XRechnung vs. ZUGFeRD 2026: Unterschiede, Vorteile und welches Format wann passt
XRechnung und ZUGFeRD können beide für gesetzeskonforme E-Rechnungen eingesetzt werden. Technisch unterscheiden sie sich jedoch deutlich: XRechnung setzt auf strukturierte XML-Daten, während ZUGFeRD strukturierte Rechnungsdaten mit einer sichtbaren PDF-Darstellung verbindet. Welches Format sinnvoller ist, hängt vor allem von Empfänger und Rechnungsprozess ab.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate übertragen strukturierte Rechnungsinformationen. Der für Anwender sichtbarste Unterschied liegt in der Darstellung.
XRechnung
Eine XRechnung besteht aus strukturierten Daten. Die XML-Datei kann von Software automatisiert gelesen und verarbeitet werden.
- XML-basiert
- keine integrierte PDF-Rechnungsansicht
- CIUS der europäischen Norm EN 16931
- besonders im öffentlichen Bereich etabliert
- auch im B2B-Bereich verwendbar
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet eine PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.
- PDF plus XML in einer Datei
- für Menschen direkt lesbar
- maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten
- branchenübergreifend einsetzbar
- für B2B, B2G und weitere Szenarien geeignet
XRechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede aus Sicht eines typischen Unternehmensanwenders.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Grundprinzip | Strukturierte elektronische Rechnung | Hybrides E-Rechnungsformat |
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| PDF-Darstellung integriert | Nein | Ja |
| Maschinell verarbeitbar | Ja | Ja |
| Menschenlesbar ohne zusätzlichen Viewer | XML muss visualisiert werden | PDF-Darstellung vorhanden |
| Basis | EN 16931 / deutsche CIUS | EN 16931 / CII / PDF/A-3 |
| XML-Syntax | UBL oder CII | UN/CEFACT CII |
| Öffentlicher Sektor Deutschland | Sehr stark etabliert | Je nach Auftraggeber und Empfangsweg möglich |
| B2B | Geeignet | Sehr gut geeignet |
| Leitweg-ID grundsätzlich erforderlich? | Nein – nur in entsprechenden B2G-Konstellationen | Nein |
| Aktueller Stand September 2026 | XRechnung 3.0 | ZUGFeRD 2.5.2 |
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist eine deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der europäischen Norm EN 16931.
Vereinfacht gesagt konkretisiert XRechnung die europäische E-Rechnungsnorm für den deutschen Einsatz. Die strukturierten Daten können in den von der EN 16931 vorgesehenen XML-Syntaxen UBL und CII umgesetzt werden.
Vorteil: klare Datenstruktur
Rechnungsinformationen können direkt von Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungssystemen verarbeitet werden.
Nachteil: keine PDF-Ansicht eingebaut
Menschen können eine XML-Datei nicht so bequem lesen wie eine klassische Rechnung. Für die Darstellung wird deshalb ein Viewer benötigt.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Es verbindet eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.
Dadurch kann derselbe Rechnungsbeleg sowohl vom Menschen geöffnet als auch automatisiert von Software verarbeitet werden.
Vorteil: vertraute PDF-Darstellung
Mitarbeiter und Geschäftspartner können die Rechnung wie eine gewöhnliche PDF öffnen und lesen.
Zusätzlich: strukturierte Daten
Die eingebettete XML-Datei ermöglicht gleichzeitig automatisierte Verarbeitung durch geeignete Systeme.
Wann ist XRechnung und wann ZUGFeRD sinnvoll?
Die Entscheidung sollte nicht danach fallen, welches Format „besser“ klingt, sondern danach, welches Format dein Rechnungsempfänger und dein eigener Workflow sinnvoll unterstützen.
- ein öffentlicher Auftraggeber das Format erwartet
- ein vollständig digitaler XML-Prozess besteht
- Rechnungen direkt zwischen IT-Systemen verarbeitet werden
- der Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt
- eine PDF-Ansicht nicht Teil des Rechnungsdokuments sein muss
- du überwiegend B2B-Rechnungen versendest
- Empfänger weiterhin gern eine PDF sehen
- gleichzeitig strukturierte Daten verarbeitet werden sollen
- Menschen und Software mit derselben Datei arbeiten sollen
- der Empfänger ZUGFeRD unterstützt
XRechnung oder ZUGFeRD im B2B?
Für die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben, dass jede Rechnung zwingend als XRechnung erstellt werden muss.
Nach § 14 UStG muss eine E-Rechnung grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sind zwei etablierte Möglichkeiten.
Trotzdem kann XRechnung auch im B2B problemlos eingesetzt werden – insbesondere dann, wenn Geschäftspartner bereits vollständig digital arbeiten.
Warum wird XRechnung häufig mit Behörden verbunden?
XRechnung wurde stark für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland etabliert und ist dort seit Jahren ein zentraler Standard.
