E-Rechnung für Vereine 2026: Wann die Pflicht gilt und welche Ausnahmen wichtig sind
Bei Vereinen lässt sich die E-Rechnungspflicht nicht allein mit „ja“ oder „nein“ beantworten. Ein Verein kann nichtunternehmerische Tätigkeiten ausüben und gleichzeitig in anderen Bereichen umsatzsteuerlich Unternehmer sein. Genau diese Trennung entscheidet darüber, ob der Verein E-Rechnungen empfangen und selbst ausstellen muss.
Fallen Vereine überhaupt unter die E-Rechnungspflicht?
Ja, Vereine können von der E-Rechnungspflicht betroffen sein. Entscheidend ist aber nicht allein die Rechtsform Verein.
Das Bundesministerium der Finanzen unterscheidet bei Vereinen ausdrücklich zwischen einer nichtunternehmerischen und einer unternehmerischen Tätigkeit.
Soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist, gelten die allgemeinen E-Rechnungsvorschriften. Bei Vorgängen im nichtunternehmerischen Bereich gelten sie dagegen nicht in gleicher Weise.
Nichtunternehmerischer und unternehmerischer Vereinsbereich
Ein und derselbe Verein kann für die E-Rechnung unterschiedliche Bereiche haben. Deshalb sollte nicht pauschal der gesamte Verein als „pflichtig“ oder „nicht pflichtig“ bezeichnet werden.
Keine allgemeine E-Rechnungspflicht
Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein nach den BMF-FAQ dafür grundsätzlich weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E-Rechnungen ausstellen.
- keine unternehmerische Leistung
- keine obligatorische E-Rechnung aus diesem Grund
- sonstige Rechnung kann weiterhin relevant sein
- konkreten Vorgang trotzdem dokumentieren
Allgemeine E-Rechnungsregeln gelten
Soweit der Verein nachhaltig Leistungen gegen Einnahmen erbringt und damit unternehmerisch tätig ist, gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie bei anderen Unternehmern.
- E-Rechnungsempfang grundsätzlich sicherstellen
- eigene B2B-Umsätze prüfen
- Übergangsfristen beachten
- gesetzliche Ausnahmen prüfen
Muss unser Verein bei diesem Vorgang eine E-Rechnung beachten?
Diese fünf Fragen helfen bei der ersten Einordnung.
Betrifft der Vorgang den unternehmerischen Bereich?
Wenn nein, greifen die obligatorischen E-Rechnungsregeln für diesen Vorgang grundsätzlich nicht.
Handelt es sich um einen B2B-Umsatz?
Für die verpflichtende Ausstellung ist insbesondere relevant, ob der Leistungsempfänger Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht.
Besteht der erforderliche Inlandsbezug?
Die deutsche obligatorische B2B-E-Rechnung setzt grundsätzlich voraus, dass Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger im relevanten Inland ansässig sind.
Greift eine gesetzliche Ausnahme?
Prüfe unter anderem Kleinunternehmerstatus, Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Kann noch eine Übergangsregel genutzt werden?
Für die Ausstellung bestehen 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2027 Übergangsregeln.
Welche Vereinsaktivitäten können für die E-Rechnung relevant sein?
Die steuerliche Einordnung hängt immer vom konkreten Sachverhalt ab. Die folgenden Beispiele zeigen, wo Vereine besonders genau hinschauen sollten.
| Vorgang | Mögliche Einordnung | E-Rechnung prüfen? |
|---|---|---|
| Echter Mitgliedsbeitrag ohne konkrete Einzelleistung | Kann dem nichtunternehmerischen Bereich zuzuordnen sein | Einzelfall prüfen |
| Spende ohne Gegenleistung | Kein typischer Leistungsaustausch | Keine normale Ausgangsrechnung |
| Sponsoring mit konkreter Werbeleistung | Kann unternehmerische Tätigkeit darstellen | Ja |
| Verkauf von Waren oder Fanartikeln | Kann unternehmerische Tätigkeit sein | Ja |
| Entgeltliche Leistung an ein Unternehmen | Typischer unternehmerischer B2B-Fall möglich | Ja |
| Einkauf für unternehmerische Vereinsaktivität | Eingangsleistung für Unternehmensbereich | Empfang einer E-Rechnung einplanen |
| Einkauf ausschließlich für nichtunternehmerischen Bereich | Nichtunternehmerischer Vorgang | Nach BMF keine obligatorische E-Rechnungsempfangspflicht für diesen Vorgang |
Sind gemeinnützige Vereine von der E-Rechnung befreit?
