E-Rechnung Checkliste: 36 Punkte für eine sichere Umstellung
Ist dein Unternehmen wirklich bereit für die E-Rechnung? Mit dieser interaktiven Checkliste prüfst du Rechtslage, Rechnungseingang, Ausgangsrechnungen, Stammdaten, Software, Archivierung und Go-live Punkt für Punkt. Die Ampel zeigt dir sofort, wo noch Handlungsbedarf besteht.
In wenigen Minuten zum eigenen E-Rechnungs-Status
Hake jeden Punkt ab, der in deinem Unternehmen bereits verbindlich geklärt und praktisch umgesetzt ist. Nicht gemeint ist „wir wissen ungefähr, wie es funktionieren soll“. Ein Haken sollte erst gesetzt werden, wenn die Lösung tatsächlich vorhanden oder organisatorisch festgelegt ist.
Dein Fortschritt wird ausschließlich lokal in deinem Browser gespeichert. Es werden durch diese Checkliste keine Antworten an E-Rechnungsratgeber.de übertragen.
Punkte prüfen
Gehe die sieben Themenblöcke systematisch durch und beantworte jeden Punkt für dein Unternehmen.
Nur sichere Punkte abhaken
Bei Unsicherheit bleibt der Punkt offen. Besonders wichtige Mindestpunkte sind als „kritisch“ gekennzeichnet.
Ampel auswerten
Rot bedeutet deutlichen Handlungsbedarf, Gelb zeigt laufende Umsetzung und Grün einen weit fortgeschrittenen Projektstand.
Was bedeuten Rot, Gelb und Grün?
Wesentliche Grundlagen fehlen noch. Empfang, Software und Verantwortlichkeiten sollten priorisiert werden.
Die Umstellung läuft, aber es bestehen noch relevante Lücken oder kritische offene Punkte.
Die Umsetzung ist weit fortgeschritten. Vor dem Go-live sollten offene Detailpunkte trotzdem geschlossen werden.
Wichtig: Die Ampel ist keine Rechtsprüfung
Ein grüner Status bedeutet, dass die wesentlichen praktischen Umsetzungspunkte dieser Checkliste erfüllt sind. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung und keine Prüfung deiner konkreten Softwarekonfiguration.
36 Punkte zum Abhaken
Rechtslage und Betroffenheit
Ist klar, welche Regeln für dein Unternehmen gelten?
Die Empfangsfähigkeit gilt grundsätzlich auch dann, wenn für eigene Ausgangsrechnungen noch eine Übergangsregel genutzt wird.
B2B, B2C, B2G sowie besondere und steuerfreie Fälle werden getrennt betrachtet.
Die verlängerte 2027-Regel ist insbesondere an den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro geknüpft.
Beispielsweise können Kleinbetragsrechnungen und bestimmte Kleinunternehmerfälle anders behandelt werden.
Eine E-Rechnung benötigt einen strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Datensatz.
Es ist klar, wer Rechtslage, Software, Prozesse und offene Fragen koordiniert.
E-Rechnung empfangen
Kann eine strukturierte Rechnung zuverlässig ankommen und verarbeitet werden?
Beispielsweise zentrale Rechnungs-E-Mail, Softwarepostfach, Portal oder Schnittstelle.
Eine reine XML-Datei benötigt für Mitarbeiter eine geeignete Visualisierung beziehungsweise einen Viewer.
Nicht nur die sichtbare PDF-Darstellung, sondern auch der strukturierte Teil wird berücksichtigt.
Es gibt keinen ungeklärten Sammelordner, in dem Rechnungen unbearbeitet liegen bleiben.
Idealerweise wurden sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD einmal vollständig verarbeitet.
Ausgangsrechnungen
Kann das Unternehmen selbst korrekte E-Rechnungen erzeugen?
Typische Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile auf Basis der EN 16931.
Beispielsweise ZUGFeRD im normalen B2B-Prozess und XRechnung bei entsprechenden Auftraggebern.
E-Mail, Portal, Schnittstelle oder Peppol werden je nach Geschäftspartner eindeutig genutzt.
Die notwendigen Rechnungsangaben stehen nicht ausschließlich in einem unstrukturierten PDF-Anhang.