Je nach Behörde, Bundesland, Auftrag und Übertragungsweg können zusätzliche Anforderungen bestehen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Portale, Peppol oder eine Leitweg-ID.
Welche Versionen sind 2026 aktuell?
Gerade bei technischen E-Rechnungsformaten lohnt es sich, die Versionsnummer im Blick zu behalten. Standards und Validierungsregeln werden fortlaufend gepflegt.
Aktueller normativer Standard
XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft. Die technischen Komponenten werden weiterhin aktualisiert und als Bundle gepflegt.
Zum Stand September 2026 existiert das Bundle XRechnung 3.0.2 mit aktuellen technischen Komponenten und Validatoren.
Aktuelle ZUGFeRD-Version
ZUGFeRD 2.5.2 wurde im August 2026 veröffentlicht und ist seit dem 1. September 2026 gültig.
Die Version berücksichtigt aktuelle Entwicklungen der EN 16931 und der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit Factur-X.
Wie erstellt man XRechnung und ZUGFeRD?
In der Praxis werden beide Formate meist über eine Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software erzeugt. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt und wählst anschließend das benötigte E-Rechnungsformat.
Rechnung erfassen
Kunde, Leistung, Beträge und steuerliche Pflichtangaben eingeben.
Format wählen
Je nach Empfänger XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil auswählen.
Erzeugen & prüfen
Software erzeugt die strukturierten Daten. Anschließend möglichst validieren und versenden.
Software für beide Formate vergleichen
Viele moderne Programme können sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erstellen. Entscheidend sind deshalb zusätzlich Empfang, Buchhaltung, Archivierung, DATEV-Anbindung und Tarifkosten.
XRechnung oder ZUGFeRD: Unsere praktische Empfehlung
Für die meisten Unternehmen lautet die Frage nicht „Welches Format gewinnt?“, sondern: Welches Format erwartet mein Empfänger?
Öffentlicher Auftraggeber?
Prüfe zunächst dessen konkrete Anforderungen. XRechnung ist im deutschen B2G-Umfeld besonders etabliert.
Typischer Geschäftskunde?
ZUGFeRD kann sehr komfortabel sein, wenn sowohl maschinelle Verarbeitung als auch eine sichtbare PDF-Rechnung gewünscht sind.
Vollautomatisierter Datenaustausch?
XRechnung eignet sich sehr gut für einen konsequent strukturierten XML-Prozess.
Viele unterschiedliche Kunden?
Wähle Software, die beide Formate erzeugen kann. Dann entscheidest du je Rechnung beziehungsweise Empfänger.
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Was ist der größte Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat ohne integrierte klassische PDF-Darstellung. ZUGFeRD verbindet strukturierte XML-Daten mit einer PDF/A-3-Darstellung.
Ist XRechnung oder ZUGFeRD gesetzlich vorgeschrieben?
Für die allgemeine deutsche B2B-E-Rechnungspflicht ist nicht grundsätzlich nur eines dieser beiden Formate vorgeschrieben. Das strukturierte Format muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Bei öffentlichen Auftraggebern können dagegen konkrete Formatvorgaben bestehen.
Kann ich ZUGFeRD statt XRechnung verwenden?
Im B2B-Bereich kann ein geeignetes ZUGFeRD-Format grundsätzlich eine gesetzeskonforme E-Rechnung sein. Wenn ein bestimmter Empfänger jedoch ausdrücklich XRechnung verlangt, solltest du dessen Vorgaben beachten.
Kann eine XRechnung auch im B2B verwendet werden?
Ja. XRechnung ist nicht ausschließlich für Behörden bestimmt und kann auch zwischen Unternehmen eingesetzt werden.
Braucht eine XRechnung eine Leitweg-ID?
Nicht grundsätzlich. Die Leitweg-ID wird insbesondere für die Adressierung von Rechnungen an öffentliche Stellen verwendet. Für normale XRechnungen im B2B-Bereich ist sie nicht generell erforderlich.
Ist ZUGFeRD einfach nur eine PDF-Rechnung?
Nein. Eine geeignete ZUGFeRD-Rechnung enthält neben der sichtbaren PDF-Darstellung strukturierte XML-Rechnungsdaten. Gerade diese strukturierten Daten machen sie zur maschinell verarbeitbaren E-Rechnung.
Welche XRechnung-Version ist 2026 aktuell?
Der normative Standard XRechnung 3.0 ist aktuell. Die zugehörigen technischen Komponenten werden regelmäßig aktualisiert und in Bundles veröffentlicht.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Zum Stand September 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 die aktuelle veröffentlichte Version.
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Offizielle Grundlagen dieser Seite
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
- § 14 Umsatzsteuergesetz – Anforderungen an elektronische Rechnungen
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Standard XRechnung und technische Komponenten
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD 2.5.2
- Europäische Norm EN 16931
Standards und Quellen zuletzt geprüft am 11. September 2026. Technische Versionen können fortlaufend aktualisiert werden.