E-Rechnung Projektplan: Einführung Schritt für Schritt planen
Eine erfolgreiche E-Rechnungseinführung braucht mehr als funktionierende XML-Dateien. Dieser Projektplan strukturiert die Umsetzung in sechs klar definierte Phasen – von der Ist-Analyse über Software, Stammdaten und Tests bis zum kontrollierten Go-live.
Prozesse, Mengen, Systeme und Betroffenheit erfassen.
Formate, Software, Eingang, Ausgang und Schnittstellen festlegen.
Stammdaten, Zuständigkeiten und reale Testfälle vorbereiten.
Pilot starten, überwachen und anschließend ausrollen.
Wie lange dauert ein E-Rechnungsprojekt?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Projektdauer. Der hier dargestellte 6-Wochen-Plan ist eine praktische Orientierung für kleinere und mittlere Unternehmen mit überschaubarer Systemlandschaft.
Wer nur eine moderne Buchhaltungssoftware konfigurieren muss, kann schneller fertig sein. Bei ERP-Systemen, mehreren Gesellschaften, individuellen Schnittstellen, komplexen Freigaben oder hohem Rechnungsvolumen kann die Einführung dagegen mehrere Monate benötigen.
Solo & Kleinstunternehmen
1–2 WochenModerne Standardsoftware, wenige Rechnungen, einfache Zuständigkeiten und Steuerberaterprozess.
KMU
ca. 6 WochenMehrere Nutzer, Rechnungseingang und -ausgang, DATEV beziehungsweise Buchhaltung, Tests und Schulung.
ERP & mehrere Bereiche
8–12+ WochenERP-Anpassungen, Schnittstellen, DMS, Freigabeworkflows, mehrere Standorte oder Gesellschaften.
Welche gesetzlichen Termine beeinflussen das Projekt?
Seit 1. Januar 2025
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Der Rechnungseingang sollte deshalb nicht erst am Ende des Projekts eingerichtet werden.
Bis 31. Dezember 2026
Für grundsätzlich betroffene Ausgangsrechnungen besteht noch eine allgemeine Übergangsregel.
Das bietet Zeit für einen kontrollierten Wechsel, sollte aber nicht als Grund für weiteres Abwarten verstanden werden.
2027 / ab 2028
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro kann die Übergangsregel bis Ende 2027 reichen.
Danach ist die E-Rechnung bei grundsätzlich betroffenen inländischen B2B-Umsätzen der Regelfall; gesetzliche Ausnahmen bleiben.
Details findest du unter E-Rechnung-Pflicht .
E-Rechnung Projektplan als Zeitachse
Die folgende Planung zeigt einen möglichen Ablauf für ein durchschnittlich komplexes KMU-Projekt. Einzelne Aufgaben können parallel laufen.
Die sechs Projektphasen im Detail
Ist-Analyse und Projektstart
Verstehen, wie Rechnungen heute tatsächlich verarbeitet werden.
Aufgaben
- Projektverantwortlichen benennen
- beteiligte Bereiche identifizieren
- Rechnungsvolumen Eingang und Ausgang erfassen
- B2B, B2C und B2G unterscheiden
- bestehende Software und Schnittstellen dokumentieren
- heutige Empfangs- und Versandwege aufnehmen
- manuelle Schritte und Medienbrüche markieren
- Steuerberater beziehungsweise Buchhaltung einbeziehen
Ergebnis der Phase
Eine kurze Ist-Dokumentation beantwortet:
- Welche Rechnungen haben wir?
- Wo entstehen sie?
- Wo kommen sie an?
- Wer bearbeitet sie?
- Welche Systeme sind beteiligt?
- Wo bestehen Risiken?
Meilenstein: Projektumfang ist verbindlich festgelegt.
Sollprozess und Zielbild definieren
Festlegen, wie Eingang und Ausgang künftig funktionieren sollen.
Aufgaben
- zentralen Rechnungseingang festlegen
- XRechnung und ZUGFeRD als benötigte Formate definieren
- E-Mail, Portal, API oder Peppol festlegen
- Prüf- und Freigabeprozess definieren
- Kontierung und Buchungsübergabe festlegen
- Archivierungsprozess bestimmen
- Fehler- und Rückläuferprozess beschreiben
Ergebnis der Phase
Ein einfacher Sollprozess zeigt den Weg:
Empfang → Prüfung → Freigabe → Buchung → Zahlung → Archiv
sowie beim Ausgang:
Rechnung → Validierung → Versand → Archiv
Software und technische Umsetzung
Bestehende Systeme konfigurieren oder passende Lösung auswählen.
