E-Rechnung Meldesystem & ViDA: Was Unternehmen bis 2030 wissen müssen

Nein. Mit Stand 13. September 2026 führt allein die Ausstellung oder der Empfang einer E-Rechnung noch nicht zu einer allgemeinen automatischen transaktionsbezogenen Meldung an die deutsche Finanzverwaltung. Das Bundesministerium der Finanzen bezeichnet die E-Rechnung als Vorbereitung auf ein später vorgesehenes Meldesystem. Die dafür erforderlichen gesetzlichen Änderungen sollen zu einem späteren Zeitpunkt vorgeschlagen werden.

Das Ziel eines zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldesystems ist vom Bundesministerium der Finanzen ausdrücklich angekündigt. Die konkrete deutsche gesetzliche und technische Ausgestaltung ist im September 2026 jedoch noch nicht vollständig festgelegt. Insbesondere der endgültige nationale Starttermin, der genaue Datenumfang und die technische Übertragungsarchitektur sollten deshalb nicht als bereits verbindlich behandelt werden.

ViDA steht für „VAT in the Digital Age“. Das EU-Reformpaket modernisiert das Mehrwertsteuersystem insbesondere in drei Bereichen: elektronische Rechnungsstellung und digitale Meldepflichten, Umsatzsteuerregeln für bestimmte Plattformen sowie die Vereinfachung grenzüberschreitender Umsatzsteuerregistrierungen durch eine erweiterte Single VAT Registration. Das Paket wurde am 11. März 2025 endgültig angenommen und wird schrittweise umgesetzt.

Die neuen Digital Reporting Requirements für die von ViDA erfassten grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen beginnen am 1. Juli 2030. Die Mitgliedstaaten müssen die erforderlichen Vorschriften hierfür bis zum 30. Juni 2030 umsetzen und ab dem 1. Juli 2030 anwenden.

Die verbindlichen EU-Digital-Reporting-Regeln betreffen insbesondere definierte grenzüberschreitende Transaktionen zwischen Steuerpflichtigen innerhalb der Europäischen Union, darunter bestimmte innergemeinschaftliche Lieferungen, Erwerbe und grenzüberschreitende Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Für rein inländische Umsätze können die Mitgliedstaaten zusätzliche nationale digitale Meldepflichten vorsehen.

Nein. Der zentrale Starttermin für die grenzüberschreitenden ViDA-Digital-Reporting-Regeln ist der 1. Juli 2030. Die Frist bis zum 1. Januar 2035 betrifft insbesondere bestimmte nationale Echtzeit-Meldesysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2024 bestanden beziehungsweise deren Einführung vor diesem Datum rechtlich vorbereitet war und die an die neuen europäischen Regeln angepasst werden müssen.

ViDA verpflichtet die Mitgliedstaaten zum neuen grenzüberschreitenden digitalen Meldesystem. Für inländische Umsätze erlaubt die Richtlinie den Mitgliedstaaten, eigene digitale Meldepflichten einzuführen. Deutschland hat ein nationales transaktionsbezogenes Meldesystem angekündigt. Die konkrete Ausgestaltung dieses deutschen Inlandssystems ist jedoch eine nationale gesetzgeberische Entscheidung und im September 2026 noch nicht vollständig geregelt.

Für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze sieht die ViDA-Richtlinie ab 1. Juli 2030 grundsätzlich eine Rechnungsausstellung spätestens zehn Tage nach Eintritt des Steuertatbestands vor. Die vom Rechnungsaussteller zu meldenden Daten werden grundsätzlich zu dem Zeitpunkt übermittelt, zu dem die Rechnung ausgestellt wird oder hätte ausgestellt werden müssen. Für bestimmte Self-Billing- und Empfängerkonstellationen enthält die Richtlinie Fristen von spätestens fünf Tagen.

ViDA sieht die Übermittlung definierter strukturierter Transaktionsdaten vor, die sich aus den Rechnungsangaben der Mehrwertsteuerrichtlinie ableiten. Dazu gehören unter anderem Informationen zu den beteiligten Unternehmen, Rechnung und Umsatz sowie zur steuerlichen Behandlung. Es geht nicht lediglich um den Upload einer sichtbaren PDF-Rechnung. Der genaue Datenumfang eines künftigen deutschen Inlandsmeldesystems ist davon getrennt zu betrachten.

Für die künftig von den digitalen Meldepflichten erfassten innergemeinschaftlichen Umsätze wird das bisherige System periodischer zusammenfassender Meldungen durch detailliertere transaktionsbezogene digitale Meldungen ersetzt. Die ViDA-Richtlinie ändert beziehungsweise streicht hierzu die bisherigen entsprechenden Vorschriften der Mehrwertsteuerrichtlinie mit Wirkung ab 1. Juli 2030.

Strukturierte Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931 schaffen eine gute technische Ausgangslage, weil ViDA ebenfalls auf standardisierten strukturierten E-Rechnungsdaten aufbaut. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede heutige XRechnung- oder ZUGFeRD-Software automatisch alle künftigen deutschen Meldeanforderungen erfüllt. Die konkrete nationale Meldeschnittstelle und weitere technische Vorgaben müssen noch berücksichtigt werden.

Unternehmen sollten zunächst einen stabilen strukturierten E-Rechnungsprozess aufbauen, Stammdaten und Umsatzsteuerkennzeichen verbessern, EU-B2B-Umsätze zuverlässig identifizieren, Schnittstellen dokumentieren und bei der Softwareauswahl auf EN-16931-Unterstützung, Integrationsfähigkeit und aktive regulatorische Produktpflege achten. Eine spekulative technische Umsetzung des noch nicht endgültig ausgestalteten deutschen Meldesystems ist dagegen nicht erforderlich.