E-Rechnung FAQ: 48 häufige Fragen und Antworten

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten erfüllt diese Definition nicht.

Die umsatzsteuerliche E-Rechnungsregel betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Als Unternehmer gelten dabei nicht nur klassische Gewerbebetriebe, sondern beispielsweise auch Selbstständige und Freiberufler. Ob tatsächlich eine E-Rechnung auszustellen ist, hängt zusätzlich von Übergangsregelungen und dauerhaften Ausnahmen ab.

Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller bei grundsätzlich betroffenen Umsätzen weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier kann dabei ohne Zustimmung des Empfängers genutzt werden. Für eine sonstige elektronische Rechnung wie ein einfaches PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Hat der Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro, kann die Übergangsregelung für die Ausstellung sonstiger Rechnungen bis zum 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden. Diese Umsatzgrenze ist nicht mit den Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung zu verwechseln.

Ab 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen für die Ausstellung beendet. Bei inländischen B2B-Umsätzen, für die eine Rechnung auszustellen ist und keine dauerhafte Ausnahme greift, ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen von Kleinunternehmern bleiben davon unberührt.

Zu den wichtigen Ausnahmen gehören insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern, bestimmte Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen und zahlreiche steuerfreie Umsätze. Auch B2C-Umsätze an private Endverbraucher fallen nicht unter die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht.

Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Ein hybrides Format wie ZUGFeRD kann dagegen zusätzlich eine sichtbare PDF-Darstellung enthalten und gleichzeitig durch eingebettete strukturierte XML-Daten die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Die XRechnung ist ein in Deutschland etablierter strukturierter E-Rechnungsstandard auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnung wird als XML-Datensatz übertragen und enthält typischerweise keine zusätzliche PDF-Rechnungsdarstellung.

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten kombiniert. Geeignete ZUGFeRD-Profile können damit sowohl für die menschliche Ansicht als auch für die maschinelle Verarbeitung verwendet werden.

Nein. Nach den aktuellen BMF-Hinweisen erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen, die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind jedoch ausdrücklich ausgenommen. Für die deutsche E-Rechnung sollte daher ein geeignetes Profil wie EN16931 oder ein passendes höheres Profil eingesetzt werden.

EN 16931 ist die europäische Normenreihe für die semantischen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Sie beschreibt unter anderem ein gemeinsames Datenmodell für Kernelemente einer Rechnung und bildet eine wichtige technische Grundlage für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Bei XRechnung gilt weiterhin Version 3.0. Das aktuelle technische Paket ist das XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix in der Fassung vom 31. August 2026. Bei ZUGFeRD ist seit dem 1. September 2026 Version 2.5.2 gültig.

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für diese Empfangsbereitschaft gibt es nach den aktuellen BMF-FAQ grundsätzlich keine allgemeine Ausnahme.

Ja. Nach den aktuellen BMF-FAQ reicht für die gesetzliche Empfangsbereitschaft grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. Unternehmen können daneben selbstverständlich Portale, Schnittstellen, Peppol oder andere Übertragungswege einsetzen.

Für eine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Regelungen ist bei einem grundsätzlich E-rechnungspflichtigen Umsatz keine vorherige Zustimmung wie bei früheren elektronischen Rechnungen erforderlich. Während der Übergangszeit benötigt dagegen eine sonstige elektronische Rechnung, beispielsweise ein einfaches PDF, grundsätzlich weiterhin die Zustimmung des Empfängers.

Eine XRechnung besteht typischerweise aus XML-Daten und enthält keine zusätzliche PDF-Rechnungsdarstellung. Für die menschliche Ansicht kann ein E-Rechnungsviewer verwendet werden. Auch die Finanzverwaltung stellt inzwischen über ELSTER eine Möglichkeit zur Visualisierung von XRechnung und ZUGFeRD bereit.

Bei einer hybriden E-Rechnung sind die strukturierten Rechnungsdaten führend. Weicht der strukturierte XML-Teil vom menschenlesbaren Bildteil ab, sind nach der aktuellen Verwaltungsauffassung die Daten des strukturierten Teils maßgeblich.

Nein. Die gesetzliche Definition verlangt zwar, dass das Format eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Rechnungsempfänger ist aber nicht verpflichtet, die Rechnung über die ohnehin bestehenden Aufbewahrungsanforderungen hinaus tatsächlich vollautomatisch weiterzuverarbeiten.

