E-Rechnung für Vermieter 2026: Was bei Wohnung, Gewerbe und Mietvertrag gilt
Vermieter nehmen bei der E-Rechnung eine besondere Stellung ein: Auch wer ausschließlich Wohnungen umsatzsteuerfrei vermietet, kann umsatzsteuerlich Unternehmer sein und muss deshalb grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Bei den eigenen Mietumsätzen hängt die Pflicht zur E-Rechnung dagegen unter anderem davon ab, ob die Vermietung steuerfrei oder steuerpflichtig ist und wer der Mieter ist.
Sind Vermieter für die E-Rechnung Unternehmer?
Grundsätzlich ja, wenn sie nachhaltig Vermietungsleistungen erbringen. Umsatzsteuerlich ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt.
Das Bundesministerium der Finanzen weist in seinen aktuellen FAQ ausdrücklich darauf hin, dass auch Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, Unternehmer sein können.
Als Beispiel nennt das BMF ausdrücklich Vermieter von Wohnungen.
Wohnungsvermietung und Gewerbevermietung unterscheiden
Bei der E-Rechnung muss zwischen steuerfreier Grundstücksvermietung und einer steuerpflichtigen Vermietung unterschieden werden.
Steuerfreie Vermietung
Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit.
Das gilt insbesondere typischerweise für die langfristige Vermietung von Wohnungen.
- Vermieter kann trotzdem Unternehmer sein
- E-Rechnungsempfang grundsätzlich erforderlich
- für die steuerfreie Miete regelmäßig keine Pflicht zur E-Rechnungsausstellung
- normale B2C-Wohnungsmiete fällt ebenfalls nicht unter die obligatorische B2B-E-Rechnung
Steuerpflichtige Vermietung
Vermietungsumsätze können in bestimmten Fällen steuerpflichtig sein oder unter den Voraussetzungen des § 9 UStG steuerpflichtig behandelt werden.
Liegt dann ein inländischer B2B-Umsatz vor, kann die E-Rechnungspflicht greifen.
- Umsatzsteuerpflicht prüfen
- Unternehmerstatus des Mieters prüfen
- Inlandsbezug prüfen
- Übergangsfristen prüfen
- E-Rechnungsformat vorbereiten
Muss ein Wohnungsvermieter seinem Mieter eine E-Rechnung schicken?
Bei einer gewöhnlichen langfristigen Wohnungsvermietung lautet die Antwort grundsätzlich nein.
Dafür gibt es typischerweise gleich zwei Gründe:
Steuerfreie Grundstücksvermietung
Steuerfreie Grundstücksvermietungen nach § 4 Nr. 12 UStG gehören zu den Umsätzen, für die die obligatorische E-Rechnung regelmäßig nicht greift.
Privater Wohnungsmieter
Ist der Mieter Privatperson, liegt außerdem kein gewöhnlicher inländischer B2B-Umsatz vor.
Was gilt bei der E-Rechnung für Gewerbevermieter?
Bei Gewerberäumen ist die Situation differenzierter. Auch Grundstücksvermietungen an Unternehmen können grundsätzlich steuerfrei sein.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Vermieter jedoch nach § 9 UStG auf die Steuerbefreiung verzichten und die Vermietung steuerpflichtig behandeln.
Ist die Vermietung steuerfrei?
Dann besteht für diesen steuerfreien Vermietungsumsatz regelmäßig keine obligatorische E-Rechnungsausstellung.
Wird wirksam zur Umsatzsteuer optiert?
Dann kann eine steuerpflichtige Vermietungsleistung vorliegen.
Ist der Mieter inländischer Unternehmer?
Dann kann grundsätzlich ein inländischer B2B-Fall vorliegen.
Greift noch eine Übergangsregel?
2026 und unter bestimmten Voraussetzungen 2027 sind noch sonstige Rechnungen möglich.
Müssen Vermieter E-Rechnungen empfangen können?
Ja, grundsätzlich.
Das ist einer der wichtigsten Punkte dieser Seite: Auch Vermieter, die ausschließlich steuerfreie Wohnungsvermietung betreiben, können umsatzsteuerlich Unternehmer sein.
Für inländische Unternehmer besteht seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich die Notwendigkeit, E-Rechnungen empfangen zu können.