Aufgaben
- bestehende Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
- XRechnung-Ausgabe testen
- ZUGFeRD-Ausgabe testen
- E-Rechnungsempfang konfigurieren
- XML-Visualisierung bereitstellen
- Validierung einrichten
- DATEV-/ERP-/DMS-Schnittstellen testen
- Benutzerrechte und Vertretungen einrichten
Falls ein Softwarewechsel erforderlich ist: E-Rechnungssoftware vergleichen .
Abnahmekriterien
- XRechnung kann erstellt werden.
- ZUGFeRD kann erstellt werden.
- Beide Formate können empfangen werden.
- XML kann lesbar dargestellt werden.
- Originaldaten bleiben erhalten.
- Daten gelangen in die Buchhaltung.
Meilenstein: technische Basis funktioniert.
Stammdaten und Organisation vorbereiten
Datenqualität und klare Zuständigkeiten schaffen.
Stammdaten prüfen
- Unternehmensanschrift
- Steuernummer und USt-IdNr.
- Kunden- und Lieferantenanschriften
- Bankverbindungen
- Zahlungsbedingungen
- Bestellreferenzen
- Kunden- und Lieferantennummern
- Leitweg-ID nur soweit erforderlich
Organisation
- Wer überwacht den Rechnungseingang?
- Wer prüft fachlich?
- Wer kontiert?
- Wer gibt Zahlungen frei?
- Wer behandelt fehlerhafte Rechnungen?
- Wer pflegt Stammdaten?
Meilenstein: Daten und Verantwortlichkeiten sind freigegeben.
Testphase und Mitarbeiterschulung
Den vollständigen Prozess unter realistischen Bedingungen prüfen.
Testfälle
- normale B2B-Ausgangsrechnung
- eingehende XRechnung
- eingehende ZUGFeRD-Rechnung
- Validierungsfehler
- Gutschrift beziehungsweise Rechnungskorrektur
- Abschlagsrechnung, soweit relevant
- B2G-Fall, soweit relevant
- DATEV- beziehungsweise Buchhaltungsübergabe
Mitarbeiter vorbereiten
- Wie erkenne ich eine E-Rechnung?
- Wie öffne ich XML?
- Was tun bei Fehlern?
- Wer ist Ansprechpartner?
- Wie erfolgt die Freigabe?
- Was darf nicht gelöscht werden?
Meilenstein: End-to-End-Test erfolgreich.
Pilot, Go-live und Stabilisierung
Kontrolliert starten und Fehler im laufenden Betrieb beseitigen.
Vorgehen
- mit ausgewählten Geschäftspartnern starten
- Rückläufer zentral erfassen
- Validierungsfehler dokumentieren
- Stammdatenfehler korrigieren
- Supportanfragen sammeln
- Prozess nachjustieren
- anschließend breiteren Rollout durchführen
Projektabschluss
- Produktivprozess dokumentiert
- Zuständigkeiten bestätigt
- Vertretung geregelt
- Archivierung geprüft
- offene Fehler priorisiert
- Nachkontrolle terminiert
Meilenstein: stabiler Produktivbetrieb.
Vier verbindliche Meilensteine
Scope freigegeben
Systeme, Gesellschaften, Prozesse, Rechnungsarten und Verantwortliche sind bekannt.
Technik bereit
Empfang, Erstellung, Visualisierung, Validierung und Schnittstellen funktionieren.
Test bestanden
Ein kompletter End-to-End-Prozess wurde erfolgreich mit realistischen Daten durchgeführt.
Go-live freigegeben
Keine kritischen Fehler offen, Mitarbeiter geschult und Supportweg geklärt.
Wer sollte welche Aufgabe übernehmen?
Bereits für kleine Projekte sollte klar sein, wer verantwortlich entscheidet und wer nur eingebunden wird. Die folgende Matrix ist eine anpassbare Vorlage.
| Aufgabe | Projektleitung | Buchhaltung | IT / Software | Fachbereich | Steuerberater |
|---|---|---|---|---|---|
| Projektumfang festlegen | A | R | C | C | C |
| Rechnungseingang definieren | A | R | R | I | C |
| Software konfigurieren | A | C | R | I | C |
| Stammdaten bereinigen | A | R | C | R | I |
| Testfälle durchführen | A | R | R | R | C |
| Go-live freigeben | A | R | C | C | I |
Diese Testfälle gehören in den Projektplan
Normale B2B-Rechnung
Erstellung, Validierung, Versand und Archivierung testen.
XRechnung
Empfang, XML-Visualisierung, Prüfung und Buchung testen.