Eine E-Rechnung kann beispielsweise mit einer geeigneten Rechnungssoftware, Buchhaltungssoftware, einem ERP-System oder einem dafür vorgesehenen Online-Dienst erstellt werden. Entscheidend ist, dass ein geeignetes strukturiertes Format erzeugt wird und die erforderlichen Rechnungsangaben korrekt enthalten sind.

Ja. Das Umsatzsteuerrecht schreibt für den allgemeinen B2B-Bereich keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Eine E-Rechnung kann daher beispielsweise per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle, einen gemeinsamen Speicherort, ein Internetportal oder andere geeignete Wege übermittelt werden.

Die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ergänzende Informationen können in Anlagen stehen, ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage ersetzt jedoch grundsätzlich keine erforderliche Pflichtangabe im strukturierten Datensatz.

Ja, eine technische Validierung ist sehr sinnvoll und wird vom BMF empfohlen. Sie kann beispielsweise fehlende oder unlogische Angaben erkennen. Die Validierung ist jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung und ersetzt keine fachliche Prüfung des Geschäftsvorgangs.

Eine fehlerhafte bereits ausgestellte Rechnung sollte über einen nachvollziehbaren Berichtigungsprozess korrigiert werden. Besteht für den Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen; während der Übergangsfristen können die dort vorgesehenen Erleichterungen relevant sein.

Für bar bezahlte Leistungen gelten grundsätzlich keine Sonderregeln nur wegen der Zahlungsart. Bei Rechnungen über mehr als 250 Euro kann deshalb grundsätzlich ebenfalls eine E-Rechnung erforderlich sein, wenn keine Übergangsregel oder andere Ausnahme greift. In der Praxis kann zunächst ein sonstiger Beleg erstellt und dieser anschließend durch eine E-Rechnung berichtigt werden.

Leistungen von Kleinunternehmern, die unter die Steuerbefreiung nach § 19 Absatz 1 UStG fallen, sind aktuell von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Nach § 34a UStDV kann eine solche Rechnung weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Ja. Kleinunternehmer sind zwar von der eigenen Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.

Nach § 19 UStG gilt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Diese Grenzen sind von der 800.000-Euro-Übergangsgrenze der E-Rechnung zu unterscheiden.

Ja, grundsätzlich können auch Selbstständige und Freiberufler Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts sein. Für sie gelten daher im B2B-Bereich grundsätzlich dieselben E-Rechnungsregeln wie für andere Unternehmen, soweit keine Ausnahme wie beispielsweise die Kleinunternehmerregelung oder eine steuerfreie Leistung greift.

Bei Vereinen kommt es darauf an, in welcher Eigenschaft sie handeln. Für Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, besteht nach den BMF-FAQ keine Pflicht zur E-Rechnung. Soweit ein Verein dagegen unternehmerisch tätig ist oder selbst als Unternehmer Leistungen bezieht, können die allgemeinen Regeln relevant werden.

Auch Vermieter können umsatzsteuerlich Unternehmer sein. Viele steuerfreie Grundstücksvermietungen fallen jedoch nicht unter die verpflichtende E-Rechnung, weil für zahlreiche nach § 4 UStG steuerfreie Umsätze keine entsprechende Rechnungspflicht besteht. Bei steuerpflichtiger gewerblicher Vermietung kann die E-Rechnung dagegen relevant sein.

Nein. Für die reine Empfangsbereitschaft genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Auch für Anzeige, Prüfung oder Erstellung existieren teilweise kostenlose Lösungen. Welche Software sinnvoll ist, hängt davon ab, ob zusätzlich Buchhaltung, Archivierung, Bankanbindung, DATEV, Freigaben oder Schnittstellen benötigt werden.

Wichtige Funktionen sind je nach Einsatzgebiet der Empfang und die Erstellung geeigneter Formate, lesbare Visualisierung, Validierung, strukturierte Aufbewahrung, Korrekturen sowie ein sauberer Datenexport. Für komplexere Unternehmen kommen Freigabeworkflows, Rollen, DATEV-, ERP-, DMS-, Bank- oder API-Schnittstellen hinzu.

Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, DATEV für E-Rechnungen einzusetzen. DATEV kann für Unternehmen und Steuerkanzleien ein wichtiger Bestandteil des Prozesses sein, ist aber nur eine von mehreren möglichen technischen Lösungen.

