppol BIS Billing 3.0.
DATEV validiert und visualisiert E-Rechnungen
Validierung
Eingehende E-Rechnungen werden technisch validiert. Damit können formale Probleme strukturierter Rechnungsdaten frühzeitig erkannt werden.
Eine Validierung ist sinnvoll, ersetzt aber nicht jede fachliche und steuerliche Rechnungsprüfung.
Visualisierung
Strukturierte XML-Daten werden im E-Rechnungspostfach lesbar dargestellt. Das gilt auch für die XML-Komponente einer ZUGFeRD-Rechnung.
Anhänge können ebenfalls angezeigt beziehungsweise zusammen mit der Originalrechnung heruntergeladen werden.
Zur technischen und fachlichen Kontrolle siehe auch E-Rechnung prüfen .
Warum Unternehmen online für die E-Rechnung wichtig ist
Das E-Rechnungspostfach kann zwar auch ohne DATEV Unternehmen online genutzt werden. Die Verbindung wird jedoch besonders interessant, wenn die Rechnung nach dem Empfang weiterverarbeitet werden soll.
Vom Rechnungseingang bis zur Kanzlei
Empfangene Rechnungen können automatisch vom Postfach an DATEV Unternehmen online weitergegeben werden.
DATEV beschreibt Unternehmen online als Lösung zur GoBD-konformen Weiterverarbeitung und Archivierung.
Belege und Daten stehen anschließend für die digitale Zusammenarbeit mit der Steuerberatung zur Verfügung.
Digitale Freigabe von Eingangsrechnungen
Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder Freigabestufen können den Rechnungseingang um DATEV Belegfreigabe online erweitern.
Belegfreigabe online
Rechnungen lassen sich einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen zur Prüfung und Freigabe zuweisen.
Freigabeperson und Freigabezeitpunkt werden protokolliert, und die Anwendung ist auch mobil nutzbar.
Aktueller DATEV-Preis: 7,35 Euro pro Monat.
Belegfreigabe online comfort
Die Comfort-Variante ermöglicht komplexere und mehrstufige Freigabeprozesse einschließlich individuell definierbarer Workflows.
Damit lassen sich beispielsweise Vier-Augen-Prinzip, automatische Zuweisung und regelbasierte Freigaben umsetzen.
Aktueller DATEV-Preis: 25,00 Euro pro Monat.
Zwei DATEV-Wege zum Schreiben von E-Rechnungen
DATEV E-Rechnungsschreibung
Für sehr wenige Ausgangsrechnungen
- XRechnung
- ZUGFeRD 2.x
- Online-Erfassung
- Entwurfsfunktion
- Rechnungen duplizieren
- automatischer Versand
DATEV empfiehlt diese Lösung insbesondere für Unternehmen und Kanzleien mit bis zu etwa zehn Ausgangsrechnungen pro Monat.
Sie ist damit eine interessante Alternative für Nutzer, die ihre Rechnungen bislang beispielsweise mit Word oder Excel erstellen.
DATEV Auftragswesen next
Für regelmäßige und strukturierte Fakturierung
- XRechnung
- ZUGFeRD 2.x
- Kunden- und Artikelstammdaten
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Rechnungen und Sammelrechnungen
- Rechnungskorrekturen und Gutschriften
- Serienrechnungen
Für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsausgang ist diese Lösung deutlich besser auf durchgängige kaufmännische Abläufe ausgelegt.
E-Rechnungsschreibung oder Auftragswesen next?
| Funktion | E-Rechnungsschreibung | Auftragswesen next |
|---|---|---|
| XRechnung & ZUGFeRD | Ja | Ja |
| Kundenstammdaten | Keine umfangreiche Stammdatenpflege | Ja |
| Artikelverwaltung | Nein | Ja |
| Individuelles Beleglayout | Nein | Ja |
| Angebot → Rechnung | Nein | Ja |
| Rechnungskorrektur | Nein | Ja |
| Zahlungserinnerung | Nein | Ja |
| Langzeitarchivierung | Keine eigene GoBD-konforme Langzeitarchivierung | Einbindung in DATEV-Unternehmen-online-Prozess |
| Geeignet für | Sehr wenige Rechnungen | Regelmäßige Rechnungsprozesse |
Ist das DATEV E-Rechnungspostfach gleichzeitig ein Archiv?
E-Rechnungspostfach
Das Postfach dient primär dem Empfang, Versand und der technischen Verarbeitung.
DATEV nennt für die Übersicht der empfangenen Rechnungen im Eingangspostfach derzeit eine Speicherdauer von 90 Tagen.
Es sollte daher nicht mit einer dauerhaften steuerlichen Archivierungslösung gleichgesetzt werden.
DATEV Unternehmen online
Bei entsprechender Verbindung können Rechnungen automatisch an DATEV Unternehmen online übergeben werden.