Empfang
Stelle sicher, dass Lieferanten XRechnung oder ZUGFeRD zuverlässig übermitteln können.
Lesen
Strukturierte XML-Rechnungen müssen für die Prüfung lesbar gemacht werden können.
Prüfen
Kontrolliere Rechnungssteller, Objektbezug, Leistung, Betrag, Steuer und Zahlungsdaten.
Aufbewahren
Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Originalteil erhalten bleiben.
Die vollständige Anleitung findest du unter E-Rechnung empfangen .
Was gilt bei Handwerker- und Lieferantenrechnungen an Vermieter?
Die E-Rechnung ist für viele Vermieter zunächst weniger bei den eigenen Mietforderungen relevant als beim Rechnungseingang.
Beauftragt ein Vermieter beispielsweise einen Handwerker, eine Hausverwaltung, einen IT-Dienstleister oder einen anderen Unternehmer für sein Vermietungsunternehmen, kann der Rechnungsaussteller einen inländischen B2B-Umsatz erbringen.
| Beispiel | Warum relevant? | Was der Vermieter tun sollte |
|---|---|---|
| Dachdecker am Mietobjekt | Unternehmerische Eingangsleistung beim Vermieter möglich | E-Rechnung empfangen und Objekt eindeutig zuordnen |
| Heizungsfirma | Rechnung kann künftig strukturiert eingehen | XML/ZUGFeRD lesen und Originaldatei erhalten |
| Hausverwaltung | Dienstleistung an den Vermieter | digitalen Rechnungseingang abstimmen |
| Steuerberater | B2B-Dienstleistung | E-Rechnungsempfang und Buchhaltungsprozess klären |
| Softwareanbieter | Digitale B2B-Leistung | strukturierten Rechnungseingang organisatorisch vorsehen |
Muss bei einem Mietvertrag jeden Monat eine neue E-Rechnung erstellt werden?
Nein. Besteht bei einem Mietverhältnis tatsächlich eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, enthält die Verwaltungsauffassung eine praxisfreundliche Regel für Dauerschuldverhältnisse.
E-Rechnung bei einem steuerpflichtigen Mietverhältnis
Was passiert bei einer Mieterhöhung oder Vertragsänderung?
Ändern sich bei einem e-rechnungspflichtigen Dauerschuldverhältnis die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben, muss diese Änderung auch in der Rechnung nachvollzogen werden.
Das BMF nennt ausdrücklich eine Mieterhöhung als Beispiel.
Miete wird erhöht
Ändert sich dadurch eine relevante Rechnungsangabe, muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt oder eine neue E-Rechnung erstellt werden.
Rechnungsangaben bleiben gleich
Dann ist nicht für jeden weiteren Abrechnungszeitraum automatisch eine neue E-Rechnung erforderlich.
Was gilt für Nebenkosten und Betriebskosten?
Nebenkosten sollten nicht losgelöst von der umsatzsteuerlichen Behandlung des Mietverhältnisses beurteilt werden.
Bei einer normalen steuerfreien Wohnungsvermietung führt eine Betriebskostenabrechnung nicht allein dazu, dass plötzlich eine obligatorische B2B-E-Rechnung erforderlich wird.
Welche Vermietungsfälle sollte man gesondert prüfen?
Kurzzeitvermietung
Die kurzfristige Beherbergung von Fremden gehört nicht ohne Weiteres zur normalen Steuerbefreiung für Grundstücksvermietung. Zusätzlich ist B2B oder B2C zu unterscheiden.
Stellplätze
Die Vermietung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen ist im Umsatzsteuerrecht besonders geregelt und sollte im konkreten Zusammenhang geprüft werden.
Gewerbe mit Umsatzsteuer
Wurde wirksam auf die Steuerbefreiung verzichtet, kann für die Vermietung eine E-Rechnungspflicht relevant werden.
Ferienwohnung
Kurzfristige Beherbergungsleistungen unterscheiden sich steuerlich von der klassischen langfristigen Wohnungsvermietung.
Gemischt genutztes Objekt
Wohn- und Gewerbeeinheiten können unterschiedliche umsatzsteuerliche Behandlungen erfordern.
Zusätzliche Leistungen
Separate Dienstleistungen neben der eigentlichen Vermietung können eine eigene steuerliche Einordnung benötigen.