Nein. Für die allgemeine deutsche B2B-E-Rechnung schreibt das Umsatzsteuerrecht Peppol nicht als zwingenden Übertragungsweg vor. Peppol kann jedoch für standardisierten Rechnungsaustausch und insbesondere in bestimmten B2G- oder internationalen Szenarien sinnvoll beziehungsweise vorgesehen sein.

Nein. Eine Leitweg-ID ist keine allgemeine Voraussetzung für B2B-E-Rechnungen. Sie dient insbesondere der Adressierung öffentlicher Auftraggeber. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung erhält der Rechnungssteller die erforderliche Leitweg-ID vom Auftraggeber.

Die Software sollte einen aktuell zulässigen und mit dem Empfänger kompatiblen technischen Stand unterstützen. Im September 2026 gilt bei XRechnung weiterhin Version 3.0; das aktuelle technische Bundle ist 3.0.2 Summer 2026 Bugfix. Bei ZUGFeRD ist Version 2.5.2 aktuell. Ein Softwareupdate sollte vor dem produktiven Einsatz getestet werden.

Für Zwecke der Umsatzsteuer müssen ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Nein. Eine PDF-Visualisierung oder ein Ausdruck ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Nach der seit Juli 2025 angepassten GoBD genügt bei einer E-Rechnung grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils, wenn die übrigen Anforderungen erfüllt sind. Der menschenlesbare Teil einer hybriden E-Rechnung ist zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.

Eine technische Validierung ist keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung. Sie ist jedoch sinnvoll und wird vom BMF empfohlen, weil damit beispielsweise fehlende oder logisch unplausible Pflichtangaben erkannt werden können.

Die GoBD verlangen für relevante Datenverarbeitungssysteme eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Es gibt jedoch keine vorgeschriebene separate Datei mit dem Titel „E-Rechnungs-Verfahrensdokumentation“. Der E-Rechnungsprozess kann beispielsweise als Bestandteil einer vorhandenen unternehmensweiten Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Wenn die Finanzverwaltung eine E-Rechnung anfordert, kann sie über ELSTER eingereicht werden. Nach den aktuellen BMF-FAQ kann hierfür beispielsweise die Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ genutzt und die E-Rechnung dort als Anhang hochgeladen werden.

Die Empfangsbereitschaft sollte bereits bestehen. Für die eigene Ausstellung sollte die Umstellung nicht erst unmittelbar vor dem Ende der jeweiligen Übergangsfrist beginnen. Je mehr Systeme, Schnittstellen, Freigaben oder Gesellschaften beteiligt sind, desto früher sollten Ist-Analyse, Softwareauswahl, Stammdatenbereinigung und Tests starten.

Dafür gibt es keinen amtlichen Stundenwert. Der Aufwand hängt insbesondere von Unternehmensgröße, Systemlandschaft, Anzahl der Schnittstellen, Rechnungsmengen und Prozesskomplexität ab. Ein Solo-Selbstständiger mit Standardsoftware benötigt typischerweise deutlich weniger Projektaufwand als ein Unternehmen mit ERP, DMS, mehreren Freigabestufen und Gesellschaften.

Ein sinnvolles Projekt umfasst typischerweise Ist-Analyse, Festlegung des Soll-Prozesses, Software- und Schnittstellenprüfung, Stammdatenbereinigung, Einrichtung von Empfang und Versand, Testphase, Mitarbeiterschulung, Dokumentation, Go-live und anschließende Stabilisierung.

Ja. Sinnvoll sind Tests für normale Rechnungen, Sonderfälle und bewusst fehlerhafte Rechnungen. Dabei sollten nicht nur Dateierzeugung und Validierung geprüft werden, sondern auch Empfang, Visualisierung, Import, Freigabe, Buchung, Korrektur, Archivierung und Wiederauffindbarkeit.

Das Umsatzsteuerrecht schreibt keine bestimmte E-Rechnungs-Schulung mit festgelegter Dauer vor. In der Praxis ist eine rollenbezogene Schulung jedoch sehr sinnvoll. Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Freigeber und IT benötigen unterschiedliche Kenntnisse zu ihren jeweiligen Arbeitsschritten und Fehlerfällen.

Der richtige Ansprechpartner hängt vom Problem ab. Bei Software-, Import- oder Schnittstellenproblemen ist meist der Softwareanbieter oder die interne IT zuständig. Bei fachlichen Empfängeranforderungen sollte der Rechnungsempfänger kontaktiert werden. Umsatzsteuerliche Einzelfragen können mit der Steuerberatung geklärt werden; technische Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD gehören zu den jeweiligen Standard- und Softwareanbietern.