DATEV beschreibt dort die Weiterverarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen als GoBD-konformen Prozess.
Gleichzeitig stehen die Belege für die weitere Buchführung und Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei zur Verfügung.
Mehr dazu unter E-Rechnung aufbewahren .
Was kostet die DATEV-Lösung für E-Rechnungen?
Empfang unabhängig vom Übertragungsweg kostenfrei.
Für wenige Ausgangsrechnungen und einfache Rechnungserstellung.
Für professionelle Verkaufs- und Rechnungsprozesse.
Für digitale Belege, Buchhaltungsprozess und Kanzleizusammenarbeit.
Welche DATEV-Lösung passt zu welchem Unternehmen?
Ich brauche zunächst nur einen E-Rechnungseingang
Dann kann bereits das kostenlose DATEV E-Rechnungspostfach interessant sein. Für eine dauerhafte Archivierung muss anschließend ein geeigneter Prozess eingerichtet werden.
Ich schreibe nur wenige Rechnungen pro Monat
DATEV E-Rechnungsschreibung ist genau für diesen Einsatz vorgesehen und mit 5 Euro pro Kalenderjahr sehr günstig.
Ich benötige Angebote, Kunden und Artikel
Dann ist Auftragswesen next wesentlich geeigneter als die einfache E-Rechnungsschreibung.
Meine Kanzlei arbeitet bereits mit DATEV
Die Verbindung von Postfach, Unternehmen online und Kanzlei kann einen besonders durchgängigen digitalen Prozess ermöglichen.
Rechnungen müssen intern geprüft werden
Belegfreigabe online beziehungsweise comfort erweitert den Prozess um dokumentierte digitale Freigaben.
Wir schreiben Rechnungen bereits in einem Drittsystem
Dann kann die DATEV E-Rechnungsplattform eher als Empfangs-, Transport- und Übergabeschicht eingesetzt werden. Schnittstellen und die Kosten je versendeter Rechnung sollten geprüft werden.
Stärken und Grenzen der DATEV E-Rechnungslösungen
Stärken
- kostenloser Rechnungsempfang
- XRechnung und ZUGFeRD
- Peppol-Anbindung
- TRAFFIQX-Anbindung
- Validierung von E-Rechnungen
- Visualisierung strukturierter XML-Daten
- Virenprüfung im Rechnungseingang
- sehr günstige Lösung für wenige Ausgangsrechnungen
- direkte Verbindung zu DATEV Unternehmen online
- enge Zusammenarbeit mit DATEV-Steuerkanzleien
- digitale Freigabeprozesse ergänzbar
Grenzen und Punkte zum Prüfen
- mehrere Produkte und Bausteine können zunächst komplex wirken
- E-Rechnungspostfach ist kein dauerhaftes Archiv
- E-Rechnungsschreibung hat keine eigene GoBD-Langzeitarchivierung
- Auftragswesen next setzt Unternehmen online voraus
- für Drittsystem-Versand können Transaktionskosten entstehen
- Freigabe- und Zusatzmodule verursachen weitere Kosten
- für einfache Solo-Anwender kann eine klassische All-in-one-Software übersichtlicher sein
So kannst du mit DATEV in die E-Rechnung starten
Bestehende DATEV-Nutzung prüfen
Kläre zuerst, ob dein Unternehmen bereits DATEV Unternehmen online nutzt und wie deine Steuerkanzlei mit Belegen arbeitet.
E-Rechnungsplattform registrieren
Unternehmer benötigen für die DATEV E-Rechnungsplattform ein DATEV-Konto. Die Plattform kann webbasiert genutzt werden.
E-Rechnungspostfach aktivieren
Richte den zentralen Rechnungseingang ein und lege fest, über welche Kanäle Rechnungen eingehen sollen.
Unternehmen online verbinden
Wenn Unternehmen online bereits eingesetzt wird, kann die automatische Übergabe der Eingangsrechnungen eingerichtet werden.
Ausgangsprozess wählen
Entscheide zwischen einfacher E-Rechnungsschreibung, Auftragswesen next oder deinem vorhandenen Rechnungssystem.
Mit echten Rechnungen testen
Prüfe XRechnung, ZUGFeRD, Eingang, Visualisierung, Buchhaltungsübergabe und gegebenenfalls Freigabeprozess mit realistischen Testfällen.
Häufige Fragen zu DATEV und E-Rechnungen
Was ist die DATEV E-Rechnungsplattform?
Die DATEV E-Rechnungsplattform ist eine webbasierte Umgebung für den elektronischen Rechnungsaustausch. Zu ihren Bausteinen gehören unter anderem das E-Rechnungspostfach und die optionale DATEV E-Rechnungsschreibung.
Kann DATEV E-Rechnungen empfangen?
Ja. Das DATEV E-Rechnungspostfach kann E-Rechnungen unter anderem über E-Mail, das TRAFFIQX-Netzwerk und das Peppol-Netzwerk empfangen. Strukturierte Rechnungsdaten werden validiert und visualisiert.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt DATEV?