Welche E-Rechnungsfristen gelten für Vermieter?
Die Übergangsfristen sind nur dann für die eigene Mietrechnung entscheidend, wenn überhaupt ein grundsätzlich E-Rechnungspflichtiger Umsatz vorliegt.
Empfang
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Übergangsphase
Für grundsätzlich pflichtige Ausgangsumsätze kann noch eine sonstige Rechnung verwendet werden.
800.000-Euro-Regel
Bei höchstens 800.000 Euro maßgeblichem Vorjahresumsatz kann die Übergangsregel grundsätzlich fortbestehen.
Allgemeiner Übergang endet
Für erfasste inländische B2B-Umsätze ist dann grundsätzlich die E-Rechnung nötig.
Details findest du unter E-Rechnung Pflicht 2027 und E-Rechnung Pflicht 2028 .
Was gilt für Vermieter als Kleinunternehmer?
Wird die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG angewendet, besteht zusätzlich eine besondere Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung.
Keine verpflichtende E-Rechnung
Leistungen eines Kleinunternehmers müssen nicht obligatorisch als E-Rechnung ausgestellt werden.
Empfang trotzdem möglich machen
Kleinunternehmer müssen grundsätzlich trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer .
Brauchen Vermieter spezielle E-Rechnungssoftware?
Für einen kleineren Wohnungsvermieter, der keine eigenen E-Rechnungen ausstellen muss, kann zunächst der zuverlässige Empfang wichtiger sein als eine komplexe Rechnungssoftware.
Wer dagegen steuerpflichtige Gewerbevermietung abrechnet oder viele Objekte verwaltet, sollte prüfen, ob das vorhandene System strukturierte E-Rechnungen unterstützt.
- XRechnung und ZUGFeRD empfangen
- XML-Inhalte lesbar darstellen
- Rechnungen Objekten zuordnen
- Belege an Buchhaltung oder Steuerberater übergeben
- bei Bedarf XRechnung oder ZUGFeRD erstellen
- Miet- und Objektdaten sauber verwalten
- strukturierte Originaldateien erhalten
E-Rechnungssoftware vergleichen
Prüfe zuerst, welche Funktionen du wirklich brauchst. Ein Vermieter mit zwei Wohnungen hat andere Anforderungen als eine gewerbliche Immobilienverwaltung mit vielen steuerpflichtigen Mietverhältnissen.
E-Rechnung für Vermieter in 6 Schritten vorbereiten
Mietverhältnisse prüfen
Trenne Wohnraum, Gewerbe, Kurzzeitvermietung und weitere Sonderfälle.
Umsatzsteuer klären
Prüfe, welche Vermietungen steuerfrei und welche steuerpflichtig sind.
E-Mail-Empfang sichern
Lege eine verlässliche Adresse für Handwerker, Verwaltung und Lieferanten fest.
XML darstellen können
Stelle sicher, dass eine XRechnung lesbar gemacht und geprüft werden kann.
Gewerbemieten prüfen
Bei umsatzsteuerpflichtigen B2B-Mieten die künftige E-Rechnung vorbereiten.
Steuerberater abstimmen
Kläre insbesondere Option, Vorsteuer, Mietverträge, Dauerrechnungen und Ablage.
7 Fehler, die Vermieter bei der E-Rechnung vermeiden sollten
1. „Ich vermiete nur Wohnungen und bin deshalb kein Unternehmer.“
Auch Vermieter, die ausschließlich steuerfreie Wohnungsvermietung betreiben, können umsatzsteuerlich Unternehmer sein.
2. Empfangs- und Ausstellungspflicht verwechseln
Ein Vermieter kann E-Rechnungen empfangen müssen, obwohl seine eigene steuerfreie Wohnungsmiete keine E-Rechnung erfordert.
3. Jede Gewerbemiete automatisch als steuerpflichtig ansehen
Auch Gewerbevermietung kann grundsätzlich steuerfrei sein. Eine Option zur Umsatzsteuer setzt bestimmte Voraussetzungen voraus.
4. Eine normale PDF als E-Rechnung ansehen
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung im aktuellen umsatzsteuerlichen Sinn.