ZUGFeRD
PDF und eingebetteten strukturierten Datensatz prüfen.
Ungültige Rechnung
Festlegen, wie Validierungsfehler behandelt und zurückgemeldet werden.
Gutschrift oder Storno
Prüfen, ob Korrekturbelege strukturiert korrekt verarbeitet werden.
B2G / Abschlag
Nur falls relevant: Leitweg-ID, Portal oder Abschlagsprozess testen.
Zur technischen und fachlichen Prüfung: E-Rechnung prüfen .
Typische Projektrisiken früh einplanen
Empfang funktioniert nur theoretisch
E-Mail-Adresse existiert, aber niemand überwacht sie oder XML kann nicht geöffnet werden.
Stammdaten sind unvollständig
Fehlende Adressen, Referenzen oder Steuerdaten führen zu Rückläufern.
Archivierung speichert nur PDF
Der strukturierte Originaldatensatz geht verloren oder wird nicht nachvollziehbar aufbewahrt.
Steuerberater wird zu spät eingebunden
Der gewählte Datenübergabeprozess passt nicht zur Kanzlei.
Nur der Standardfall wird getestet
Gutschriften, Abschläge oder B2G-Rechnungen scheitern erst im Produktivbetrieb.
Mitarbeiter kennen Fehlerprozess nicht
Ungültige Rechnungen werden gelöscht, ignoriert oder manuell umgebaut.
Go-live: Wann darf das Projekt produktiv gehen?
Go-live möglich
- Empfang funktioniert zuverlässig
- Ausgangsformat wurde validiert
- XML kann dargestellt werden
- Stammdaten sind geprüft
- Buchhaltungsübergabe funktioniert
- Archivierung ist eingerichtet
- End-to-End-Test erfolgreich
- Mitarbeiter wurden eingewiesen
Go-live noch stoppen
- E-Rechnungen gehen in persönlichen Postfächern verloren
- XML kann intern nicht gelesen werden
- Software erzeugt ungeprüfte Dateien
- Steuerberater erhält Daten nicht richtig
- strukturierte Originaldaten werden nicht archiviert
- kritische Testfälle schlagen fehl
- Zuständigkeiten sind nicht geklärt
Archivierung als eigenes Arbeitspaket behandeln
Die E-Rechnung endet nicht nach der Buchung
Für E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Datenteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Die GoBD wurden dafür 2025 ausdrücklich angepasst.
XML beziehungsweise strukturierter Teil bleibt erhalten.
Umsatzsteuerlich gelten grundsätzlich acht Jahre.
Rechnung muss auffindbar und überprüfbar bleiben.
Mehr dazu: E-Rechnung aufbewahren .
Was am Ende dokumentiert sein sollte
Fachliche Dokumentation
- welche Rechnungen betroffen sind
- welche Formate verwendet werden
- welcher Empfangskanal gilt
- wie geprüft und freigegeben wird
- wie Fehler behandelt werden
- wer verantwortlich ist
Technische Dokumentation
- eingesetzte Software
- Schnittstellen
- Benutzerrechte
- Validierungsprozess
- Archivierung
- Backup- und Vertretungsprozess
Häufige Fragen zum E-Rechnung Projektplan
Wie lange dauert ein E-Rechnungsprojekt?
Das hängt stark von der Unternehmensgröße und Systemlandschaft ab. Bei einem kleinen Unternehmen mit moderner Standardsoftware kann die technische und organisatorische Einführung in ein bis zwei Wochen möglich sein. Für ein KMU mit mehreren Beteiligten ist ein Projektzeitraum von etwa sechs Wochen eine praktikable Orientierung. Bei ERP-Systemen, mehreren Gesellschaften oder individuellen Schnittstellen können acht bis zwölf Wochen oder mehr erforderlich sein.
Welche Phasen sollte ein E-Rechnung Projekt enthalten?
Ein sinnvoller Projektplan umfasst mindestens Ist-Analyse, Definition des Sollprozesses, technische Umsetzung, Bereinigung der Stammdaten und organisatorische Vorbereitung, Test und Schulung sowie Pilot und Go-live. Die Phasen können sich teilweise überschneiden.
Wer sollte das E-Rechnung Projekt leiten?
In kleinen Unternehmen kann die Projektleitung bei Geschäftsführung oder Buchhaltung liegen. Bei komplexeren Unternehmen sollte eine Person ausdrücklich die Gesamtverantwortung übernehmen und Buchhaltung, IT, Einkauf, Vertrieb sowie gegebenenfalls Steuerberater koordinieren.