DATEV unterstützt insbesondere XRechnung und ZUGFeRD aus der Version-2-Familie. Über das E-Rechnungspostfach wird beim Peppol-Versand außerdem Peppol BIS Billing 3.0 genannt.
Ist der E-Rechnungsempfang bei DATEV kostenlos?
Ja. Nach dem aktuell geltenden DATEV-Preismodell bleibt der Rechnungsempfang über das E-Rechnungspostfach unabhängig vom Übertragungsweg kostenfrei. Es fallen dafür keine Grundgebühr und keine Einrichtungskosten an.
Was kostet die DATEV E-Rechnungsschreibung?
Die DATEV E-Rechnungsschreibung kostet aktuell pauschal 5 Euro pro Kalenderjahr. Sie ist optional buchbar und richtet sich insbesondere an Unternehmen mit nur wenigen Ausgangsrechnungen.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnungsschreibung und Auftragswesen next?
Die E-Rechnungsschreibung ist eine sehr schlanke Lösung für wenige Rechnungen. DATEV Auftragswesen next bietet zusätzlich unter anderem Kunden- und Artikelstammdaten, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungskorrekturen, Sammel- und Serienrechnungen sowie individuelle Beleglayouts.
Brauche ich DATEV Unternehmen online für E-Rechnungen?
Für den reinen Empfang über das E-Rechnungspostfach ist DATEV Unternehmen online nicht zwingend erforderlich. DATEV Auftragswesen next setzt Unternehmen online dagegen voraus. Außerdem ermöglicht Unternehmen online einen durchgängigen Prozess für Weiterverarbeitung, Archivierung und Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.
Kann DATEV E-Rechnungen über Peppol senden und empfangen?
Ja. Das DATEV E-Rechnungspostfach ist an das Peppol-Netzwerk angebunden. DATEV nennt beim Versand über Peppol XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 als unterstützte Möglichkeiten.
Validiert DATEV eingehende E-Rechnungen?
Ja. Eingehende strukturierte Rechnungsdaten werden im E-Rechnungspostfach validiert und zusätzlich visualisiert. Eine technische Validierung ersetzt jedoch nicht jede fachliche und steuerliche Rechnungsprüfung.
Archiviert das DATEV E-Rechnungspostfach Rechnungen dauerhaft?
Nein. DATEV nennt für die Übersicht eingegangener Rechnungen im Postfach aktuell eine Speicherdauer von 90 Tagen. Für eine dauerhafte steuerliche Aufbewahrung sollte ein geeigneter Archivierungsprozess verwendet werden, beispielsweise über DATEV Unternehmen online.
Für wen eignet sich die DATEV E-Rechnungsschreibung?
DATEV empfiehlt die E-Rechnungsschreibung insbesondere für Unternehmen und Kanzleien, die nur sehr wenige Ausgangsrechnungen erstellen. Auf der Produktseite nennt DATEV als Orientierung bis zu zehn Ausgangsrechnungen pro Monat.
Ist DATEV E-Rechnung besser als ein normales E-Mail-Postfach?
Ein E-Mail-Postfach kann für die gesetzliche Empfangsfähigkeit grundsätzlich ausreichen. Das DATEV E-Rechnungspostfach bietet darüber hinaus Funktionen wie Validierung, XML-Visualisierung, Virenprüfung, Netzwerkempfang und die automatische Übergabe an DATEV Unternehmen online.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Umsetzung der elektronischen Rechnung, den gesetzlichen Anforderungen, Rechnungsformaten und geeigneten Softwarelösungen.
Produktfunktionen und Preise werden anhand offizieller Anbieterinformationen recherchiert und regelmäßig aktualisiert. DATEV kann Preise und Leistungsumfänge jederzeit ändern.Passende Ratgeber
Quellen und Anbieterinformationen
Für diesen Ratgeber wurden aktuelle offizielle DATEV-Produktseiten, Preisangaben und Informationen zur E-Rechnungsplattform sowie Rechts- und Verwaltungsquellen verwendet.
- DATEV E-Rechnungsplattform: E-Rechnungsplattform, Postfach und Preise
- DATEV: DATEV E-Rechnungsplattform
- DATEV: DATEV E-Rechnungsschreibung
- DATEV: DATEV Auftragswesen next
- DATEV: E-Rechnungen mit DATEV Auftragswesen next erstellen
- DATEV: E-Rechnung im Unternehmen und DATEV Unternehmen online
- DATEV: DATEV Belegfreigabe online
- DATEV: DATEV Belegfreigabe online comfort
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- Gesetze im Internet: § 14 UStG
Letzte fachliche und preisliche Prüfung: 12. September 2026. DATEV-Preise, Produktfunktionen und Schnittstellen können sich ändern.