5. Jeden Monat eine neue E-Rechnung für die Miete erstellen
Bei einem e-rechnungspflichtigen Dauerschuldverhältnis reicht grundsätzlich eine einmalige E-Rechnung nach den Vorgaben der Finanzverwaltung.
6. Änderungen im Mietverhältnis ignorieren
Ändern sich relevante Rechnungspflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung, muss dies auch in der E-Rechnung berücksichtigt werden.
7. Handwerkerrechnungen nur als PDF erwarten
Geschäftspartner können dem Vermieter strukturierte E-Rechnungen senden. Der Rechnungseingang sollte darauf vorbereitet sein.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Vermieter
Sind Vermieter Unternehmer im Sinne der E-Rechnung?
Ja, Vermieter können umsatzsteuerlich Unternehmer sein. Das gilt grundsätzlich auch für Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielen, beispielsweise Vermieter von Wohnungen.
Müssen Wohnungsvermieter E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Ist der Wohnungsvermieter ein inländischer Unternehmer, muss er grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch bei ausschließlich steuerfreier Wohnungsvermietung.
Muss eine Wohnungsmiete als E-Rechnung abgerechnet werden?
Bei der gewöhnlichen steuerfreien Grundstücksvermietung besteht regelmäßig keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Bei einem privaten Wohnungsmieter liegt zudem kein gewöhnlicher B2B-Fall vor.
Gilt die E-Rechnungspflicht bei Gewerbevermietung?
Das hängt von der umsatzsteuerlichen Behandlung ab. Auch Gewerbevermietung kann steuerfrei sein. Wird eine Vermietung wirksam steuerpflichtig behandelt und liegt ein inländischer B2B-Umsatz vor, kann die E-Rechnungspflicht greifen.
Wann kann ein Vermieter zur Umsatzsteuer optieren?
§ 9 UStG erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen den Verzicht auf die Steuerbefreiung. Bei Grundstücksvermietungen ist dies insbesondere davon abhängig, wie der unternehmerische Mieter das Grundstück für seine Umsätze verwendet.
Muss bei einem Mietvertrag jeden Monat eine E-Rechnung erstellt werden?
Nein. Besteht bei einem Mietverhältnis eine E-Rechnungspflicht, reicht grundsätzlich einmalig eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, wenn der Vertrag als Anhang enthalten ist oder klar erkennbar ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Was passiert bei einer Mieterhöhung?
Ändern sich dadurch umsatzsteuerrechtlich relevante Rechnungspflichtangaben, muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt oder eine neue E-Rechnung ausgestellt werden.
Reicht für Vermieter ein E-Mail-Postfach zum Empfang?
Für den reinen Empfang einer E-Rechnung genügt nach den BMF-FAQ grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Für Darstellung, Prüfung und Aufbewahrung können weitere Werkzeuge sinnvoll sein.
Ist eine normale PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.
Was gilt für Nebenkosten bei der Vermietung?
Nebenkosten müssen im Zusammenhang mit der umsatzsteuerlichen Behandlung des Mietverhältnisses betrachtet werden. Bei zusätzlichen oder eigenständigen Leistungen kann eine gesonderte steuerliche Prüfung erforderlich sein.
Was gilt für Vermieter als Kleinunternehmer?
Leistungen eines Kleinunternehmers sind von der verpflichtenden E-Rechnungsausstellung ausgenommen. Als inländischer Unternehmer muss ein Vermieter jedoch grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Müssen Vermieter ab 2028 generell E-Rechnungen schreiben?
Nein. Ab 2028 enden zwar die allgemeinen Übergangsregeln, gesetzliche Ausnahmen bleiben jedoch bestehen. Insbesondere die gewöhnliche steuerfreie Grundstücksvermietung wird dadurch nicht automatisch E-Rechnungspflichtig.
Passende Ratgeber für Vermieter
Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
- Bundesministerium der Finanzen – Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
- § 2 UStG – Unternehmer und Unternehmen
- § 4 Nr. 12 UStG – Steuerbefreiung für Grundstücksvermietung
- § 9 UStG – Verzicht auf Steuerbefreiungen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und E-Rechnung
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Bei Vermietungsumsätzen können insbesondere Steuerbefreiung, Option zur Umsatzsteuer, Art der Vermietung, Nutzung durch den Mieter und zusätzliche Leistungen zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.