Nein, nicht pauschal. Gemeinnützigkeit bedeutet nicht automatisch, dass der Verein umsatzsteuerlich überhaupt keine unternehmerische Tätigkeit ausübt.
Auch ein gemeinnütziger Verein kann Leistungen erbringen, die dem unternehmerischen Bereich zuzuordnen sind. Für diese Tätigkeiten können die allgemeinen E-Rechnungsregeln gelten.
„Wir sind gemeinnützig.“
Diese Information allein beantwortet die E-Rechnungsfrage noch nicht.
„Welcher Bereich ist betroffen?“
Entscheidend ist die konkrete unternehmerische oder nichtunternehmerische Tätigkeit beziehungsweise Eingangsleistung.
Wann muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?
Nach den aktuellen BMF-FAQ gilt: Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, muss er grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Das gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.
Empfang sicherstellen
Bezieht der Verein eine Leistung für seinen unternehmerischen Bereich, muss der E-Rechnungsempfang grundsätzlich möglich sein.
Keine entsprechende Empfangspflicht
Betrifft die Eingangsleistung den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verein nach den BMF-FAQ hierfür keine E-Rechnung empfangen können.
Wie der Empfang praktisch funktioniert, zeigen wir unter E-Rechnung empfangen .
Wann muss ein Verein selbst E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht zur Ausstellung entsteht nicht allein, weil ein Verein irgendwo unternehmerisch tätig ist. Der konkrete Umsatz muss die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.
- Der Verein handelt bei diesem Umsatz als Unternehmer.
- Der Leistungsempfänger ist ein anderer Unternehmer und bezieht die Leistung für sein Unternehmen.
- Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger haben den erforderlichen Inlandsbezug.
- Es besteht grundsätzlich eine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht.
- Es greift keine gesetzliche Ausnahme.
- Eine Übergangsregel erlaubt nicht mehr die Verwendung einer sonstigen Rechnung.
Was gilt, wenn ein Unternehmen an einen nichtunternehmerischen Verein abrechnet?
Auch eine juristische Person, die kein Unternehmer ist, kann Anspruch beziehungsweise Anlass für eine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellung haben.
Für die obligatorische E-Rechnung gibt es hier jedoch eine wichtige Ausnahme: Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, müssen nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.
Welche Fristen gelten für Vereine?
Soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist und grundsätzlich unter die Regelungen fällt, gelten dieselben Übergangsfristen wie für andere Unternehmer.
Empfang
Für den unternehmerischen Bereich müssen E-Rechnungen grundsätzlich bereits seit 1. Januar 2025 empfangen werden können.
Allgemeiner Übergang
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
800.000 Euro
Bei höchstens 800.000 Euro maßgeblichem Vorjahresumsatz kann die Übergangsregel grundsätzlich noch bis Ende 2027 gelten.
Übergang beendet
Für grundsätzlich erfasste B2B-Umsätze ist die E-Rechnung dann verpflichtend, sofern keine eigenständige Ausnahme gilt.
Mehr zum Zeitplan: E-Rechnungspflicht 2026 bis 2028 .
Was gilt, wenn der Verein Kleinunternehmer ist?
Auch ein Verein kann umsatzsteuerlich unter die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG fallen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Für Leistungen von Kleinunternehmern enthält § 34a UStDV eine besondere Regel: Die Rechnung darf weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Keine Pflicht zur E-Rechnungsausstellung
Umsätze eines Kleinunternehmers müssen nicht obligatorisch als E-Rechnung ausgestellt werden.
Empfang bleibt relevant
Ist der Verein unternehmerisch tätig, muss er grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können – auch wenn er selbst aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine ausstellen muss.
Mehr dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer .
Was gilt für Mitgliedsbeiträge, Spenden und Sponsoring?
Keine pauschale Antwort
Bei Mitgliedsbeiträgen muss geprüft werden, ob ein echter Beitrag ohne konkrete Gegenleistung vorliegt oder ob wirtschaftlich eine konkrete Leistung vergütet wird.