Was sollte zuerst umgesetzt werden: Empfang oder Versand?
Der Empfang hat hohe Priorität, weil inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Für den Versand bestehen 2026 noch Übergangsregelungen. Praktisch sollten Empfang und Ausgang trotzdem als zusammenhängender Gesamtprozess geplant werden.
Muss für das Projekt eine neue Software gekauft werden?
Nicht zwingend. Zuerst sollte geprüft werden, ob die vorhandene Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software die benötigten E-Rechnungsformate erstellen und empfangen sowie strukturierte Daten visualisieren, validieren, weiterverarbeiten und archivieren kann. Erst wenn wesentliche Funktionen fehlen, sollte ein Softwarewechsel geprüft werden.
Welche Abteilungen sollten beteiligt werden?
Je nach Unternehmensgröße sollten mindestens Buchhaltung beziehungsweise Rechnungswesen, IT oder Softwareverantwortliche sowie die Bereiche beteiligt werden, die Rechnungen erstellen, prüfen oder freigeben. Zusätzlich ist eine frühe Abstimmung mit dem Steuerberater sinnvoll.
Welche Meilensteine sind für das Projekt sinnvoll?
Sinnvolle Meilensteine sind die Freigabe des Projektumfangs, die technische Betriebsbereitschaft, ein erfolgreicher End-to-End-Test und die formelle Go-live-Freigabe. Dadurch wird verhindert, dass ein Projekt nur nach Kalender statt nach tatsächlicher Einsatzbereitschaft gesteuert wird.
Welche E-Rechnungsformate sollten getestet werden?
Für viele deutsche Unternehmen sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile relevant. Welche Formate tatsächlich benötigt werden, hängt von Kunden, Lieferanten und gegebenenfalls öffentlichen Auftraggebern ab. Eine Software, die beide Formate unterstützt, bietet in der Praxis häufig mehr Flexibilität.
Was gehört in einen End-to-End-Test?
Der Test sollte den vollständigen Weg einer Rechnung umfassen: Erstellung beziehungsweise Empfang, technische Darstellung und Validierung, fachliche Prüfung, Freigabe, Übergabe an die Buchhaltung, Zahlung beziehungsweise Verbuchung und Archivierung. Nur die erfolgreiche Erzeugung einer XML-Datei reicht nicht aus.
Sollte der Steuerberater am Projekt beteiligt werden?
Ja. Besonders wenn die Finanzbuchhaltung oder Teile davon durch eine Steuerkanzlei erledigt werden, sollten Datenübergabe, Belege, DATEV-Prozess und Verantwortlichkeiten früh abgestimmt werden. Dadurch können spätere Medienbrüche und doppelte Erfassung vermieden werden.
Wann sollte das Unternehmen live gehen?
Der Go-live sollte erst erfolgen, wenn Empfang, Erstellung, Visualisierung, Validierung, Buchhaltungsübergabe und Archivierung funktionieren und ein vollständiger End-to-End-Test erfolgreich abgeschlossen wurde. Kritische offene Fehler sollten vor dem produktiven Rollout beseitigt sein.
Sollte die E-Rechnung zuerst mit einem Pilot gestartet werden?
Bei komplexeren Prozessen ist ein Pilot mit wenigen ausgewählten Kunden oder Lieferanten sinnvoll. So lassen sich technische Fehler, unvollständige Stammdaten und organisatorische Probleme erkennen, bevor ein größerer Rollout erfolgt.
Über den Autor
Heiko Boos beschäftigt sich auf E-Rechnungsratgeber.de mit der praktischen Einführung elektronischer Rechnungen, Softwareauswahl, Rechnungsformaten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Der dargestellte Projektzeitplan ist eine redaktionelle Planungsvorlage und keine gesetzlich vorgeschriebene Projektdauer. Umfang und Laufzeit müssen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.Passende Ratgeber für dein E-Rechnungsprojekt
Offizielle und fachliche Grundlagen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung – Stand März 2026
- Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- Gesetze im Internet: § 27 UStG – Übergangsregelungen
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD – 2. Änderung vom 14. Juli 2025
- DATEV: E-Rechnung – Pflicht, Formate und praktische Umsetzung
- DATEV: Unterstützungspaket zur Einführung der E-Rechnung
- IHK Köln: E-Rechnung – Checkliste und Projektstruktur zur Einführung
Letzte fachliche Prüfung: 13. September 2026. Die vorgeschlagene Projektstruktur und die Zeitangaben sind eine redaktionelle Planungshilfe und an das konkrete Unternehmen anzupassen.