E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026: Was gilt beim Empfangen und Ausstellen?
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben? Müssen sie XRechnungen empfangen? Und gilt ab 2028 plötzlich doch eine Pflicht? Gerade bei Kleinunternehmern werden Empfangspflicht, Ausstellungspflicht und Umsatzgrenzen häufig miteinander verwechselt. Hier bekommst du die Regeln verständlich und praxisnah erklärt.
E-Rechnung als Kleinunternehmer: Empfangen ja, ausstellen grundsätzlich nein
Für Kleinunternehmer müssen zwei vollkommen unterschiedliche Pflichten getrennt betrachtet werden: der Empfang fremder E-Rechnungen und die Ausstellung eigener Rechnungen.
E-Rechnung empfangen
Ja. Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich in der Lage sein, eine E-Rechnung von einem Lieferanten oder Dienstleister zu empfangen.
Für den reinen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
verwechseln
Eigene E-Rechnung ausstellen
Grundsätzlich nein. Rechnungen über Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, dürfen nach § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium stellt ausdrücklich klar, dass hiervon auch Kleinunternehmer betroffen sind.
Dafür ist nicht automatisch eine kostenpflichtige Buchhaltungssoftware erforderlich. Für den reinen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen.
E-Mail-Postfach
Richte eine verlässliche E-Mail-Adresse ein, an die Lieferanten und Dienstleister ihre E-Rechnungen senden können.
E-Rechnungssoftware
Software kann XML-Dateien darstellen, Rechnungsdaten übernehmen, Belege organisieren und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen.
Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber E-Rechnung empfangen .
Müssen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze, die aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, besteht eine besondere Regelung.
Nach § 34a UStDV kann eine entsprechende Rechnung immer als sonstige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes übermittelt werden. Damit besteht für diese Umsätze grundsätzlich keine Pflicht, eine strukturierte E-Rechnung zu erstellen.
Papierrechnung
Eine Rechnung auf Papier bleibt für Kleinunternehmer-Umsätze grundsätzlich möglich.
PDF-Rechnung
Auch eine gewöhnliche PDF kann weiterhin als sonstige Rechnung verwendet werden. Bei elektronischer Übermittlung sind die allgemeinen Vorgaben zur Zustimmung des Empfängers zu beachten.
ZUGFeRD
Du darfst natürlich freiwillig bereits ein strukturiertes Format verwenden, wenn deine Software und dein Kunde damit arbeiten können.
XRechnung
Auch eine XRechnung kann freiwillig verwendet werden oder aufgrund anderer Vorschriften, beispielsweise im B2G-Bereich, relevant werden.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 für Kleinunternehmer?
Seit der Neuregelung zum 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung neue Umsatzgrenzen.
Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf grundsätzlich 25.000 Euro nicht überschritten haben.
Im laufenden Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz grundsätzlich 100.000 Euro nicht überschreiten.
Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet also nicht darüber, ob du Kleinunternehmer bist.
Welche Angaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?
§ 34a UStDV enthält eigene Mindestangaben für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind.
Zu diesen Angaben gehören insbesondere:
Was gilt für Kleinunternehmer 2026, 2027 und 2028?
Gerade hier entsteht häufig ein falscher Eindruck: Die allgemeine E-Rechnungseinführung bis 2028 hebt die besondere Kleinunternehmer-Ausnahme nicht automatisch auf.
Empfang wird Pflicht
Seit 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können.
Kleinunternehmer-Ausnahme gilt
Eigene nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze müssen grundsätzlich nicht als E-Rechnung abgerechnet werden.
Ausnahme bleibt relevant
Die 800.000-Euro-Übergangsregel darf nicht mit der eigenständigen Kleinunternehmerregel verwechselt werden.
Nicht automatisch E-Rechnungspflicht
Wer weiterhin unter die Kleinunternehmerregelung fällt, bleibt für entsprechende eigene Umsätze grundsätzlich von der E-Rechnungsausstellung ausgenommen.
Den allgemeinen Zeitplan erklären wir ausführlich auf E-Rechnung Pflicht 2026 .
Was passiert, wenn ich kein Kleinunternehmer mehr bin?
Die Ausnahme bei der E-Rechnung hängt daran, dass die betreffenden Umsätze unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
Wechselst du zur Regelbesteuerung oder liegen die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr vor, muss die Situation neu geprüft werden. Dann gelten grundsätzlich die normalen Vorschriften zur E-Rechnung einschließlich gegebenenfalls noch einschlägiger Übergangsregelungen.
§ 19 UStG wird angewendet
Für die entsprechenden eigenen Umsätze besteht die besondere Ausnahme des § 34a UStDV.
Allgemeine Regeln prüfen
Dann kann für inländische B2B-Umsätze die allgemeine Verpflichtung zur E-Rechnung relevant werden.
Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnungssoftware?
Für den reinen Empfang nicht zwingend. Ein E-Mail-Postfach kann hierfür grundsätzlich ausreichen.
Software wird vor allem dann interessant, wenn du E-Rechnungen komfortabel lesen, organisieren, archivieren oder später selbst strukturiert erstellen möchtest.
Nur empfangen
E-Mail-Postfach plus geeigneter Viewer kann bei sehr geringem Rechnungsaufkommen ausreichen.
Rechnungen verwalten
Eine einfache Rechnungssoftware kann Eingangs- und Ausgangsrechnungen zentral organisieren.