Keine normale Rechnung
Eine echte Spende ohne Gegenleistung ist kein gewöhnlicher entgeltlicher Leistungsaustausch. Eine Zuwendungsbestätigung ist daher nicht mit einer E-Rechnung gleichzusetzen.
Gegenleistung entscheidend
Erhält der Sponsor konkrete Werbe- oder sonstige Leistungen, kann eine unternehmerische Leistung des Vereins vorliegen.
Welche E-Rechnungsformate können Vereine verwenden?
Muss der Verein in seinem unternehmerischen Bereich eine E-Rechnung ausstellen, gehören XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile zu den in Deutschland verbreiteten Möglichkeiten.
XRechnung
XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist besonders aus dem Bereich öffentlicher Auftraggeber bekannt.
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet bei geeigneten Profilen eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten.
Entscheidungshilfe: XRechnung vs. ZUGFeRD .
Braucht ein Verein spezielle E-Rechnungssoftware?
Nicht jeder Verein braucht ein komplexes ERP-System. Entscheidend sind Rechnungsvolumen, unternehmerische Aktivitäten, Buchhaltung und vorhandene Vereinssoftware.
Eine geeignete Lösung sollte – soweit benötigt – insbesondere folgende Aufgaben unterstützen:
- XRechnung und/oder ZUGFeRD erstellen
- E-Rechnungen empfangen
- XML-Inhalte lesbar darstellen
- Belege eindeutig Vereinsbereichen zuordnen
- Buchhaltung oder Steuerberatung anbinden
- Originaldaten zuverlässig erhalten
- Daten exportieren können
- mehrere Nutzer und Rollen unterstützen, falls erforderlich
E-Rechnungssoftware vergleichen
Wenn der Verein bereits ein Rechnungs- oder Buchhaltungssystem nutzt, sollte zunächst geprüft werden, ob dort XRechnung und ZUGFeRD bereits unterstützt werden. Ein Softwarewechsel ist nicht automatisch notwendig.
E-Rechnung im Verein in 6 Schritten vorbereiten
Tätigkeiten auflisten
Erfasse Mitgliedsbereich, Veranstaltungen, Verkäufe, Sponsoring und weitere Einnahmen.
Bereiche einordnen
Kläre mit der Buchhaltung oder Steuerberatung, welche Tätigkeiten umsatzsteuerlich unternehmerisch sind.
Rechnungseingang klären
Lege eine verlässliche Adresse für Rechnungen und Verantwortlichkeiten fest.
Software prüfen
Prüfe, ob vorhandene Vereins- oder Buchhaltungssoftware strukturierte Rechnungen unterstützt.
Test durchführen
Empfange und erstelle mindestens eine Test-E-Rechnung und prüfe den vollständigen Ablauf.
Zuständigkeiten festlegen
Vorstand, Schatzmeister, Buchhaltung und Steuerberatung sollten wissen, wer welchen Schritt übernimmt.
7 Fehler, die Vereine bei der E-Rechnung vermeiden sollten
1. „Wir sind ein Verein, deshalb betrifft uns die E-Rechnung nicht.“
Vereine können unternehmerische Tätigkeiten ausüben und dafür den allgemeinen E-Rechnungsregeln unterliegen.
2. Gemeinnützigkeit als automatische Befreiung ansehen
Gemeinnützigkeit allein beantwortet nicht, ob der Verein umsatzsteuerlich unternehmerisch tätig ist.
3. Alle Vereinsbereiche gleich behandeln
Gerade bei Vereinen muss zwischen unternehmerischen und nichtunternehmerischen Vorgängen unterschieden werden.
4. Sponsoring automatisch als Spende behandeln
Wird eine konkrete Werbe- oder sonstige Gegenleistung erbracht, kann ein steuerbarer Leistungsaustausch vorliegen.
5. Eine normale PDF als E-Rechnung ansehen
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im aktuellen umsatzsteuerlichen Sinn.
6. Kleinunternehmerstatus mit Nichtunternehmertum verwechseln
Ein Kleinunternehmer ist weiterhin Unternehmer. Die Kleinunternehmerregelung enthält lediglich besondere umsatzsteuerliche Regeln.