Idealerweise wird bestätigt, dass die Rechnung beim Empfänger technisch korrekt verarbeitet werden kann.
Stammdaten und Pflichtangaben
Sind die Daten sauber genug für einen strukturierten Rechnungsprozess?
Firmenname, Anschrift, Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. und Bankdaten wurden geprüft.
Dubletten, alte Firmierungen und unvollständige Rechnungsadressen wurden korrigiert.
Zahlungsziel, IBAN und weitere Zahlungsinformationen werden strukturiert richtig ausgegeben.
Wiederkehrende Referenzen müssen nicht bei jeder Rechnung manuell recherchiert werden.
Im normalen B2B-Verkehr besteht keine allgemeine Pflicht zu einer Leitweg-ID.
Software und Schnittstellen
Funktioniert der gesamte Prozess und nicht nur die Dateierstellung?
Nicht nur „E-Rechnung möglich“, sondern Erstellung, Empfang, Darstellung und Weiterverarbeitung wurden geprüft.
Rechnungsdaten müssen nicht erneut manuell in ein zweites System eingetragen werden.
Die Kanzlei hat bestätigt, dass der gewählte Daten- und Belegprozess für sie funktioniert.
Falls öffentliche Auftraggeber beliefert werden, sind Portal, Leitweg-ID und gegebenenfalls Peppol abgestimmt.
Der E-Rechnungsprozess bleibt auch bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel funktionsfähig.
Prüfung und Archivierung
Werden E-Rechnungen korrekt kontrolliert und dauerhaft erhalten?
Die Validierung prüft Formatregeln sowie fehlende oder unlogische Pflichtangaben.
Lieferant, Leistung, Preis, Steuer, Bestellung und Zahlungsbedingungen werden kontrolliert.
Es ist nachvollziehbar, wer prüft, kontiert und die Rechnung zur Zahlung freigibt.
XML beziehungsweise strukturierter Teil wird nicht durch einen PDF-Ausdruck oder Screenshot ersetzt.
Rechnungen bleiben über den gesamten Aufbewahrungszeitraum verfügbar und auffindbar.
Organisation, Test und Go-live
Ist der neue Prozess auch im Unternehmensalltag belastbar?
Empfang, Prüfung, Fehlerbehandlung, Freigabe und Archivierung sind erklärt.
Empfangsadresse, Format, Referenzen oder besondere Übertragungswege wurden abgestimmt.
Erstellung beziehungsweise Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchhaltung und Archivierung wurden zusammen getestet.
Beispielsweise Gutschrift, Storno, Abschlag, mehrere Steuersätze oder B2G.
Rückläufer, Validierungsfehler, Stammdatenprobleme und manuelle Umwege werden ausgewertet und verbessert.
Deine E-Rechnungs-Checkliste ist noch offen.
Beginne mit den kritischen Punkten: Empfang, Software, Formate, Originaldaten und End-to-End-Test.
Diese vier Bereiche zuerst absichern
Wer noch am Anfang steht, sollte nicht versuchen, alle 36 Punkte gleichzeitig zu lösen. Diese vier Bereiche haben zuerst Priorität:
E-Rechnungen müssen ankommen
Mindestens eine zentrale Empfangsmöglichkeit muss zuverlässig funktionieren.
XML muss lesbar sein
Mitarbeiter benötigen eine Möglichkeit, insbesondere XRechnungen sinnvoll zu visualisieren.
Strukturierten Teil erhalten
XML beziehungsweise strukturierter Rechnungsdatensatz muss korrekt aufbewahrt werden.
Zuständigkeiten festlegen
Es muss klar sein, wer Rechnung prüft, freigibt, bucht und archiviert.
Vier Punkte, die in keiner E-Rechnung Checkliste fehlen dürfen
1. E-Mail kann als Empfang reichen
Umsatzsteuerlich schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Für die grundsätzliche Empfangsfähigkeit kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen.
Bei vielen Rechnungen ist ein automatisierter Eingang trotzdem meist sinnvoller.
2. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil reicht
Das BMF nennt XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich als geeignete Formate, nimmt jedoch die Profile MINIMUM und BASIC-WL aus.