Wachstum einplanen
Wenn dein Umsatz wächst, ist eine Lösung sinnvoll, die später auch strukturierte E-Rechnungen erstellen kann.
Kostenlose und günstige E-Rechnungslösungen vergleichen
Gerade für Kleinunternehmer muss die Lösung nicht unnötig teuer oder kompliziert sein. Wir zeigen, welche Programme kostenlose Einstiege bieten und wo funktionale Grenzen liegen.
Was gilt, wenn ein Kleinunternehmer eine Behörde abrechnet?
Bei öffentlichen Auftraggebern sollte nicht allein auf die umsatzsteuerliche Kleinunternehmer-Ausnahme geschaut werden.
Für Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen oder andere öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eigene E-Rechnungsvorschriften des B2G-Bereichs gelten.
Dadurch kann ein öffentlicher Auftraggeber beispielsweise eine XRechnung, einen bestimmten Übermittlungsweg oder weitere Angaben verlangen, obwohl du umsatzsteuerlich Kleinunternehmer bist.
Mehr dazu: E-Rechnung an Behörden .
Der einfache E-Rechnungs-Startplan für Kleinunternehmer
Für viele Kleinunternehmer ist keine komplizierte IT-Umstellung notwendig. Vier Schritte reichen für einen soliden Start.
Empfangsadresse festlegen
Lege fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten E-Rechnungen senden sollen.
Viewer testen
Prüfe, wie du XRechnungen und andere strukturierte Rechnungsdateien lesbar darstellen kannst.
Eigene Rechnung prüfen
Kontrolliere, ob deine Kleinunternehmer-Rechnung die notwendigen Angaben nach § 34a UStDV enthält.
Wachstum berücksichtigen
Behalte deine Umsatzgrenzen im Blick und prüfe bei einem Statuswechsel auch deinen Rechnungsprozess.
6 Fehler, die Kleinunternehmer vermeiden sollten
1. „Als Kleinunternehmer betrifft mich die E-Rechnung gar nicht.“
Falsch. Du bist zwar bei eigenen Kleinunternehmer-Umsätzen grundsätzlich von der Ausstellungspflicht ausgenommen, musst aber E-Rechnungen empfangen können.
2. „Ab 2028 muss auch jeder Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben.“
So pauschal stimmt das nicht. Die besondere Kleinunternehmer-Ausnahme ist von den allgemeinen Übergangsfristen zu unterscheiden.
3. Die 800.000-Euro-Grenze mit der Kleinunternehmergrenze verwechseln
Die Grenzen erfüllen unterschiedliche Zwecke. Für die Kleinunternehmerregelung gelten die Grenzen aus § 19 UStG.
4. Keine Möglichkeit zum Empfang von XML-Rechnungen vorsehen
Auch wenn du selbst nur PDFs versendest, können deine Lieferanten dir eine E-Rechnung schicken.
5. Umsatzsteuer auf der eigenen Rechnung ausweisen
Bei der Kleinunternehmerregelung sollte die Rechnung auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hinweisen, statt einfach Umsatzsteuer auszuweisen.
6. Behördenaufträge wie normale B2B-Rechnungen behandeln
Im B2G-Bereich können zusätzliche Regeln zur elektronischen Rechnungsstellung gelten.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmer
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, besteht grundsätzlich eine besondere Ausnahme. Nach § 34a UStDV kann die Rechnung weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Reicht für Kleinunternehmer ein E-Mail-Postfach?
Für den reinen Empfang einer E-Rechnung kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Für die Darstellung und weitere Verarbeitung können ein Viewer oder eine Rechnungssoftware sinnvoll sein.
Dürfen Kleinunternehmer weiterhin PDF-Rechnungen schreiben?
Für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, darf grundsätzlich weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden. Dazu kann auch eine PDF-Rechnung gehören. Bei der elektronischen Übermittlung sind die allgemeinen Voraussetzungen zu beachten.
Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nicht automatisch. Für Umsätze, die weiterhin unter die Kleinunternehmerregelung fallen, besteht nach § 34a UStDV grundsätzlich die besondere Ausnahme von der verpflichtenden E-Rechnungsausstellung.
Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?
Nach § 19 UStG darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr grundsätzlich 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten.
Was passiert, wenn ich zur Regelbesteuerung wechsle?
Dann greift die besondere Kleinunternehmer-Ausnahme für die entsprechenden Umsätze nicht mehr. Die allgemeinen Vorschriften zur E-Rechnung und gegebenenfalls einschlägige Übergangsregeln müssen dann geprüft werden.
Kann ich als Kleinunternehmer freiwillig ZUGFeRD oder XRechnung nutzen?
Ja. Die Ausnahme von der Pflicht verhindert nicht, dass du freiwillig ein geeignetes strukturiertes E-Rechnungsformat nutzt.
Brauche ich als Kleinunternehmer teure E-Rechnungssoftware?
Nein. Für den reinen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Je nach Rechnungsvolumen können zusätzlich kostenlose oder günstige Viewer und Rechnungsprogramme sinnvoll sein.
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- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
- § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) – Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) – Ausstellung von Rechnungen
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) – Rechnungen von Kleinunternehmern
- BMF-Schreiben vom 18. März 2025 – Neufassung der Kleinunternehmerregelung
Rechts- und Quellenstand zuletzt geprüft am 11. September 2026. Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.