7. Den Rechnungseingang nicht organisieren
Sobald ein unternehmerischer Bereich besteht, sollte der Verein E-Rechnungen zuverlässig empfangen und weiterverarbeiten können.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Vereine
Müssen Vereine E-Rechnungen schreiben?
Vereine können zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sein, soweit sie unternehmerisch tätig sind und ein grundsätzlich erfasster inländischer B2B-Umsatz vorliegt. Übergangsregelungen und gesetzliche Ausnahmen sind zusätzlich zu beachten.
Müssen Vereine E-Rechnungen empfangen können?
Soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist, muss er grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für Leistungen, die den nichtunternehmerischen Bereich betreffen, besteht nach den BMF-FAQ keine entsprechende Empfangspflicht.
Sind gemeinnützige Vereine von der E-Rechnungspflicht befreit?
Nicht pauschal. Auch ein gemeinnütziger Verein kann unternehmerische Tätigkeiten ausüben. Entscheidend ist die umsatzsteuerliche Einordnung des konkreten Vorgangs.
Was ist der nichtunternehmerische Bereich eines Vereins?
Damit sind Tätigkeiten gemeint, die nicht Teil einer umsatzsteuerlich unternehmerischen Tätigkeit des Vereins sind. Betrifft ein Vorgang diesen Bereich, gelten die obligatorischen E-Rechnungsregeln grundsätzlich nicht.
Was gilt bei Rechnungen an einen nichtunternehmerischen Verein?
Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, müssen nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden. Eine sonstige Rechnung ist weiterhin möglich.
Was gilt für einen Verein als Kleinunternehmer?
Leistungen eines Kleinunternehmers sind von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Ist der Verein unternehmerisch tätig, muss er jedoch grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Sind Mitgliedsbeiträge E-Rechnungen?
Nicht automatisch. Bei Mitgliedsbeiträgen muss geprüft werden, ob ein echter Beitrag ohne konkrete Gegenleistung oder wirtschaftlich ein entgeltlicher Leistungsaustausch vorliegt.
Muss für eine Spende eine E-Rechnung erstellt werden?
Eine echte Spende ohne Gegenleistung ist kein gewöhnlicher entgeltlicher Leistungsaustausch. Eine Zuwendungsbestätigung ist daher nicht mit einer E-Rechnung gleichzusetzen.
Kann Sponsoring eine E-Rechnungspflicht auslösen?
Ja, wenn der Verein gegenüber dem Sponsor eine konkrete Werbe- oder sonstige Leistung erbringt, kann ein unternehmerischer Umsatz vorliegen. Dann sind die allgemeinen E-Rechnungsregeln zu prüfen.
Was gilt für Vereine im Jahr 2026?
Für grundsätzlich erfasste Ausgangsumsätze können Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 noch die allgemeine Übergangsregel nutzen. Der Empfang von E-Rechnungen ist im unternehmerischen Bereich dagegen bereits seit 2025 relevant.
Was gilt für Vereine ab 2028?
Ab 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen für die Ausstellung ausgelaufen. Für grundsätzlich erfasste unternehmerische B2B-Umsätze ist dann eine E-Rechnung erforderlich, sofern keine eigenständige Ausnahme besteht.
Braucht ein Verein ein besonderes E-Rechnungsportal?
Für die allgemeine umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnung ist kein bestimmtes Portal vorgeschrieben. Je nach Prozess können beispielsweise E-Mail, Schnittstellen oder Portale verwendet werden. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Vorgaben gelten.
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E-Rechnungspflicht
Der komplette Überblick zu Fristen, B2B-Regeln und Ausnahmen.
E-Rechnungspflicht verstehen →Kleinunternehmer
Empfangspflicht und Ausnahme von der eigenen E-Rechnungsausstellung.
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Software vergleichen →Offizielle Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, insbesondere Frage 5 „Fallen auch Vereine unter die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung?“, Stand März 2026
- § 2 UStG – Unternehmer und Unternehmen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen
- § 4 UStG – Steuerbefreiungen
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 12. September 2026. Bei Vereinen ist die umsatzsteuerliche Einordnung des konkreten Tätigkeitsbereichs besonders wichtig. Gemeinnützigkeitsrechtliche Begriffe allein erlauben nicht immer eine sichere umsatzsteuerliche Zuordnung. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.