3. Validierung ist sinnvoll
Eine technische Validierung ist keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.
Das BMF empfiehlt sie trotzdem bereits bei Erstellung und Versand.
4. Strukturierte Daten sind führend
Bei hybriden E-Rechnungen ist bei Abweichungen der strukturierte Datenteil maßgeblich.
Deshalb sollte nicht ausschließlich die sichtbare PDF-Darstellung geprüft werden.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Checkliste
Was sollte ich bei der E-Rechnung zuerst prüfen?
Zuerst sollte sichergestellt werden, dass das Unternehmen E-Rechnungen tatsächlich empfangen kann. Danach folgen Visualisierung, Software, Stammdaten, Prüfung, Archivierung und der eigene Rechnungsausgang. Die Empfangsfähigkeit ist bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich erforderlich.
Reicht eine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?
Ja. Für die grundsätzliche Empfangsfähigkeit genügt nach den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen bereits ein E-Mail-Postfach. Bei größerem Rechnungsvolumen kann ein automatisierter Rechnungseingang über Software, Schnittstelle oder Portal jedoch zweckmäßiger sein.
Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Kleinunternehmer sind nach aktueller Rechtslage zwar grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für ihre Kleinunternehmerleistungen ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Ein normales PDF ohne strukturierten elektronischen Datensatz ist seit 2025 keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung muss insbesondere eine elektronische Weiterverarbeitung der strukturierten Rechnungsdaten ermöglichen.
Welche Formate sollte die E-Rechnungssoftware unterstützen?
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile verbreitet. Das Bundesministerium der Finanzen nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich als geeignet, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Praktisch ist eine Software sinnvoll, die sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD beherrscht.
Ist eine Validierung der E-Rechnung Pflicht?
Eine Validierung ist keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie kann jedoch Formatfehler und fehlende oder unlogische Pflichtangaben erkennen. Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt deshalb eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung.
Brauche ich für E-Rechnungen immer eine Leitweg-ID?
Nein. Eine Leitweg-ID ist keine allgemeine Voraussetzung für E-Rechnungen zwischen Unternehmen. Sie wird vor allem im Bereich öffentlicher Auftraggeber als Käuferreferenz verwendet und sollte nur gepflegt werden, wenn der Rechnungsempfänger sie tatsächlich verlangt beziehungsweise benötigt.
Brauche ich für die E-Rechnung zwingend neue Software?
Nein. Viele bestehende Rechnungs-, Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen E-Rechnungen inzwischen. Entscheidend ist, ob die eingesetzte Lösung die tatsächlich benötigten Formate erstellen und empfangen sowie strukturierte Rechnungen darstellen, verarbeiten und archivieren kann.
Muss ich die XML-Datei einer E-Rechnung aufbewahren?
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Eine reine PDF-Kopie oder ein Ausdruck ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Wann ist die Ampel dieser Checkliste grün?
Die Ampel wird grün, wenn mindestens 80 Prozent der 36 Prüfpunkte erledigt sind und zugleich alle als kritisch markierten Punkte abgehakt wurden. Der grüne Status ist eine praktische Projektbewertung und keine rechtliche Konformitätsbescheinigung.
Sollten Kunden und Lieferanten über die E-Rechnung Umstellung informiert werden?
Bei wichtigen oder regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsbeziehungen ist eine Abstimmung sinnvoll. Besonders Empfangsadresse, bevorzugtes Format, Bestellreferenzen, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern und besondere Übertragungswege sollten bei Bedarf vorab geklärt werden.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung elektronischer Rechnungen, Softwareauswahl, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Diese Checkliste dient als praktische Umsetzungshilfe. Sie ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder individuelle Softwareberatung.Von der Checkliste zur Umsetzung
Rechtsgrundlagen der Checkliste
Die rechtlichen Kernpunkte wurden anhand der aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen und des Umsatzsteuergesetzes geprüft.
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung
- Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 27 UStG – Übergangsregelungen
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD – 2. Änderung vom 14. Juli 2025
Letzte fachliche Prüfung: 13. September 2026. Gesetzgebung, Verwaltungsauffassung und technische Standards können sich ändern.